Hulp bij boekhouding
Als ondernemer is het bijhouden van de boekhouding een essentieel maar vaak tijdrovend aspect van het runnen van een bedrijf. Gelukkig hoef je dit niet allemaal zelf te doen. Met de juiste professionals kun je veel van je boekhouding uitbesteden, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf. Deze gids biedt inzicht in het vinden van de juiste hulp bij boekhouding.
Boekhouding uitbesteden: waar moet je op letten?
Als je erover nadenkt om je boekhouding uit te besteden, zijn er verschillende zaken om rekening mee te houden. Tegelijkertijd moet je je ook afvragen: wat valt onder boekhouding in mijn geval?
Welke delen van je boekhouding uitbesteden?
Voordat je begint met het zoeken naar hulp, is het belangrijk om goed na te denken over welke delen van je boekhouding je wilt uitbesteden. Dit varieert van het inboeken van de dagelijkse transacties en het verzorgen van de facturatie tot aan het doen van belastingaangiften en het opstellen van financiële rapportages.
Wat kost hulp bij boekhouding?
De kosten voor hulp bij boekhouding variëren en zijn afhankelijk van de mate van jouw bedrijfscomplexiteit en de taken die je wilt uitbesteden. Kies je het liefst voor een gespecialiseerd bureau of roep je de hulp van een deskundige freelancer in?
Vergelijk in de eerste plaats verschillende offertes en kijk goed naar de prijs-kwaliteitverhouding. Kosten waar je rekening mee moet houden als je kiest voor hulp bij boekhouding zijn onder andere:
- Uurtarief: Zowel freelancers als boekhoudkantoren hanteren vaak uurtarieven. De hoogte van dat tarief is afhankelijk van iemands expertise, ervaring en de aard van de boekhoudkundige taken. Houd hierbij rekening met prijzen tussen de € 20 en € 100 of zelfs meer per uur, afhankelijk van iemands specialisatie.
- Vaste projectprijs: Soms bieden freelancers en boekhoudkantoren pakketprijzen aan voor specifieke taken of projecten. Bijvoorbeeld een vaste prijs voor het opstellen van de jaarcijfers of het doen van de periodieke belastingaangiften. Die prijs is dan afhankelijk van het soort project en de tijd die ervoor nodig is om de klus te klaren.
- Kosten voor extra diensten: Het kan ook zijn dat een freelancer of boekhoudkantoor extra diensten aanbiedt. Je moet dan denken aan belastingadvies, financiële planning of het opstellen van tussentijdse rapporten en overzichten. Dit brengen zij dan vaak apart bij je in rekening.
- Bijkomende kosten: Los van wat er specifiek is afgesproken en wat de omvang van de opdracht is, zijn er ook bijkomende kosten om rekening mee te houden. Zoals reiskosten, kosten voor gebruikte software en eventuele kosten voor het inschakelen van externe dienstverleners?
Hoelang duurt het tot de boekhouding af is?
De tijd die nodig is om je complete boekhouding te verzorgen, hangt af van verschillende factoren. Het maakt bijvoorbeeld best veel uit hoe groot je bedrijf is. En welke boekhoudkundige taken moeten worden uitgevoerd. Zorg daarom bij hulp bij boekhouding dat je realistische verwachtingen hebt en spreek vooraf duidelijke richtlijnen met elkaar af.
Behoed je voor deze fouten bij hulp bij boekhouding
Het uitbesteden van je boekhouding levert in principe vele voordelen op. Maar er zijn ook valkuilen om rekening mee te houden. Zorg ervoor dat je goed onderzoek doet naar de professionals die je overweegt in te schakelen. En dat je duidelijke afspraken met hen maakt om misverstanden te voorkomen. Drie zeer belangrijke fouten die vaak gemaakt worden bij het uitbesteden van de boekhouding zijn:
- Niet goed communiceren: Door niet of niet goed met elkaar te communiceren, ontstaan er al snel fouten in de uitvoering van de boekhoudkundige taken. Het is dus van belang om regelmatig met de freelancer of het boekhoudkantoor in gesprek te gaan. Geef daarbij duidelijke instructies over wat je van hen verwacht en wat de bijbehorende deadlines zijn.
- De regie verliezen: Je boekhouding uitbesteden is prima, maar dat betekent dus niet dat je alle controle in één keer moet loslaten. Check daarom regelmatig de voortgang van de boekhouding en stuur bij indien nodig.
- Onrealistisch verwachtingspatroon: Verwacht niet dat met uitbesteding direct ál je problemen zijn opgelost. Heldere instructies vooraf en begeleiding tijdens het gehele traject zijn zeer zeker nodig. Heb dus vooraf reële verwachtingen en werk samen om de gestelde doelen te bereiken.
Freelancers of een kantoor inschakelen bij boekhouding uitbesteden?
Een freelancer voor je boekhouding inschakelen is meestal een slimme keuze. Zeker als je hier zelf de juiste kennis niet voor in huis hebt en graag je tijd zo efficiënt mogelijk indeelt. Freelancers zijn vaak, ondanks de hogere uurtarieven, goedkoper dan bureaus.
Welke freelancers zoek je voor hulp bij boekhouding?
