De volledige gids voor freelance tools

Freelancen betekent vrijheid. Over je eigen agenda, je werkplek en hoeveel je verdient. Het betekent ook dat je overzicht moet houden over al die zaken. En wat dacht je van je eigen promotie en het doen van de BTW-aangifte? Het leven van een freelancer mag dan vrijheid bieden, het geeft ook verplichtingen die je in loondienst niet hebt. 

Freelancen is voor velen het beste van twee werelden. Je kunt je talenten gebruiken en bergen werk verzetten zonder dat je vastzit aan allerlei verplichtingen. Je hoeft geen vrije dagen aan te vragen en kunt werken op die tijden dat jij het productiefst bent. Tegelijkertijd is het makkelijk om dingen over het hoofd te zien. Ben je lekker aan het werk voor die ene opdrachtgever, vergeet je helemaal die afspraak voor een andere klus. Of je loopt vast met je boekhouding. En heb je er wel aan gedacht om je te profileren op social media? 

Dat zijn heel wat ballen om hoog te houden. Soms zijn het er misschien een beetje te veel. Gelukkig leven we in een digitaal tijdperk. Het leven als freelancer wordt een stuk eenvoudiger en overzichtelijker als je handige tools gebruikt. Ze zijn er in allerlei soorten en maten. Tools voor communicatie, marketing, boekhouding en projectmanagement. Elke tool heeft zo zijn eigen unieke punten en wat voor de ene freelancer werkt, hoeft voor de ander helemaal niet zo prettig te zijn. 

Gebruik deze gids om te ontdekken welke digitale hulpmiddelen jij kunt gebruiken om het maximale uit je leven als freelancer te halen. Richt je werk efficiënt in en houd maximale focus op de projecten die je in uitvoering hebt. 

Deze gids biedt je een handig overzicht waardoor jij al die verschillende tools niet zelf uit hoeft te proberen. Ideaal toch? Je vindt hier verschillende tools per onderwerp. Wil je meer weten over boekhouding of heb je juist een tool nodig die je social media naar een nieuw level brengt? Welke mogelijkheden er zoal zijn en waar je op moet letten, ontdek je allemaal. 

Deze gids biedt je een overzicht van de belangrijkste tools voor freelancer. We gaan in op verschillende typen tools. Verwacht informatie over:

• Communicatietools
• Boekhouding- en facturatietools
• Projectmanagement- en organisatietools
• Marketing- en social media tools

Hoe verleidelijk het ook is om zoveel mogelijk werk uit handen te geven aan digitale technieken, er schuilen ook enkele gevaren in. Dat hoeft geen probleem te zijn, wel iets waar je je van bewust moet zijn. We lopen ze voor je langs zodat je precies weet waar je op moet letten. 

Tenslotte geven we je natuurlijk een korte samenvatting en de makkelijkste manier om jouw gepersonaliseerde toolkit samen te stellen. Ontdek wat voor jou werkt en kies precies díe tools die jouw leven als freelancer makkelijker maken. 

Waarschijnlijk maak je zelf al gebruik van een heel aantal tools. Misschien niet omdat je op zoek was naar een oplossing voor iets, maar gewoon omdat het bij je laptop zat of omdat je het al jaren privé gebruikt. Zulke multi-inzetbare tools nemen een heleboel functies samen voor hun rekening. De meest gebruikte zijn:

• Google Workspace
• Microsoft 365

Als freelancer is het bijvoorbeeld ideaal dat je met deze software een e-mailprogramma tot je beschikking hebt, gekoppeld aan je agenda. Er zit een tekstverwerker bij, een programma om spreadsheets te maken en presentaties zet je ook gemakkelijk in elkaar. 

Zowel Google Workspace als Microsoft 365 biedt een cloudopslag, wat het voor jou als freelancer makkelijk maakt om altijd en overal bij je documenten te kunnen. Bovendien kun je programma’s ook op je mobiele devices openen. 

Communicatie is belangrijk voor elk project. Of je nu op locatie werkt of vanuit je thuiskantoor productief bent, je haalt informatie op, deelt je resultaten en overlegt met collega’s of klanten. Effectief en veilig communiceren is in het digitale tijdperk belangrijker dan ooit. Je wilt niet dat bedrijfsgegevens op straat komen te liggen en een haperende verbinding tijdens een belangrijk gesprek is ook niet de bedoeling. En wil je eigenlijk zien met wie je belt of mag het juist lekker langzaam via de chat? Allemaal zaken waar je jouw favoriete tools op kunt selecteren. 

Laten we eens kijken naar de mogelijkheden die je als freelancer hebt in de wereld van communicatietools.

Waarom is goede communicatie zo belangrijk?

Als freelancer heb je veel verschillende relaties die je onderhoudt. Als het goed is communiceer je met verschillende klanten en wellicht per klant weer met collega’s of specialisten. Klantcontact opbouwen en onderhouden doe je met de tool van jouw keuze. Heb je een samenwerking lopen, dan gebruik je vaak tools van de opdrachtgever. Het is belangrijk dat alle stakeholders elkaar op de hoogte houden van de voortgang van het project. Zo voorkom je conflicten en misverstanden. 

Goede communicatie is natuurlijk allereerst belangrijk om jouw professionaliteit te benadrukken. Een freelancer die alleen telefonisch bereikbaar is, zul je niet snel tegenkomen. Mail is onmisbaar en WhatsApp wordt ook veel gebruikt om contact te leggen. Daarnaast is er nog een keur aan andere digitale tools die jou in staat stellen effectief te communiceren en relaties te onderhouden.

Soorten communicatietools

Je kunt communicatietools opdelen in verschillende gebieden. We hebben hier 3 takken uitgesplitst:

1. E-mail clients
2. Chatplatforms
3. Videoconferencing

E-mail clients

Waarschijnlijk het meest gebruikte middel om als professionals met elkaar te communiceren: e-mail clients. Ook jij hebt ongetwijfeld een mailprogramma dat je dagelijks gebruikt. De belangrijkste zijn:

• Microsoft Outlook
• G-mail
• Apple Mail 

Het concept is simpel: jij hebt een mailadres, degene die contact met je wil stuurt een bericht. Zo kunnen jullie snel met elkaar communiceren zonder elkaar op ongelegen tijdstippen te hoeven storen. Daarbij kun je de mails zo lang maken als je wilt, berichten doorsturen en bijlagen toevoegen. Je kunt bovendien een hele groep mensen tegelijk mailen en het is makkelijk om inkomende mails te organiseren in mappen en categorieën. 

Chatplatforms

Voor de wat snellere en kortere berichtjes zijn chatplatforms uitermate geschikt. Hier typ je geen lange berichten met aanhef en afsluiting, maar praat je in korte berichtjes alsof je een face-to-face gesprek voert. Informeel, kort en to the point. In heel veel tools is ergens wel een chatfunctie geïntegreerd, denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams. Er zijn ook een aantal platforms die puur en alleen zijn ontwikkeld om te chatten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Slack
• WhatsApp

Videoconferencing

Waar voorheen alle gesprekken op afstand telefonisch verliepen, is het tegenwoordig ook mogelijk om elkaar te zien. En overleg je met een groep, dan kan iedereen aan de vergadering deelnemen, ongeacht de locatie. Een goede videoconferencing tool helpt om iedereen bij de les te houden, efficiënt te overleggen en het gevoel van een live vergadering zo goed mogelijk na te bootsen. De meest bekende tools om videocalls mee te doen zijn:

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet

Met deze programma’s kun je elkaar horen, elkaar zien en desgewenst informatie met elkaar delen in de chat. Ook is het vaak mogelijk om het scherm van een gebruiker te tonen aan alle deelnemers. Zo kan een presentatie geprojecteerd worden op ieders individuele beeldscherm en is het zelfs mogelijk online trainingen te volgen. 

Videoconferencing in de praktijk

Wanneer je als trainer de opdracht krijgt om een groep professionals aan de andere kant van het land iets nieuws te leren, moet je goed beslagen ten ijs komen. Door communicatietools slim te gebruiken, maak je van deze klus een succes.

Begin bijvoorbeeld met een videocall waarbij je de hiring manager alle vragen stelt die je hebt. Door elkaar te zien tijdens het gesprek, krijg je gelijk een beeld van de communicatiestijl binnen het bedrijf. Zo heb je al een eerste idee van hoe formeel je training straks moet zijn. Is er plaats voor een grapje en wat voor doelgroep krijg je eigenlijk voor je neus?

Vraag vervolgens om alle benodigde documentatie te versturen via e-mail of te uploaden via een communicatietool zoals Microsoft Teams.

Jij kunt alle onderdelen die je gereed hebt voor de training delen met stakeholders binnen de organisatie. Dat kun je tijdens een live-presentatie doen waarbij je de documenten in beeld brengt en tussendoor switcht naar jouw eigen gezicht.

Tenslotte kun je zelfs de training digitaal geven door een digital classroom te openen in bijvoorbeeld Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Laat deelnemers in aparte rooms met elkaar discussiëren om er een interactieve les van te maken.

Als freelancer komt het geregeld voor dat je meerdere klussen tegelijk hebt lopen. Bij elke opdrachtgever heb je een andere taak met eigen contactpersonen, werkzaamheden en deadlines. Houd maar eens overzicht over al die verschillende planningen. Dat kan behoorlijk uitdagend zijn. Belangrijk dus om je werk goed te plannen en organiseren. 

Natuurlijk gebruiken veel organisaties ook de nodige tools om overzicht te houden over hun projecten. Jij wordt misschien wel aangemeld in verschillende tools gedurende de periode dat je deel uitmaakt van het team. 

Wat de situatie ook is, je wilt je taken goed organiseren, beheren en opvolgen. Deadlines missen is niet jouw ding toch? Om goed samen te kunnen werken met anderen, ongeacht locatie, zijn er verschillende tools om je leven makkelijker te maken. 

Plan je werk en tijd slim en efficiënt om je werkuren zo optimaal mogelijk te benutten. 

De voordelen van projectmanagementtools

Door gebruik te maken van handige tools, verlopen je samenwerkingen zo efficiënt mogelijk. Dat komt het eindresultaat natuurlijk ten goede. Een aantal belangrijke voordelen van het werken met projectmanagementtools:

• Locatieonafhankelijk samenwerken
• Taken toewijzen
• Prioriteren en visualiseren
• Automatische statusupdates
• Gegevens beheren

Locatieonafhankelijk samenwerken

Projectmanagementtools maken het gemakkelijk om waar ook ter wereld aan een project te werken. Je hebt met deze tools altijd alle gegevens bij de hand om je werk te kunnen doen. Je ziet welke taken er moeten gebeuren en kunt bij de documenten die je nodig hebt. 

