Hoe ga ik om met een freelancer?

Stel, je hebt de juiste freelancer voor je project gevonden. De overeenkomst is getekend en het projectplan is glashelder. De freelancer staat te springen om te starten en jij bent blij met de kennis en kunde die diegene inbrengt. Maar weet je hoe je een freelancer succesvol aan boord haalt én houdt? En zodra de opdracht loopt, hoe ga je dan eigenlijk om met de freelancer en hoe betaal je diegene? Hieronder vind je de antwoorden! 

Omgaan met een freelancer in het kort 

Je introduceert de freelancer bij het team en andersom en zorgt voor een soepele start, met respect voor de zelfstandige rol van de freelancer. Voor het werken met een freelancer op afstand heb je een andere strategie dan voor het werken met een freelancer op locatie. En je weet wat te doen, mocht er onverhoopt een conflictsituatie ontstaan. 

• Ken de 10 gouden regels van inhuur van en omgaan met een freelancer 
• Zorg voor een effectieve onboarding van de freelancer 
• Weet hoe om te gaan met een freelancer op afstand en op locatie 
• Begrijp wat te doen als er een conflictsituatie ontstaat 

Freelance.nl heeft 10 gouden regels opgesteld om jou als opdrachtgever te helpen bij het inhuren van en het werken met een freelancer. Het is belangrijk te onthouden dat je werkt met iemand die zelfstandig is. Jij bent de opdrachtgever, niet de werkgever! 

Om dit helder te houden gedurende de samenwerking en misverstanden te voorkomen, raden wij je aan als opdrachtgever de volgende regels te volgen: 

1. Overleg samen met de freelancer over de exacte invulling van de opdracht en het tarief. 
2. Als opdrachtgever betaal je alleen voor gewerkte uren en eventuele reiskosten. De freelancer krijgt niet doorbetaald als diegene geen werkzaamheden verricht. 
3. Als opdrachtgever huur je freelancers in voor specifieke kennis en kunde. Je betaalt freelancers een hogere vergoeding dan werknemers die soortgelijke werkzaamheden in loondienst verrichten. 
4. De freelancer mag zich (na overleg) vrij laten vervangen zonder dat daar een aparte andere overeenkomst voor nodig is. Indien van toepassing: de vervanger moet natuurlijk voldoen aan de kwaliteitseisen waaraan ook de freelancer zelf moet voldoen. 
5. Als opdrachtgever geef je de freelancer alleen aanwijzingen over de output: het geleverde resultaat. Je geeft geen instructies over hoe de freelancer specifieke werkzaamheden dient uit te voeren. 
6. Voor freelancers gelden alleen de bedrijfsregels die noodzakelijk zijn vanuit veiligheid en kwaliteit, zoals vastgelegd in de overeenkomst.
7. Freelancers krijgen meer vrijheid dan medewerkers in loondienst bij het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie. Opdrachtgever en freelancer maken deze keuzes wel in overleg. 
8. Het is belangrijk dat freelancers niet worden behandeld als werknemers. Uitnodigingen voor bedrijfsuitjes of het geven van cadeaus moeten beperkt blijven en worden afgestemd op de zelfstandige positie.
9. De freelancer werkt voornamelijk met eigen materiaal, tenzij materiaal van de opdrachtgever nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Als cursussen of certificaten noodzakelijk zijn voor de klus, dan betaalt de freelancer deze zelf. 
10. Je mag de freelancer niet beperken in zijn of haar recht om in dezelfde periode dat de opdracht loopt ook te werken voor andere opdrachtgevers. Uiteraard mag dit niet ten koste gaan van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld kwaliteit of te werken aantal uren. 

In de blog ‘Welke juridische en fiscale zaken moet ik regelen bij het inhuren van een freelancer?’ vind je een praktisch 8 stappenplan plus handige checklists die je helpen bij het inhuren van een freelancer. 

Het onboardingproces, waarbij nieuwe freelancers in een team worden verwelkomd en geïntroduceerd, kan een behoorlijk uitgebreid proces zijn. Maar het is de moeite waard. Het zorgt er namelijk voor dat de freelancer zich snel betrokken voelt bij het team en direct inzetbaar en productief is. 

Voor een effectieve onboarding volg je de volgende vier stappen: 

1 - Zorg voor een goede introductie 

Kleine details kunnen een groot verschil maken om je op je gemak te voelen in een nieuwe omgeving. Het is geruststellend te weten dat mensen zich bewust zijn van je aanwezigheid, je rol begrijpen en je zelfs bij naam aanspreken. Ook is het nuttig om te weten wie je directe collega's zijn, wie je op je eerste dag kan ondersteunen en wie je om hulp kunt vragen. 

