Projectondersteuner Strategie & Innovatie

Dienstverband: Interim of Payroll

Organisatie

Het Basisteam Strategie richt zich op de vraag hoe de organisatie blijft aansluiten op de voor gemeenten relevante uitvoeringsvraagstukken. Het team telt drie onderdelen. Strategie en domein regie signaleert relevante trends en ontwikkelingen voor de organisatie, die bijvoorbeeld afkomstig zijn uit de organisatie, uit gemeenten of die voortvloeien uit nieuwe wetgeving. Innovatiekracht richt zich op de gezamenlijk innovatie met gemeenten. Analyses gaat na wat de gevolgen van nieuwe wet- en regelgeving zijn voor gemeenten. Zo ondersteunen ze niet alleen de invoering ervan, maar leveren ze ook argumenten voor het proces van belangenbehartiging. Zo zorgen ze voor een betere verbinding tussen uitvoering en beleid.

Projectondersteuner Strategie & Innovatie

Het doel van de inzet van de Projectondersteuner Strategie & Innovatie is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van het team Strategie en Innovatie. De projectondersteuner werkt met meerdere collega’s aan de realisatie van resultaten bij de organisatie. Collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen.

Je neemt initiatief, denkt vooruit en bewaakt de voortgang van de projecten. Je denkt pro-actief mee met de innovatie adviseurs en projectleden. Daarnaast verzorg je de administratie en rapportage gedurende het gehele proces van de verschillende projecten. Ook wordt er van je verwacht dat je meedenkt waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager;

• Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;

• Beheren van een complexe agenda van de manager;

• Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;

• Voorbereiding, inhoudelijke deelneming en verslaglegging van vergaderingen;

• Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten;

• Het ondersteunen van basisteam leden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);

• Het bewaken en zorgdragen van de voortgang van meerdere projecten, projectbudgetten en de projectadministratie;

• Workflow van documenten op orde stellen en archiveren van (digitale) documenten;

• Aanmelden en ontvangen van bezoekers;

• Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;

• Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Functie-eisen

| Let op: Dit zijn harde eisen |

• > 2 jaar ervaring op HBO werk- en denkniveau;

Minimaal 2 jaar ervaring met:

• een vergelijkbare functie;

• het beheren van mailboxen;

• met complex agendabeheer;

• het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en Outlook);

• Ibabs en MS Teams;

• een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie of een middelgrote tot grote gemeente;

• het bewaken van de voortgang van meerdere projecten en projectbudgetten;

• Agile;

• schrijven en bewaken van financiële rapportages.

Wensen

• > 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijv. koepelorganisatie of een middelgrote tot grote gemeente;

• > 3 jaar werkervaring als projectondersteuner, PMO of junior projectmedewerker;

• Kennis van gemeentelijke dienstverlening in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context;

• Affiniteit met strategische of innoverende programma’s en projecten;

• > 1 jaar ervaring met het uitvoeren van werkzaamheden in een politiek bestuurlijk krachtenveld in gemeentelijke context.

Competenties

• Proactief

• Initiatiefrijk

• Verbindend

• Snel kunnen schakelen tussen verschillende niveaus van gesprekspartners

• Goed kunnen analyseren

• Hands-on mentaliteit

• Creatieve oplossingen bedenken

• Flexibel

• Zorgvuldig

• Enthousiast

• Dienstverlenend

• Kwaliteitsgericht

• Resultaatgericht

• Samenwerkingsgericht

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)

• Nauwkeurig

• Zelfstandig

• Planmatig

Aanleveren

| Let op: Onderstaande punten zijn door de opdrachtgever vereist |

• CV opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;

• Motivatiebrief: Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);

• Aparte toelichting: Geef per eis en wens 1 regel toelichting in hoeverre je hieraan voldoet;

• > 1 referentie (wordt alleen geraadpleegd door de opdrachtgever in geval van een intakegesprek);

• Indicatie uurtarief.