Bovendien is het in een aantal tools mogelijk om anderen uit te nodigen voor het bord waarop je werkt. Zo kun jij als freelancer met je favoriete tool blijven werken en per project de desbetreffende klant uitnodigen om deel te nemen. Een eenvoudige manier om overzicht te houden en in contact te blijven met je opdrachtgevers. 

Taken toewijzen

Bij het aanmaken van een nieuw project, krijgt elk teamlid taken toegewezen. Gebruik je de tools voor je eigen overzicht, dan ben je natuurlijk het enige teamlid en werkt de tool als een to-do list. Je hebt op die manier in beeld welke taken jij moet vervullen en welke deadline daarbij hoort. Werk je met meerdere mensen aan een taak, dan kunnen jullie elkaar binnen de taak op de hoogte houden van de voortgang.

Prioriteren en visualiseren

Verschillende taken en projecten kun je in goede projectmanagementtools prioriteren en visualiseren. Zo kun je een lijst sorteren op opleverdatum of als een soort digitaal prikbord. Sommige tools beschikken ook over de mogelijkheid van mind mapping of categoriseren met behulp van kleuren. 

Automatische statusupdates

Wijzigt er iemand iets in een taak, dan krijgt iedereen voor wie dat relevant is daar automatisch een statusupdate van. Zo voorkom je bij samenwerken in een projectteam dubbel werk en zo is iedereen op de hoogte van de voortgang van de opdracht. 

Gegevens beheren

Om je werk goed te kunnen doen, produceer je waarschijnlijk de nodige bestanden en rapporten. Die kun je uploaden in de projectmanagementtool. Handig voor jezelf om altijd bij de hand te hebben. Werk je samen met anderen, dan weten zij waar je mee bezig bent. Ze kunnen jouw output gebruiken als input voor hun eigen werk of zien het eindproduct dat klaarstaat voor oplevering. 

Projectmanagementtools in de praktijk

In de dagelijkse praktijk van een freelancer, is overzicht houden belangrijk. Je wilt je tijd zo efficiënt mogelijk gebruiken en zit natuurlijk niet te wachten op gemiste deadlines. Doordat je veel verschillende relaties moet onderhouden met bijbehorende projecten, is het van groot belang te zorgen voor goed taakbeheer en projectmanagement. Er zijn verschillende tools om je te assisteren bij het creëren en behouden van overzicht. Denk bijvoorbeeld aan:

• Trello
• Whimsical
• Notion
• Asana

Natuurlijk heeft elk van deze tools zo zijn eigen specifieke functionaliteiten. Over Trello en Asana schreven we eerder al een vergelijkingsartikel. Uiteindelijk draait het allemaal om overzicht hebben. Welke projecten heb je lopen en welke taken horen daarbij? 

Projectoverzicht 

Elke goede projectmanagementtool biedt je de mogelijkheid projecten te visualiseren. Veel programma’s bieden de mogelijkheid diagrammen en mind maps te gebruiken. Ook krijgen taken en projecten afhankelijk van hun status een kleur. Zo kun je snel bepalen hoe het ervoor staat qua voortgang van het project.

Je kunt projecten toewijzen aan teams of afdelingen, bijvoorbeeld ‘marketing’ of ‘ICT’. Daarnaast kun je per project verschillende taken aanmaken. Zo borg je dat oplevermomenten voor iedereen duidelijk en inzichtelijk zijn en kun je verschillende mensen verschillende taken toewijzen. Daarmee maak je afronding van het complete project een team effort waar iedereen zich verantwoordelijk voor voelt. 

De boekhouding. Jouw favoriete onderdeel van je werk? Voor veel freelancers is het vermoedelijk vooral een ‘moetje’. Iets dat nou eenmaal komt kijken bij het ondernemen, maar waar je niet bepaald energie van krijgt. Natuurlijk is het belangrijk om je administratie op orde te hebben, maar moet dat echt allemaal zo saai en ingewikkeld zijn? 

Nee hoor. Met de juiste tools zijn boekhouding en facturatie klussen waar je fluitend doorheen vliegt. Je hebt helder overzicht over facturen die nog niet betaald zijn, offertes die je hebt lopen en de belastingaangifte die eraan zit te komen. 

Er zijn verschillende tools om jouw administratie tot een eenvoudige taak te maken. 

Waarom administratietools gebruiken?

Je geldzaken moet je goed regelen. De vaste lasten lopen altijd door, het is daarom van belang dat je op tijd betaald krijgt. Zorg dus voor goed overzicht over je geldzaken en houd inkomsten en uitgaven nauwkeurig bij. Welke facturen moeten klanten nog voldoen en welke rekeningen heb je zelf nog openstaan met je onderneming? En vergeet vooral de btw-aangifte niet. Dat kan een flinke som geld zijn, die je met de juiste tools ook goed aan ziet komen. 

Belangrijke tips bij het voeren van een  goede administratie zijn er in overvloed. Zorg bijvoorbeeld dat je er op vaste momenten tijd voor inplant, zet geld apart en laat een boekhouder de boel  controleren. 

Kies de tools die bij jou passen

Tools voor administratie van een freelancer zijn er in overvloed op de markt. Zo kun je alles digitaal regelen op gebied van:

• Boekhouding
• Facturatie
• Belastingen 

De beschikbare tools hebben soms een focus op 1 van deze deelgebieden. Vaker gebeurt het dat alle functionaliteiten gecombineerd zijn. 

