Algemene voorwaarden opstellen als freelancer

Als je gaat freelancen, dan kan het verstandig zijn om algemene voorwaarden op te stellen. Daarop kun je dan een beroep dan als je bijvoorbeeld problemen zou krijgen met je opdrachtgever. Zonder algemene voorwaarden kan zoiets je uiteindelijk veel geld kosten. We geven je hier dan ook uitgebreide informatie over het opstellen van algemene voorwaarden. Niet alleen maken we duidelijk waarom het belangrijk is om die op te stellen, je ontdekt ook wat er minimaal in moet staan en waarom.

Algemene voorwaarden voor freelancers en zzp'ers: niet verplicht

In de eerste plaats: het beschikken over en verstrekken van algemene voorwaarden aan je opdrachtgevers is geen verplichting. Maar het is natuurlijk wel enorm handig om iets op papier te hebben staan, mocht er rondom een bepaalde opdracht bijvoorbeeld onenigheid met je opdrachtgever ontstaan. Duidelijkheid vooraf is nu eenmaal super belangrijk. Overigens heb je als het goed is je algemene voorwaarden helemaal nooit nodig. Pas als er echt een geschil ontstaat met je opdrachtgever komen de algemene voorwaarden om de hoek kijken.

Wanneer komen algemene voorwaarden van pas?

Er zijn verschillende situaties denkbaar waarbij het beschikken over algemene voorwaarden goed van pas komt. Het kan best zijn dat opeens blijkt dat je het te druk hebt en de opdracht door iemand anders wilt laten uitvoeren. Of dat er meerwerk in de opdracht blijkt te zitten en je daar een conflict met de opdrachtgever over krijgt. Behoren die werkzaamheden nu wel of niet tot de initiële opdracht? En we kunnen het ons haast niet voorstellen, maar misschien heb je je werk niet goed gedaan. Dan kan een opdrachtgever je aansprakelijk stellen voor de door hem of haar geleden schade. Als je dan geen algemene voorwaarden hebt verstrekt, dan kan je dat klauwen met geld gaan kosten. Heb je wel algemene voorwaarden, dan is het nog steeds een vervelende situatie, maar sta je in elk geval wel veel sterker.

De inhoud van je algemene voorwaarden

De ene zzp’er of freelancer is de andere niet, dus het is nogal verschillend welke algemene voorwaarden jij uiteindelijk zou moeten hanteren. Ook het soort werkzaamheden dat je uitvoert is van invloed op de inhoud van je algemene voorwaarden. We kunnen je wel een aantal onderwerpen meegeven die in de meeste leveringsvoorwaarden terugkomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan zaken als:

• de offerte (wel of niet vrijblijvend, wat is de geldigheidsduur en de termijn voor aanvaarding?);

• het inschakelen van anderen voor de werkzaamheden (mag dat wel of juist niet?);

• de levertijd van je dienstverlening (wat gebeurt er bij overmacht?);

• wanneer wordt jouw klant eigenaar van het geleverde? (meestal na de betaling);

• betaling (inzake de betalingstermijn, incassokosten en rente);

• garantie (is die er en wat zijn de voorwaarden?);

• aansprakelijkheid (wie is er aansprakelijk en wat is de hoogte van de eventuele schadevergoeding?);

• geschillenafwikkeling (een rechter of arbitrage?).

Overigens, er zijn sowieso twee basiseisen die de wet stelt aan algemene voorwaarden. De eerste is dat de inhoud van je algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend mag zijn voor de wederpartij. De tweede eis is dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet krijgen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden (de zogenoemde informatieplicht).

Zelf je algemene voorwaarden opstellen: zorg voor een voorbeeld

Je ziet dat er behoorlijk wat zaken zijn waar je over na moet denken en dan is deze lijst ook nog lang niet uitputtend. Gelukkig zijn er op internet allerlei voorbeelden van algemene voorwaarden te vinden, veelal gesorteerd per branche. Het kan slim zijn om die als basis te gebruiken en aan te vullen of in te korten daar waar nodig. Of ken je andere freelancers die hetzelfde soort zzp-werkzaamheden verrichten? Vraag hen of je die specifieke algemene voorwaarden mag inzien, zodat je die als basis kunt gebruiken. Maar pas wel op. Ga niet letterlijk alle voorwaarden overnemen, maar kijk goed of het ook daadwerkelijk voor jouw situatie van toepassing is.

Deponeren algemene voorwaarden

Een laatste stap die je kunt nemen is om je algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Zo kan iemand jouw algemene voorwaarden altijd inzien als je niet in staat bent om die te verstrekken. Het heeft bovendien een bewijsfunctie: de algemene voorwaarden worden namelijk voorzien van een datum en een nummer zodat je altijd kunt aantonen dat er in de tussentijd niets is veranderd in je algemene voorwaarden. Zijn er wel wijzigingen? Deponeer dan een geheel nieuwe versie bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel.