Van loondienst naar freelancen? Dit moet je regelen!

Freelancer in spe! I salute you. Leuk dat je eraan denkt om binnenkort over te stappen naar een zzp-bestaan. Ik raad het je meer dan aan. En als ik het over ‘ik’ heb, bedoel ik mezelf: Ik ben Chelsea Hofland, freelance copywriter en marketeer. Én ik heb samen met Freelance.nl de ultieme freelance gids geschreven. Maar genoeg over mij, jij wilt weten wat je moet regelen als je van loondienst overstapt naar zzp-werk. In dit artikel leg ik je alles van top tot teen uit. 

“De arbeidsmarkt blijft krap en het aantal freelancers in Nederland bereikt in het derde kwartaal van 2022 met 1,6 miljoen zzp’ers een record." - Businessinsider.nl

Je hoeft minder te regelen dan je denkt

Als je begint met freelancen, is het verstandig om te kijken naar verzekeringen. De meeste verzekeringen zijn niet verplicht, maar een aantal zijn noodzakelijk. Dit ligt aan het soort werk dat je verricht. In de meeste gevallen is dit alles wat je moet regelen om te kunnen starten. En een KvK-inschrijving dan? Ik hoor het je denken. Die mythe gaan we meteen even ontkrachten.

Het eerste wat je moet regelen als startende freelancer is het inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Toch? Fout! Althans, als je sporadisch werkzaamheden verricht als zzp’er, hoef je hier geen KvK-inschrijving voor te hebben. Maar daarover later meer. Aangezien je van loondienst over wilt stappen naar freelancen, gaan we er vanuit dat je deze wel nodig hebt.

Regel je KvK-inschrijving

Je bent niet altijd meteen een ondernemer voor de KvK. Als je bijvoorbeeld voor één opdrachtgever werkt, ben je resultaatgenieter. Je hoeft je, zoals eerder in het artikel benoemd, dan niet in te schrijven bij de KvK. Als je onderstaande vragen met ‘ja’ beantwoordt, ben je wel ondernemer voor de KvK.

1. Investeer je geld en/of tijd in de start of groei van je bedrijf?
2. Werk je regelmatig in je eigen bedrijf en gaat het niet om een eenmalige klus?
3. Ga je voor meer dan één opdrachtgever werken? 
4. Bepaal je zelf wanneer en hoe je je werk doet? Ook als een opdrachtgever je inhuurt?

Bij de KvK kun je jezelf registreren als eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), maatschap, bv of nv.

Dat klinkt ingewikkeld, maar dat valt erg mee. Als je als freelancer aan de slag gaat, is de eenmanszaak de meest voor de hand liggende keuze. Hierbij ben je als persoon verantwoordelijk voor alle bedrijfsactiviteiten en draag je ook alle eventuele risico’s. Twijfel je? De KvK heeft verschillende startersevents die je meer uitleg geven over hoe je als ondernemer begint. Ook als je daar niet op kunt wachten, kun je (waarschijnlijk) vandaag nog met een medewerker chatten op de KvK-website.

Als je je gaat inschrijven is het raadzaam om het een en ander voor te bereiden. Bedenk bijvoorbeeld vast een bedrijfsnaam, kies een rechtsvorm en maak online een afspraak voor je inschrijving.

Het inschrijven zelf is vrij eenvoudig:

1. Kom opdagen op het tijdstip van je afspraak (vergeet je identificatie niet)
2. Licht je bedrijf toe aan de adviseur van de KvK
3. Betaal de benodigde kosten

Simpel genoeg toch?

Als je bent ingeschreven bij de KvK geven zij dit door aan de Belastingdienst. De Belastingdienst kijkt vervolgens of je ondernemer bent voor de btw. Is dit zo? Dan ontvang je een btw-nummer.

Een btw-nummer is overigens verplicht als je verwacht dat je jaaromzet hoger zal zijn dan € 20.000,-. Met een btw-nummer laat je zien dat je btw-plichtig bent. Met andere woorden, je laat zien dat je btw doorberekent aan je klanten en btw betaalt aan de Belastingdienst.. Denk je minder dan € 20.000,- te gaan verdienen in een jaar? Dan kun je een regeling aanvragen waarvoor je wordt vrijgesteld van btw. 

Deze regeling heet de kleineondernemersregeling (KOR). De KOR kun je aanvragen bij de Belastingdienst. Als je aanvraag is goedgekeurd, hoef je geen btw af te dragen. Wel zo fijn! Let wel op je inkomsten, want als je meer dan € 20.000,- verdient, zul je wel btw moeten afdragen. Zorg er dus voor dat je daar niet overheen zit of stop je KOR op tijd als dit wel zo is. De Belastingdienst vertelt je alles over de KOR.

