Welke juridische en fiscale zaken moet ik regelen bij het inhuren van een freelancer?

Het inhuren van een freelancer is fundamenteel anders dan het inhuren van een werknemer. Er komen andere juridische en fiscale aspecten bij kijken. Waar moet je precies op letten bij het inhuren van een freelancer, wat kun je negeren en wat vereist extra aandacht? We zetten het op een rij, waardoor jij geen enkel detail mist!

In het kort

Als je een freelancer inhuurt, dan is het belangrijk je te realiseren dat jij een opdrachtgever en geen werkgever bent. Is deze arbeidsrelatie volkomen helder, dan sluit je een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst met de freelancer af. Is er twijfel over de arbeidsrelatie, dan kies je voor een modelovereenkomst. 

• Ken de 10 gouden regels rondom de inhuur van een freelancer
• Leer op basis van welke criteria je welke overeenkomst kiest
• Weet hoe je schijnzelfstandigheid van de freelancer voorkomt

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn regels die je als freelancer en opdrachtgever afspreekt. Over de geldigheidsduur van een offerte, de levertijd, betaling en aansprakelijkheid bijvoorbeeld. Dit is niet verplicht, maar uiteraard wel slim, zodat je als freelancer én als opdrachtgever kunt terugvallen op geschreven afspraken. 

Meestal is er sprake van standaard algemene voorwaarden aan beide kanten. Mochten deze niet stroken met elkaar, dan hoef je deze niet aan te passen. Je spreekt nieuwe regels af met elkaar en legt deze vervolgens vast in de opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst. 

Om te begrijpen wat er ten grondslag ligt aan de juridische en fiscale zaken die je moet regelen rondom de inhuur van een freelancer, is het goed eerst kennis te maken met de volgende 10 gouden regels, opgesteld door Freelance.nl.

Freelancers zijn zelfstandig ondernemers. Daarom werkt het inhuren en omgaan met een freelancer anders dan met medewerkers in loondienst.

1. Je overlegt als opdrachtgever met de freelancer over de exacte invulling van de opdracht en het tarief.
2. Als opdrachtgever betaal je alleen voor gewerkte uren en eventuele reiskosten. De freelancer krijgt niet doorbetaald als diegene geen werkzaamheden verricht.
3. Als opdrachtgever huur je alleen freelancers in voor specifieke kennis en kunde. Je betaalt freelancers een hoger loon dan werknemers die soortgelijke werkzaamheden in loondienst verrichten.
4. De freelancer mag zich (na overleg) vrij laten vervangen zonder dat daar een aparte andere overeenkomst voor nodig is. Indien van toepassing: de vervanger moet natuurlijk voldoen aan de kwaliteitseisen waaraan ook de freelancer zelf moet voldoen.
5. Als opdrachtgever geef je de freelancer alleen aanwijzingen over de output, het geleverde resultaat. Je geeft geen instructies over hoe de freelancer specifieke werkzaamheden dient uit te voeren.
6. Voor freelancers gelden alleen bedrijfs- en gedragsregels die vanuit het oogpunt van veiligheid en kwaliteit noodzakelijk zijn. De huisregels die voor alle medewerkers in loondienst gelden, zijn dus niet van toepassing.
7. Freelancers krijgen meer vrijheid dan medewerkers in loondienst bij het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie. Opdrachtgever en freelancer maken deze keuzes wel in overleg.
8. Je nodigt de freelancer niet uit voor bedrijfsuitjes en geeft geen cadeaus (met Kerst of een verjaardag), zoals medewerkers in loondienst die wellicht wel krijgen.
9. De freelancer werkt voornamelijk met eigen materiaal, tenzij materiaal van de opdrachtgever nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Als cursussen of certificaten noodzakelijk zijn voor de klus, dan betaalt de freelancer deze zelf.
10. Je mag de freelancer niet beperken in zijn of haar recht om in dezelfde periode dat de opdracht loopt ook te werken voor andere opdrachtgevers. Natuurlijk mag dit niet ten koste gaan van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld kwaliteit of te werken aantal uren.

De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) is sinds mei 2016 van kracht en heeft de plaats ingenomen van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Het belangrijkste doel van de wet is om de relatie tussen freelancers en zakelijke opdrachtgevers af te bakenen, zodat een freelancer niet verward kan worden met een werknemer. Is dit namelijk wel het geval, dan is er sprake van schijnzelfstandigheid.

