Welke bankzaken regel je als startende freelancer?

Bankzaken. Veel freelancers hebben er weinig liefde voor het regelen hiervan. En als startende freelancer kan het uitzoeken van bankzaken al helemaal als een overweldigende stormvloed voelen. Is een zakelijke bankrekening bijvoorbeeld verplicht? Moet je een aparte IBAN hebben? Wat moet er op een factuur staan? Geloof me, ik weet er alles van. Om je op weg te helpen, heb ik eerder een blogpost geschreven over wat je echt geregeld moet hebben als beginnend zzp’er. Dat zijn de hoofdlijnen, maar bankzaken zijn erg belangrijk om wat dieper op in te gaan. Klaar voor de deep dive? Let’s go! 

Als startende freelancer is het belangrijk om een zakelijke rekening te openen. Zo houd je je persoonlijke en zakelijke uitgaven gescheiden. Je kunt ervoor kiezen om een online bankrekening te openen, zoals Knab, of je kunt naar een fysieke bank gaan, zoals de Rabobank of de ING.

Niet vergeten! Een goede administratie (ook wel boekhouding genoemd). Dit helpt je met het bijhouden van je inkomsten en uitgaven en het betalen van belastingen. En dat hoef je gelukkig niet alleen te doen! Stel je voor… dat je alle bonnetjes van je zakelijke uitgaven moet onthouden. Er zijn veel tools en boekhoudprogramma’s die ondernemers ondersteunen. Veel freelancers vinden Tellow fijn om mee te starten. Maar je kunt ook beginnen met Excel of software zoals Exact Online of Moneybird.

Nu je in vogelvlucht weet waar je rekening mee kunt houden als we het over bankzaken hebben, kijken we per punt hoe je dat nou precies aanpakt. Je hoeft het wiel geen twee keer uit te vinden, toch? 

Open een zakelijke rekening

Een zakelijke rekening openen is niet verplicht. Sommige freelancers starten zonder, maar dat raad ik zelf niet aan. De kans is namelijk groot dat je snel het overzicht verliest van je inkomsten en uitgaven. Daarnaast wil je misschien zakelijke uitgaven doen, die je later weer aftrekt bij de Belastingdienst. De Belastingdienst houdt van orde, dus je doet er goed aan om je geldzaken overzichtelijk in te richten. 

Er zijn verschillende banken die zakelijke rekeningen aanbieden, zowel online als fysieke banken. Een voorbeeld van een online bank die zich specifiek richt op zzp’ers is Knab. Wat ik zelf belangrijk vond, is de mogelijkheid om meerdere potjes aan te maken voor mijn pensioen, inkomstenbelasting, btw, spaargeld, vakantiegeld en betaalgeld. Daarnaast is het essentieel om te checken of je de bank kunt koppelen aan het (eventuele) boekhoudprogramma dat je gebruikt (hier bespaar je heel veel tijd en effort mee!). Vergeet ook niet te letten op transactiekosten: bij veel banken betaal je namelijk per transactie.

Zorg voor een goede boekhouding

Een goede boekhouding is essentieel voor iedere ondernemer. Door je inkomsten en uitgaven goed bij te houden, kun je op elk moment zien of je belastingtechnisch goed zit en of je ruimte hebt om te sparen voor je pensioen of om een (zakelijke) aankoop te doen.

Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken om je boekhouding bij te houden. Start je net? Dan is Excel een prima tool als je nog niet zoveel transacties hebt. Je kunt hiermee eenvoudig een overzicht maken van je inkomsten en uitgaven. Boekhoudsoftware zoals Tellow, Exact Online of Moneybird bieden meer mogelijkheden en zijn geschikt voor grotere bedrijven. Wij hebben een overzicht gemaakt van de beste boekhoudprogramma’s voor freelancers.

Bewaar bonnen en facturen

Het klinkt simpel, maar dit wordt aan het begin nog weleens vergeten. Bewaar je bonnetjes, facturen en inkooporders altijd. Sla ze handmatig op, of upload ze in je boekhoudprogramma. Vaak worden er door startende zzp’ers bonnen gefotografeerd en met een tag in de cloud opgeslagen. Aan het einde van de maand maak je een uitdraai en heb je alle bonnen op één plek. Zo zie je eenvoudig wat je terug kunt vragen aan de Belastingdienst, maar ben je ook op de hoogte van klanten die nog moeten betalen én zie je in een oogopslag je verdiensten.

