Managementassistent

Inhoud van de functie

Het zelfstandig verrichten van (complexe) werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied ter ondersteuning en begeleiding van de werkzaamheden van het afdelingshoofd, coördinatoren en de medewerkers van de afdeling, zodat deze hun werkzaamheden efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.

Wat ga je doen

• Je maakt en bewaakt afspraken in de agenda van het afdelingshoofd en andere medewerkers;

• Je fungeert als rechterhand van het afdelingshoofd, bewaakt deadlines met betrekking tot zijn werkzaamheden, maakt keuzes in prioriteiten en planning;

• Je geeft (complex) vakmatige secretariële ondersteuning veelal met een vertrouwelijk karakter aan het afdelingshoofd en medewerkers;

• Je plant proactief bijeenkomsten en (digitale) vergaderingen binnen de afdeling;

• Je verwerkt inkomende post en mail o.a. voor het afdelingshoofd, stelt prioriteiten en handelt deze zelfstandig af indien mogelijk of legt aan hem/haar voor;

• Je verwerkt uitgaande post voor het afdelingshoofd en andere medewerkers van de afdeling;

• Je bent aanspreekpunt voor in- en externe contacten;

• Je bent onderdeel van de secretaressepool, wat inhoudt dat bij grote werkdruk onderling met werkzaamheden kan worden geschoven;

• Je beheert het digitale archief van het afdelingshoofd;

• Je maakt (incidenteel) verslagen van vergaderingen.

Wat breng je mee

• Een MBO werk- en denkniveau.

• Een klantgerichte en collegiale instelling.

• Je bent flexibel, stressbestendig en gericht op samenwerken.

• Je kan goed plannen en organiseren, en werkt nauwkeurig en resultaatgericht.

• Werkervaring bij een gemeente is een pré