Je kunt verschillende soorten freelancers inschakelen voor hulp bij boekhouding. We geven je graag meer informatie over de meest voorkomende: een boekhouder, een administrateur en een controller.
Boekhouder
Een boekhouder is verantwoordelijk voor de financiële administratie binnen een bedrijf of organisatie. Deze persoon houdt bij wat er aan geld binnenkomt en hoeveel er weer uit gaat. Enkele taken van een boekhouder zijn:
- Facturen maken, betalen en versturen
- Voeren van de salarisadministratie
- Belastingaangiften doen
- Financiële rapportages opstellen
- Adviezen geven
Administrateur
Een administrateur is werkzaam op de afdeling administratie of boekhouding van een bedrijf. De bijbehorende taken zijn onder andere het correct verwerken van de administratie, het boeken van in- en verkoopfacturen en het op orde brengen van dossiers.
Daarnaast is een administrateur ook vaak een eerste aanspreekpunt voor collega's van andere afdelingen als het gaat om de boekhouding en administratie. Wat uiteindelijk de precieze taken van een administrateur zijn binnen jouw bedrijf, is afhankelijk van de aard en de omvang van het bedrijf.
Controller
Een controller is verantwoordelijk voor het analyseren van financiële gegevens en het adviseren van het management over financiële beslissingen. De taken en verantwoordelijkheden van een controller verschillen per bedrijf. Een controller is verantwoordelijk voor onder andere:
- Het maken van financiële rapportages, investeringsanalyses, kostenverrekeningen, balansen, winst- en verliesrekeningen, begrotingen, de jaarrekening en meerjarenplanningen.
- Het bepalen van budgetten.
- Toezicht houden op het budget, de boekhouding en de financiële afdelingen binnen een organisatie.
- Managers adviseren over verschillende financiële zaken.
Hulp bij boekhouding via Freelance.nl werkt als volgt
Als je hebt besloten om hulp in te schakelen bij je administratie, is het belangrijk om een succesvolle samenwerking op te bouwen. Hier zijn enkele stappen om te volgen:
Stel duidelijke doelen
Voordat je freelancers inschakelt, is het belangrijk om duidelijke doelen te bepalen voor je boekhouding. Dit helpt om de juiste freelancers te vinden die passen bij jouw behoeften. Enkele mogelijke doelen zijn:
- Ik wil 24/7 een actueel overzicht van mijn boekhouding hebben.
- In wil elk kwartaal een tussentijds overzicht van hoe mijn administratie ervoor staat.
- Ik wil dat alle belastingaangiftes op tijd worden ingediend.
Zoek de juiste financiële freelancers
Zijn de doelen bepaald? Ga dan op zoek naar geschikte freelancers. Gebruik hiervoor het online platform van Freelance.nl. Je maakt dan binnen een paar minuten een gratis account aan en plaatst direct een opdracht.
Maak er een aansprekende opdrachttekst bij en je krijgt binnen enkele dagen al reacties van geïnteresseerde freelancers! Verdiep je in de profielen van deze freelancers en kies welke personen je uiteindelijk uitnodigt voor een gesprek over de mogelijkheden binnen jouw bedrijf.
Spreek uit wat je van elkaar verwacht
Komen er meerdere freelancers bij je op gesprek? Bespreek dan vooraf duidelijk je verwachtingen. Zowel ten aanzien van de freelancer zelf als ten aanzien van de administratieve taken. Laat weten welke deadlines er zijn, welke communicatiekanalen je het liefst gebruikt en wat de specifieke vereisten zijn van de boekhouding waar het om gaat. Zo voorkom je verrassingen achteraf.
Werk slim en effectief samen
Werk goed samen en profiteer van succes bij je boekhouding uitbesteden. Communiceer regelmatig met de freelancer en sta open voor feedback. Bij een goede samenwerking verloopt het complete proces stukken prettiger en is het eindresultaat ook nog eens veel beter.
Evalueer de werkzaamheden en stuur regelmatig bij
Evalueer ook periodiek de voortgang van de boekhouding en stuur bij als dat nodig is. Zo pak je eventuele tussentijdse problemen tijdig aan en zorg je ervoor dat alles op schema blijft. Dat is zowel voor jezelf als voor de ingehuurde freelancer het fijnste.
Sluit het traject succesvol af
Als je de juiste mensen inschakelt en goed met elkaar samenwerkt, ga je een succesvol traject ervaren waarbij je boekhouding efficiënt en nauwkeurig wordt afgehandeld. Uiteraard op basis van de voorwaarden die vooraf goed met elkaar zijn overlegd. Op deze manier levert je boekhouding uitbesteden alleen maar voordelen op.
Met onze gids beschik je over alle informatie die nodig is om hulp bij boekhouding op de juiste manier te regelen. Of je nu alles of maar een klein deel van je boekhouding gaat uitbesteden: kies voor een doelgerichte aanpak zodat alles vlekkeloos verloopt. Daar profiteert uiteindelijk iedereen van.
Ga jij ook een hulp bij boekhouding inschakelen? Dan weet je hoe je dat stap voor stap regelt met behulp van freelancers. Maak slim gebruik van je nieuwe kennis en plaats je opdracht op Freelance.nl!