Boost Je bedrijf Met de juiste freelancer: de complete handleiding

Van zoeken tot sluiten. Hoe je de beste freelancers binnenhaalt en behoudt.

Je overweegt een freelancer in te huren. Om specifieke expertise en kwaliteit in huis te halen. Omdat je iemand nodig hebt voor een tijdelijke job, zoals het ontwikkelen van je webshop, het schrijven van brochureteksten of het doen van de jaaropgave. Of omdat het invullen van een bepaalde vacature niet wil vlotten, bijvoorbeeld in je IT- of marketingteam. 

Bij Freelance.nl merken we dat veel organisaties moeite hebben met het vinden en daadwerkelijk inhuren van de juiste freelancer. En dat ze spelen met vragen zoals; ‘wat moet ik allemaal regelen als ik een freelancer inhuur?’, ‘waarom moet ik een uurtarief benoemen?’ of ‘hoe schrijf ik een goede opdrachtomschrijving?’. De kans is groot dat jij ook met een van deze vragen zit.

En misschien herken je je wel in het volgende. 

Het lijkt je ideaal om je team op een snelle en flexibele manier te kunnen op- en afschalen. Maar je twijfelt. Je hebt namelijk gehoord dat freelancers niet gemakkelijk te vinden zijn, dat ze duur zijn en er risico’s verbonden zijn aan de inhuur.

Herkenbaar? Je bent niet alleen.

In deze gids nemen we je daarom mee in alle aspecten rondom de inhuur van een freelancer, zodat jij nooit meer hoeft te twijfelen. Omdat je de juiste informatie hebt!

Je krijgt onder andere antwoord op de vragen:

• Hoe breng ik mijn project in kaart?
• Waar vind ik freelancers?
• Hoe maak ik een goede opdrachttekst?
• Hoe kies ik de juiste kandidaat?
• Wat hoef ik niet te regelen?
• Waar moet ik extra op letten?
• Hoe ga ik om met een freelancer op afstand en op locatie?
• Hoe betaal ik een freelancer?
• En meer..

Zo kun jij, te allen tijde, succesvol een freelancer inhuren!

De 3 voornaamste redenen om een freelancer in te huren

Voor we de inhoud ingaan, even een stap terug. Het is namelijk belangrijk om je eerst te realiseren waarom je een freelancer in wilt huren. Wil je flexibiliteit in je team? Heb je te weinig handen voor die nieuwe klus? Of heb je een kort project en ontbreekt intern de ervaring? Als je dit voor jezelf weet, kun je namelijk gericht op zoek.

Als marktleider doen we regelmatig aan onderzoek. In de markt, maar ook binnen onze eigen klantenkring van duizenden freelancers en honderden opdrachtgevers. Het resultaat van ons onderzoek brengen we ieder kwartaal in kaart, in onder andere onze Freelance Markt Index (FMI).

De Freelance Markt Index © (FMI) geeft elk kwartaal de ontwikkeling weer van het volume aan tijdelijk werk in Nederland. De FMI wordt samengesteld uit cijfers van de ABU, het CBS en de verwachting van opdrachtgevers op het Freelance.nl-platform.

Zo vragen we in onze FMI ook wat voor opdrachtgevers de belangrijkste reden is om het komende kwartaal voor een freelancer in plaats van een werknemer te kiezen.

De 3 meest genoemde redenen zijn:

1. Flexibiliteit
2. Ervaring
3. Capaciteit / kwaliteit

Denk, voor je op zoek gaat naar een freelancer, goed na over waarom je een freelancer wilt inhuren. Heb je dit helder? Mooi! Volg dan deze gids en voor je het weet werk je samen met jouw ideale freelancer.

Pim Bliek, freelance projectmanager op Freelance.nl, op de vraag hoe hij als freelancer een organisatie helpt groeien.

Lees het hele interview

Je bent zover! Met deze gids in de hand ben je klaar om een freelancer in te huren. Je bent op zoek naar iemand met de juiste vaardigheden, die snel zelfstandig inzetbaar is en up-to-date kennis meebrengt. Wat moet je voorbereiden, hoe ga je de freelancer werven en hoe kies je de juiste kandidaat? Wij helpen je op weg!

De 10 stappen om een goede freelancer te vinden

Is het moeilijk om een goede freelancer te vinden? Dat hangt uiteraard voor een groot deel van de arbeidsmarkt af, maar met onderstaand stappenplan geven we je alle informatie om het proces zo goed mogelijk te doorlopen. Zo maximaliseren we jouw kansen op succes!

In een notendop: Belangrijk is dat je eerst je project goed in kaart brengt, zodat je zeker weet dat je de juiste informatie hebt om mee te gaan werven. Vervolgens bepaal je welk type freelancer je zoekt. Heb je dat helder, dan stel je een opdrachttekst op en bepaal je de juiste wervingskanalen. Check! Klaar om cv’s te scannen en selecteren en je shortlist uit te nodigen voor een gesprek. 

Zit de gedroomde kandidaat ertussen, dan ga je over tot een portfolio- en referentiecheck. Als laatste onderhandel je de specifieke voorwaarden rondom de opdracht uit, inclusief de vergoeding van de freelancer. 

Opgesomd:

1. Breng je project in kaart
2. Bepaal het juiste type freelancer
3. Stel een goede vacaturetekst op
4. Kies de juiste wervingskanalen
5. Screen de ingezonden CV’s
6. Voer gesprekken met de kandidaten
7. Doe een portfoliocheck
8. Voer een referentiecheck uit
9. Selecteer de juiste kandidaat
10. Onderhandel met de kandidaat van je keuze

Klinkt simpel? Dat is het ook wanneer je het stappenplan hieronder volgt! 

1. Breng je project in kaart

De war on talent is een feit. Er zijn meer openstaande vacatures dan er mensen te vinden zijn. Het is daarom belangrijker dan ooit om je goed voor te bereiden en eerst je project in kaart te brengen. Want hoe kun je het juiste talent aantrekken als je zelf niet goed in beeld hebt wat je nodig hebt?

Omdat projecten qua grootte flink kunnen verschillen, houden we hieronder de volgende voorbeelden aan:

• Een klein project: bijvoorbeeld het laten schrijven van een ‘Over ons’-pagina voor de website, waarvoor je een freelance copywriter inhuurt, óf
• een groot project, bijvoorbeeld een IT-project, dat met meer mensen, middelen, budget en tijd gepaard gaat. Hiervoor wordt over het algemeen een uitgebreid projectplan gemaakt en vaak een (freelance) projectmanager aangesteld, voor wie onderstaande zaken gesneden koek zijn. 

We begeleiden je voor beide soort projecten, zodat je zelf kunt bepalen wat je nodig hebt in je samenwerking met freelancers. Om je project in kaart te brengen, ga je als volgt te werk:

Doel

Beschrijf nauwkeurig - zowel voor een klein of groot project - wat het gewenste eindresultaat is, door de volgende vragen te beantwoorden: 

• Welk probleem moet het project oplossen? 
• Wat moet er exact worden opgeleverd? 
• Volgens welke criteria? Naar welk kwaliteitsniveau streef je, bijvoorbeeld?
• Wat heb je daarvoor nodig?
• Wanneer is het project geslaagd? 

Laat vooral ook collega’s en andere ondernemers meedenken over je plan. Samen zie je sneller waar er nog ‘gaten’ in het plan zitten en kom je vaak tot nieuwe ideeën! Zorg dat je doelen altijd SMART zijn.

Omvang

Ook wel bereik of scope genoemd. Hierin wordt bepaald wat het project wel en niet is en wat het project wel en nietmoet waarmaken. Een belangrijk iets dus om te bespreken met de freelancer(s) die je inhuurt!

Voor een klein project is de omvang meestal snel en goed te vast te stellen. Je kunt het bespreken tijdens je eerste gesprekken met de freelancer. Voor een groter, langduriger en kostbaarder project wil je dit uitgebreid specificeren, zodat alle betrokkenen - ook de door jou ingehuurde freelancer(s) - exact weten waar ze aan toe zijn.

En als je wel eens een grote verbouwing hebt laten uitvoeren thuis, dan weet je het: al plan je het nog zo zorgvuldig, er verandert altijd wel iets! Dit is met elk groot project zo. Houd daar rekening mee.