Daarom is het belangrijk dat de klant de freelancer goed voorstelt aan het team en vice versa, zodat de start van de samenwerking met de freelancer soepel verloopt. Bij de start van de samenwerking kun je een korte kennismakingsronde organiseren, zodat de freelancer een duidelijk beeld krijgt van het team. Een fijn ingerichte werkplek zorgt er ook zeker voor dat iemand zich direct thuis voelt! 

Nog even op een rij: 

• Zorg dat je team weet wie er gaat komen, voor een goede ontvangst van de freelancer. Zorg dat de freelancer al weet wie de directe collega’s gaan worden. 
• Richt een werkplek in voor de freelancer 
• Wijs iemand aan in het team om de freelancer op de eerste dag te begeleiden 
• Introduceer de freelancer uitgebreid bij het team en omgekeerd, door bijvoorbeeld een kennismakingsronde te organiseren op de eerste dag van de freelancer 

2 - Plan de eerste werkdag 

Zorg voor alle praktische details op de eerste werkdag van de freelancer. Werkt diegene op locatie, zorg er dan voor dat diegene geen hoofdbrekens heeft over de route, locatie, parkeren of een toegangspas. 

Het is belangrijk van tevoren uit te zoeken wat de freelancer nodig heeft om de opdracht goed te doen. Een freelancer werkt meestal met eigen tools en technieken, maar misschien heeft diegene voor deze opdracht toegang nodig tot specifieke software of projectmanagementtools die binnen jullie organisatie worden gebruikt. 

De freelancer die op afstand werkt, heeft online toegang nodig tot de systemen van de organisatie. Zorg ervoor dat de freelancer alleen toegang krijgt tot systemen die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de overeengekomen resultaten, zoals beschreven in de opdracht. Vergeet niet dat de freelancer een professional is met gespecialiseerde kennis. Als je dus voor deze praktische details zorgt, dan verzeker je jezelf ervan dat diegene snel aan de slag kan. 

Wil je een écht goede start organiseren? Organiseer dan een kick off-meeting met het hele team inclusief de freelancer. Dit is een mooie gelegenheid om met z’n allen het project nog eens door te spreken aan de hand van hoe je eerder je project in kaart hebt gebracht: wat is het doel, de omvang, de tijdlijn, wanneer is het project geslaagd, etc. Zo zorg je ervoor dat het voor iedereen weer helder is en dat alle neuzen dezelfde kant op staan! 

We vatten het nog even samen: 

• Regel alle praktische details voor de eerste werkdag (route, locatie, parkeren, toegangspas, etc.) 
• Geef de freelancer toegang tot software en/of projectmanagementtools waar jullie mee werken 
• Zorg voor online toegang tot jullie bedrijfssystemen als de freelancer op afstand werkt 
• Organiseer een kick off-meeting met het hele team om het project door te spreken 

3 - Smeed een team 

Cultuur is wat zich afspeelt tussen mensen. Je vaste medewerkers weten veel van de organisatie en hun vakgebied. De freelancer die je aan boord hebt gehaald, is gekozen vanwege diens gespecialiseerde kennis. Een team smeed je door het creëren van een veilige en soms speelse omgeving, waarin iedereen vragen durft te stellen aan elkaar en die kennis durft uit te wisselen. 

Organiseer daarom leuke werklunches, kennissessies of happy hours met het team om de teamspirit op te bouwen. Zo leren ze elkaar kennen, krijgen ze vertrouwen in elkaar en zoeken ze elkaar makkelijker op. Zeker weten dat dat positief werkt op het succesvol uitvoeren van het project! 

Dus: 

• Creëer een veilige en soms speelse omgeving waarin medewerkers en freelancer elkaar echt kunnen leren kennen 
• Organiseer kennisoverdracht door werklunches en kennissessies 
• Zorg ook voor evenementen waarin medewerkers en freelancer elkaar op een meer informele manier leren kennen 

4 - Communiceer transparant 

Ook al hoef je de freelancer niet te (micro)managen, het is wel cruciaal om transparante communicatie met diegene te onderhouden. Zorg voor regelmatige check-ins en vraag de freelancer om input over het werkproces, de tools die ze krijgen en hun omgang met andere teamleden. Er is altijd ruimte voor verbetering en door op deze manier samen te werken, kunnen jullie samen groeien in het proces. 