Sluit je verplichte verzekeringen af

Veel verzekeringen zijn niet verplicht. Het ligt aan het type werk wat je doet, of je überhaupt een verzekering moet afsluiten (of dat dit verstandig is). Is dat wel het geval? Dan is dat vaak een Beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering dekt (financiële) schade door adviesfouten. Dit is bijvoorbeeld aan te raden als je werkt als IT’er, advocaat, marketeer of accountant.

Beeld je eens in dat je notaris bent en je maakt een fout in een berekening. Dan kan je klant je aansprakelijk stellen voor de financiële schade en daar een vergoeding voor vragen. Een BAV-verzekering verzekert je tegen deze kosten.

Als je de verplichte zaken (waarvan je nu weet dat dat er niet veel zijn) hebt geregeld ben je eigenlijk klaar om te starten. Maar naast deze verplichte zaken zijn er ook een aantal zaken die handig zijn om te regelen voordat je overstapt naar het freelancen.Beginnend met..

Het bepalen van je product of dienst

Misschien een beetje voor de hand liggend, maar zeker niet onbelangrijk. De kans is groot dat omdat jij wilt gaan freelancen (daarom lees je tenslotte dit artikel), je een idee hebt bij de dienst die je gaat aanbieden. Maar het kan beter. Welke diensten ga je concreet aanbieden? Hoe presenteer je dit naar potentiële klanten? Wat lever je daadwerkelijk op? En tot welk resultaat moet dit leiden? Een greep uit de vragen die je jezelf kunt stellen om een concreter aanbod te bepalen. Dit maakt het duidelijker voor potentiële klanten waar ze jou voor in kunnen zetten. Dit scheelt je uitlegwerk en verhoogt de kans dat je doelgroep je onthoudt.

Houd een goede administratie bij

Als je je dienst hebt bepaald en weet hoe je je doelgroep gaat benaderen, zal het niet al te lang duren voor je je eerste opdracht binnen hebt (tip: Plan een viermoment in!). Onthoud dat je altijd je werk moet kunnen aantonen, door middel van je administratie.Je kunt je administratie bijhouden in een Excel-bestand of met behulp van boekhoudsoftware. Zorg er in ieder geval voor dat je alle bonnen en facturen bewaart en dat je deze goed ordent. Het is ook handig om regelmatig je administratie bij te werken, zodat je aan het einde van het jaar niet voor verrassingen komt te staan. Plan bijvoorbeeld wekelijks een uurtje in om je administratie bij te werken.

Stel algemene voorwaarden op

Naast het inschrijven bij de KvK, is het ook belangrijk om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin leg je de spelregels vast die gelden voor je onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan betalingsvoorwaarden, levertijden en aansprakelijkheid. 

Het is belangrijk om deze voorwaarden goed op te stellen en ook te laten checken door een jurist. Zo voorkom je dat je later voor vervelende verrassingen komt te staan of in een discussie met een klant verstrikt raakt. Bijvoorbeeld door:

1. Beperken van aansprakelijkheid: Algemene voorwaarden kunnen beperkingen bevatten met betrekking tot de aansprakelijkheid van je bedrijf. Hierdoor kun je voorkomen dat je bedrijf aansprakelijk wordt gesteld voor schade die is ontstaan door het gebruik van het product of de dienst. Bijvoorbeeld als je als jurist advies hebt uitgebracht aan je klant, waardoor deze in financiële problemen is gekomen.
2. Beschermen van intellectueel eigendom: Algemene voorwaarden kunnen clausules bevatten waarmee je het gebruik van je intellectueel eigendom beschermt. Hierbij kun je denken aan merknamen, logo's en andere auteursrechtelijk beschermde materialen als teksten.
3. Verduidelijken van de rechten en plichten: Algemene voorwaarden kunnen klanten duidelijk maken wat hun rechten en plichten zijn bij het gebruik van je product of dienst. Hierdoor ontstaat er minder snel verwarring en kunnen geschillen worden voorkomen.
4. Afdwingbaarheid van de voorwaarden: Als de algemene voorwaarden duidelijk zijn geformuleerd en aan de wettelijke vereisten voldoen, zijn ze afdwingbaar. Dit betekent dat je bedrijf de voorwaarden kan afdwingen in geval van meningsverschillen.

Een zakelijke bankrekening

Als freelancer is het verstandig om een zakelijke bankrekening te openen. Dit maakt het bijhouden van je administratie een stuk gemakkelijker en kun je zakelijke en privé-uitgaven beter scheiden. Daarnaast geeft het ook een professionele uitstraling richting je opdrachtgevers.

Aanvullende verzekeringen

Naast een Beroepsaansprakelijkheidsverzekering kun je ook denken aan een Arbeidsongeschiktheidsverzekering. Met die verzekering ben je financieel beschermd als je door ziekte of een ongeval niet meer kunt werken. Want zeg nou zelf, een beetje dekking is altijd fijn. Toch?