Schijnzelfstandigheid kan zowel voor de opdrachtgever als de freelancer boetes of naheffingen opleveren. Om schijnzelfstandigheid te voorkomen en te bepalen wat voor overeenkomst je met de freelancer kunt sluiten, doe je het volgende:

• Check op de website van de Belastingdienst de drie kenmerken van loondienst met toelichting
• Beantwoord de vraag: is er sprake van alle drie de kenmerken van loondienst? Zo ja, dan is de opdrachtnemer geen freelancer, maar een werknemer. Je sluit met diegene een dienstverband af.
• Beantwoord de vraag: is er overduidelijk geen sprake van een verkapte arbeidsrelatie? Dan is de freelancer een zelfstandig ondernemer. Je sluit met diegene een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst af. Ga door naar stap 4.
• Beantwoord de vraag: ontbreekt een van de drie genoemde kenmerken van loondienst? Dan kan er verwarring ontstaan over de arbeidsrelatie en is het raadzaam een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst af te sluiten met de opdrachtnemer. Zie stap 3.

Als je niet zeker weet of jullie werkrelatie als verkapt dienstverband kan worden aangemerkt, dan kies je uit de modelovereenkomsten hieronder. Dat doe je op basis van welk kenmerk van loondienst ontbreekt:

• Algemene modelovereenkomst: Deze zijn breed toepasbaar en dekken vrijwel alle soorten arbeidsrelaties waarin er geen sprake is van loondienst. Ze zijn algemeen geformuleerd. Bij elke algemene modelovereenkomst staat een toelichting. Zo kies je de modelovereenkomst die past bij je opdracht en gemaakte afspraken.
• Modelovereenkomst voor branches en doelgroepen: Deze zijn opgesteld door verschillende branches en belangenorganisaties en meer toegespitst op de specifieke omstandigheden binnen een branche of beroepsgroep. Ook bij deze modelovereenkomsten staat een toelichting om de overeenkomst te kiezen die het best past bij je opdracht en gemaakte afspraken.

Bij het maken van de keuze is ook jouw rol in het aangaan van de overeenkomst belangrijk: ben je opdrachtgever, opdrachtnemer of bemiddelaar? Volg je de links hierboven, dan wijst zich dat vanzelf in de omschrijving van de verschillende modelovereenkomsten en kun je vanuit de juiste positie de meest geschikte modelovereenkomst kiezen.

Hoef je geen modelovereenkomst in te vullen, dan zorg je dat je alle afspraken tussen jou als opdrachtgever en de freelancer vastlegt in een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst.

Verwerk hierin de volgende gegevens:

• Gegevens van opdrachtgever en freelancer
• Omschrijving van de opdracht
• Termijn van inhuur (start- en einddatum)
• Afgesproken vergoeding en eventuele compensatie
• Betaaltermijn
• Bankrekeningnummer freelancer
• Opzegtermijn
• Aansprakelijkheid
• Auteursrecht en licentie
• Een eventuele geheimhoudingsverklaring of relatiebeding
• Datum en ondertekening

Zo staan alle afspraken zwart-op-wit en wordt elke discussie over schijnzelfstandigheid vermeden. Voorbeelden van freelance-overeenkomsten vind je hier.

Het inhuren van een freelancer komt ook met zaken die je niet hoeft te regelen. Niet nodig om te checken, wel fijn om te weten! Je hebt geen omkijken naar:

• het afdragen van sociale premies en pensioen, omdat de freelancer een zelfstandig ondernemer is;
• verzekeringen: ook die kosten draagt de freelancer zelf; 
• het aanschaffen van materiaal: de freelancer werkt meestal met eigen materiaal, tenzij er iets specifieks nodig is voor het uitvoeren van de opdracht;
• cursussen en certificaten die nodig zijn voor de opdracht: deze worden door de freelancer zelf betaald;
• bedrijfsuitjes of cadeaus met een feest- of verjaardag: hier komt een freelancer niet voor in aanmerking.

Zoals je al kon lezen in de 10 gouden regels hierboven, is het inhuren van en het omgaan met een freelancer daadwerkelijk iets anders dan het inhuren van en omgaan met een vaste kracht. Schijnzelfstandigheid is iets wat je altijd wilt vermijden, vanwege de kans op naheffingen en boetes van de Belastingdienst.