Dus even concreet, voor een groter project bepaal je de omvang: wat valt er allemaal buiten en wat binnen het project? Essentieel is ook om vast te stellen wie er - binnen en buiten - de organisatie veranderingen in de omvang van het project mag goedkeuren of afwijzen.

Tijdlijn

Wanneer moet het project af zijn? Voor een klein project bespreek je de gewenste opleverdatum met de freelancer en legt deze vast in een opdrachtbevestiging. Voor een groot project is het slim een uitgebreide tijdlijn te creëren. Dat doe je door een gewenste opleverdatum vast te stellen en terug te plannen. 

Voor beide soorten planningen - klein of groot project - houd je in elk geval rekening met:

• Op te leveren producten en resultaten
• Interne en externe deadlines
• Correctieronde(s)

Bij een groot project is het ook verstandig rekening te houden met:

• Tijd die nodig is voor afstemming met partners
• Tijd die besluitvorming in beslag neemt
• Geplande bijeenkomsten/overleggen en eventueel aan te leveren documenten hiervoor
• Activiteiten/inspanningen die kenmerkende bouwstenen in het project zijn, bijvoorbeeld ‘inventarisatie gebruikers’ of ‘livegang webshop’

Werklocatie

Wat verwacht je qua werklocatie van de freelancer die je inhuurt? Kan diegene vanuit huis werken? Of verwacht je dat de freelancer op locatie aanwezig is om bijvoorbeeld mee te draaien in een team? Het is belangrijk dit al voor het begin van het project helder te maken, zodat beide partijen begrijpen wat er verwacht wordt. Maar let op: de kans is groot dat de freelancers die je spreekt hun eigen voorkeuren hebben. Houd hier rekening mee! Het zijn tenslotte zelfstandigen en het zou zonde zijn als je hier de ideale freelancer door misloopt.

Budget

Je budget bepalen kan vanuit verschillende invalshoeken. Zo kun je een uitgebreid projectbudget opstellen, of een bepaald budget aan de inhuur van een freelancer toewijzen.

Projectbudget

Een projectbudget geeft gedetailleerd weer hoeveel je gaat uitgeven, waaraan en wanneer tijdens het project. Als je het projectbudget goed beheert, voorkom je budgetoverschrijding. Je zorgt er op deze manier voor dat er voor alle - freelance - betrokkenen bij het project middelen en geld beschikbaar blijven om tot een kwalitatief goed eindresultaat te komen.

Budget freelancer

Je kunt er vanuit gaan dat de freelancers die je spreekt een eigen tarief hebben bepaald. Toch is het goed om na te denken over een budget. Hoeveel wil je bijvoorbeeld maximaal toewijzen aan de inhuur van een freelancer? Zorg er wel voor dat dit ergens op gebaseerd is. Zo voorkom je onnodige discussie en onrealistische verwachtingen.

Het is dan ook goed om je als opdrachtgever te oriënteren op wat een freelancer gemiddeld vraagt voor een opdracht als die van jou. Maar dat niet alleen. Wat voor waarde heeft het resultaat dat de freelancer moet opleveren voor jou? Hierover nadenken geeft je een ander perspectief op de kosten die je maakt.

Maar hoe doe je dat dan, oriënteren op wat een freelancer vraagt? In de basis kan het simpel. Vraag tarieven op bij freelancers, stel vragen aan anderen die vergelijkbare projecten hebben begeleid, of scan vergelijkbare opdrachten op freelance platformen. Waar het uiteindelijk om gaat is dat je in kaart brengt wat een realistisch budget is voor een freelancer. Zodat je efficiënt de juiste freelancer kan vinden.

Later in deze gids begeleiden we je in het onderhandelen met de kandidaat van je keuze. Hier gaan we ook dieper in op het tarief van een freelancer. Maar nu eerst meer over de kandidaat van je keuze.

2. Bepaal het juiste type freelancer

Nu je weet hoe je je project in kaart brengt is stap 2, het juiste type freelancer bepalen. De begrippen ‘freelancer’, ‘zzp’er’ en ‘interimmer’ worden namelijk vaak door elkaar heen gebruikt. Niet vreemd, want in alle drie de gevallen gaat het om een zelfstandig ondernemer die een tijdelijke opdracht uitvoert.

Wel wordt ‘freelancer’ vaker gebruikt voor kenniswerkers, zoals IT’ers, financiële dienstverleners, ontwerpers, copywriters en journalisten. Met ‘zzp’ers’ wordt meestal zelfstandigen bedoeld die meer met hun handen werken, denk aan kappers, stukadoors en metselaars. Gaat het om het opvullen van een tijdelijke positie in een organisatie, vaak via een detacheerder, dan wordt vaak gesproken van een ‘interimmer’. 

Deze drie termen zijn uiteraard slechts indicaties. De hamvraag is natuurlijk: wat - of beter gezegd wie - heb jij precies nodig in je team? En aan welke functie-eisen moet diegene voldoen? Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke vaardigheden (ook wel bekend als ‘hard skills’ en ‘soft skills’) heeft de freelancer nodig voor dit project?
• Welke karakteristieken of persoonlijkheidstype past het best bij dit project?
• Welke diploma’s en certificaten verwacht je dat de freelancer heeft?
• Welk ervaringsniveau verwacht je van de freelancer?

Tip: wees specifiek! 

Hoe specifieker jij benoemt wat je nodig hebt, hoe duidelijke je opdrachttekst straks is en hoe meer juiste kandidaten er reageren. Denk dus goed na over het aantal gewenste jaren ervaring in het vak, ervaring opgedaan binnen grote of kleine bedrijven en gewerkt in grote of kleine teams. Maar ook over voor welke functie exact je iemand zoekt en of je hiervoor een junior, medior of senior freelancer zoekt. Dus:

• Zoek je een front-end of back-end developer? 
• Een social media marketeer of juist een influencer marketeer? 
• Een junior of een senior financial controller? 
• Een product owner of een productmanager?
• Etc.

Weet je precies wie je zoekt? Dan gaan we door naar het opstellen van een goede opdrachtomschrijving.

3. Stel een goede opdrachttekst op

De arbeidsmarkt gaat op en neer, dus is het belangrijk dat je daar op inspeelt. Is de arbeidsmarkt krap, dan moet je als opdrachtgever soms overwegen om je verwachtingen aan te passen.

Om je te onderscheiden en ervoor te zorgen dat je zo veel mogelijk reacties krijgt van de juiste kandidaten, heb je in elk geval een goede opdrachttekst nodig. Is de opdrachttekst helder en specifiek genoeg, dan is dit je eerste voorselectie, omdat er minder ongeschikte mensen solliciteren. Dat scheelt tijd in het doorploeteren van cv’s! Helder en specifiek zijn, betekent ook dat je clichés, jeukwoorden en vakjargon vermijdt.

Een van de onderzoeken die we bij Freelance.nl hebben uitgevoerd, is er een naar de ideale opdrachtomschrijving. We hebben 2.500 freelancers ondervraagd over de, voor hun, belangrijkste elementen in een omschrijving. Maar dat niet alleen. Ook de onmisbare elementen en hoe de freelancers opdrachten beoordelen, zijn in kaart gebracht.

Zo is het belangrijk dat de opdracht en de duur ervan duidelijk omschreven zijn. Maar geef ook altijd een indicatie van de vergoeding. Want wist je dat bijna een kwart van de freelancers een opdracht links laat liggen als het uurtarief niet vermeld staat?

Als het mogelijk is - bij platformen gelden soms andere richtlijnen - neem dan in de opdrachttekst een link op naar een landingspagina met sollicitatieformulier. Vermeld altijd een duidelijke sluitingsdatum en geef aan wanneer kandidaten een reactie kunnen verwachten. 

Een opdrachttekst is overigens een unieke manier om jezelf als opdrachtgever te profileren en van de concurrentie te onderscheiden, dus laat de tekst bij voorkeur schrijven door iemand met uitstekende schrijfskills. 

Om het overzichtelijk te maken voor je vind je hieronder de elementen voor een goede opdrachtomschrijving. Onder andere volgens freelancers zelf.