Niet geheel onbelangrijk: Je tarieven

Daarnaast is het verstandig om alvast na te denken over je tarieven en deze te bepalen voordat je start als freelancer. Dat doe je bijvoorbeeld door:

• Te kijken naar wat concurrenten vragen
• Een collega of andere zzp’er te vragen wat zijn of haar tarieven zijn
• Je eigen maandelijkse kosten in kaart te brengen
• Te kijken op platformen waar zzp’ers aangesloten zijn (vaak bieden zij informatie over gangbare tarieven per sector)

Maar daar houdt het niet op. Denk ook na over je verdienmodel. Ga je een uurtarief vragen en reken je af per gewerkt uur? Of ga je met projectprijzen werken? Misschien wil je wel een abonnement in de markt zetten. Door na te denken over je verdienmodel kun je ook voor jezelf bepalen wat voor jou het fijnst werkt. Zo is een uurtarief is bijvoorbeeld lekker duidelijk, terwijl je met een projectprijs meer verdient als je sneller wordt in je werk.

Aanwezigheid online en offline

Als je je aanbod en je tarieven hebt bepaald is het tijd om na te denken hoe je klanten gaat vinden. Jouw redding? Marketing! Denk na over hoe je jezelf als freelancer gaat presenteren naar de buitenwereld. Maak je een website, visitekaartjes en een portfolio? Of pak je je acquisitie anders aan door bijvoorbeeld netwerkevenementen te bezoeken? Of schrijf je je wellicht in op een freelance-platform en versimpel je je acquisitie?

“21% van de freelancers heeft 1 tot 3 opdrachten per jaar.” Headfirst, 2021

Netwerk uitbreiden

Tot slot is het goed om alvast na te denken over je netwerk en hoe je door middel hiervan aan opdrachten kunt komen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door alvast contact te leggen met oud-collega’s, of door je aan te sluiten bij online netwerken en social media platformen. Zo is LinkedIn een uitstekend kanaal om je zakelijk netwerk op op te bouwen. Maar dat niet alleen, ook Facebook groepen kunnen geschikt zijn voor jou. Welk kanaal geschikt is voor jou? Daar is geen 1 correct antwoord op. Maar in de basis is het simpel.. onderzoek waar je doelgroep zich bevindt, en wees daar actief.

Eerder in het artikel hebben we het al benoemd. Je bent niet altijd verplicht om je in te schrijven bij de KvK. Als je gaat freelancen zonder KvK-nummer, ben je niet officieel geregistreerd als ondernemer en gelden er andere regels en verplichtingen. In dat geval moet je als freelancer aan een aantal zaken denken:

• Stel een overeenkomst van opdracht op

Als je zonder KvK-nummer gaat freelancen, is het belangrijk om een overeenkomst van opdracht op te stellen met je opdrachtgever. Hierin leg je afspraken vast over onder andere de duur van de opdracht, het te leveren werk en de vergoeding hiervoor. Het is verstandig om deze overeenkomst te laten checken door een jurist, om er zeker van te zijn dat alles juridisch correct is.

• Meld je aan als resultaatgenieter

Daarnaast moet je jezelf aanmelden bij de Belastingdienst als resultaatgenieter. Dit houdt in dat je geen ondernemer bent, maar inkomsten hebt uit overige werkzaamheden. Je dient dan belastingaangifte te doen over de inkomsten die je als freelancer verdient. Ook moet je rekening houden met het feit dat je geen gebruik kunt maken van fiscale voordelen voor ondernemers, zoals de zelfstandigenaftrek. Dat leidt ertoe dat je meer belasting betaalt, dan wanneer je fulltime zzp’er bent. Wil je meer weten over fiscale voordelen (of nadelen)?

Het is belangrijk om te weten dat freelancen zonder KvK-nummer in Nederland niet de meest gebruikelijke manier van werken is. Het kan voor opdrachtgevers minder aantrekkelijk zijn om met een freelancer te werken die niet geregistreerd staat als ondernemer, omdat zij dan niet zeker weten of alles juridisch in orde is en of zij geen risico lopen. Het kan daarom lastiger zijn om opdrachten te vinden en om hogere tarieven te vragen. Daarnaast vragen veel platformen als Freelance.nl om een KvK-nummer.

Het overstappen van loondienst naar freelancen is een grote stap waarbij veel komt kijken. En laten we ook niet vergeten: het is superspannend! Een goede voorbereiding is het halve werk en helpt ook om de spanning (deels) weg te nemen. Lucky for you: ik heb met mijn eigen ervaring dé ultieme gids geschreven waarin je alles leert over het overstappen van loondienst naar freelancen.