Hoe kies ik de juiste projectmanagement tool voor mijn freelance werk?

Hoeveel projecten heb jij als freelancer tegelijk lopen? En hoe zorg je dat je overzicht houdt over alle lijntjes die je hebt lopen? Het is van groot belang te zorgen voor goed projectmanagement. Dat is immers de enige manier om niets te missen. Projectmanagement helpt je om alle ballen hoog te houden. Je weet wat er moet gebeuren, hebt overzicht over de planning, weet wat de stand van zaken is en ziet niets meer over het hoofd.

Projectmanagement kun je in allerlei verschillende tools doen. Ze hebben allemaal hun eigen plus- en minpunten. Vragen die je jezelf kunt stellen bij het kiezen van de juiste projectmanagement tool zijn bijvoorbeeld:

• Wil ik met meerdere mensen samenwerken in een project?
• Wil ik met borden, lijsten of kleuren werken?
• Wil ik mensen uit kunnen nodigen in afzonderlijke projecten?

De keuze voor de juiste projectmanagement tool helpt je projecten en klanten goed te managen. Je hoeft niet te stressen over deadlines door de juiste tooling slim te gebruiken. Kies de juiste tooling om van jouw freelance business een succes te maken. 

Wat leer je in deze gids

In dit artikel helpen we je de juiste projectmanagement tool te kiezen. Precies dat programma dat voldoet aan de eisen die jij stelt aan een programma. We nemen je mee in de basiselementen, aanvullende opties en belangrijke factoren bij de keuze van projectmanagement tools.

Wat een goede projectmanagement tool is, verschilt natuurlijk voor iedereen. Vraag jezelf om te beginnen altijd af wat de bijdrage van een tool is aan jouw productiviteit en effectiviteit. Een goede tool heeft precies díe eigenschappen die jij nodig hebt.

Er zijn een aantal basiselementen te noemen die elke projectmanagement tool moet hebben, zoals taakbeheer en communicatie. Daarnaast zijn er natuurlijk tal van aanvullende functies, zoals mobiele toegang en integratie met andere programma’s. 

Welke basiselementen zijn er?

Elke projectmanagement tool heeft een aantal basiselementen die jouw werk eenvoudiger maken. De basiselementen zijn:

1. Taakbeheer
2. Planning
3. Communicatie
4. Bestanden

Taakbeheer

Taakbeheer in een projectmanagement tool geeft je de mogelijkheid taken aan te maken en toe te kennen aan gebruikers. Je kunt in een taak doorgaans een korte notitie maken, een deadline toevoegen en de taak toewijzen aan specifieke gebruikers. Bovendien heeft elke taak een eigen status, bijvoorbeeld ‘in uitvoering’ of ‘afgerond’. Daarnaast vul je natuurlijk een deadline. Strak taakbeheer geeft direct inzicht in de hoeveelheid taken en de actuele status van werkzaamheden. 

Planning

Door per taak aan te geven wanneer hij afgerond moet zijn, hoe hoog de prioriteit is en hoeveel tijd er nodig is voor afronding, kun je in de agenda duidelijk inzicht krijgen in de planning van werkzaamheden. Je ziet welke taken voorrang moeten krijgen, waarvoor je extra tijd moet reserveren en welke taken je wellicht door kunt schuiven naar een ander moment. De planning kun je vaak als lijst weergeven, als bord en soms zelfs met kleuren afhankelijk van prioriteit of categorie. Bepaal wat jij fijn vindt en zoek uit welke tool die optie biedt voor je tot aanschaf over gaat. 

Communicatie

Projectmanagement kun je als freelancer voor jezelf doen. Dan ben jij de enige die overzicht nodig heeft en verschillende taken uit moet voeren. Het is dan niet gelijk van belang dat je kunt communiceren met derden. Toch kan het handig zijn om externe contacten toe te voegen aan specifieke taken of projecten. 

Werk je als teamlid mee aan een project, dan is het helemaal handig dat jullie contact met elkaar kunnen onderhouden over taken. Elke projectmanagement tool biedt de optie met elkaar te communiceren, bijvoorbeeld in een chat of door te (video)bellen.

Bestanden

Een project managen zonder inzicht in elkaars werk is weinig efficiënt. Elke projectmanagement tool biedt je de mogelijkheid bestanden te koppelen aan taken. Op die manier geef je anderen niet alleen inzicht in de status van het werk, ze kunnen ook kennis nemen van jouw output. Soms is dat gewoon fijn ter informatie, maar het kan ook zo zijn dat anderen jouw werk nodig hebben om hun eigen werk goed te kunnen doen. Belangrijk dus, dat je bestanden makkelijk met elkaar kunt delen. 

Welke aanvullende functies kan ik overwegen?

De belangrijkste 2 aanvullende functies zijn die van de mobiele toegang en de integratie met andere programma’s. 

