Projectmanager IV

(Sluitingsdatum: 22-05-2020 om 08:00 uur) Help mee met het implementeren van een robot in het werkproces bij de eindklant.

Bedrijfsomschrijving
U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Als wij uw CV selecteren vragen wij altijd om meer informatie, vaak ook om referenties. Zorg ervoor dat u altijd 1 of 2 referenties gereed hebt.
Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat en een korte motivatie. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende, zeer specifieke, motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Startdatum: 01-06-2020

Einddatum: 31-12-2020

Optie op verlenging: Ja

Aantal uur per week: 24

Sluitingsdatum: 22-05-2020 om 08:00 uur

Robotic Process Automation (RPA) is het door een virtuele medewerker (robot)  laten uitvoeren van repeterende handelingen in een digitaal proces. Binnen het cluster ID zijn we aan het experimenteren met RPA. Dit doen we vanuit een lerende aanpak waar we op de eerste plaats het omgaan met nieuwe technologie of innovatie belangrijker vinden dan de concrete resultaten of besparingen. De aanpak kenmerkt zich door groot te denken en te klein beginnen en het samen te doen, waarbij we steeds gaan opschalen afhankelijk van de geboekte successen en resultaten.

 

Onder aansturing van het DTO zijn we begonnen met PoC's bij de directies PO, FD en JB in 2018 en in 2019 zijn we daarmee verder gegaan. Recentelijk is besloten om een RPA Platform in de lucht te brengen, zodat de robots niet meer op losse laptops hoeven te draaien. Er is veel enthousiasme binnen het cluster ID voor de mogelijkheden van RPA. Echter, de feitelijke resultaten en vervolg activiteiten zijn wisselend per directie, waar FD nu duidelijk voorop loopt met deze ontwikkeling. De oorzaak bij andere directies kan worden gevonden in processen die nog in ontwikkeling zijn, het ontbreken van financiering, capaciteit en/of expertise binnen een directie of ingrijpende wijzigingen in organisatie of ICT.

 

In de komende fase is het goed om het experimentele en lerende vast te houden. Daarnaast zijn we bezig om zaken al structureel in te gaan bedden binnen een aantal directies en de IV. Dit betekent ook dat een aantal zaken worden geformaliseerd, bijvoorbeeld de aanvraag van een robot-account. Dit betekent ook dat we vanuit de bestaande organisatie een aantal zaken moeten gaan inrichten en aansturen op de koppelvlakken, bijvoorbeeld wie beheert de robot en waar bestaat dat dan uit. Ook de opbouw en de inrichting van het RPA Platform zal een gezamenlijke inspanning zijn van de directies die er gebruik van willen gaan maken en de IV/ICT. Het uitwerken van het dienstenmodel van het RPA Platform met verantwoordelijkheden en taken is een concreet product om de komende periode op te leveren. In het DTO van oktober 2019 is ook al besloten om de business case toe te voegen bij nieuwe processen: wat zijn investeringskosten, beheerskosten, capaciteitsinzet, opleiding, e.d.

 

Beoogde projectresultaten

Algemeen

Robotic Process Automation is als standaard dienstverlening voor het cluster ID (en het concern) beschikbaar, om repeterende handelingen te automatiseren.

Verkennend / opstarten

Zodra de dienstverlening voldoende volwassen is, wordt ook de behoefte buiten het cluster verkend. Vooralsnog wordt dat niet actief nagestreefd, maar kunnen clusters die actief de toenadering zoeken wel deelnemen aan het project;

Ondersteunen en het trekken van lessen uit de (reeds lopende) pilots;

Bepalen van de impact van toepassing van RPA op het gebied van businessproces, IV en ICT;

Starten van PPM proces voor inkoop tool en implementatie.

Inkoop

Organiseren van de Inkoop van een RPA oplossing, op basis van

geleerde lessen (Poc en pilot Vacatureloket) / impact / behoefte / risico's;

verwachte omvang (potentie);

mogelijkheden om andere clusters te betrekken (bredere potentie).

