Hulp bij administratie
Als ondernemer vervul je talloze taken om je bedrijf draaiende te houden. Daarbij is de administratie een van de belangrijkste maar tegelijkertijd ook een van de meest tijdrovende aspecten. Maak daarom slim gebruik van de juiste freelancers en besteed een groot deel van je administratieve taken uit. Zo focus jij je vooral op het laten groeien van je bedrijf. In deze gids bespreken we alles wat je moet weten over het succesvol regelen van hulp bij administratie.
Houd hier rekening mee bij administratie uitbesteden
Wanneer je overweegt om je administratie uit te besteden, zijn er enkele belangrijke overwegingen waarmee je rekening moet houden.
Ga je een deel of al je administratie uitbesteden?
Het is belangrijk om vooraf goed te bepalen welke delen van je administratie je wilt uitbesteden. Want waarom je salarisadministratie uitbesteden als dat helemaal geen problemen voor jou oplevert? Het kan best zijn dat je puur iemand zoekt om de facturatie en het debiteurenbeheer te verzorgen. En voor sommige ondernemers is het voornaamste doel vooral om zich zo weinig mogelijk te hoeven bezighouden met de totale administratie.
Wat zijn de kosten van hulp bij administratie?
De kosten van administratie uitbesteden variëren per situatie. Ze zijn voor een groot deel afhankelijk van de complexiteit van je bedrijf en de specifieke administratieve taken die je wilt uitbesteden. En kies je daarbij voor een gespecialiseerd (administratie)kantoor of juist voor een deskundige freelancer?
Het is belangrijk om verschillende offertes te vergelijken en te kijken naar de prijs-kwaliteitverhouding. Hieronder vind je een aantal kosten waar je rekening mee kunt houden als je kiest voor hulp bij administratie:
- Uurtarief van de betreffende freelancer of medewerker: Freelancers en administratiekantoren hanteren verschillende uurtarieven, afhankelijk van de ervaring van de medewerker, zijn expertise en de aard van de administratieve taken. Dit tarief ligt zo tussen de € 20 tot € 100 of meer per uur, afhankelijk van de specialisatie.
- Vaste prijs per project: Sommige freelancers en kantoren bieden pakketprijzen aan voor specifieke administratieve taken of projecten, zoals het opstellen van een jaarrekening of het doen van belastingaangiften. Deze bijbehorende prijzen zijn afhankelijk van de complexiteit van het project en de benodigde tijd.
- Kosten voor extra diensten: Naast standaard administratieve taken bieden freelancers soms ook extra diensten aan. Zoals advies over belastingen, financiële planning of het opstellen van rapporten. Deze diensten brengen zij meestal apart in rekening.
- Eventuele bijkomende kosten: Afhankelijk van de specifieke afspraken en de omvang van de opdracht, krijg je soms ook te maken met bijkomende kosten. Je moet dan denken aan reiskosten, kosten voor software of tools die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, en eventuele kosten voor externe dienstverleners zoals notarissen of advocaten.
Hoelang duurt het voordat de administratie afgerond is?
De tijd die nodig is om je administratie af te ronden, is ook weer afhankelijk van verschillende factoren. Allereerst heb je te maken met de omvang van je bedrijf zelf en de administratieve taken die moeten worden uitgevoerd. Het is belangrijk om voor hulp bij administratie realistische verwachtingen te hebben en vooraf duidelijke deadlines af te spreken met elkaar.
Vermijd de volgende valkuilen
Administratie uitbesteden heeft natuurlijk vele voordelen. Maar behoed je ook voor de verschillende valkuilen die er zijn. Als je die vooraf al in de smiezen hebt, kom je tijdens het traject niet voor verrassingen te staan. De drie belangrijkste valkuilen bij het uitbesteden van je administratie zijn:
- Onvoldoende communicatie: Gebrek aan duidelijke communicatie leidt vaak tot misverstanden en fouten in de uitvoering van de administratieve taken. Het is essentieel om regelmatig te communiceren met de freelancer of het administratiekantoor en duidelijke instructies te geven over je verwachtingen en deadlines bij hulp bij administratie.
- Gebrek aan controle: Uitbesteden is niet hetzelfde als alle controle in één keer loslaten. Het is belangrijk om regelmatig de voortgang van je administratie te checken en indien nodig bij te sturen. Zo blijft alles en iedereen op schema.
- Onrealistische verwachtingen stellen: Het is een beetje onrealistisch om te verwachten dat een freelancer al je problemen oplost en perfect werk aflevert zonder duidelijke instructies vooraf en begeleiding. Stel daarom realistische verwachtingen en werk samen aan het bereiken van je doelen.
Administratie uitbesteden met freelancers
Het inschakelen van freelancers voor je administratie is vaak een slimme zet. Vooral als je zelf niet over de benodigde expertise beschikt of als je simpelweg tijd wilt besparen. Maar het is natuurlijk wel belangrijk om de kosten af te wegen tegen de voordelen. En werk vooral ook samen met betrouwbare professionals.
Kies je voor een kantoor, dan heb hoef je zelf minder tijd te steken in de algehele begeleiding. Wel heb je bij een kantoor te maken met wat minder inspraak op welke persoon bij jou de administratie komt doen. Daarbij zijn freelancers vaak een stuk goedkoper, flexibeler en voelen zij een grotere verantwoordelijkheid voor het laten slagen van de klus.
Welke freelancers heb je nodig voor hulp bij administratie?
