Waardevolle afwijzing: zo geef je een persoonlijke afwijzing
Een goede afwijzing zorgt voor een goede afsluiting. Je weet tenslotte niet of je elkaar in de toekomst nog nodig hebt of tegenkomt.
“Hartelijk dank voor uw sollicitatie. Helaas moeten wij u mededelen dat u niet in aanmerking komt voor de opdracht. We wensen u heel veel succes met het vinden van een opdracht.”
Denk je na het lezen van deze tekst: “Dit wil ik niet!” Blijf dan zeker even ‘plakken’!
Waarom moet je een sollicitant netjes afwijzen?
De voornaamste reden om een sollicitant netjes af te wijzen is omdat je nooit weet wat je in de toekomst nog voor elkaar kunt betekenen. Daarnaast weet je niet hoe iemand omgaat met een afwijzing. Het kan voor negatieve publiciteit zorgen voor jou als werkgever.
Ook kun je iemand verder helpen in zijn/haar loopbaan. Je helpt de sollicitant om in de toekomst succesvoller te zijn. En de kans op het vinden van een opdracht te verhogen. Koppel daarom een afwijzing opbouwend terug. En wees hierin respectvol!
Schrijf informeel
De schrijfstijl die je kiest heeft veel invloed op de manier waarop je overkomt. De u-vorm zorgt vaak voor afstand. Waarop de je-vorm juist heel persoonlijk aanvoelt.
Dit geldt ook voor de we- en ik-vorm. Door ‘ik’ te gebruiken, bevestig je dat je de reactie zelf hebt geschreven en de moeite hebt genomen om persoonlijk te reageren.
‘We hebben je reactie aandachtig gelezen’, voelt meer aan als massa. En is minder persoonlijk. Kies daarom voor de je-vorm voor het aanspreken van de sollicitant en de ik-vorm wanneer je jouw persoonlijke reactie verwoord.
Vertel waar het op staat
Een slecht nieuwsgesprek staat vaak niet bovenaan het wensenlijstje. Daarom wordt het vaak ingepakt in mooie woorden en kan de boodschap onduidelijk worden. Om die reden is het belangrijk om er niet omheen te draaien. Geef geen valse hoop.
‘Bedankt voor de moeite’
Bedank de sollicitant voor alle energie en tijd die hij/zij in de sollicitatie heeft gestopt. Op die manier laat je zien dat hun tijd net zoveel waard is al de jouwe. Dit is een positief begin van de afwijzing.
Wees eenduidig in je communicatie
Nu je dit alles hebt gelezen is het ook belangrijk om te kijken naar de algehele communicatie. Wat bedoelen we hiermee? Dat de schrijfstijl moet aansluiten bij de vacaturetekst. Wanneer deze allemaal in de je-vorm zijn geschreven, is het extra belangrijk om je afwijzingsmails in dezelfde schrijfvorm te schrijven.
Voeg toe wat je opvalt
Je wijst iemand niet voor niets af. Dat betekent dat je iets is opgevallen of bijgebleven wat niet past bij de persoon die je zoekt.
Voor een waardevolle afwijzing is het belangrijk dat je persoonlijk belt en vertelt wat ervoor zorgt dat je de persoon niet aanneemt. Waarom hij/zij niet ‘the right man for the job’ is.
We geven je een paar voorbeelden
-
Eén van onze belangrijkste criteria is ervaring met Excel, helaas zie ik dat niet terugkomen in jouw cv. Omdat we andere kandidaten hebben die wel aan alle eisen voldoen, hebben we besloten daar mee verder te gaan.
-
Voor de functie heb je veel contact met onze klanten via de mail. Daarom vind ik een goede beheersing van de Nederlandse taal erg belangrijk. Omdat ik een 10-tal ‘taalfouten’ in je cv zag staan, sluit je helaas niet volledig aan op het profiel wat ik heb opgesteld.
Kies bewust je woorden
Wanneer je iemand afwijst is het belangrijk om respectvol te blijven. Omdat je nooit weet hoe de ontvanger je bericht ontvangt, is het verstandig om je tekst goed door te lezen of door een buitenstander te laten lezen. Kies hierbij bewust je woorden.
Verwoord je feedback opbouwend en ga uit van het positieve. Je geeft de feedback namelijk om iemand verder te helpen!