Om geldzaken beter en sneller te regelen, moet je weten wat voor jou belangrijk is. Er zijn zoveel tools, wat heb jij absoluut nodig? Je hebt keus uit een flinke lijst aan functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Facturering
• Financiële rapportages
• Urenregistratie
• Bankkoppeling
• Belastingberekening

Boekhouding

Boekhouding is meer dan rekeningen alleen. Er zijn waarschijnlijk meerdere contracten die je hebt afgesloten voor jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringen of een pensioenregeling. Alle contracten beheer je in jouw boekhouding. 

Denk bij boekhouding ook aan rapportages over kasstromen, de vermogensbalans van je onderneming en het opstellen van budgetten. In een boekhoudtool kun je het allemaal opnemen. 

Handige tools om de boekhouding bij te houden, zijn bijvoorbeeld:

• MoneyMonk
• Exact Online
• e-Boekhouden

Facturatie

Een specifiek onderdeel van het leven als freelancer is de facturatie. Facturen wil je professioneel vormgeven. Veel belangrijker is het dat ze voldoen aan de geldende eisen. Zorg dat alles op de factuur staat en automatiseer met een huisstijl de opmaak. Door een tool te gebruiken die de gewerkte uren per project of opdracht registreert, gaat jouw facturatie sneller dan ooit.

In veel facturatietools is het mogelijk een automatische workflow op te stellen. Je vult het contact en de uitgevoerde werkzaamheden met bijbehorend tarief in en kunt dan met een enkele muisklik overgaan tot versturen van je factuur. Verloopt de betaaltermijn, dan kun je weer met een enkele handeling een herinnering sturen. Uiteindelijk voer je de betaling in en registreert de facturatietool dit als een afgeronde factuur. 

Jouw facturatie gaat nog sneller en gemakkelijker met tools als bijvoorbeeld:

• MoneyBird
• Invoice2go
• SnelStart

Belastingen

Facturen innen is leuk, het betekent ook dat je btw ontvangt van jouw klanten. Aan het eind van ieder kwartaal doe je daarom btw-aangifte. Liever per maand of per jaar betalen? Die mogelijkheid heb je ook. Zorg in elk geval dat je het reeds ontvangen bedrag apart houdt, zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij je aangifte. 

Ben je een zogenoemde ‘kleine ondernemer’, dan kan het zo zijn dat je geen btw hoeft te betalen. Via de kleineondernemersregeling krijg je vrijstelling van btw. Die vrijstelling geldt als je in een jaar minder dan 20.000 euro omzet als Nederlandse onderneming. 

Ook voor de aangifte inkomstenbelasting moet je geld achter de hand houden. Wie inkomen genereert, betaalt ook inkomstenbelasting. 

Voorbereiding van je belastingaangifte kun je ook in een tool doen. Deze 3 tools kunnen wellicht behulpzaam zijn:

• Moneybird
• Twinfield
• Exact Online

Organiseer jouw administratie met deze tools

Je begrijpt nu dat administratietools van onschatbare waarde zijn voor jou als freelancer. En zoals je hebt gezien, is er een hele lijst tools beschikbaar. Een aantal tools combineert de functies die we bespraken bij boekhouding, facturatie en belastingen. Deze zaken organiseer je makkelijk en snel met bijvoorbeeld:

• e-Boekhouden
• MoneyBird
• Exact Online

Projectoverzicht

Als freelance grafisch ontwerper heb je veel verschillende projecten lopen. Per project wil je niets missen. In jouw projectmanagementtool maak je per klant een apart project aan.

Natuurlijk geef je elk project een logische naam. Vervolgens ga je over tot het invoeren van de verschillende taken die bij elk project horen. Daarmee creëer je jouw to-do lijst binnen elk project.

Open je de projectmanagementtool, dan heb je direct overzicht over de status quo. Heeft die ene klant al betaald? Heb je van de andere klant al teksten ontvangen? Hoe zit het met de fotografie voor de flyer die je ontwerpt?

Geef elk project een status en creëer zo rust in je freelance bestaan.

Taken beheren

Per project zijn er natuurlijk een aantal taken die uitgevoerd moeten worden. Ook deze zijn weer te geven met kleuren. Daarnaast kun je de taken in een lijst zetten en deze sorteren op datum. Zo mis je nooit meer deadlines en weet je altijd wat er aan werk aan zit te komen. 

Per taak kun je vaak subtaken invoeren. Door de grote klus op te knippen in delen, zie je snel hoe het staat met de planning. Je kunt bovendien subtaken toewijzen aan anderen zodat jullie de taak gezamenlijk tot een succes brengen. 

In de taak kun je elkaar op de hoogte houden van de voortgang. Upload jouw documenten, gebruik documenten van anderen en verzend berichten met de stand van zaken van jouw kant. De actuele status van de taak, bijvoorbeeld ‘in uitvoering’ of ‘afgerond’ kun je per taak aangeven.

Taakoverzicht

Ben je als freelance recruiter betrokken bij een wervingsproject, dan is het taakoverzicht jouw digitale planner.

Je project is het werven van 5 nieuwe medewerkers voor de financiële afdeling. Dat doe je in samenwerking met een HR-medewerker en de manager van de financiële afdeling.