Er zijn verschillende soorten freelancers die je kunt inschakelen voor hulp bij je administratie. Hier vertellen we je meer over de meest voorkomende:
Administratief medewerker
Een administratief medewerker werkt op de administratieve afdeling van een organisatie. Deze persoon voert zowel ondersteunende als administratieve taken uit. Je moet dan denken aan het verwerken van facturen, het invoeren of inlezen van bankmutaties, het bijhouden van klantgegevens en het beantwoorden van e-mails.
Vind jouw administratief medewerker
Boekhouder
Een boekhouder voert taken uit die gericht zijn op de boekhouding van je bedrijf of organisatie. Zo iemand doet meer dan alleen het invoeren van de financiële gegevens in de administratie. Een boekhouder geeft bijvoorbeeld ook adviezen aan jou als ondernemer over investeringen en mogelijke aftrekposten. En fungeert vaak als tussenpersoon bij banken en andere financiële instellingen.
Administrateur
Een administrateur is gespecialiseerd in het beheren van de financiële administratie van een bedrijf, inclusief het opstellen van budgetten en het maken van financiële rapporten.Alles wat te maken heeft met de financiële administratie doet een administrateur dus. Het is afhankelijk van de grootte van het bedrijf om welke specifieke taken het gaat.
In een klein bedrijf houdt een administrateur zich vooral bezig met klussen zoals de algemene boekhouding, verzekeringen en de salarisadministratie. In een groot bedrijf zijn de werkzaamheden voornamelijk beperkt tot één hoofdtaak.
Controller
Een controller is verantwoordelijk voor het analyseren van financiële gegevens en het adviseren van het management over financiële beslissingen. Deze professional maakt rapportages en zorgt ervoor dat richtlijnen precies worden opgevolgd. Is dit waar jouw opdracht om vraagt? Dan is een financial controller voor jouw situatie de juiste persoon.
Wil je ook graag weten hoe je in de toekomst kosten kunt besparen, efficiënter kunt werken of meer winst kunt behalen? Schakel dan een business controller in.
Hulp bij administratie met freelancers werkt als volgt
Als je hebt besloten om hulp in te schakelen bij je administratie, is het belangrijk om een succesvolle samenwerking op te bouwen. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:
Bepaal eerst de doelstellingen
Voordat je freelancers inschakelt, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te bepalen voor je administratie. Dit kan helpen om de juiste freelancers te vinden die passen bij jouw specifieke administratieve vraag. Enkele mogelijke doelstellingen voor je administratie zijn:
- Ik wil dat de administratie altijd up-to-date is.
- In de eerste week van februari moet mijn administratie volledig bijgewerkt zijn, zodat de accountant kan starten met de jaarcijfers over het voorgaande jaar.
- Ik wil meer grip op de tijdige betalingen van mijn debiteuren.
Ga op zoek naar de juiste freelancers op financieel gebied
Zodra je je doelstellingen hebt bepaald, ga je op zoek naar freelancers die beschikken over de juiste expertise en ervaring op financieel gebied. Dit doe je via het online platform van Freelance.nl. Daar maak je binnen een paar minuten een gratis account aan en plaats je direct een opdracht.
Met behulp van een aantrekkelijke opdrachttekst krijg je binnen een paar dagen al reacties van verschillende freelancers! Bekijk vervolgens de profielen van de freelancers en maak een weloverwogen keuze over wie je uitnodigt voor een gesprek.
Bespreek samen de wederzijdse verwachtingen
Heb je één of meerdere freelancers uitgenodigd voor een gesprek? Dan is het essentieel om duidelijke verwachtingen te bespreken met die potentiële freelancers voordat je aan de slag gaat. Denk hierbij aan zaken als deadlines, communicatiekanalen en eventuele specifieke vereisten voor je administratie. Zo kom je gedurende het traject niet voor verrassingen te staan.
Zorg voor een goede en effectieve samenwerking
Een goede samenwerking garandeert succes bij het uitbesteden van je administratie. Zorg ervoor dat je regelmatig communiceert met je freelancers en open staat voor feedback. Hoe beter de samenwerking verloopt, hoe prettiger het proces verloopt en hoe beter het eindresultaat gaat zijn.
Evalueer regelmatig en stuur bij indien nodig
Vergeet ook zeker niet om regelmatig de voortgang van je administratie te evalueren en indien nodig bij te sturen. Dit helpt om eventuele problemen tijdig aan te pakken en ervoor te zorgen dat alles op schema blijft.
Op naar een succesvolle uitbesteding
Door de juiste mensen in te schakelen en een goede samenwerking op te bouwen, profiteer je van een succesvol traject waarbij je administratie efficiënt en nauwkeurig wordt afgehandeld. Op basis van de voorwaarden die je vooraf samen hebt besproken. Zo levert je administratie uitbesteden je uiteindelijk alleen maar voordelen op.
Met deze gids heb je alle informatie die nodig is om hulp bij administratie te regelen en een succesvolle samenwerking op te bouwen met freelancers. Of je nu een deel of al je administratie wilt uitbesteden: met de juiste aanpak bespaar je tijd en richt je je zelf voornamelijk op de groei van je bedrijf.
Ga jij ook hulp bij administratie inschakelen? Dan weet je hoe je dat stap voor stap regelt met behulp van freelancers. Maak slim gebruik van je nieuwe kennis en plaats je opdracht op Freelance.nl!