Een goede opdrachttekst bestaat uit de volgende elementen:

• Een specifieke omschrijving van de werkzaamheden
• Een uitgebreide, zakelijke omschrijving van de opdracht
• Een goede omschrijving van het gewenste resultaat van het project
• Een schets van de organisatie, de afdeling, het team en de bedrijfscultuur
• De duur van de opdracht
• Een concreet uurtarief (in plaats van ‘marktconform’)
• Het aantal uren per week
• De locatie van de opdracht (plaatsnaam)
• Duidelijkheid over de mogelijkheid om volledig thuis of hybride te werken
• Een link naar een landingspagina met sollicitatieformulier (als mogelijk)
• De sluitingsdatum van de vacature
• De periode waarin kandidaten een reactie mogen verwachten
• Een eventuele deadline

Benieuwd naar wat de 2.500 ondervraagde freelancers nog meer over de ideale opdrachtomschrijving te zeggen hebben? Je leest het in deze blog!

4. Kies de juiste wervingskanalen

Nu je weet hoe je je project in kaart brengt, welke type freelancer je nodig hebt en hoe je een goede opdrachtomschrijving maakt, is het tijd om de juiste freelancer(s) te vinden. En als het aankomt op het vinden van een freelancer, heb je een scala aan wervingskanalen tot je beschikking:

Wervingskanalen volgens de Freelance Markt Index (FMI)

Ieder kwartaal brengen we bij Freelance.nl de FMI uit. Hierin vind je de ontwikkeling van het volume aan tijdelijk werk in Nederland. Voor dit FMI-rapport, vroegen we de respondenten in hoeverre men het makkelijk of moeilijk vindt om geschikte freelance-kandidaten te vinden voor hun opdrachten. Ongeveer een derde gaf aan het makkelijk te vinden, terwijl nog ongeveer een derde aangaf het juist moeilijk te vinden. 

Er wordt voornamelijk op de volgende kanalen gezocht:

Zoals je ziet worden behalve de verwachting van de hoeveelheid werk op de arbeidsmarkt, ook andere interessante thema’s (branchespecifiek) onderzocht door Freelance.nl, zowel via telefonische enquêtes als via onze eigen data. Ook de uitkomsten hiervan vind je terug in de FMI-rapporten.

Eigen netwerk

Terug naar de kanalen zelf, met als eerst, je eigen netwerk. Want freelancen groeit. En dan bedoelen we met name het aantal freelancers. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) meldde in februari 2023 dat het aantal zelfstandigen in het vierde kwartaal van 2022 met maar liefst 128.000 gegroeid was ten opzichte van het vierde kwartaal van 2021. Die groei zat met name in het aantal zzp’ers.

Zo kan je eigen persoonlijke en professionele netwerk zomaar de ideale kandidaat verbergen, dus goed om je contacten nog eens na te gaan. Kijk hierbij niet alleen naar je directe netwerk, maar ook naar je ‘tweedegraads’ connecties. Want misschien kan iemand die je kent wel een linkje voor je leggen.

Benader bijvoorbeeld connecties in dezelfde markt als jij of in een vergelijkbare rol. Misschien hebben zij wel eens een vergelijkbaar project opgezet, en hiervoor met een freelancer samengewerkt. Het linkje is dan snel gelegd. Maar kijk ook in je netwerk naar nieuwe freelancers. Misschien is die oud-collega van je inmiddels wel de freelancer die jij nu nodig hebt!

Social media

Opdrachten worden steeds vaker uitgezet via social media. Het wordt ook wel social media recruitment genoemd. Dit stelt je in staat om kandidaten op een meer persoonlijke manier te benaderen en inzicht te krijgen in hun vaardigheden, interesses en persoonlijkheid. 

Uiteraard kies je voor het medium waar jouw doelgroep zit. Mondo Marketing maakte een interessante samenvatting van het Nationale Social Media Onderzoek 2023, uitgevoerd door onderzoeksbureau Newscom. Het geeft een aardige indicatie van op welk social media platform je welke doelgroep vindt.

Vacatures plaatsen op social media komt overigens met een aantal do’s en don’ts:

Freelance-platformen

Door de opmars van freelance-platformen komen freelancers steeds gemakkelijker aan opdrachten, en opdrachtgevers steeds gemakkelijker aan de juiste kandidaten voor tijdelijke vacatures. Binnen enkele minuten ben je als opdrachtgever geregistreerd en heb je ineens toegang tot een enorm netwerk. Log in, plaats je opdracht en zie de reacties binnenkomen.

Sophie Boshuizen, marketing & communicatiemanager van Mastello, opdrachtgever op Freelance.nl

Lees het hele interview

Een van de grootste voordelen van een freelance platform is dat je nieuwe experts binnen jouw vakgebied leert kennen. Experts die weliswaar tijdelijke opdrachten aannemen, maar met wie je een duurzame relatie kunt opbouwen. Via freelance platforms heb je steeds toptalent voorhanden, zelfs op expertisegebieden waarin het aanbod schaars is. Het grote aanbod maakt dat een freelance platform een zeer (kosten)efficiënte oplossing is. Helemaal als je ook nog eens in je zoektocht wordt ontzorgd. 

Wist je dat: Als marktleider verbindt Freelance.nl al bijna 20 jaar freelancers en organisaties aan elkaar. Met 300.000 actieve freelancers en meer dan 40.000 opdrachten per jaar is Freelance.nl het grootste freelance-platform van Nederland.

- Eelco Orsel, Algemeen Directeur Red Data Group, opdrachtgever op Freelance.nl, op de vraag wat hem aanspreekt in de samenwerking met Freelance.nl 

Lees het hele interview 

Recruiters, intermediairs & detacheerders 

Het werven van personeel kun je ook uit handen geven aan een recruiter of intermediair. Dit soort partijen doen over het algemeen eerst een uitgebreid onderzoek, voordat ze op zoek gaan naar geschikte kandidaten voor je. Dat betekent dat je, voordat je kandidaten te spreken krijgt, wel tijd moet willen steken in het schakelen met deze partijen. En dan heb je ook nog detacheerders, die met name talent aanbieden. Zij hebben mensen in dienst die ze tijdelijk bij andere bedrijven laten werken. Hoe dan ook, aangezien men je werk uit handen neemt, hangt hier uiteraard een prijskaartje per kandidaat aan. 

Tip: wees zelf actief! 

In de huidige arbeidsmarkt moet je als opdrachtgever de hele trukendoos opentrekken om zichtbaar te zijn voor potentiële kandidaten. Wees daarom ook zelf actief! Of je nu HR-manager bent, marketingmanager of CEO, gebruik je eigen social media kanalen meerdere malen (4-5 keer) om een vacature onder de aandacht te brengen en plaats een link naar de opdrachttekst in het bericht. Doe je dit regelmatig en wijk je ook af van alleen vacatures plaatsen? Dan heb je als bijkomend voordeel dat je aan je employer of personal brand werkt. Doe je dit lang en effectief genoeg? Dan wordt vacatures invullen en opdrachten binnenhalen steeds makkelijker. 

5. Screen de ingezonden cv’s 

Je inbox is hopelijk ontploft na het plaatsen van de vacature op de juiste kanalen! Tijd om de ingezonden cv’s van de freelancers te gaan screenen. Dat kan best overweldigend zijn, want zoveel freelancers, zoveel verschillende cv’s. Goed verwoord, slecht verwoord, goed vormgegeven, slecht vormgegeven.

Houd er hierbij rekening mee dat een tekstschrijver makkelijker een originele tekst neerpent, dan een financial controller. En dat het een grafisch ontwerper minder moeite kost een bijzondere vormgeving te creëren dan bijvoorbeeld een onderhoudsmonteur. 

Bekijk voordat je de cv’s gaat screenen nogmaals je functie-eisen voor de vacature en stel screening-criteria op. Om kritisch en consistent te blijven is het handig bij elk cv het volgende proces te doorlopen: 

1. Bekijk de cv’s 
2. Check de kennis en vaardigheden van de kandidaten 
3. Beoordeel ze op relevante ervaring 
4. Kijk naar de consistentie in communicatie 
5. Controleer het cv op aandacht voor detail 
6. Stel een shortlist van kandidaten samen 
7. Stuur je shortlist een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek 
8. Wijs de overige kandidaten netjes af 

6. Voer gesprekken met de kandidaten 

Plan de gesprekken goed in, denk na over hoeveel kandidaten je per ronde wilt spreken en bepaal wat je concreet uit het gesprek wilt halen. Zorg dat je voor elke freelancer voldoende tijd hebt plus wat marge om het gesprek uit te laten lopen als er een goede match lijkt te zijn. Bereid vooraf een lijst met vragen voor om niets te vergeten en het maximale uit het gesprek te halen.