Je kunt nu in de projectmanagementtool actiepunten aanmaken. De HR-manager moet bijvoorbeeld een functieomschrijving opleveren, de afdelingsmanager moet daarvoor een lijst werkzaamheden maken. Jij moet een vacature uit gaan zetten.

Zoals je ziet, hebben jullie elkaar nodig om het project tot een goed einde te brengen. Door voor elke actie een aparte taak te maken binnen een project, hebben jullie allemaal overzicht over de voortgang.

De afdelingsmanager krijgt als actiepunt ‘lijst van werkzaamheden maken’. Daaraan hang je een deadline die de HR-manager vervolgens voldoende tijd geeft om de functieomschrijving te maken. Die taak geef je weer een deadline die jou in staat stelt de vacature op tijd uit te zetten.

Is een taak voltooid, dan markeert de verantwoordelijke dit. Automatisch krijgt de rest van het team een seintje, waardoor de volgende ‘schakel’ in jullie workflow weet dat hij of zij verder kan. Uiteindelijk werken jullie zo gezamenlijk toe naar het afronden van een totaal project. 

Tools synchroniseren

Het is belangrijk te zorgen dat je verschillende projecten en bijbehorende planningen overzichtelijk naast elkaar weet te houden. Heb je te maken met je eigen tooling én programma’s van verschillende opdrachtgevers? Dan is het wellicht handig op zoek te gaan naar een tool die ze met elkaar synchroniseert. Een tool die je daar goed bij kan helpen is bijvoorbeeld Zapier.

Hiermee kun je taken automatiseren en programma’s samen laten werken. Je creëert automatische workflows die zorgen dat je niks meer mist. Komt er bijvoorbeeld een e-mail in Outlook binnen terwijl je daar niet dagelijks in kijkt, dan kun je een bericht per sms ontvangen. Of je krijgt een mail via G-mail waarna er automatisch een taak in Trello verschijnt. 

Hoe goed je ook mag zijn in je vak, als niemand het weet, zul je ook geen klanten vinden. Goede online marketing is van levensbelang voor jou als freelancer. Je zult altijd tijd moeten blijven investeren in je eigen profilering. Dat zorgt ervoor dat klanten je weten te vinden én een beeld krijgen van wie jij bent en wat je kunt. Door jezelf een expertstatus te geven, genereer je leads en vind je uiteindelijk nieuwe klanten. 

Het aantal Nederlandse gebruikers van social media stijgt nog steeds. Daar moet je dus iets mee. Jouw persoonlijke marketing en aanwezigheid op social media kun je makkelijker maken door tools te gebruiken. Daarnaast gaat het op social media ook om aanwezigheid. Je kunt nog zoveel automatiseren, uiteindelijk is het de persoonlijke interactie die het verschil maakt. 

Laat jezelf zien

Misschien gaat het tegen je gevoel in om jezelf te laten zien, voelt het als borstklopperij. Uiteindelijk wil je gewoon met je vak bezig zijn. Een ingewikkeld ICT-vraagstuk oplossen, prachtige foto’s maken of een project succesvol managen. Jij bent goed in wat je doet, dat is voldoende toch? 

In principe wel, maar weet de rest van de wereld ook van jouw bestaan? De ideale klant trek je aan door jezelf te profileren. Als freelancende kenniswerker is online aanwezigheid belangrijk. Zorg dat je een website hebt waar meer over jou te vinden is en maak slim gebruik van social media. Zo geef je potentiële klanten een mooie kans kennis met jou te maken. Gebruik je website bijvoorbeeld om eerder werk te laten zien en ga op social media de interactie aan met experts uit je vakgebied. Zo laat je jezelf zien en benadruk je jouw kwaliteiten. 

Opties voor online aanwezigheid

Online kun je op verschillende manieren aanwezig zijn. Het belangrijkst zijn je website en je activiteit op social media.

Website

Als freelancer kun je eigenlijk niet zonder een website. Die kun je laten ontwerpen, inclusief op maat gemaakt logo en professionele teksten. Je kunt ook zelf een begin maken. Voor het ontwerp van je website kun je gebruik maken van verschillende platforms. Allemaal helpen ze je aan een online visitekaartje. Handige tools om vandaag al met je eigen website te beginnen, vind je verderop in dit hoofdstuk. 

Je kunt het zelf zo uitgebreid maken als je wilt. Gebruik je website als blog om verhalen achter de schermen te delen. Of tover je website om in een online portfolio. Voeg een pagina toe met je contactgegevens en klaar ben je. De basis staat.

Social media

Het andere belangrijke punt zijn social media. Ruim 14 miljoen Nederlands hebben op een platform een account. En dat aantal stijgt nog steeds.

Je hebt vast wel een privé-account op bijvoorbeeld Facebook of Instagram. Zakelijk kun je daar ook slim gebruik van maken. En vergeet je LinkedIn niet? 

Aanwezig zijn op social media betekent dat je regelmatig updates post. Daarnaast is het belangrijk dat je reageert op berichten van anderen. Geef een duimpje of beter nog, schrijf een reactie. Geef jouw visie in de commentaren. Zo laat je zien dat je kennis van zaken hebt en je gaat interactie aan met je doelgroep. Door actief te bouwen aan online relaties, zul je uiteindelijk offline profiteren met mooie opdrachten en fijne samenwerkingen. 

