Opdrachtgevers die te laat betalen, wat doe je ertegen?

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken. De opdrachtgever die te laat betaalt. Of zelfs helemaal niet betaalt. Wat doe je dan? En zijn er mogelijkheden om het te voorkomen? Ik vertel je graag mijn ervaring en ik sprak erover met incasso expert Gerard Wuite. Hij geeft waardevolle tips.

Belangrijke les voor elke ondernemer

Toen ik -17 jaar geleden- net begonnen was met ondernemen, was ik dolblij met elke nieuwe klant. Ik was te bescheiden om duidelijke afspraken te maken. Laat staan dat ik durfde te vragen naar een betalingstermijn. Ik stuurde ook geen herinnering voor de facturen die te laat betaald werden. Ik vond dat onaardig en was bang dat het vervolgopdrachten in de weg zou staan. Ik kan mij dat nu bijna niet meer voorstellen. Want mijn belangrijkste les kwam al in mijn eerste jaar. Mijn eerste grote opdrachtgever gaf mij een volle maand werk met een mooi uurtarief. Tegen de tijd dat ik de factuur verstuurde, werd surseance aangevraagd. Niet lang daarna bleek mijn opdrachtgever failliet te zijn verklaard. Ik heb nooit meer iets van hen gehoord.

Betalingstermijn en spreiden van risico

Ik kreeg mijn geld niet. Ik was boos. Natuurlijk had ik die paar duizend euro goed kunnen gebruiken. Maar vooral het onfatsoen van mijn contactpersoon, de directeur, kon ik moeilijk verdragen. Hij moet geweten hebben dat ik die maand gratis aan het werk was voor hem. Sindsdien let ik beter op met wie ik werk. Ik heb ook mijn betalingstermijn verkort naar 14 dagen. Na 14 dagen stuur ik er gelijk een herinnering uit per e-mail. Als ik daar geen reactie op krijg, bel ik vriendelijk maar vastberaden op. Dat werkt goed. Ook werk ik nu voor verschillende opdrachtgevers in de loop van elke maand. Zo ben ik minder afhankelijk van de individuele betalers. En brengt een enkele wanbetaler mij niet direct van mijn stuk.

Waarom betalen klanten te laat?

Natuurlijk kan een factuur per abuis een keer te lang blijven liggen. Als deze verkeerd geadresseerd is, zich een technisch probleem voordoet met betalen of als een medewerker op vakantie is.

Maar wat als klanten structureel te laat betalen? Ik vroeg incasso expert Gerard Wuite van Wuite Recherche en Incasso om raad. Waarom betalen klanten te laat? Wuite: “Er zijn maar drie redenen waarom klanten te laat of niet betalen. Als ze niet tevreden zijn over de dienst is de eerste. Dan horen zij dat echter wel binnen de betalingstermijn te laten weten. Daarnaast is er een grote groep bedrijven die door financiële problemen niet op tijd betaalt. Zij wachten eerst op hun eigen inkomsten en kunnen dan pas betalingen doen. Als derde groep is er natuurlijk nog de oplichters.”

Wat kun je doen aan ontevreden klanten?

Bij een klant die ontevreden is valt veel te leren. Daarbij is het goed om ook naar jezelf te kijken. Hoe vervelend de situatie ook kan zijn. Denk vooraf wel goed na over een dergelijke situatie. Neem daarover eventueel een artikel op in je algemene voorwaarden. Maak kwaliteit meetbaar en zet vooraf duidelijke afspraken op papier (in de vorm van een contract). Hoeveel correctierondes voer je uit als dat mogelijk is? Of voel jij meer voor een niet-goed-geld-terug garantie. Dan is het voor jezelf belangrijk om telkens een vinger aan de pols te houden gedurende jouw werkzaamheden. Het is aan elke ondernemer om daar zelf een keuze in te maken. Als je jouw communicatie en richtlijnen voor kwaliteit goed op orde hebt, kun je dit probleem altijd oplossen.

Wat kun je doen aan late betalers?

De wettelijke betalingstermijn is maximaal 30 dagen. En toch zijn er veel bedrijven die 60 of zelfs 90 dagen wachten met het betalen van jouw factuur. Wuite: ''Als je een grote opdracht aangaat met een nieuwe klant, is het belangrijk om te weten of deze solvabel is. Dit zoeken wij vaak uit voor onze klanten als zij bijvoorbeeld ook investeren in goederen. Maar als je een volle maand ergens gaat werken, wil je ook zekerheid hebben. Je kunt in elk geval de betalingstermijn vooraf bespreekbaar maken. En als deze langer is dan de gewenste 30 dagen, vraag dan om een voorschot. Het gekke is dat een voorschot van 30-40% binnen enkele dagen op je rekening kan staan. De opdrachtgever wil immers dat jij aan de opdracht begint. Als je zeker bent van je zaak kan je dat makkelijk regelen. Het is ook verstandig om iedere maand meerdere opdrachtgevers te hebben. Zo heb je minder last van die ene late betaler.”

Hoe toets je de betrouwbaarheid van een opdrachtgever?

Gelukkig zijn er meer bonafide bedrijven dan oplichters. Maar hoe toets je een nieuwe opdrachtgever op betrouwbaarheid? Mijn ervaring is dat er bij een te mooi aanbod vaak een addertje onder het gras schuilt. Dit Engelse gezegde houd ik altijd in gedachte: 'If something seems too good to be true, it probably is' (too good to be true). Laat je vooral niet weerhouden om in wonderen te geloven, maar blijf wel reëel. Zorg dat je weet wat je waard bent. En weet ook wanneer je argwaan mag krijgen. Als een klant je bijvoorbeeld gouden bergen belooft. Of als je een vreemd gevoel krijgt bij een eerste gesprek of e-mail.

Incasso- en fraude expert Gerard Wuite heeft praktische tips: “Kijk altijd even op Google met wie je te maken hebt. Lees reviews en probeer het bedrijf telefonisch te benaderen. Als je in zee wilt gaan met een klant, bezoek dan ook diens kantoor. De indruk die je daar krijgt kan je helpen te bepalen of het goed zit. Mensen die opgelicht zijn herinneren zich achteraf vaak wel dat ze een slecht gevoel hadden. Het is zaak daar altijd naar te handelen.”