Hieronder enkele tips om het gesprek structuur te geven: 

1. Stel jezelf voor 
2. Laat de kandidaat zich voorstellen 
3. Stel het bedrijf voor (kernactiviteiten, type klanten, missie, visie, aantal werknemers) 
4. Leg de rol en de opdracht uit en hoe dit bijdraagt aan welke uitdaging 
5. Stel open vragen aan de kandidaat 
6. Evalueer het probleemoplossend vermogen 
7. Evalueer de communicatieve vaardigheden 
8. Evalueer de aansluiting bij de bedrijfscultuur 
9. Maak aantekeningen 
10. Bedank de kandidaat 
11. Geef duidelijkheid in vervolgstappen en tijdlijn 
12. Blijf communiceren en informeer de kandidaat over je beslissing

 7. Doe een portfoliocheck 

Wie heeft er nooit eens aan window-dressing gedaan op een cv of in een portfolio? Gaten in tijdlijnen opvullen, verantwoordelijkheden hier en daar wat aanzetten. Er is best een kans dat jouw freelance-kandidaten dat ook doen, uit gretigheid om in aanmerking te komen voor de job.

Besluit je door te gaan met een freelancer, kijk dan nog eens goed naar het portfolio en let op het volgende: 

• Is het aantal opdrachten in het portfolio realistisch binnen de opgegeven tijdlijn? 
• Zijn de voorbeelden relevant met betrekking tot jouw vacature? 
• Tonen de opdrachten groei en ontwikkeling van de freelancer door de jaren heen aan? 
• Zijn er reviews te vinden over het werk van de freelancer? 
• Is het portfolio compleet, gemakkelijk leesbaar en goed vormgegeven? Nogmaals: houd er wel rekening mee dat het voor een designer makkelijker is een goed vormgegeven portfolio af te leveren dan het is voor bijvoorbeeld een IT’er. 

Door je vooral te richten op relevantie en raakvlakken met jouw opdracht, kun je meer zekerheid voor jezelf creëren dat je met de juiste freelancer aan tafel zit. 

8. Voer een referentiecheck uit 

Alhoewel het gebruikelijker is bij een vaste medewerker en vrij ongebruikelijk bij freelancers, kan het voorkomen dat je referenties wilt controleren. Bijvoorbeeld bij een zeer groot en belangrijk project waarbij je de mening van derden, op voorhand, in huis wilt halen. Houd er wel rekening mee dat je alleen referenties mag benaderen waarvoor een freelancer expliciet toestemming geeft. 

Goede vragen om te stellen tijdens zo’n referentiecheck zijn: 

• Hoelang heeft de samenwerking geduurd? 
• Wat was jouw rol ten opzichte van de freelancer? 
• Wat waren de belangrijkste verantwoordelijkheden van de freelancer tijdens de job? 
• Hoe heeft de freelancer over het algemeen gepresteerd? 
• Hoe zou je de freelancer in een paar zinnen typeren? 
• Wat zijn de sterke en minder sterke punten van diegene met betrekking tot de job? 
• Zou je deze freelancer nogmaals inhuren? 

9. Het selecteren van de juiste kandidaat 

Voor deze FMI werd de respondenten ook gevraagd wat hun belangrijkste overweging is bij het kiezen van een geschikte freelancer. De volgende factoren worden het meest in overweging genomen:

Zoals je ziet, springen skills en vaardigheden (60%) er met kop en schouders bovenuit, gevolgd door ervaring (35%). Maar ook de match met de klant (27%) telt (aldanniet in mindere mate), net als prijs (17%), persoonlijkheid (10%) en beschikbaarheid (8%).

Het selecteren van de juiste kandidaat is cruciaal voor het succes van je project, en bestaat uit meer factoren dan hierboven genoemd.

Om de juiste kandidaat te selecteren en je kansen op succes te vergroten, moet je zorgvuldig zijn. Kijk bijvoorbeeld eerst goed naar meetbare feiten. Zoals het CV en de portfolio. Is de inhoud wel echt relevant voor jouw opdracht? Maar kijk ook naar het tarief en de beschikbaarheid van de kandidaten. Deze moeten tenslotte ook bij jou passen.

Heb je gekeken naar de meetbare feiten? Ga dan goed met de kandidaten in gesprek en leer ze kennen. Ga bijvoorbeeld in op hun werkwijze, hun communicatiewijze en hun eerdere ervaringen bij vergelijkbare opdrachten.

Door deze zaken goed in kaart te brengen voor de kandidaten die je spreekt, en deze met elkaar te vergelijken, kun je een weloverwogen besluit nemen.

10. Onderhandelen met de kandidaat van je keuze

Je hebt de juiste freelancer voor de job gevonden! Tijd om te onderhandelen en de samenwerking definitief te maken met de kandidaat. Omdat je iemand niet in vaste dienst neemt, maar juist kiest voor de flexibiliteit van een freelancer, kom je samen sneller to the point. Een heldere structuur voor een dergelijk gesprek is:

• Herhaal de omvang van het project
• Maak het verwachte eindresultaat concreet
• Verduidelijk de deadlines van het project
• Bespreek de betalingsvoorwaarden van de organisatie
• Bespreek het tarief van de freelancer

Veel freelancers hanteren een uurtarief, maar niet iedereen. Zo kan een copywriter of vertaler een prijs per woord rekenen. Anderen hanteren liever een projectprijs, denk daarbij bijvoorbeeld aan een grafisch ontwerper, een webdesigner of een projectmanager. Nog andere modellen die je kunt tegenkomen in de freelancemarkt zijn een abonnement of een zogenaamde ‘strippenkaart’.

Het tarief van een freelancer is zeer persoonlijk en opgebouwd uit een aantal factoren:

• Wat de freelancer nodig heeft aan netto-inkomsten om in diens levensonderhoud te voorzien
• de onkosten die diegene heeft (sociale premies, pensioen, verzekeringen, cursussen en certificaten, materialen).

Deze punten kun je als opdrachtgever niet zoveel mee. Maar zijn wel goed om van op de hoogte te zijn.

Waar je wel wat mee kunt en waar het tarief van een freelancer ook uit bestaat zijn:

• De gemiddelde prijs in de freelancemarkt voor de betreffende beroepsgroep
• opleiding, ervaring en vakkennis van de freelancer.

Deze zaken kun je namelijk vergelijken met andere freelancers en hun tarieven. Zo krijg je een steeds beter beeld van de kostenrange waar je mee te maken hebt.

Het tarief verschilt ook per opdracht en per niveau van de vacature. Dit is natuurlijk bij medewerkers in vaste dienst niet anders. Vraag je een freelancer een spoedopdracht uit te voeren, buiten reguliere tijden beschikbaar te zijn of op specifieke dagen, dan is het logisch dat het tarief hoger uitvalt.

Je mag verwachten dat de freelancer - voordat jullie gaan onderhandelen - heeft nagedacht over de flexibiliteit van diens aanbod, wat diegene acceptabel vindt en waar diens grenzen liggen.

Voordat je zaken op papier zet en dit zowel als opdrachtgever als freelancer ondertekent, check vooral ook Wat moet ik regelen als ik een freelancer inhuur?

Super! Je hebt de juiste freelancer voor je project gevonden en onderhandeld over betalingsvoorwaarden en uurtarief. Tijd om de opdracht officieel te maken. Dat werkt wel nét iets anders dan het in loondienst nemen van iemand. Dus wat moet je allemaal precies regelen als je een freelancer inhuurt, waar hoef je niet aan te denken en waar moet je juist extra op letten?