Meer leads uit social media haal je door altijd authentiek te blijven. Juist in deze tijden waarin ChatGPT het makkelijk maakt voor iedereen om iets te posten, kun je je onderscheiden door jezelf te blijven. Zorg daarnaast  dat je altijd de interactie aangaat met je volgers. En een goede call-to-action als afsluiting van je posts kan natuurlijk ook niet ontbreken. 

LinkedIn

Het allerbelangrijkste social media platform voor zakelijk gebruik is LinkedIn. Hier vind je professionals uit allerlei vakgebieden die kennis en inzichten delen, verhalen vertellen en soms ook opdrachten delen. Het is het medium bij uitstek om je te profileren als expert binnen je vakgebied. Deel je expertise, maak connecties met vakgenoten en leg contact met interessante bedrijven. Het doel moet niet zijn om werk te scoren, maar wie weet wat het gevolg van je online aanwezigheid zal zijn.

Instagram

Ben je een creatieve freelancer? Dan is Instagram een perfecte plek om jezelf te presenteren. Je hoeft geen hele verhalen te vertellen, deel vooral mooie foto’s van je werk. En daarbij is niet alleen het eindresultaat van belang. Online kun je de tijd nemen om het maakproces in beeld te brengen met foto en video. Zo neem je anderen mee in jouw wereld en laat je zien hoe jouw eindproduct precies tot stand komt. 

TikTok

TikTok begon als grappig medium voor jongeren, maar is inmiddels uitgegroeid tot serieus platform. Ook of misschien juist wel voor jou als freelancer. Het gaat er hierbij om dat je wat luchtigheid geeft aan je berichten. Zeker als ondernemer in de creatieve hoek kun je hier jezelf laten zien. Maar ook met skills in totaal andere branches kun je hier uit de voeten. Als financieel expert of HR-manager bijvoorbeeld, kun je jouw vakgebied toegankelijk maken met korte video’s op het platform.

Nu je het belang kent van online aanwezigheid, wil je ook weten hoe je daar tools voor kunt gebruiken. De keuze aan tools voor een website en social media gebruik is eindeloos. Dit overzicht geeft je een korte blik op handige tools die veel gebruikt worden. 

Tools voor websites

Bij het starten van een website moet je vooraf goed helder hebben wat het doel is dat je wilt bereiken. Ben je op zoek naar een website die je als online winkel kunt gebruiken of is het juist de bedoeling dat het je portfolio mooi weergeeft? Wil je in blogs je visie delen? Er is zoveel mogelijk, afhankelijk van jouw wensen kies je de webdesignsoftware die bij je past.

Enkele functionaliteiten waar je over na moet denken zijn bijvoorbeeld:

• Content- en documentbeheer
• Social media integratie
• Webshopontwerp

Kijk vooral ook naar het gebruiksgemak en de kosten. Als je zelf enige technische ervaring hebt of de techniek snel doorgrondt, kun je voor een wat geavanceerder systeem kiezen. Liggen jouw talenten op ander vlak, kies dan vooral een systeem dat een hoge gebruiksvriendelijkheid heeft. 

Er zijn talloze tools om te gebruiken. Veel gebruikt voor het bouwen van websites zijn bijvoorbeeld:

• WordPress
• HubSpot
• Joomla
• Wix
• Drupal 

Deze tools helpen je snel aan een online visitekaartje. Ze zijn vaak gratis uit te proberen en voorzien van uitgebreidere functionaliteiten met een betaald abonnement. WordPress is het meest gebruikte contentmanagementsysteem (cms) met veel functionaliteiten. Het is ook het makkelijkst in gebruik, al doen Wix en HubSpot daar niet heel erg voor onder. Heb je wat meer technische kennis, onderzoek dan eens of een van de andere tools bij je past. 

Afspraken en nieuwsbrieven

Als klanten op je website graag een afspraak met je willen maken, kunnen ze natuurlijk bellen. Of mailen, WhatsAppen of wat je ook maar op je contactformulier hebt staan. Maar waarom geef je ze niet gelijk de optie een afspraak in je agenda te boeken? Met een tool als Calendly is het een fluitje van een cent voor bezoekers om een moment vast te leggen. Jij geeft je beschikbaarheid aan in de tool, websitebezoekers kiezen wat hen het beste uitkomt. Is er een afspraak ingepland, dan ontvang jij daar direct een automatisch bericht van. Zo loopt je agenda als vanzelf vol met afspraken. 

Wil je dat mensen zich inschrijven op je nieuwsbrief, voeg dan een button toe die daartoe oproept. Houd er rekening mee dat je mensen expliciiet om toestemming moet vragen om ze te mogen mailen, in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacywet stelt dat je mensen niet zomaar berichten mag sturen zonder daar vooraf expliciet toestemming voor te hebben gekregen.

Heb je toestemming, verzamel de adressen dan in een programma als MailChimp. Nieuws, expertblogs of andere dingen die je kwijt wilt, kun je eenvoudig opmaken in een mooie nieuwsbrief. Vul de tekst aan met afbeeldingen, buttons en links en kunt hetzelfde bericht dan naar een hele lijst mensen sturen. Natuurlijk houd je na verzending nauwlettend in de gaten of het bericht overal goed aankomt, hoeveel mensen het openen en of er ook doorgeklikt wordt op jouw links. 

