Directiesecretaris

Referentienummer

BTIT34480

Omgeving

Apeldoorn

Startdatum

19 oktober 2020

Einddatum

15 februari 2020

Optie op verlenging

Ja, 2x 3 maanden

Aantal uur per week

36

Intakegesprek

Donderdag 15 oktober

Sluitingsdatum: Donderdag 8 oktober om 9.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

Wij zijn op zoek naar een Directiesecretaris voor 36 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving

Binnen de directie IT zijn we op zoek naar een WO-geschoolde en ervaren directiesecretaris die onze gewaardeerde directiesecretaris vervangt tijdens haar zwangerschaps- en bevallingsverlof, gedurende minimaal 20 weken.
De directiesecretaris is de rechterhand van de directeur en heeft een belangrijke verbindende rol binnen het MT IT (bestaande uit 10 MT-leden). Zij/hij ondersteunt inhoudelijk de directie IT bij het beleid- en besluitvormingsproces. Werkzaamheden zijn adviserend, coördinerend, organiserend en beheersmatig van aard. De directiesecretaris verzorgt de inhoudelijke voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen, zorgt voor beschikbaarheid van bestuurlijke informatie bij betrokkenen en organiseert/coördineert projecten voortkomend uit het bestuurlijk gremium. De directiesecretaris ziet erop toe dat wordt gehandeld volgens geldende procedures en gemaakte afspraken.

Taken/werkzaamheden

Verbreedt en deelt kennis met in-/extern netwerk en realiseert verbetering voor meerdere vakgebieden.
Vraagstukken m.b.t. meerdere vakgebieden kunnen opgelost worden door nieuwe oplossingen te vinden.
Verzorgt de coördinatie en de (inhoudelijke) voorbereiding van vergaderingen van de Directie.
Verzorgt de verslaglegging en bewaakt en voert de regie op de opvolging van genomen besluiten.
Adviseert de directie over de procedurele aanpak en handelwijze van bestuurlijke onderwerpen. Ziet toe op en adviseert over naleving van geldende procedures en gemaakte afspraken binnen de organisatie.
Verricht specialistische analyses of haalbaarheidsstudies en legt deze vast in rapportages en/of beleidsnotities gericht op het leveren van relevante sturingsinformatie voor de lange termijn.
Signaleert relevante interne en externe ontwikkelingen. Informeert en adviseert de directie hierover en stelt mogelijke gevolgen vast voor de business en bedrijfsprocessen.
Draagt zorg voor de coördinatie en uitvoering van de dienstverlenende werkzaamheden.
Neemt vanuit inhoudelijke, sturende en/of adviserende rol deel aan projecten/verandertrajecten en treedt op als projectleider.

KNOCK-OUT

Je beschikt over een afgeronde WO-opleiding.
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaris bij een grotere organisatie. Hierbij heb je kennis van directievoering en bestuurlijke processen.
Je hebt ervaring bij een organisatie die, bijvoorbeeld als ZBO, wettelijke taken uitvoert.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Competenties

Je hebt strategisch inzicht.
Je hebt een dienstverlenende houding en goede organisatievaardigheden.
Je hebt een sterk ontwikkeld analytisch vermogen.
Je hebt oog voor de omgeving waarin je opereert, weet wat er speelt en kunt daarop proactief anticiperen.
Je kunt goed samenwerken met je collega directiesecretarissen en MT-leden.
Je kunt snel schakelen en werken onder tijdsdruk.
Je bent gedreven en resultaatgericht.
Je hebt energie, goede communicatieve vaardigheden en humor.
Verbindend
Klantgericht
Zelfstarter