Nog even de voordelen van het inhuren van een freelancer op een rij

• Flexibiliteit | Een freelancer brengt een ondernemersmentaliteit mee de organisatie in en is over het algemeen flexibel qua tijd en inzetbaarheid.
• Ervaring | Een freelancer heeft ruime ervaring, niet alleen opgedaan in het vak, maar ook in verschillende organisaties.
• Kwaliteiten | Een freelancer brengt specifieke kennis en kunde mee.
• Capaciteit | Met de inhuur van een freelancer schaal je je team flexibel op en af.

Een mooi rijtje, dus je hebt de juiste beslissing genomen! 

Christian Pick, HR-manager Duits-Nederlandse Handelskamer, opdrachtgever op Freelance.nl, op de vraag wat hem aanspreekt aan het werken met freelancers

Lees het hele interview

Wat moet ik juridisch en fiscaal regelen?

Als opdrachtgever is het inhuren van een zelfstandig ondernemer essentieel anders dan het inhuren van een vaste medewerker als werkgever. Dit komt doordat het gaat om een totaal andere werkrelatie, met andere juridische en fiscale aspecten om rekening mee te houden. 

Het is daarom cruciaal om alles rondom de inhuur van een freelancer goed te regelen. 

Juridische en fiscale zaken

Een van de juridische aspecten waar je rekening mee moet houden, is de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA), die sinds mei 2016 de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) vervangt. Het doel van de Wet DBA is om de arbeidsrelatie tussen bedrijven en freelancers duidelijk te maken en om freelancers en zzp’ers te beschermen. 

Aanleiding was het feit dat werkgevers in het verleden vaste medewerkers ontsloegen om ze daarna als opdrachtgever in te huren als freelancer of zzp’er, waardoor de flexwerkers eigenlijk ‘verkapte werknemers’ werden, zonder dat ze enige bescherming genoten. Dit wordt ‘schijnzelfstandigheid’ genoemd. De Wet DBA moet dit voorkomen.

Als opdrachtgever is het dus belangrijk om ervoor te zorgen dat je de regels rondom de inhuur van freelancers correct volgt. Om zo schijnzelfstandigheid te voorkomen en de nadelige gevolgen daarvan - zoals boetes of naheffingen van de Belastingdienst - te vermijden. Er zijn verschillende stappen om te nemen:

1. Check of een modelovereenkomst nodig is

Als opdrachtgever en freelancer bepaal je samen wat jullie arbeidsrelatie is. In de wet DBA staat dat je ook zelf voor een goede overeenkomst moet zorgen. Dat kan een opdrachtbevestiging zijn of een freelanceovereenkomst.

Twijfel je echter of er sprake is van een verkapte arbeidsrelatie, kies dan een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst om in te vullen. Zorg er wel voor dat je de juiste overeenkomst kiest, om een boete van de Belastingdienst te vermijden. Welke overeenkomst je wanneer nodig hebt vind je op de website van de Belastingdienst.

Is er heel duidelijk geen sprake van een verkapte arbeidsrelatie, dan hoef je geen modelovereenkomst in te vullen.

2. Leg afspraken vast in een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst

Als je geen modelovereenkomst hoeft in te vullen, leg dan alle afspraken tussen jou als opdrachtgever en de freelancer vast in een opdrachtbevestiging of een freelanceovereenkomst. Hierin benoem je het volgende:

• de gegevens van opdrachtgever en freelancer
• de omschrijving van de opdracht
• de termijn van inhuur
• de afgesproken vergoeding en eventuele compensatie
• de bankgegevens van de freelancer
• het intellectueel eigendom en rechten van derden
• een concurrentiebeding
• een data processing agreement (DPA) voor het verwerken van data
• een eventuele geheimhoudingsverklaring, ook wel non-disclosure agreement (NDA) genoemd, of relatiebeding

Het kan zijn dat de freelancer algemene voorwaarden heeft waar je rekening mee moet houden. Lees deze goed door voordat je een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst tekent en leg nieuw gemaakte afspraken erin vast. 

Wat zijn de gevolgen van schijnzelfstandigheid?

Schijnzelfstandigheid wordt door de overheid gezien als een ongewenste situatie, omdat dit zowel voor de opdrachtgever als de freelancer oneerlijke voordelen oplevert ten opzichte van een loondienstverband. 

Stelt de Belastingdienst vast dat er sprake is van schijnzelfstandigheid, dan kunnen de volgende dingen gebeuren:

• De Belastingdienst vindt dat er geen sprake is van kwaadwillendheid en geeft tips over hoe het wel moet. Zo kan de arbeidsrelatie worden omgezet in een loondienstverband, waardoor zowel jij als opdrachtgever als de freelancer sociale premies en pensioen moeten afstaan.
• De Belastingdienst vindt dat er wel sprake is van kwaadwillendheid en legt eventueel een correctie, naheffingsaanslag of boete op aan de opdrachtgever die zich gedraagt als werkgever.

Het invoeren van de Wet DBA zorgde voor onrust op de arbeidsmarkt, waardoor besloten werd om de handhaving op de regels op te schorten. De handhaving wordt per 1 januari 2025 weer opgepakt. Meer over de Wet DBA en het voorkomen van schijnzelfstandigheid, lees je op de website van de Belastingdienst.

Wist je dat: We de 10 gouden regels van inhuur van en omgang met een freelancer hebben opgesteld? Volg deze regels en voorkom schijnzelfstandigheid!

Wat hoef ik niet te regelen?

Het prettige aan het inhuren van een freelancer is dat je ook een heleboel niet hoeft te regelen in vergelijking met het in dienst nemen van een vaste kracht, namelijk:

• je hoeft geen sociale premies en pensioen af te dragen, omdat de freelancer een zelfstandig ondernemer is,
• de kosten voor verzekeringen draagt de freelancer zelf,
• de freelancer werkt meestal met eigen materiaal, tenzij er iets specifieks nodig is voor het uitvoeren van de opdracht,
• cursussen en certificaten die nodig zijn voor de opdracht worden door de freelancer zelf betaald,
• je bespaart op kosten die komen kijken bij het behoud van vaste medewerkers.

Waar moet ik extra op letten?

Als je de volgende drie dingen in de gaten houdt, dan zit je goed: 

1. Sluit een overeenkomst op basis van de opdracht en de periode waarin je samenwerkt met de freelancer. Maak duidelijke afspraken over opleveringen en beschikbaarheid.
2. Vermijd ‘schijnzelfstandigheid’ van de freelancer. In tegenstelling tot een werknemer
   1. bepaalt een freelancer zelf hoe hij of zij de opdracht uitvoert; je mag hooguit afspreken welk resultaat of doel de freelancer moet bereiken,
   2. is een freelancer niet verplicht zelf de werkzaamheden te verrichten, maar mag ook een vervanger sturen die voldoet aan dezelfde kwaliteitseisen als de freelancer zelf,
   3. hoef je een freelancer niet te betalen als het geleverde werk niet voldoet aan het afgesproken kwaliteitsniveau, hij of zij geen werkzaamheden verricht, ziek is of op vakantie gaat. Let wel, deze situatie is vaak te vermijden door goed met elkaar te blijven communiceren. Je wilt een subjectief en niet constructief gesprek over bijv. kwaliteit het liefst vermijden,
   4. trakteer je een freelancer niet op bedrijfsuitjes, cadeautjes of andere attenties die voor vaste medewerkers wel geregeld worden.
3. Zorg dat de freelancer dezelfde bescherming geniet tegen arbeidsrisico’s als de vaste werknemers

Als je met alles rekening hebt gehouden en de overeenkomst gesloten is, dan kan het project bijna van start! Lees vooraf nog even Hoe ga ik om met en betaal ik een freelancer?

Gefeliciteerd! De overeenkomst is getekend, het projectplan helder. De freelancer is happy met de opdracht en jij met de expertise die diegene inbrengt. Klaar voor een vliegende start van het project, zou je zeggen. Maar hoe zorg je eigenlijk voor een succesvolle onboarding van een freelancer? En hoe ga je vervolgens met een freelancer om gedurende de opdracht? En niet geheel onbelangrijk, hoe betaal je diegene?

1. De 10 gouden regels van inhuur van en omgaan met een freelancer

Voor het inhuren van en omgaan met een freelancer tijdens een project heeft Freelance.nl 10 gouden regels opgesteld. Je hebt te maken met een zelfstandig ondernemer, hiermee ga je anders om dan met een medewerker in loondienst. Rode draad: je bent een opdrachtgever, geen werkgever!