Het resultaat is dat je daadwerkelijk binding met elkaar krijgt als opdrachtgever en freelancer. Dit zal ervoor zorgen dat je vaak nog nét iets harder loopt voor elkaar, loyaler bent naar elkaar en dat je na de opdracht waarschijnlijk contact houdt met elkaar. Iets wat zowel voor jou als opdrachtgever als voor de freelancer gunstig is, mocht jij ooit een nieuwe freelancer zoeken of de freelancer een andere opdracht. Zo kunnen jullie misschien nog veel voor elkaar betekenen in de toekomst. 

Vergeet niet dat je deze freelancer hebt ingehuurd vanwege diens gespecialiseerde kennis en kunde, opgedaan bij het werken met verschillende opdrachtgevers, dus haal het beste uit je relatie met diegene! 

Resumerend: 

• Zorg voor regelmatige check-ins en vraag om feedback van de freelancer 
• Groei samen in het proces 
• Voeg waarde toe aan elkaars netwerk, ook na afloop van het project

Fedor Nes, freelance controller op Freelance.nl, op de vragen hoe hij een opdrachtgever helpt groeien en wat zijn meerwaarde is

Lees het hele interview

Onze kijk op werk heeft een permanente verschuiving ondergaan sinds de gedwongen lockdowns tijdens de coronapandemie. Werken op afstand komt steeds meer voor en veel mensen lijken er plezier in te hebben. Veel bedrijven bieden nu hybride werkmodellen aan die thuiswerken en werken op kantoor combineren. 

Uit cijfers van het CBS blijkt dat het aantal zelfstandigen (zzp’ers/freelancers) sterk is toegenomen in Nederland. Hoewel ze niet allemaal op afstand werken (het is lastig stuccen of verplegen op afstand…), is de kans groot dat je in de zakelijke dienstverlening veel zelfstandigen vindt die dat wel doen. Vooral in branches als ICT, marketing en communicatie. 

Hieronder enkele uitdagingen en tips voor het omgaan met een freelancer op afstand: 

Hoe weet ik precies waar de freelancer op afstand mee bezig is? 

We snappen het als je dit wilt weten wanneer jij het project leidt. Je wilt weten waar je aan toe bent, waar iedereen staat en of jullie als team de afgesproken deadlines wel gaan halen. Het voelt misschien ongemakkelijk om er ‘maar op te vertrouwen’ dat iedereen doet wat diegene moet doen. En toch is dat wat je moet doen. Erop vertrouwen en sturen op output. 

Op output sturen betekent zoveel als sturen op doelen en criteria. Met andere woorden: je bespreekt alleen het probleem, het doel, de resultaten en de randvoorwaarden voor de oplossingen. Je richt je dus op het eindresultaat. 

Tip: Een freelancer is iemand die ervaring heeft met werken op afstand. Het is belangrijk regelmatig check-ins met diegene in te plannen om virtueel de voortgang van het project te bespreken. Deze calls kunnen zo kort of uitgebreid zijn als voor jullie beiden comfortabel is. Het is cruciaal om in elke call duidelijke verwachtingen uit te spreken over wat je verwacht dat de freelancer de volgende keer zal aanleveren. Focus op de resultaten die diegene produceert. 

Hoe houd ik de freelancer betrokken bij het team en de organisatie? 

We horen het je denken: ‘mooi, al die tips om binding te creëren tussen freelancer en team. Maar hoe doe ik dat als een freelancer niet op locatie werkt, maar op afstand?’ Het is inderdaad gemakkelijker als iedereen zich in hetzelfde gebouw bevindt, maar ook op afstand zijn er mogelijkheden! 

Tip: Betrek regelmatig teamleden bij de videogesprekken met de freelancer en zorg er ook voor dat er tijd is om even ongedwongen met elkaar te praten, zodat iedereen elkaar beter leert kennen. Het is belangrijk de freelancer op de hoogte te houden van de uitdagingen, richting en ambities van de organisatie, wat kan door de nieuwsbrief te delen. Daarnaast kun je de freelancer uitnodigen om af en toe op kantoor langs te komen, al is het maar voor een kop koffie. Vraag de freelancer zelf ook eens naar input om de betrokkenheid te vergroten. 

Hoe organiseer ik de documentatie rondom de opdracht virtueel? 

Gelukkig werkt tegenwoordig bijna iedereen in de cloud, waardoor het gemakkelijk is samen in hetzelfde document te werken en ervoor te zorgen dat altijd de laatste versie gebruikt wordt. De freelancer op afstand heeft uiteraard toegang nodig tot jullie bedrijfscloud tijdens de opdracht. 