Webbeheer in de praktijk

Je bent freelance fotograaf. Het liefst ben je met je camera op pad om de mooiste portretten te maken. Je wilt mensen graag laten zien wat je kunt zodat ze een shoot bij je boeken. Om dat te realiseren, besluit je een website te bouwen.

Via WordPress heb je in een handomdraai een website gemaakt. Je kunt zelf een thema kiezen dat past bij jouw werkgebied, in dit geval is een portfoliowebsite de beste optie. Je kunt nu heel eenvoudig foto’s uploaden in de mediabibliotheek en deze op een portfoliopagina plaatsen.

Natuurlijk maak je een contactpagina zodat mensen je kunnen bellen, mailen of wat je verder ook maar wilt. En vergeet ook niet de plug-in te installeren die naar je social media accounts leidt. Zo kun je op je site laten zien wat je op Instagram post en andersom kun je op je social media verwijzen naar nieuws op je website.

Met de analysetools van WordPress aangevuld met data van Google zorg je dat je website goed in elkaar zit én goed gevonden wordt. Je leert al snel welke pagina’s het goed doen, geeft die exposure op social media en voor je het weet stromen de aanvragen voor shoots binnen.

Vindbaarheid en statistiek

Als je eenmaal een website hebt, wil je dat die ook goed bezocht wordt. Jij kunt zorgen voor artikelen die het goed doen in zoekmachines, de techniek van het platform zit goed in elkaar, succes gegarandeerd zou je zeggen. Door de statistieken te monitoren, weet je hoe het gaat met je website. Je websitetool houdt zelf basale statistieken bij. Wil je meer weten, ga dan verder op onderzoek uit.

Google Search Console

Met deze gratis tool ontdek je of je website goed gevonden wordt door de zoekmachine van Google. Je ziet bijvoorbeeld welke zoekwoorden bezoekers van je website hebben gebruikt om je te vinden. Ook ontdek je hoe vaak je site in de zoekresultaten opduikt bij specifieke woorden en of mensen dan ook doorklikken. Ook kun je zien of je website het goed doet op mobiele devices, een feature die je absoluut goed voor elkaar moet hebben. 

Google Analytics

Google Analytics geeft gedetailleerde informatie over het verkeer op je website en het gedrag van bezoekers. Via welke wegen komen ze op je website, welke pagina’s bezoeken ze veel en hoe lang blijven ze op pagina’s hangen? 

Tools voor social media

We gaven een overzicht van verschillende social media platforms. Je kunt bij de meeste platforms berichten vooraf maken en inplannen voor publicatie. Blok een dag of dagdeel in je agenda om content voor een langere periode te creëren, plan het in en dat is dat. 

Het is ook mogelijk tools te gebruiken die overzicht geven over verschillende berichten op verschillende platforms. Maak bijvoorbeeld 1 bericht dat je aanpast aan het platform waar het op moet komen. Plan het in de tool in en zo verschijnt jouw bericht op het door jou gekozen moment in verschillende vormen op verschillende platforms. 

Tools die je daarbij helpen zijn bijvoorbeeld:

• Coosto
• Buffer
• monday.com
• Hootsuite

Ook deze tools helpen je de impact van je berichten te analyseren. Ze laten zien hoeveel reacties er zijn, hoeveel impressies en engagement en welke posts het goed doen of juist niet. In sommige tools kun je een analyse van de bezoekers krijgen naar bijvoorbeeld regio of vakgebied. En onderzoek ook eens welke dag en tijd goed scoren. Zo kun je jouw social media strategie steeds verder perfectioneren. 

Social media in de praktijk

Je bent als freelance online marketeer aan het werk. Voor verschillende bedrijven beheer je de social media accounts. Maar de hele dag inloggen op Facebook, Instagram en LinkedIn met steeds weer een nieuwe gebruikersnaam? Nee hoor, niet in jouw wereld.

Je hebt Hootsuite geïnstalleerd en daar alle accounts in gezet. In verschillende kolommen zie je nu de tijdlijn van het betreffende account op het betreffende platform. Ga je de interactie even aan?

Via de planner-functie plan je eenvoudig berichten in op meerdere platforms met het juiste beeldmateriaal.

Aan het eind van de dag kijk je naar de analytics om te zien welke posts het op welk platform en op welke tijden precies goed deden. Die informatie gebruik je om de volgende dag verder te bouwen aan het merk.

Nu weet je welke tools je kunt gebruiken om je leven als freelancer makkelijker te maken. Je hebt een aantal praktijkvoorbeelden gelezen waarin de tools perfect voor jou als freelancer werken. Realiseer je echter dat er ook een aantal valkuilen zijn bij het gebruik van tools. We nemen er hier een aantal door zodat je altijd een bewuste keuze kunt maken voor het wel of niet werken met tools. 

Blijf het werk zelf doen

Het allerbelangrijkste is misschien wel dat je geen wonderen moet verwachten van tools. Het zijn nadrukkelijk hulpmiddelen, bedoeld om jou te ondersteunen in je werk. Uiteindelijk ben je zelf nog steeds de expert die de klus daadwerkelijk uit moet voeren. Het is verleidelijk om een tool te gebruiken en er vervolgens ook naar te wijzen als de schuldige bij het uitblijven van resultaten. Realiseer je dan dat jij degene bent die de tool instelt en voor je laat werken. Dat betekent dat jij ook degene bent die bij moet sturen bij tegenvallende resultaten.