Een boekhouder als redder in nood

Ben je zelf geen ster met administratie of besteed je het liever uit? Dan is een boekhouder misschien meer je ‘straatje’. Een boekhouder helpt je met het opzetten van je boekhouding en het doen van belastingaangifte. Ook kan de boekhouder helpen binnenkomende facturen en inkooporders te verwerken. Ideaal: jij focust je op wat je het liefste doet en je bankzaken worden ondertussen geregeld door je boekhouder. Veel starters beginnen niet altijd met een boekhouder. Zelf bepalen of het bij je past? Ik som de voor- en nadelen voor je op: 

Voordelen:

• Een boekhouder bespaart je tijd, omdat diegene je financiële gegevens beheert.
• Een boekhouder helpt je bij het verminderen van fouten en het minimaliseren van financiële risico's.
• Het vinden van fiscale aftrekposten en je geld besparen is de dagelijkse bezigheid van boekhouders.
• Boekhouders helpen bij het plannen van je financiële toekomst door het opstellen van financiële rapporten en prognoses.

Nadelen:

• Het inhuren van een boekhouder kan kostbaar zijn, vooral als je een klein bedrijf hebt of als je alleen persoonlijke financiën wilt beheren.
• Sommige boekhouders hebben beperkte kennis van bepaalde bedrijfssectoren, dus het kan zijn dat ze niet op de hoogte zijn van specifieke belastingvoordelen of regelgeving.
• Je moet mogelijk nog steeds veel documenten en financiële informatie verstrekken aan de boekhouder, wat extra tijd kan kosten.

De kosten van een boekhouder variëren sterk, afhankelijk van de locatie en de ervaring van de boekhouder. Over het algemeen kun je verwachten dat je ergens tussen de € 50,- en € 150,- per uur betaalt. Sommige boekhouders werken op een vast maandelijks tarief, dat kan variëren van enkele honderden tot duizenden euro's per maand, afhankelijk van de complexiteit van je financiën. 

Het is belangrijk om je opties te onderzoeken en offertes te vergelijken voordat je besluit welke boekhouder je wilt inhuren. Breng ook vooral van tevoren in kaart waar jij een boekhouder precies voor wilt inzetten.

A little help

Vind je een boekhouder een stap te ver, maar kun je wel wat hulp gebruiken bij je bankzaken? Dan is een facturatieprogramma misschien wel ‘je van het’ voor je. Bij sommige boekhoudprogramma’s zit dit in het pakket, maar als dat niet zo is, zit je goed bij bijvoorbeeld Invoice2go of Zervant. Hiermee kun je eenvoudig facturen maken en versturen naar je klanten. Je kunt hierin ook betalingsherinneringen en -verzoeken instellen, zodat je niet vergeet om klanten achter hun broek aan te zitten.

Stel financiële doelen op

Financiële doelen worden door startende freelancers vaak vergeten. Je wilt eerst de kat uit de boom kijken, en zien hoeveel opdrachten je binnenkrijgt. Toch is het verstandig om te bepalen waar je heen wilt. In ieder geval je maandelijkse ‘salaris’. Maak een berekening van je uitgavenpatroon en houd ook rekening met vakantie, spaargeld, je pensioen, belasting en eenmalige uitgaven (bijvoorbeeld een laptop). 

Vervolgens schrijf je stapsgewijs op hoe je je maandelijkse doel wilt behalen. Wil je helemaal een ‘baas’ zijn in je financiën? Dan kun je ook nog een begroting opstellen en daarin je uitgaven bijhouden. 

Begin vandaag nog en regel je bankzaken

Je financiën op orde hebben, geeft je als freelancer veel rust bij je start. Want, zoals je nu weet, bankzaken regelen gaat verder dan alleen bepalen of je een zakelijke rekening opent of niet. Benieuwd wat je nog meer een vliegende start brengt? Daar heb ik de ultieme freelancer startersgids voor geschreven.