Let daarom extra op de volgende punten als je een samenwerking met een freelancer aangaat:

• Teken altijd een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst bij aanvaarding van de opdracht
• Bedenk daarbij steeds dat de freelancer een zelfstandig ondernemer is, geen werknemer
• Neem daarom geen details op in de opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst zoals werktijden, vakantiedagen of prestatiebeoordelingen. Dat doe je alleen met werknemers
• Laat een freelancer zelf bepalen hoe de opdracht uit te voeren door het alleen maar te hebben over het einddoel en het resultaat
• Houd er rekening mee dat een freelancer een vervanger mag inschakelen om het werk over te nemen, zolang de vervanger aan dezelfde kwaliteitsnormen voldoet
• Betaal een freelancer niet voor niet-uitgevoerde werkzaamheden of werk dat niet goed genoeg is uitgevoerd. Betaal niet door tijdens vakantie of ziekte
• Geef de freelancer de ruimte om naast jou gelijktijdig andere opdrachtgevers te hebben en hou er rekening mee dat maximaal 70% van het inkomen van een freelancer van één opdrachtgever mag komen
• Zorg ervoor dat ook de freelancer die op jouw locatie werkt dezelfde garanties heeft tegen gevaren op de werkplek als de vaste medewerkers

Meer informatie over de gevolgen van schijnzelfstandigheid voor opdrachtgever en freelancer lees je in De Ultieme Gids voor het Inhuren van een Freelancer.

Als je met een freelancer een tarief voor de opdracht overeengekomen bent, dan is het belangrijk te weten wanneer en hoe je een freelancer betaalt. Waar moet je op letten?

• De betalingstermijn die je hebt afgesproken. Voor freelance-werk geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen vanaf het moment dat de factuur door de freelancer verstuurd is naar de opdrachtgever. Als je samen een kortere of langere betalingstermijn hebt vastgelegd in de overeenkomst, dan is dit leidend.
• Of de freelancer een KvK-nummer heeft of niet. Beide zijn wettelijk mogelijk. Het bepaalt of je een factuur (met KvK-nummer) ontvangt of een kwitantie (zonder KvK-nummer). Op een factuur wordt btw doorberekend aan jou als opdrachtgever, op een kwitantie niet. Op een factuur staat bovendien een zakelijk bankrekeningnummer vermeld, op een kwitantie een persoonlijk bankrekeningnummer. In stap 8 lees je wat er exact op een factuur of kwitantie vermeld moet staan.

Van een freelancer met KvK-nummer ontvang je een factuur. Met deze gegevens betaal je als opdrachtgever het totaalbedrag binnen de gestelde betalingstermijn uit op de vermelde zakelijke bankrekening.

Check of op de factuur de volgende (verplichte) zaken staan vermeld:

• Naw-gegevens van (de organisatie van) de opdrachtgever
• Naw-gegevens van (de organisatie van) de freelancer
• KvK-nummer van de freelancer
• Btw-nummer van de freelancer
• Bankrekeningnummer van de freelancer
• ‘Factuur’ plus het factuurnummer 
• Factuurdatum en vervaldatum
• Kenmerk (ordernummer of de referentie van de opdrachtgever; optioneel)
• Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
• Aantal van de geleverde goederen en/of diensten
• Bedrag van de geleverde goederen en/of diensten
• Aftrek van vooruitbetaling of korting
• Btw-tarief
• Bedrag exclusief btw (subtotaal)
• Bedrag btw
• Totaalbedrag, inclusief btw

Van de freelancer zonder KvK-nummer ontvang je een kwitantie. Een kwitantie is een rekening van een privépersoon. Met deze gegevens betaal je als opdrachtgever het totaalbedrag binnen de overeengekomen betalingstermijn uit op de vermelde privérekening. Een privépersoon heeft geen btw-nummer en mag daarom geen btw doorberekenen.

Check of de volgende gegevens vermeld staan op de kwitantie:

• Naw-gegevens van (de organisatie van) de opdrachtgever
• Naw-gegevens van de freelancer
• Bankrekeningnummer van de freelancer
• ‘Kwitantie’ plus een kwitantienummer
• Kwitantiedatum
• Overeengekomen betalingstermijn (er is geen wettelijk vastgelegde betalingstermijn)
• Kenmerk (ordernummer of de referentie van de opdrachtgever; optioneel)
• Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
• Aantal van de geleverde goederen en/of diensten
• Bedrag van de geleverde goederen en/of diensten
• Aftrek van vooruitbetaling of korting
• Totaalbedrag
• De handtekening van de freelancer

Meer weten over het inhuren van een freelancer?

Je kent nu de 10 gouden regels van de inhuur van en omgaan met een freelancer. Je weet waar je op moet letten bij het samen kiezen van het type overeenkomst en waar je extra op moet letten. Ook begrijp je hoe je een freelancer mét en zonder KvK-nummer betaalt.

Maar er is meer! Wil je ook weten hoe je freelancer vindt, een goede opdrachttekst maakt en de juiste wervingskanalen kiest? En hoe je de juiste kandidaat selecteert? Check dan De Ultieme Gids voor het Inhuren van een Freelancer! of download ons gratis E-Book 'Freelancers inhuren voor gevorderden'