Beperk het aantal tools

Een ander gevaar is dat je zoveel mogelijk werk met tools probeert te doen. Er is ook nog zoiets als te veel tools hebben. Bedenk bij alles wat je kunt automatiseren of je dat ook wílt automatiseren. Natuurlijk is het lekker als er werk uit handen wordt genomen. Levert het je meer productiviteit en effectiviteit op in je dagelijkse werk? Vooral doen. Maar ben je de hele dag bezig met de tool leren kennen, instellen en resultaten analyseren? Dan is het misschien tijd om zelf weer wat meer in de uitvoering te gaan zitten. 

Houd je budget in de gaten

Tools zijn superhandig om je boekhouding te beheren, projecten te sturen en social media te managen. Vergeet alleen niet dat veel tools als betaald abonnement werken. Hoe fijn het ook is om sommige dingen te automatiseren, de kosten kunnen aardig oplopen. Vraag je voor een aankoop altijd af wat meer oplevert: de tool betalen, zodat je je werk beter kunt doen of zelf de klus klaren en de kosten voor de tool in je zak houden. 

Wil je weten of er betere of goedkopere alternatieven zijn om aan je behoeften te voldoen? Neem dan eens een kijkje op vergelijkingswebsites. Een paar vergelijkers om alternatieven te onderzoeken zijn:

• Appsumo
• Capterra
• GetApp

Kies tools die op elkaar aansluiten

Er zijn voor elke handeling in jouw freelancersbestaan vermoedelijk tools te vinden. Dat is op zich fijn, maar dan moeten ze elkaar wel ondersteunen. Het wordt pas echt handig als je een soort treintje kunt maken. Je gebruikt een projectmanagementtool om een contentstrategie op te stellen. Die strategie bespreek je via een communicatietool die goed met het projectmanagementsysteem is geïntegreerd. Daarna zet je alles door naar het contentmanagementsysteem waarna het via een social media tool op alle social media platforms wordt gedeeld. Werken al deze tools goed samen? Fijn! Dan is het een efficiënte workflow. Ben je vooral druk met heen en weer klikken tussen programma’s die net niet helemaal op elkaar aansluiten? Jammer, dan heb je niet de beste keuze gemaakt. 

Onderzoek eens of je via bijvoorbeeld Zapier tools beter op elkaar kunt laten aansluiten. En duik ook eens in de alternatieven voor verschillende tools die je gebruikt. Wellicht kun je de aansluiting verfijnen door zaken te automatiseren of is er een tool beschikbaar die wél een prettige systematiek oplevert.

Nu weet je in welke delen van jouw leven als freelancer tools handig kunnen zijn. Je beheert je boekhouding en facturatie slim en communiceert met klanten en collega’s waar je ook maar bent. Dankzij projectmanagementtools ben je altijd op de hoogte van wat er moet gebeuren en wat eraan zit te komen. Je weet welke tools je in kunt zetten om gemakkelijk een website te beheren en kent de programma’s die je helpen bij het beheren van social media accounts. 

We hebben je op de gevaren gewezen die het werken met tools met zich mee kan brengen. Je hebt nu een duidelijk beeld van hoe het werken met tools je kan helpen en welke overwegingen je daarbij altijd in het oog moet houden. 

Nu is het aan jou. Maak jouw eigen toolkit om lekker productief aan de slag te gaan. De belangrijkste tip? 

Neem een gemiddelde week als uitgangspunt, kijk welke taken je daarin hebt en zoek de juiste tools om je daarbij te ondersteunen. 

We geven een praktijkvoorbeeld om je op weg te helpen. 

Stel je eigen toolkit samen

Je werkt als interim projectleider aan de uitrol van een nieuw product van je opdrachtgever. Jullie eerste contact verliep via e-mail, gelukkig heb je Outlook op je computer staan.

Vervolgens maakten jullie verder kennis via Microsoft Teams waarna jullie de samenwerking direct digitaal beklonken. Dat was het moment voor jou om MoneyBird te openen en een concept factuur klaar te zetten voor deze opdracht.

Nu zit je midden in het project. Je managet de uitrol via Trello, waarbij je de uitrol in verschillende projecten hebt verdeeld voor elke afdeling. Het marketingteam werkt momenteel aan het project ‘naamsbekendheid’ waarbij ze onder meer de taken ‘persbericht maken’ en ‘social media posts schrijven’ nu verder uitwerken.

Als ze daarmee klaar zijn, is het tijd om via WordPress een nieuwsbericht aan te maken dat je dankzij HootSuite snel op alle platforms kunt publiceren.

Het product wordt overal goed ontvangen, de verkopen gaan door het dak en je opdrachtgever is blij. Je kijkt terug op een succesvolle samenwerking en praat nog even na met de brandmanager in Amerika via Teams. Tenslotte open je Outlook om het team een afscheidsmail te sturen waarna je via MoneyBird de factuur opmaakt en verzendt.

Taak volbracht!

Zo mooi kan het zijn. Een succesvolle samenwerking die dankzij verschillende tools soepel  verliep. 

Onthoud bij elke keuze die je maakt: wat voor jou werkt, is heel persoonlijk. Kijk vooral rustig naar de tools die er zijn en zet op een rijtje welke zaken je wilt en kunt automatiseren. 

Zo kun je uiteindelijk precies díe tools kiezen die jouw leven als freelancer makkelijker maken.