Senior Projectondersteuner

De senior projectondersteuner draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie van het project en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van ict-middelen voor medewerkers). De senior programma- en projectondersteuner is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het projectoffice, waaronder periodieke (financiële) rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project. Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de projectmanagers. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van grote bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek gevoelige organisatie. Je assisteert de projectleiders bij het structureren van de projecten en zorgt dat de processen goed op de rit staan. Je zorgt voor een goede archivering t.b.v. het programma en project op de P-Schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken. Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt makkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de projectpagina's op intranet. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.

Doelstelling
Gedurende de looptijd van de projecten de binnendienst voor het projectteam en de stuurgroep organiseren, inclusief documentatie, voorbereiding voortgangsrapporten etc. Een effectieve en efficiënte ondersteuning van de projectorganisatie en de projecten.

Verantwoordelijkheden
Algemeen
De senior programma-projectondersteuner is verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmamanager en de projectteams. Daarnaast is deze verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de juiste (financiële) rapportages, het opstellen en bijhouden van projectresources. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de projectdocumentatie. De senior project-/programma-ondersteuner is het eerste aanspreekpunt voor het programma Sensing en het project Bodycams en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.

Netwerk
Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden en het maken van uitvoeringsafspraken, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van Secretariaat wordt verhoogd.

Verbetering Administratie en Secretariaat
Het vanuit de uitvoeringspraktijk formuleren van voorstellen tot verbeteringen in de aanpak secretariële werkzaamheden en het implementeren van vastgestelde verbeteringen, zodat een effectievere en efficiëntere organisatie ontstaat.

Informatieverstrekking
Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen. Het aannemen van telefoongesprekken aan het team, het beoordelen van aard en doel van de vraag en het doorverbinden dan wel doorverwijzen, zodat de beller bij de juiste collega terecht komt. Het (op verzoek) verstrekken van informatie (brochures, folders) over het team, zodat de verzoeker adequaat bediend is.

Agendabeheer
Het beheren van de agenda van de leidinggevende; het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut.

Vergaderingen en bijeenkomsten
Het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing.

Termijnbewaking
Het signaleren wanneer een behandelingstermijn van actiepunten dreigt te worden overschreden en het waarschuwen van de betrokken collega; het inlichten van de betrokken leidinggevende indien een termijn is overschreden, zodat afgesproken actiepunten binnen de afgesproken tijd worden afgehandeld.

Correspondentie
Het concipiëren van brieven van een leidinggevende aan de hand van aangereikte steekwoorden met gebruikmaking van huisstijl en sjablonen, zodat correspondentie geschiedt op een eenduidige en correcte wijze.

Archivering
Het archiveren van aangereikte (vertrouwelijke) documenten en dossiers van en aan de leidinggevende, zodat voldaan wordt aan wettelijke vereisten en bewaringstermijnen.

Faciliteiten
Het zijn van aanspreekpunt voor de leidinggevende voor facilitering van de werkplek; het organiseren en monitoren van de behandeling van verzoeken ter zake, zodat collega’s optimaal zijn toegerust om hun werkzaamheden te verrichten. Het − ten behoeve van een team − organiseren van de aanwezigheid van faciliteiten; het monitoren van het gebruik van faciliteiten; het voeren van beheer over secretariële archieven, zodat ook bij (interne) verhuizingen is geborgd dat collega’s optimaal zijn en blijven toegerust om hun werkzaamheden te verrichten.

Overzichten
Het op aanvraag vervaardigen en verstrekken van standaard én niet-standaard overzichten uit de archief)systemen, door middel van een zoekopdracht, zodat aan verzoeker een correct overzicht wordt geleverd en een basis ontstaat voor personeels- en managementrapportages.