Implementatie

Laten implementeren van de RPA Platform oplossing door IV/ICT;

Inrichten van een RPA Expertise team / RPA dienstverleners inclusief bijbehorende processen en werkafspraken;

Bij het inrichten van het centrale team - of de verdeling van centrale en decentrale taken -moet rekening gehouden met de afhankelijkheid van de robot die ontstaat in het businessproces;

Start met robotiseren van de eerste 10 processen (ism businessprojectleider per proces);

Op basis van de lessen geleerd uit het robotiseren van deze eerste processen moet bepaald worden hoe de standaard dienstverlening er precies uit moet komen te zien;

Zorgen voor opgeleide medewerkers (gebruikers, programmeurs en beheerders).

Organisatie impact

Met het oog op de mogelijk impact van RPA op personeel en organisatie - en de gesprekken die daarover gevoerd moeten worden met ondernemingsraden - moet een personeelsadviseur bij het project betrokken worden.

Inbedding

Inbedding van RPA in een (beheer)governance (post-project);

Overdracht aan de (gecreëerde) staande organisatie;

Communicatie;

Zo mogelijk: inbedden van RPA in een procesverbeteringsaanpak;

Scope

Ondersteunen van de business wens om de mogelijkheden van Robotic Process Automation optimaal te benutten, door:

Potentie van RPA binnen Interne Dienstverlening en concern in beeld te brengen;

Het regisseren van het inkoopproces;

RPA te laten implementeren als een gedeelde IV/ICT en business voorziening;

RPA in te richten als standaard dienstverlening - voor de business en centraal ondersteund - in te richten.

 

Uitgangspunten

Business projectleiders ondersteunen de implementatie van de robot in een proces. Dit project betreft het cluster-brede deel van de opgave (IV en niet-IV);

Mogelijke samenwerking met andere initiatieven, ook in andere clusters, worden benut.

Taken projectleider

• Afronden plan van aanpak en andere projectdocumenten;

• Consequenties inschatten van de verschillende keuzes/scenario's t.a.v. het inkoopproces;

• Doorlopen van het PPM proces voor inkoop en implementatie van de RPA-tooling;

• Goed kunnen neerzetten van structuur en dienstverlening, zowel binnen het project als voor het in te richten expertiseteam RPA;

• Adviseren over de impact van de robot op het businessproces;

• Zorgen voor opleiding betrokkenen in business en het op te bouwen Expertiseteam;

• Ontwikkelen en inrichten eerste RPA-robots;

• Communicatie;

 

Taken projectleider op korte termijn

• Inrichten projectstructuur: (stuurgroep, projectgroep etc.);

• Vaststellen van plan van aanpak;

• Ondersteunen en leren van lessen uit pilot, inclusief adviezen CAT-advies t.a.v. de pilot;

• Opstarten Inkooptraject;

• Opstarten PPM proces voor spoor 2 (betrekken IV en ICT voor definitieve inrichting);

• Inventarisatie van RPA potentie;

• Opstellen begroting, aanvragen krediet.

 

Functie-eisen

• minimaal over een hbo/wo werk- en denkniveau

• minimaal 5 jaar recente ervaring als projectmanager op het snijvlak van organisatie en informatievoorziening met opdrachtgevers en ketenpartners

• ervaring met het aansturen van projecten vanuit de inhoud en niet alleen op basis van procedures.

• minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring (opgedaan in de laatste 8 jaar) met het afstemmen van gewijzigde/nieuwe werkprocessen met stakeholders

• minimaal 5 jaar aantoonbare kennis van en ervaring met (opgedaan in de laatste 8 jaar) applicatievervangingstrajecten.

• Ervaring met Europese IV aanbestedingsprojecten binnen de (lokale) overheid

• minimaal 2 jaar aantoonbare kennis van en ervaring met het aansturen van agile (scrum) projecten.

• vakinhoudelijke kennis van en praktijkervaring met diverse methodieken zoals: Werken onder architectuur; Prince II; (Lean) procesmanagement;

• Beheer; ICT-organisatie (ASL, BiSL, ITIL).

• ervaring met testtrajecten en de coördinatie daarvan

• ervaring met het goed kunnen opereren in een complexe organisatie, met veel betrokken organisatieonderdelen, zowel domein- als cluster-overstijgend

• affiniteit met procesmanagement

• ervaring bij de gemeente Amsterdam of een vergelijkbare grote overheidsorganisatie, gezien de complexiteit van de organisatie en de omvang van de implementatie

• ervaring met IV of ICT projecten