Houd je als opdrachtgever daarom gedurende de opdracht aan de volgende regels om de freelancer ook daadwerkelijk als zelfstandig ondernemer te behandelen en elk risico op schijnzelfstandigheid te vermijden: 

1. Overleg samen met de freelancer over de exacte invulling van de opdracht en het tarief.
2. Als opdrachtgever betaal je alleen voor gewerkte uren en eventuele reiskosten. De freelancer krijgt niet doorbetaald als diegene geen werkzaamheden verricht.
3. Als opdrachtgever huur je alleen freelancers in voor specifieke kennis en kunde. Je betaalt freelancers een hoger loon dan werknemers die soortgelijke werkzaamheden in loondienst verrichten.
4. De freelancer mag zich (na overleg) vrij laten vervangen zonder dat daar een aparte andere overeenkomst voor nodig is. Indien van toepassing: de vervanger moet natuurlijk voldoen aan de kwaliteitseisen waaraan ook de freelancer zelf moet voldoen.
5. Als opdrachtgever geef je de freelancer alleen aanwijzingen over de output, het geleverde resultaat. Je geeft geen instructies over hoe de freelancer specifieke werkzaamheden dient uit te voeren.
6. Voor freelancers gelden alleen bedrijfs- en gedragsregels die vanuit oogpunt van veiligheid en kwaliteit noodzakelijk zijn. De huisregels die voor alle medewerkers in loondienst gelden, zijn dus niet van toepassing.
7. Freelancers krijgen meer vrijheid dan medewerkers in loondienst bij het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie. Opdrachtgever en freelancer maken deze keuzes wel in overleg.
8. Je nodigt de freelancer niet uit voor bedrijfsuitjes en geeft geen cadeaus (met Kerst of verjaardag) zoals medewerkers in loondienst die misschien wel krijgen.
9. De freelancer werkt voornamelijk met eigen materiaal, tenzij materiaal van de opdrachtgever nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Als cursussen of certificaten noodzakelijk zijn voor de klus, dan betaalt de freelancer deze zelf.
10. Je mag de freelancer niet beperken in zijn of haar recht om in dezelfde periode dat de opdracht loopt ook te werken voor andere opdrachtgevers. Natuurlijk mag dit niet ten koste gaan van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld kwaliteit of te werken aantal uren.

Door je te houden aan deze 10 gouden regels, verminder je het risico op schijnzelfstandigheid en kun je je nog meer richten op een fijne samenwerking en goed resultaat.

Bron: Freelance.nl

2. Succesvolle onboarding van een freelancer

Onboarding - het welkom heten en inwerken van nieuwe medewerkers of freelancers - kan een behoorlijk intensief proces zijn, maar het loont! Een goede onboarding zorgt ervoor dat de nieuwe (tijdelijke) collega sneller betrokken, inzetbaar en productief is en zich welkom voelt. 

Volg voor een succesvolle onboarding de volgende vier stappen:

1. Welkom

Jezelf ergens welkom voelen zit vaak in kleine dingen. Het feit dat mensen al van je komst afweten, weten wat je gaat doen of je al met je naam aanspreken helpt zeker! Daarnaast helpt het ook om te weten wie je directe collega’s zijn, wie je opvangt op de eerste werkdag en bij wie je terecht kunt met specifieke vragen. Zorg dus als opdrachtgever voor een goede introductie van de freelancer in het team en andersom. 

2. Een goede start

Zorg ervoor dat de freelancer die op locatie werkt op de eerste werkdag in elk geval geen kopzorgen heeft over de route, locatie, tijd, parkeerplek en een eventuele toegangspas. 

Freelancers werken vaak met eigen tools en technieken. Ga daarom vooraf na wat hij of zij exact nodig heeft om de opdracht goed uit te voeren en welke toegang er nodig is tot software, management tools en specialistische programma’s waar jullie intern mee werken. Als de freelancer op afstand werkt, zorg dan voor online toegang tot jullie bedrijfssystemen.

De freelancer is een professional met specialistische kennis en zal daarom, als deze praktische voorbereiding goed geregeld is, snel aan de slag kunnen.

3. Creëer een team

Uiteraard weten de medewerkers in loondienst meer over de organisatie en zijn ze kundig op hun vakgebied. De freelancer heb je ingehuurd vanwege de specialistische kennis die diegene meebrengt. Laat daarom zowel de vaste medewerkers als de freelancer weten dat ze bij elkaar terecht kunnen voor vragen.

Als opdrachtgever heb je belang bij een goede werksfeer en het opbouwen van vertrouwen en binding met de freelancer. Om schijnzelfstandigheid te vermijden, trakteer je de freelancer niet op bedrijfsuitjes of cadeautjes, het is tenslotte een zelfstandig ondernemer. Maar natuurlijk wil je wel aan teambuilding doen, dus nodig diegene vooral wel uit voor de teamlunch of de vrijdagmiddagborrel. Als het lekker loopt in het team, draagt dat bij aan het succesvol uitvoeren van de opdracht!

4. Zorg voor open communicatie

Hoewel je de freelancer niet hoeft te ‘managen’, is het wel belangrijk dat je zorgt voor open communicatie met diegene. Plan daarom vaste contactmomenten in en vraag om feedback over het werkproces, de aangereikte tools en de samenwerking met collega’s. Misschien zijn er verbeterpunten. Zo groei je samen in het proces. Je hebt deze professional gevraagd voor de opdracht vanwege de specialistische kennis, opgedaan bij meerdere opdrachtgevers. Doe daar je voordeel mee!

Fedor Nes, freelance controller op Freelance.nl, op de vragen hoe hij een opdrachtgever helpt groeien en wat zijn meerwaarde is

Lees het hele interview

3. Hoe ga ik om met een freelancer die op afstand werkt?

Sinds de gedwongen lockdowns tijdens de coronapandemie is onze kijk op werken voorgoed veranderd. Er hebben meer mensen geproefd van het (digitale) op afstand werken en dat is velen goed bevallen. Veel werkgevers bieden werknemers sindsdien een vorm van hybride werken aan: deels op kantoor, deels op een andere locatie (bijvoorbeeld vanuit huis). 

Het aantal zelfstandigen (zzp’ers/freelancers) is volgens cijfers van het CBS fiks toegenomen. Het totale aantal zelfstandigen in Nederland is momenteel 1,6 miljoen. Die werken uiteraard niet allemaal digitaal of op afstand (het is lastig verplegen of stucen op afstand…), maar de kans dat je in de zakelijke dienstverlening een freelancer treft die dat wel doet, is aanzienlijk toegenomen. Vooral in branches als ICT, marketing en communicatie.

Hieronder enkele uitdagingen en tips voor het omgaan met een freelancer op afstand:

Hoe weet ik precies waar de freelancer op afstand mee bezig is?

Goed nieuws: je hoeft een freelancer niet te managen. Het is een zelfstandig professional die gewend is om op afstand te werken. Desondanks is het fijn om te weten waar iemand mee bezig (of misschien nog wel belangrijker, wanneer je een oplevering mag verwachten).

Tip: Spreek vaste contactmomenten af met de freelancer op afstand om virtueel de stand van zaken door te nemen. Deze overleggen kunnen zo kort of lang zijn als voor jullie beiden comfortabel voelt. Maak duidelijke afspraken over wat je verwacht dat de freelancer oplevert voor het volgende gesprek. Ook kun je tools zoals Trello of Monday gebruiken om voortgang bij te houden of tussentijds te communiceren. Let er wel op dat je de freelancer vraagt hier proactief mee om te gaan.

Hoe houd ik de freelancer betrokken bij het team en de organisatie? 

Niet geheel onbelangrijk, betrokkenheid en binding. Door een freelancer betrokken te houden bij de organisatie, zorg je er niet alleen voor dat de kwaliteit van het werk omhoog gaat, maar je zorgt ook voor een fijnere werksfeer. Een echte relatie opbouwen zorgt namelijk voor meer dan alleen een hogere mate van betrokkenheid. Het creëert ook meer begrip en goodwill.