Tip: Het is mogelijk dat je al een cloud-based systeem hebt voor het samenwerken en het opslaan van je documenten. Of dat je een bepaalde projectmanagementtool gebruikt, zoals Trello of Basecamp. Het is belangrijk de freelancer te betrekken bij afspraken die jullie hebben over het opslaan van documentatie. Bespreek dan ook direct wie toegang moet of mag hebben tot specifieke documenten. 

Het belangrijkste advies 

Het belangrijkste advies is dus om met elkaar te blijven communiceren! Ook in een werkrelatie kan frustratie of teleurstelling ontstaan doordat onuitgesproken verwachtingen niet worden ingelost. Bij werken op afstand zonder face-to-face interactie is het helemaal cruciaal om open discussies te voeren over verwachtingen en vereisten en om deadlines voor deliverables goed te specificeren. 

Organisaties doen steeds meer een beroep op freelancers om hun teamgrootte naar behoefte aan te passen. Dit heeft geleid tot de opkomst van ‘blended’ teams. Een blended team is simpelweg een team dat bestaat uit zowel interne als externe medewerkers, zoals freelancers. 

Het beheren van en communiceren met deze blended teams kan een uitdaging zijn, zoals we eerder besproken. In dit artikel besteden we aandacht aan enkele van de 10 gouden regels voor het inhuren van en werken met freelancers op locatie. 

Het verschil tussen wel en niet managen 

Om schijnzelfstandigheid te voorkomen, geef je als opdrachtgever de freelancer alleen aanwijzingen over de output: het geleverde resultaat. Je ‘managet’ een freelancer dus niet en geeft geen instructies over hoe specifieke werkzaamheden door de freelancer zijn uit te voeren, wat je met medewerkers wel doet. 

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Organiseer als opdrachtgever aan het begin van de opdracht een kick-off meeting met de freelancer en het team. Tijdens deze meeting is het belangrijk om als opdrachtgever duidelijk te zijn over de verwachtingen rondom de samenwerking tussen alle betrokken partijen. Wees open over de verschillen in management, aangezien een freelancer een leverancier is in plaats van een werknemer. Transparantie is de sleutel tot een succesvolle samenwerking! 

Het verschil in autonomie tussen werknemer en freelancer 

Freelancers krijgen meer vrijheid dan medewerkers in loondienst bij het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie. Voor freelancers gelden ook alleen bedrijfs- en gedragsregels die vanuit oogpunt van veiligheid en kwaliteit noodzakelijk zijn en niet standaard alle huisregels die voor alle medewerkers in loondienst gelden. 

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Het is belangrijk dat de teamleden in vaste dienst begrijpen dat freelancers zelfstandig zijn en daarmee vrij om hun eigen schema en werkplek te bepalen. Hiermee voorkom je ergernis en conflicten. Als opdrachtgever mag je de freelancer niet beperken in diens mogelijkheden voor andere opdrachtgevers te werken gedurende de opdracht die bij jou wordt uitgevoerd. Vermeld ook dat freelancers leveranciers zijn en geen werknemers, waardoor er voor hen andere regels gelden. 

Het verschil in beloning tussen werknemer en freelancer 

Als opdrachtgever huur je freelancers in voor specifieke kennis en kunde. Je betaalt freelancers een hogere vergoeding dan werknemers die soortgelijke werkzaamheden in loondienst verrichten. 

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Een freelancer neemt alle risico’s van het ondernemerschap op zich en krijgt alleen betaald voor gewerkte uren en eventuele reiskosten, niet wanneer diegene ziek is of op vakantie. Premies voor sociale zekerheid, pensioen en ziektekostenverzekering worden uit eigen zak betaald. Net als cursussen en certificaten die nodig zijn voor het werk. Daarnaast wordt de freelancer ingehuurd voor specifieke expertise. 

Dit is allemaal belangrijke informatie om te delen met een blended team, vooral als je de voor- en nadelen afweegt van freelance werk versus dat van een werknemer met meer zekerheid. Het maakt het gemakkelijk uit te leggen waarom een freelancer ogenschijnlijk meer betaald krijgt dan een werknemer voor hetzelfde werk. 

De sleutel 

Ook hier is effectief communiceren dus de sleutel. Als opdrachtgever is het belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen goed wordt voorgesteld en dat verschillen in achtergrond en relatie worden uitgelegd. Dit helpt verwarring en misverstanden te voorkomen. 

