Projectleider Personeelsinformatiesysteem

Referentienummer

BTIT30710

Omgeving

Amsterdam

Startdatum

16 maart 2020

Einddatum

1 juli 2020

Optie op verlenging

Ja, 6 maanden

Aantal uur per week

27-32

Intakegesprek

Nog niet bekend.

Sluitingsdatum: Vrijdag 28 februari om 9.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een Projectleider Personeelsinformatiesysteem voor 27 tot 32 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving

De afdeling Werk en Re-integratie is verantwoordelijk voor het voeren van de personeels- en salarisadministratie van een groep medewerkers van de organisatie die vallen onder de oude regelingen SW-, ID- en WIW. De afdeling voert de administratie en verzorgd de verloning van 570 medewerkers. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van een personeelsinformatiesysteem met een Saas oplossing.
Vanuit WPI ligt er al geruime tijd de ambitie om deze groep medewerkers, die overigens ieder jaar verder in aantal afneemt, aan de centrale personeels- en salarisadministratie toe te voegen zodat er geen aparte administratie en verloning meer nodig is en taken op een logische plek belegd worden.
Om deze transitie in goede banen te leiden is een projectmatige aanpak vereist. Omdat het uit een aanzienlijke IV-component bestaat zal het project conform de richtlijnen van het PPM-proces verlopen. Zo ontstaat een gefaseerde aanpak waarlangs het project op een gecontroleerde wijze wordt uitgevoerd.

De initiële planning van het project (vanaf verkenningsfase t/m implementatiefase) bestaat geheel 2020. Grofweg zal de volgende indeling worden gehanteerd:
Verkenningsfase en definitiefase (gereed: 1 mei 2020)

Realisatiefase (gereed: 1 november 2020)

Implementatiefase (gereed 1 januari 2021)
De voorliggende opdracht betreft het succesvol doorlopen van de verkenningsfase en definitiefase. In deze fasen worden de volgende onderdelen van het project gerealiseerd:

Verkenningsfase

a.1 Projectvoorstel waarin de doelstellingen van het project en grove afbakening van de precieze scope, inclusief beknopte businesscase en initiële risicoanalyse zijn uitgewerkt.

Definitiefase

b.1 Projectplan;
b.2 Businesscase;
b.3 Project Start Architectuur;
b.4 Risicoanalyse.
b.5 DPIA
De templates die hierbij dienen te worden gebruikt liggen vast en zijn beschikbaar. Bij de uitwerking van de bovengenoemde documentatie, ligt de focus op het 'integrale plaatje'. Dit wil zeggen dat er in de op te leveren documentatie rekening is gehouden met het in beeld hebben van de werkzaamheden ten aanzien van:
De migratie van de data;
De aanpassingen in de applicatie zodat deze ook de incorporatie van de 570 personen volledig ondersteunt;
De organisatorische inbedding van de nieuwe werkzaamheden bij personeelsdiensten;
De financiële consequenties die deze overgang behelst, zowel projectmatig alsook de wijzigingen in exploitatiekosten.
Het is belangrijk dat de projectleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verkenningsfase en de definitiefase dit in nauwe afstemming doet met de stakeholders. Met name de afdeling W&R, functioneel beheer P, UPK en het backofficeteam van Personeelsdiensten en de betrokken leveranciers zijn belangrijke stakeholders. Daarnaast zijn de betrokken business controllers de aangewezen personen op mee af te stemmen om te bepalen wat op boekhoudkundig niveau de benodigde acties zijn.

De uitvoering van de realisatie en implementatiefase worden gezien als aparte opdrachten en zijn mede afhankelijk van de uitwerking van de definitiefase. Deze zijn dan ook buiten beschouwing van deze opdracht gehouden. Na goedkeuring van de op te leveren documenten van de verkenningsfase en de definitiefase door de stuurgroep en het Cluster Advies Team, wordt decharge verleend aan de projectleider.

Taken/werkzaamheden

Draagt zorg voor de uitvoering van de verkenningsfase en definitiefase van het hierboven beschreven project.
Stuurt projectgroepleden en leverancier(s) aan.
Legt verantwoording af aan de stuurgroep, legt tijdig voorstellen aan de stuurgroep voor, zodat de voortgang van het project behouden blijft.
Houdt stakeholders en belanghebbenden betrokken.
Creëert de optimale condities om het project te kunnen realiseren.

KNOCK-OUT

Je beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau.
Je hebt kennis van Prince2 en handelen volgens het PPM-proces.
Je hebt ervaring met implementatietrajecten (3 tot 5 jaar) bij voorkeur bij een G4 gemeenten.
Je hebt kennis van HR applicaties, bij voorkeur met AFAS.
Je bent in het bezit van minimaal 1 relevante referentie.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria

Je hebt ervaring met de organisatie van de gemeente Amsterdam. (weging 34%)
Je bent bekend met de diensten en producten van het cluster Sociaal of het cluster interne dienstverlening. (weging 33%)
Je hebt kennis van de IV-standaarden en kaders. (weging 33%)

Competenties

Overtuigingskracht: Kan met een natuurlijke stevigheid (autoriteit) optreden. Kan op een overtuigende en voor anderen acceptabele manier communiceren. Kan een integrale afweging maken tussen de vele en verschillende belangen van de specialismen die betrokken zijn.
Besluitvaardig, voortgangscontrole en resultaatgerichtheid: Weten wat er in het project speelt, voortijdig ingrijpen en besluitvaardig zijn. Met politieke en organisatorische sensitiviteit voortdurend "in control" van het project zijn.
Samenbindend leiderschap: in staat zijn interne en externe projectmedewerkers vanuit verschillende disciplines te kunnen verbinden aan de projectdoelstellingen.