Tip: Betrek regelmatig teamleden bij de videocalls met de freelancer en plan ook tijd in voor een ‘praatje bij het koffiezetapparaat’, zodat er ruimte is elkaar te leren kennen. Zorg dat de freelancer op de hoogte is en blijft van de uitdagingen, koers en ambities van de organisatie, bijvoorbeeld door de nieuwsbrief te delen. 

Is de online connectie stabiel en veilig genoeg?

Waarschijnlijk ken je het wel. Je zit in een videocall en de helft van de tijd gaat verloren aan het zorgen dat je elkaar fatsoenlijk kunt verstaan. Zonde van de tijd, helemaal als je een volle agenda hebt.

Tip: Overleg van tevoren met de freelancer op welke manier deze digitaal werkt. Reik als opdrachtgever een beveiligde verbinding aan om in te loggen op het bedrijfssysteem. De freelancer is verantwoordelijk voor een stabiele wifi-verbinding op locatie (tenzij dit een werklocatie van de opdrachtgever is), waardoor op een fatsoenlijke manier videocalls kunnen worden opgezet voor overleg.

Hoe organiseer ik de documentatie rondom de opdracht virtueel?

Je wilt niet dat al je documenten vrij toegankelijk zijn. Helemaal niet als ze vertrouwelijke gegevens bevatten zoals data en klantgegevens. Belangrijk dus om hier van tevoren goed over na te denken.

Tip: Misschien heb je een vast systeem in de cloud om documenten op te slaan. Of gebruik je een specifieke projectmanagementtool zoals Trello of Basecamp. Neem de freelancer mee in hoe je graag wilt dat zaken worden opgeslagen en bespreek gelijk wie er toegang mag hebben tot specifieke documenten. Maar overweeg ook om vertrouwelijke bestanden die je per mail verzendt, te versleutelen. Verstuur vervolgens het wachtwoord via WhatsApp naar de juiste persoon.

De gouden tip

De gouden tip is dus… blijf communiceren met elkaar! Frustratie of teleurstelling - ook in een werkrelatie - komen meestal voort uit onuitgesproken verwachtingen die niet worden waargemaakt. Werk je op afstand van elkaar - en kun je elkaar dus niet even in de wandelgangen aanspreken - dan is het extra belangrijk om verwachtingen en wensen helder te bespreken en duidelijk te zijn over wanneer je welke deliverables verwacht. Kortom, vastlegging en verslaglegging zijn een must. Ook in de samenwerking met freelancers.

4. Hoe ga ik om met een freelancer die op locatie werkt?

Om teams gemakkelijk te kunnen op- en afschalen, wordt er door organisaties vaker gebruikgemaakt van freelancers. Er ontstaan zogenaamde blended teams: teams die deels uit medewerkers in loondienst bestaan en deels uit freelancers. Het begrip ‘team’ kan in dit geval een kleiner team zijn zoals je marketingteam. Maar kan ook je hele bedrijf omvatten. Best een uitdaging, zeker nadat we eerder hebben vastgesteld dat de communicatie met en het aansturen van vaste medewerkers en freelancers verschilt.

Wat zijn de uitdagingen van het inhuren van een freelancer die op locatie werkt? Hieronder zoomen we in op een aantal van de eerder aangegeven 10 gouden regels van de inhuur van en omgaan met een freelancer.

Het verschil tussen wel en niet managen

Zoals we eerder hebben aangegeven, wil je schijnzelfstandigheid vermijden. Een freelancer manage je dus eigenlijk niet. Maar dat wilt niet zeggen dat er niet een stuk management bij komt kijken. Je wilt tenslotte dat alles in goede banen loopt. Maak als opdrachtgever de juiste keuzes. Geef de freelancer bijvoorbeeld alleen aanwijzingen over de output, het geleverde resultaat. En zorg ervoor dat je bijvoorbeeld instructies over hoe specifieke werkzaamheden door de freelancer zijn uit te voeren, vermijdt. Iets dat je bij vaste medewerkers eerder kunt doen.

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Organiseer als opdrachtgever een kick-off meeting aan de start van de opdracht met de freelancer en het team waarmee de freelancer zal werken. Leg uit - behalve dat je ingaat op de opdracht - wat je van beide partijen verwacht qua samenwerking. Wees transparant en leg ook het verschil in ‘aansturing’ uit. Met een freelancer heb je een klant-leveranciersrelatie, geen werkgevers-werknemersrelatie.

Het verschil in autonomie tussen werknemer en freelancer

Freelancers krijgen meer vrijheid dan medewerkers in loondienst bij het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie. In principe gelden voor freelancers ook alleen bedrijfs- en gedragsregels die vanuit oogpunt van veiligheid en kwaliteit noodzakelijk zijn, en niet standaard alle huisregels die voor alle medewerkers in loondienst gelden. Daarentegen zijn de meeste huisregels ook op freelancers van toepassing. Huisregels zijn er tenslotte voor op de vloer, niet voor specifieke personen.

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Begrip voor elkaar voorkomt irritatie en wrijving. Het is belangrijk voor medewerkers in loondienst te begrijpen dat een freelancer een zelfstandig ondernemer is en een eigen werkritme en -locatie bepaalt, ook omdat deze nog andere opdrachtgevers heeft. Ook voor wat betreft huisregels geldt: met een freelancer heb je een klant-leveranciersrelatie, geen werkgevers-werknemersrelatie. Maar, onthoud, huisregels zijn er in de basis voor iedereen. Ga hier dus gepast mee om.

Het verschil in beloning tussen werknemer en freelancer

Als opdrachtgever huur je freelancers in voor specifieke kennis en kunde. Je betaalt freelancers over het algemeen een hoger tarief dan werknemers die soortgelijke werkzaamheden in loondienst verrichten. Maar schijn bedriegt. Als je alle kosten voor een vaste medewerker namelijk meerekent, dan hoeft een freelancer onderaan de streep niet altijd duurder te zijn. Heb je specifieke expertise nodig die je niet makkelijk in huis haalt door middel van een vaste kracht? Dan moet je vaak accepteren dat een freelancer meer kost. Maar goed, dat moet je soms overhebben voor de tijdelijke inhuur van een expert.

Hoe hiermee om te gaan in een blended team: Een freelancer loopt ondernemersrisico en wordt alleen betaald voor gewerkte uren (tenzij je een ander afrekenmodel hebt afgesproken) en eventuele reiskosten, niet als hij of zij ziek is of met vakantie. Bovendien betaalt de freelancer zelf sociale premies, zorgverzekering en regelt zelf de opbouw van pensioen. 

Een freelancer werkt met eigen materiaal. Cursussen en certificaten die nodig zijn voor de opdracht worden ook door de freelancer zelf betaald. Een freelancer brengt ook een zekere expertise mee. 

Dit is informatie die nuttig is om te delen binnen een blended team. Het is een kwestie van vrijheid en risico nemen versus minder vrijheid en meer zekerheid. Zo is het logisch uit te leggen dat een freelancer een hoger tarief ontvangt dan een medewerker die dezelfde werkzaamheden verricht. Maar uiteindelijk is het ook gewoon een keuze die mensen maken. Gaan ze freelancen (tegen een hoger tarief maar ook meer eigen kosten) of gaan ze in loondienst (tegen een lager tarief maar ook minder geregel en risico).

De sleutel

Ook hier is communicatie dus de sleutel. Zorg als opdrachtgever voor een goede introductie van de freelancer bij het team (en vice versa). En leg de verschillen in achtergrond en verhouding uit, met name bij vaste medewerkers waar je een gevoeligheid aanvoelt. Dat leidt tot helderheid aan beide kanten en voorkomt scheve ogen.

5. Hoe ga ik om met een conflict met een freelancer?

Een conflict is niet wat je voor ogen hebt als je een samenwerking start, maar soms is het onvermijdelijk. Het kan zijn dat je meerdere freelancers hebt ingehuurd waartussen het onderling niet lekker loopt. Of een freelancer die niet goed bij het team past waarmee gewerkt moet worden. Maar het kan ook om een conflict gaan tussen jou als opdrachtgever en een freelancer. Hoe ga je hiermee om en voorkom je dat de uitvoering van de opdracht in gevaar komt?

