Projectmanager / Projectsecretaris/Ondersteuner

Referentienummer

BTIT31459

Omgeving

Arnhem

Startdatum

20 april 2020

Einddatum

1 januari 2024

Optie op verlenging

Ja

Aantal uur per week

ca. 8 uur per week per rol

Intakegesprek

Nog niet bekend

Sluitingsdatum: Donderdag 26 maart om 13.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

Wij zijn op zoek naar een Projectmanager / Projectsecretaris/Ondersteuner voor 16 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving

De opdrachtgever heeft namens een partnerschap van 10 organisaties uit 5 Europese landen (VK, F, B, L en Nl) een projectaanvraag ingediend voor subsidie uit het Interreg NWE VB programma. Het betreft de aanvraag voor het project HEET (Homeowner Empowerment in the Energytransition) die op 5 februari jl is ingediend. Begin april aanstaande hopen wij te horen van het subsidiebureau in Lille (Frankrijk) dat de 'Monitoring Committee' het project heeft gehonoreerd. Dit betekent dat deze uitvraag nadrukkelijk onder de voorwaarde is dat de subsidie-aanvraag wordt gehonoreerd. Als het project wordt gehonoreerd zal
deze een looptijd kennen tot 1 januari 2024 (ruim 3,5 jaar). Als de aanvraag wordt gehonoreerd zal de opdrachtgever de rol van 'Lead partner' op zich nemen
voor de gehele duur van het project. Om deze rol te kunnen invullen is externe ondersteuning voor het overall projectmanagement. Hier onderscheiden we twee rollen.

Wat is het beoogde opdrachtresultaat?
De projectmanager van het project HEET, daarmee invulling gevende aan de (dagelijkse) rol van Leadpartner van het partnerschap van 10 partijen uit 5 EU-landen (Nederland, België, Frankrijk, Groot-Brittannië en Luxemburg). Dit is voor de gehele duur van het project één persoon.
Algemene ondersteuning van de projectmanager en de partnerschap bij het realiseren van het HEET-project. Wij zien hierin een team van personen, met één daarvan als aanspreekpunt, die de projectmanager (rol 1) op de diverse aspecten van het project ondersteunt. Uit ervaring met andere EU-projecten zien wij deze rol niet ingevuld worden door 1 persoon maar door een team afkomstig van een deskundig en ervaren bureau.

Taken/werkzaamheden

Als taken heeft de rol van 'ondersteunend adviesbureau'

Het monitoren van de voortgang van het project (op de geplande activiteiten en de 'deliverables' rekening houdende met de planning van het project),
Het voorbereiden van de halfjaarlijkse verantwoording van het project (progress reports) aan het subsidiebureau van Interreg NWE (inclusief de verwerking van de gegevens in de Ems van het Interreg subsidieprogramma).
Het adviseren en ondersteunen van de Leadpartner (LP) en de project partners bij de realisatie van de projectdoelstellingen.
Het ondersteunen van de LP (= rol 1) bij de halfjaarlijkse Steering Group meetings1, de aansluitende partnerbijeenkomsten en de 2 geplande conferenties (voorbereiding, aanwezigheid, verslaglegging e.d.).

Functie eisen

KNOCK-OUT

Je hebt ervaring met projectmanagement in langjarige complexe EU samenwerkingsprojecten; die van Interreg NWE projecten strekt sterk tot de aanbeveling.
Je hebt ervaring met het onderwerp (focus) van het HEET-project, zijnde sociale innovatie en binnen het thema energietransitie.
Je hebt ervaring met sociale innovatieprojecten, de koppeling tussen sociale en fysieke opgaven zoals de energietransitie is een duidelijke pré.
Je beschikt over een goed en groot Europees netwerk.
Je toont bevlogenheid met het project en treedt op als boegbeeld van het project namens de opdrachtgever en gehele partnerschap. Je beweegt je gemakkelijk in grote groepen mensen en partners uit diverse Europese landen.
Je bent en voelt je verantwoordelijk voor de realisatie van de gestelde project doelen (objective, subobjectives) en opbrengsten (results, outputs en deliverables). Zit de halfjaarlijkse partnermeetings voor, de Steering Group meetings alsmede telefonische conferenties (bv tussen WP leiders).
Je bent de Engelse taal goed machtig in spreken en schrijven.
Je bent Nederlands sprekend en ook schrijvend.
Je bent de voorzitter van de halfjaarlijkse Steering Group bijeenkomsten en partnerbijeenkomsten bij de deelnemende partners.
Je bent bereidt je werkzaamheden te verrichten op de kantoren van de gemeente Arnhem (Stadskantoor en Stadhuis) en vanzelfsprekend voor de uitoefening van zijn of haar rol te reizen binnen (NW)Europa.
Je hebt ervaring met projectondersteuning bij eerdere langjarige complexe EU samenwerkingsprojecten (vereiste). Van Interreg NWE projecten strekt nadrukkelijk tot de aanbeveling.
Je hebt ervaring met het 'dagelijkse' projectmanagement (zie ook voorgaand) als monitoring, halfjaarlijkse verantwoordingen (inhoud en financieel), voorbereiden stukken daarvoor voor de partners, relatie met LP PM (Leadpartner Projectmanager) en FLC (first level controller) van de Leadpartner, advisering LP over voortgang en daarmee voorbereiden van de halfjaarlijkse partnermeetings (inclusief de vergaderingen van de Steering Group) en beoogde 2 conferenties
Je zal regelmatig naar Arnhem moeten afreizen voor periodiek overleg met de LP PM over de voortgang van het project en de voorbereiding van bijzondere momenten.
Je bent bereidt binnen NW-europa te reizen naar en van de partnerbijeenkomsten en conferenties.
Reacties van kandidaten die niet voldoende kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Competenties

Klantgerichtheid: Plaatst opdracht in grotere context en geeft advies op strategisch niveau; Is gelijkwaardige sparringpartner voor de opdrachtgever.
Overtuigingskracht: Overtuigt op basis van argumenten en persoonlijke stevigheid; kan schakelen in verschillende stijlen.
Groepsgericht leiderschap: Kan op een vanzelfsprekende en vloeiende wijze schakelen in stijlen. Lost (potentiële) conflicten constructief op; kan ter plekke ingrijpen en/of controle loslaten (situationeel).
Omgevingsbewustzijn: Is goed in staat het krachtenveld te analyseren; kan daadwerkelijk ingrijpen in krachtenveld en zaken proactief naar zijn/haar hand zetten.
Visie: Kan consistent anticiperen (koersvast) en reageren op nieuwe ontwikkelingen. Heeft een visie op strategisch niveau en denkt opdrachtoverstijgend.