Vakmatige taken
(Complex) agendabeheer van de projectleider GPV en de Proeftuin coordinator;
Ondersteuning van de programma- en projectmanager bij het opzetten van de (financiële en algemene) projectadministratie en deze bewaken.
Periodiek programmarapportages samenstellen en het bewaken van de rapportagetermijnen;
Methodistische ondersteuning voor PRINCE2 van programma en projectmanagers;
Bewaken en registreren resourcemanagement van de projecten en programma;
Zorgdragen voor de (centrale) projectarchivering met inachtneming van de richtlijnen hiervoor;
Coördinatie en controle van alle communicatie en correspondentie rondom het programma en project;
Ondersteuning van de teams;
Relatiemanagement (met wie spreken we wanneer, en waarom?);
Geven van eenvoudige gebruikerstraining (Generieke Proeftuin Voorziening);
Licht helpdeskbeheer;
Eerstelijns helpdesk voor de gebruikers van de OPT.

Contacten
Projectmedewerkers;
Medewerkers binnen de lijnorganisatie;
Overige stakeholders.

Inzet in de lijn of project
De inzet is projectmatig.

Opleiding
Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal HBO niveau.
Daarnaast is een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschift een harde eis voor deze aanvraag.

Werkervaring
De gevraagde werkervaring is gedetailleerd beschreven onder de EISEN en WENSEN.

Competenties
De gevraagde competenties zijn gedetailleerd beschreven onder de EISEN en WENSEN.

Eisen
Eis 1.
Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in in PDF-formaat (NIET in Word). Van maximaal 7 pagina's A4.
Eis 2.
Kandidaat heeft een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschift. Dit moet blijken uit de toelichting onder deze eis. Bij het achterwege laten van een toelichting zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Eis 3.
Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal HBO niveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Eis 4.
Minimaal 5 jaar werkervaring als Officemanager, PMO-er, Managementassistent of gelijkwaardig, in een ondersteunende, bewakende en sturende rol. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
Eis 5.
Minimaal 2 jaar werkervaring binnen de publieke sector. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
Eis 6.
Werkervaring binnen een politiek bestuurlijke omgeving, met diverse stakeholders; Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
Eis 7.
Minimaal 5 jaar werkervaring met beheren van websites. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
Eis 8.
Vereiste (gedrags)competenties
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. Betrokkenheid: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken. Resultaatgericht: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten. Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij. Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten. Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat tijdens het verificatiegesprek de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de offerte.

Wensen
Wens 1. 20%
Werkervaring met projectmatig werken. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende tov overige aanbiedingen 1/5= Matig tov overige aanbiedingen 2/5= Voldoende tov overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende tov overige aanbiedingen 4/5= Goed tov overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend tov overige aanbiedingen
Wens 2. 20%
Werkervaring met notuleren. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende tov overige aanbiedingen 1/5= Matig tov overige aanbiedingen 2/5= Voldoende tov overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende tov overige aanbiedingen 4/5= Goed tov overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend tov overige aanbiedingen
Wens 3. 20%
Werkervaring met het organiseren, voorbereiden, faciliteren en vastleggen van bijeenkomsten en vergaderingen; Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende tov overige aanbiedingen 1/5= Matig tov overige aanbiedingen 2/5= Voldoende tov overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende tov overige aanbiedingen 4/5= Goed tov overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend tov overige aanbiedingen
Wens 4. 15%
Werkervaring met het maken van (complexe) rapportages in Excel. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende tov overige aanbiedingen 1/5= Matig tov overige aanbiedingen 2/5= Voldoende tov overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende tov overige aanbiedingen 4/5= Goed tov overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend tov overige aanbiedingen
Wens 5. 10%
De gevraagde werkervaring bij eis 4 (minimaal 2 jaar werkervaring in de publieke sector); Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: Nee = 0/5 Ja = 5/5
Wens 6. 10%
Werkervaring met de PRINCE2 methode voor projectmanagement Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: Nee, of minder dan 2 jaar = 0/5 Meer dan 2 jaar = 5/5
Wens 7. 5%
Werkervaring met de Scrum methodiek. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het cv, zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: Nee, of minder dan 2 jaar = 0/5 Meer dan 2 jaar = 5/5