ICT Project Management Ondersteuner (PMO)

Gezamenlijke regionale opgaven

In de dagelijkse praktijk werken we al samen in de Leidse regio omdat onze informatieomgeving dit vereist. Er is een verwevenheid in het gebruik van systemen, zoals bijvoorbeeld voor zaakgericht werken. Verder delen we sinds 2012 de ICT infrastructuur en de gezamenlijke bedrijfsvoering.

DE LEIDSE REGIO

Als vier gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben wij onze bedrijfsvoeringstaken grotendeels ondergebracht bij Servicepunt71. Samen vormen wij de Leidse regio. Met onze verscheidenheid hebben we iedereen iets te bieden: van historie en cultuur tot groen en ruimte. Kortom een geweldige regio om te werken, te studeren, te ondernemen, te wonen en te zijn!

Algemeen

Als Project Management Ondersteuner (PMO) zorg je er samen met de projectmanager voor dat een project goed georganiseerd wordt en tot een goed einde wordt gebracht. Sommige zaken pak je als PMO zelfstandig op, doch onder verantwoordelijkheid van de projectmanager. De projecten bevinden zich op het terrein van het digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen, waar het accent de ene keer meer op functionele aspecten ligt en bij een ander project meer op de technisch inhoudelijke zaken.

Voorbeelden van projecten zijn

• Aanbesteden en implementeren van een nieuw systeem voor het verschaffen van subsidies aan maatschappelijke partijen.

• Implementeren van diverse systemen op het gebied van parkeren in Leiden.

• Managen van de toestroom van opdrachten richting het realisatieteam voor koppelingen tussen applicaties en borgen van de voortgang.

Specifiek deze opdracht

Voor deze tijdelijke opdracht zoeken wij een enthousiaste en gedreven PMO. Kennis en ervaring in meerdere gemeentelijke domeinen en IT omgeving is een pré. Je kunt de werkzaamheden van PMO grofweg verdelen in de volgende taken:

Secretarieel, het ondersteunen van projectmanager met administratieve en secretariële taken

• Inrichten en voeren van een projectadministratie;

• Notuleren van overleggen;

• Het organiseren van bijeenkomsten, bila’s, team meetings, etc.;

• Urenregistratie bijhouden.

Operationeel, het ondersteunen van projectmanager met projectbeheer(sing) taken

• Bijwerken van (financiële) planning;

• Beheren van de integrale projectplanning (in gebruikte planningssoftware);

• Registreren en opstellen van actielijsten, issue- en risk logs, RFC’s (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;

• Bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures;

• Onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers;

• Opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën);

• Verzorgen en verbeteren van communicatie naar projectleden en overige stakeholders;

• Opzetten, beheren en bewaken van projectdossiers;

• Assisteren van projectmanager bij het structureren van projecten;

• Fungeren als vraagbaak;

• Signalen oppikken en daar actie op ondernemen.

Zelfstandig, PMO’er signaleert en lost zelfstandig taken op:

• Signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen;

• Opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking;

• Bijwerken resource planning en signaleren en adviseren van project manager bij project issues.

Onderstaande criteria zijn knock-out criteria. Je dient aan alle criteria te voldoen.

• Je hebt HBO werk- en denkniveau;

• Je beschikt over aantoonbare ervaring met het ondersteunen van projecten op basis van de Prince2 methodiek;

• Je hebt aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring in de rol van PMO;

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring bij (een) overheidsorganisatie(s);

• Je hebt ervaring met het begeleiden van mede-projectondersteuners.

De volgende competenties zullen in een gesprek met de opdrachtgever getoetst worden:

• Je bent een door de wol geverfde projectondersteuner met coachende vaardigheden;

• Je bent pro actief binnen de context van verschillende belangen en ambities;

• Je komt snel tot voortgang en resultaat;

• Je bent in staat werk goed af te bakenen;

• Je weet koers te houden in een dynamische omgeving;

• Je kunt mensen motiveren en overtuigen;

• Je draagt uit eigen beweging ideeën of oplossingen aan en neemt het voortouw;

• Je bent communicatief sterk en samenwerkingsgericht;

• Je beschikt over goed ontwikkelde beïnvloedende vaardigheden;

• Je kunt goed plannen en organiseren;

• Je bent stressbestendig.

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt 6 maanden, 32 - 36 uur per week, met optie op verlenging. De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 4 mei 2020. Het uurtarief is +/- € 45,- exclusief BTW all-in. Professionals in dienst van andere bureau's kunnen helaas niet inschrijven.

Uiterlijk donderdag 23 april 2020 12.00 uur ontvang ik graag onderstaande documenten:

• Je CV in Wordformaat inclusief minimaal één, bij voorkeur meerdere referenties;

• Je motivatiebrief van maximaal één pagina. In deze brief beantwoord je in ieder geval de volgende vragen:

1. Waarom jer solliciteert op deze positie?

2. Waarom je wil werken bij een gemeente?

3. Wat is jouw drijfveer als projectondersteuner / PMO-er?

4. Wat ga jij ons brengen en wat kom je halen?

Omdat wij maximaal één kandidaat mogen voordragen gaat er een selectieprocedure aan vooraf.

Beoogde planning intakegesprekken bij de opdrachtgever

28 april 2020