5 - Hoe ga ik om met een conflict met een freelancer? 

Als je een samenwerking start, zijn conflicten waarschijnlijk niet het eerste waar je aan denkt. Maar soms gebeurt het toch. Wat doe je dan om te voorkomen dat de uitvoering van je project in gevaar komt? Hoe ga je ermee om?

Mogelijke aanleiding voor conflicten zijn: 

• De samenwerking tussen meerdere freelancers 
• De samenwerking tussen een freelancer en vaste medewerkers 
• Onduidelijkheden over de werkzaamheden en taakverdeling 
• Het freelancetarief 

We zetten 5 tips voor je op een rij om een conflict effectief aan te pakken: 

1 - Praat, vraag, merk op 

Als manager heb je waarschijnlijk meer ervaring met conflicten dan een freelancer, omdat een freelancer vaak als eenpitter werkt. Wees daarom proactief in het aanpakken van het probleem om te voorkomen dat het escaleert. 

Blijf als opdrachtgever op de hoogte van de sfeer op de werkvloer door er regelmatig te zijn. Maak er een gewoonte van om regelmatig een praatje te maken met zowel de vaste krachten als de freelancer(s). Vraag hoe zij zich voelen bij de samenwerking. Spelen er problemen, dan merk je die op deze manier snel genoeg op. 

2 - Neem direct actie 

Als er op de werkvloer problemen ontstaan, dan staan deze in de weg van werkplezier en productiviteit. Daarom kun je ze beter niet laten liggen. Hoe eerder je het probleem aanpakt, hoe eenvoudiger het meestal is een oplossing te vinden. Verzuurt de werkomgeving, raken de gemoederen verhit en merk je persoonlijke ‘aanvallen’ op? Conflicten ontstaan niet zomaar. Onderneem direct actie! 

3 - Luister en oordeel niet 

Om een probleem tussen twee partijen aan te pakken, is het belangrijk te achterhalen waar het mis gaat. Komt men afspraken niet na? Is er een gebrek aan duidelijke communicatie? Spelen er onrealistische verwachtingen? Verschillen ze gewoon van mening? Of is er een machtsstrijd gaande? 

Luister naar beide partijen en oordeel niet. Verzand niet in details. Vraag jezelf af wat er in de situatie moet veranderen om weer verder te kunnen. Moedig de partijen aan om zelf ook met een oplossing voor het probleem te komen. 

4 - Laat de boel bezinken 

Als er een conflict is tussen partijen, dan raken de emoties vaak verhit. Blijf neutraal als opdrachtgever en laat de emoties niet de overhand krijgen. Gebeurt dit toch, las dan gerust een pauze in om later op het gesprek terug te komen. Bekijk in de tussentijd eventuele afspraken die zijn gemaakt, zoals in de opdrachtbevestiging of de freelance-overeenkomst. Probeer tot een eerlijke oplossing te komen. 

5 - Concentreer je op het einddoel 

Als je zelf in een conflict met een freelancer terechtkomt, dan gelden natuurlijk nog steeds alle bovengenoemde tips, maar is het misschien lastiger om neutraal te blijven. De sleutel is om je te concentreren op het einddoel, namelijk om het project weer op de rails te krijgen. Iets waar zowel jij als de freelancer baat bij hebben. 

Kom je er echt niet uit, dan is ook afscheid nemen een oplossing. Let wel op, want hier kunnen juridische consequenties aan vastzitten. Lees hier hoe je dat doet, tussentijds een freelance-overeenkomst met elkaar beëindigen, en wat daarbij komt kijken. 

Gelukkig is er meestal wel een compromis te vinden, zolang je je in elkaars perspectief blijft verplaatsen. 

Meer weten over het inhuren van een freelancer? 

Je kent nu de 10 gouden regels van de inhuur van en omgaan met een freelancer. Je weet hoe je de onboarding van een freelancer succesvol regelt. Hoe je omgaat met een freelancer die op afstand werkt of op locatie. En hoe je omgaat met een conflict met een freelancer. 

Maar er is meer! Wil je ook weten hoe je freelancer vindt, een goede opdrachttekst maakt en de juiste wervingskanalen kiest? Hoe je de juiste kandidaat selecteert? Check dan 'Freelancers inhuren voor gevorderden'. In dit gratis te downloaden E-Book vind je tips en advies waar zelfs de meest ervaren opdrachtgevers nooit aan gedacht hebben!