Mobiele toegang

Soms heb je geen computer bij de hand. Dan is het fijn als je toch snel iets na kunt zoeken of contact op kunt nemen met een ander teamlid. Door een projectmanagement tool te gebruiken die ook op je telefoon of tablet werkt, zorg je dat je altijd toegang hebt tot alles wat je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Uiteraard wel belangrijk om de tool zo in te stellen dat je buiten werktijd ook echt rust hebt. Stel bijvoorbeeld ‘stille dagen’ in om notificaties op je vrije dag te voorkomen. 

Integratie met andere programma’s

Hoe fijn is het als je de afspraken in je werkagenda ook terugziet in je projectmanagement software? En als je de bestanden die je in een mail kreeg gemakkelijk terugvindt in de juiste taak? Door te kiezen voor een projectmanagement tool die samenwerkt met andere programma, koppel je zaken gemakkelijk aan elkaar. Denk daarbij niet alleen aan je e-mailclient, maar ook aan bijvoorbeeld boekhoudsoftware of je cloudopslag. 

Sta je op het punt een projectmanagement tool aan te schaffen, zorg dan dat je een aantal factoren mee hebt genomen in je besluit. Het is bijvoorbeeld belangrijk om vooraf na te denken over beveiliging, privacy en kosten. En hoe zit het eigenlijk met gebruiksgemak en ondersteuning als je tegen problemen aanloopt? 

Beveiliging en privacy

In een projectmanagement tool verwerk je soms gevoelige informatie. Je schrijft over zaken die nog onder embargo zijn, bespreekt financiële zaken voor de volgende jaarbegroting of beslist mee over de overname van een concurrerend bedrijf. Kortom, de tool moet beschikken over goede beveiliging. Je wilt niet dat anderen toegang hebben tot de communicatie die je hebt en bestanden die je uitwisselt. Daarnaast is het belangrijk om oog te hebben voor privacy. Hoe gaat de tool om met de persoonsgegevens die je in moet voeren om een account aan te maken? Sla de algemene voorwaarden erop na en check reviews van andere gebruikers en tech platforms om zeker te zijn van goede beveiliging en privacy.                      

Kosten

Een goede hulp in je werk mag natuurlijk geld kosten. Als het goed is levert het je immers ook geld op. Toch is het wel zaak vooraf goed op de hoogte te zijn van de investering die je moet doen. Wil je bijvoorbeeld per maand of per jaar een bedrag betalen. Ga je voor een abonnement waar je langere tijd aan vast zit of wil je juist op elk moment op kunnen zeggen? Veel tools bieden je de mogelijkheid eerst gratis uit te testen of je het een fijne tool vindt. Maak hier vooral gebruik van en check altijd de gegevens van de aanbieder voor je overgaat tot betaling. Bewaar daarnaast je factuur, omdat je die als inkoopfactuur in je boekhouding kunt verwerken.

Gebruiksgemak en ondersteuning 

Een projectmanagement tool past bij jou als je haast intuïtief op de juiste knoppen drukt. Gebruiksgemak van een tool is een belangrijke overweging. Natuurlijk kijk je naar de functionaliteiten en kosten, maar het is minstens zo belangrijk dat de tool aansluit bij jouw manier van werken. Test eens of het programma gemakkelijk werkt voor jou en of je alle functionaliteiten makkelijk kunt vinden. En onderzoek vooral ook hoe het zit met de support wanneer je tegen problemen aanloopt. Is de aanbieder per e-mail bereikbaar en kun je een telefoonnummer vinden? En niet geheel onbelangrijk: moet je in het Engels communiceren of is er ook een Nederlandse tak van de support desk beschikbaar? 

Het belang van het kiezen van de juiste tool is groot, dat is nu wel duidelijk. Hoe beter een tool aansluit op wat jij nodig hebt en wat jouw manier van werken is, hoe meer je eraan zult hebben. 

Een aantal zaken zijn belangrijk om in het oog te houden. Een effectieve keuze maken doe je door in elk geval te kijken naar: 

• Basiselementen, zoals
  • Taakbeheer
  • Planning
  • Communicatie
  • Bestanden
• Aanvullende functies, zoals
  • Mobiele toegang
  • Integraties
• Beveiliging en privacy
• Kosten
• Gebruiksgemak en ondersteuning

Het belangrijkste advies is om vooral te testen en uit te proberen. Door gratis versies van verschillende tools aan te schaffen, kun je testen wat voor jou fijn werkt en wat niet. Ook krijg je zo beter inzicht in de verschillende mogelijkheden die tools überhaupt te bieden hebben. Op die manier kun jij een weloverwogen keuze voor de beste projectmanagement tool maken. Lees vooral ook onze volledige gids over freelance tools voor nog meer informatie.