We zetten 5 tips voor je op een rij om een conflict effectief aan te pakken:

1. Communiceer & signaleer

Om te weten wat de sfeer op de werkvloer is, zul je daar regelmatig moeten zijn als opdrachtgever om op de hoogte te blijven. Voer op regelmatige basis gesprekken met zowel medewerkers in loondienst als met freelancers. Vraag ze naar hun ervaring binnen de samenwerkingen. 

Is er sprake van oplopende spanningen, dan signaleer je dit op deze manier snel genoeg. Onthoud ook dat jij als leidinggevende misschien wel meer ervaring in het omgaan met conflicten hebt dan een freelancer, aangezien een freelancer vaak zelfstandig werkt. Wees daarom proactief in je communicatie en het aanpakken van het conflict. Want een nare werksfeer of onnodige stagnatie in een project zit niemand op te wachten.

2. Grijp tijdig in

Gedoe op de werkvloer remt het werkplezier en de productiviteit, dus grijp tijdig in bij een conflict. Hoe eerder je erbij bent, hoe makkelijker de situatie vaak op te lossen is. Dus merk je dat de sfeer slechter wordt, spanningen oplopen en mensen elkaar zonder goede reden op een persoonlijke manier ‘aanvallen’? Dan speelt het waarschijnlijk al wat langer. Want vaak ontstaat een conflict niet van het ene op het andere moment en gaat er een verhaal aan vooraf. Tijd voor een interventie!

3. Focus op een oplossing, niet op het probleem

Analyseer het probleem: worden afspraken niet nagekomen, is de communicatie niet helder, is er een verkeerd verwachtingspatroon ontstaan, is er een gewoon verschil van mening of is er een onderlinge machtsstrijd gaande? Doe dit door beide partijen met een open en neutrale houding aan te horen. 

Houd de grote lijnen vast, dwaal niet af in details. Wat moet er concreet veranderen aan de situatie om de partijen met elkaar door te laten gaan? Laat de partijen zelf ook nadenken over een antwoord op die vraag.

4. Blijf uit de emotie

Als partijen een conflict hebben, kunnen de emoties hoog oplopen. Zorg dat je als opdrachtgever onpartijdig blijft als het een conflict tussen anderen is en laat je niet laat meeslepen door emoties. 

Gebeurt dat toch, laat het conflict dan even bezinken en pak de conversatie later weer op. In de tussentijd kun je de gemaakte afspraken nog eens nalopen - bijvoorbeeld die in een opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst - en nadenken over een redelijke oplossing.

5. Houd goed je doel voor ogen

Heb je zelf een conflict met een freelancer? Dan gelden uiteraard ook alle bovenstaande tips, maar is het weleens lastig om neutraal te blijven. Houd dan goed het doel voor ogen: weer op een lijn komen te zitten om de opdracht succesvol af te ronden. Zowel jij als de freelancer hebben daar baat bij. 

Soms moet je accepteren dat de samenwerking gewoon niet werkt en afscheid nemen. Ook dat is een oplossing. Maar zolang je je in elkaar blijft verplaatsen, is er ongetwijfeld een middenweg te vinden die het conflict oplost en waar beide partijen mee kunnen leven. 

Leestip: Samenwerken? Maak dan eerst deze afspraken!

6. Hoe betaal ik een freelancer?

Nu je weet hoe je met conflicten om kunt gaan, gaan we over op een topic waar je conflicten te allen tijde bij wilt vermijden. Het betalen voor de geleverde dienst. Want na het onderhandelen met de kandidaat van je keuze ben je, als het goed is, samen een uurtarief of totaalbedrag voor de opdracht overeengekomen. Maar wat moet je verder weten over het betalen van een freelancer?

Betalingstermijn

Voor freelance-werk geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen vanaf het moment dat de factuur door de freelancer verstuurd is naar de opdrachtgever. Voor grote bedrijven bestond eerder een betalingstermijn van 60 dagen, maar dit is per 1 juli 2022 teruggebracht naar 30 dagen. 

Sommige freelancers hanteren een betalingstermijn van 14 dagen. Je mag daar als opdrachtgever aan voldoen, maar bent dit niet verplicht. Langere betalingstermijnen komen minder vaak voor; deze zijn altijd gebaseerd op onderlinge afspraken tussen opdrachtgever en freelancer. Wat je ook aanhoudt, het is sowieso goed de afspraken vooraf vast te leggen in de opdrachtbevestiging of freelanceovereenkomst.

Freelancers met én zonder KvK-nummer

De meeste freelancers staan ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Zo’n KvK-inschrijving heeft verschillende voordelen. De freelancer maakt hierdoor aanspraak op belastingvoordelen, zoals Zelfstandigenaftrek, Startersaftrek, Investeringsaftrek en een omzetgerelateerde vrijstelling van btw.

Er zijn ook freelancers zonder KvK-inschrijving en -nummer. Omdat ze parttime ondernemen, bijvoorbeeld naast een baan in loondienst. Of omdat ze eenmalig of incidenteel een opdracht uitvoeren. Een inschrijving in het Handelsregister van de KvK is namelijk wettelijk niet verplicht, totdat zowel de KvK als de Belastingdienst je aanmerken als ondernemer.

Wat is het verschil in het betalen van een freelancer met of zonder KvK-nummer voor jou als opdrachtgever?

1. Een freelancer mét KvK-nummer betalen

Van de freelancer ontvang je een factuur met daarop in ieder geval de volgende zaken vermeld:

• Naw-gegevens van (de organisatie van) de opdrachtgever
• Naw-gegevens van (de organisatie van) de freelancer
• KvK-nummer van de freelancer
• Btw-nummer van de freelancer
• Bankgegevens van de freelancer
• ‘Factuur’ plus het factuurnummer 
• Factuurdatum en vervaldatum
• Kenmerk (ordernummer of de referentie van de opdrachtgever; optioneel)
• Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
• Aantal van de geleverde goederen en/of diensten
• Bedrag van de geleverde goederen en/of diensten
• Aftrek van vooruitbetaling of korting
• Btw-tarief
• Bedrag, exclusief btw (subtotaal)
• Bedrag btw
• Totaalbedrag, inclusief btw

Met deze gegevens betaal je als opdrachtgever het totaalbedrag binnen de gestelde betalingstermijn uit op de zakelijke bankrekening zoals vermeld op de factuur.

2. Een freelancer zónder KvK-nummer betalen

Van een freelancer zonder KvK-inschrijving ontvang je een kwitantie. Een kwitantie is een rekening van een privépersoon. Een privépersoon heeft geen btw-nummer en mag daarom geen btw doorberekenen. Op een kwitantie staan de volgende gegevens:

• Naw-gegevens van (de organisatie van) de opdrachtgever
• Naw-gegevens van de freelancer
• Bankgegevens van de freelancer
• ‘Kwitantie’ plus een kwitantienummer
• Kwitantiedatum
• Overeengekomen betalingstermijn (er is geen wettelijk vastgelegde betalingstermijn)
• Kenmerk (ordernummer of de referentie van de opdrachtgever; optioneel)
• Omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
• Aantal van de geleverde goederen en/of diensten
• Bedrag van de geleverde goederen en/of diensten
• Aftrek van vooruitbetaling of korting
• Totaalbedrag
• De handtekening van de freelancer

Met deze gegevens betaal je als opdrachtgever het totaalbedrag binnen de overeengekomen betalingstermijn uit op de privérekening zoals vermeld op de kwitantie.

Je hebt nu antwoord op drie belangrijke vragen: hoe vind ik een freelancer, wat moet ik regelen als ik een freelancer inhuur en hoe ga ik om met en betaal ik een freelancer? Je weet welke wervingskanalen er zijn en waar een goede opdrachttekst aan moet voldoen. Je begrijpt hoe je schijnzelfstandigheid voorkomt en dat dit eigenlijk het enige grote risico is dat je loopt wanneer je een freelancer inhuurt. En dat er vooral veel voordelen zitten aan het inhuren van een freelancer. 

Maar het verkrijgen van kennis stop hier nog niet! Nu je de fundamenten van het inhuren van freelancers kent, ben je klaar om ons E-Book 'Freelancers inhuren voor gevorderden' gratis te downloaden. Met tips en advies waar zelfs de meest doorgewinterde opdrachtgevers nooit aan gedacht hebben.