Tools voor freelance boekhouding en facturatie

Een goede boekhouding en facturatie zijn belangrijk voor elke freelancer. Misschien is het niet gelijk een taak waar je dol op bent, een goede boekhouding is essentieel voor je bedrijf. Zijn je geldzaken op orde, dan heb je een gezond bedrijf. Bovendien zul je geld moeten verdienen om rekeningen te kunnen betalen. En vaste lasten, die gaan altijd door. Daarom kun je maar beter je boekhouding op orde hebben.

Ondernemers hebben niet altijd veel kennis van deze onderwerpen. Als jij als creatieve freelancer vooral lekker bezig bent met mooie dingen maken, of als je als interim manager vooral energie krijgt van contact met mensen, kan het lastig zijn dat je ook nog op je boekhouding moet letten. 

Zie jij als een berg op tegen boekhouding, facturatie en tenslotte het doen van de belastingaangifte? Dat is niet nodig. Er zijn allerlei tools op de markt om je te helpen deze klussen tot een eenvoudige taak te maken. Ze nemen je veel werk uit handen en zorgen dat je niets over het hoofd ziet. Wel zo handig bij zoiets essentieels als boekhouding. 

Met de juiste tools maak je jouw boekhouding en facturatie tot vast onderdeel van je werk. Je krijgt rekeningen betaald en kunt op jouw beurt weer voldoen aan je eigen betalingsverplichtingen. En het mooiste van alles is dat een boel werk al voor je gedaan wordt. En de belastingaangifte die vanzelf een keer gedaan moet worden? Die vul je ook in een handomdraai in. 

Zorg dat jouw boekhouding helemaal op orde is met de juiste tools. Zodat je jouw tijd kunt besteden aan waar je écht gelukkig van wordt. 

Wat leer je in deze gids

Deze gids vertelt je allereerst welke tools er zijn. Een simpele zoekopdracht levert een veelheid aan resultaten op. Welke tools worden veel gebruikt en welke tips zijn er bij het kiezen en gebruiken van de beste tool voor jou? Je leert in deze gids hoe je jouw boekhouding georganiseerd en gestructureerd maakt én houdt. 

Je krijgt concrete tools voorgeschoteld om je het leven makkelijker te maken. De tools hebben we onderverdeeld in 3 categorieën:

• Boekhouding
• Facturatie
• Belastingen

Je vindt in deze gids uit welke tools er voor elk van deze 3 gebieden zijn. Je leert hoe je ze slim gebruikt en we geven je per onderdeel een overzichtelijke tabel met de investering en waarde die je daarvoor terugkrijgt. 

Tenslotte geven we aan het einde nog een paar essentiële tips om toe te passen bij de keuze van tools die jij gaat gebruiken in je business. 

Gids uit? Dan is jouw boekhouding tot in de puntjes verzorgd. Laat het papierwerk maar komen, jij bent er straks helemaal klaar voor.

Misschien herken je het wel: je boekhouding begon helemaal in het begin in een spreadsheet waar je handmatig alles invoerde. Inkomsten, bonnetjes, budgetten, kilometerregistratie, noem het en jij had er een kolom voor. Maar ja, erg efficiënt is zoiets natuurlijk niet. Gelukkig zijn er verschillende efficiënte en betrouwbare boekhoudtools op de markt. Dat bespaart jou niet alleen tijd, het zorgt er ook voor dat je niets meer vergeet mee te nemen in je administratie. En je weet precies hoe je er financieel voor staat. Wel zo fijn, toch? 

De beste tools voor je boekhouding als freelancer

Als freelancer heb je een andere boekhouding dan wanneer je in loondienst bent. Jij moet duidelijk overzicht houden over te innen facturen, te betalen rekeningen en je bent zelf verantwoordelijk voor verzekeringen en pensioen. Dat soort zaken neem je allemaal op in je boekhoudtool. Welke je daarvoor gebruikt? Dat is aan jou. 

Kies een tool die voldoet aan jouw behoeften. Wil je de optie om samen te werken met je accountant en slim automatiseren? Dan is Exact Online jouw beste vriend. Doe je alleen in Nederland zaken en wil je zeker weten dat je voldoet aan alle nationale wetten en regels? Kijk dan eens naar e-Boekhouden. En met MoneyMonk heb je een tool tot je beschikking die specifiek voor dienstverlenende zzp’ers is ontworpen.

Gebruik je boekhoudtool slim

Welke tool je ook kiest voor je boekhouding, het is van levensbelang voor je onderneming dat je er goed mee omgaat. De tool kan nog zo handig zijn, als jij hem niet goed gebruikt, zul je er niet uit halen wat erin zit. Bovendien biedt de tool waarschijnlijk functionaliteiten waar jij met je spreadsheet nog niet eens over nagedacht had. Tips om je boekhoudtool slim te gebruiken geven we je graag. 

Doe je boekhouding op vaste momenten

Je boekhouding staat waarschijnlijk niet bovenaan je prioriteitenlijst. Er is immers altijd wel een klus die geklaard moet worden. Een klant die wacht, een project dat afgerond moet. Maar je boekhouding zou je moeten beschouwen als vast onderdeel van je agenda. Kies bijvoorbeeld een uur in de week of een vast moment per maand waarop je je boekhouding bijwerkt. Verwerk gemaakte kosten, vul je kilometerregistratie in en bekijk contracten die binnenkort aflopen. 

Beheer bonnen en facturen digitaal

Heb je ergens geparkeerd of heb je een lunchmeeting gehad? Bewaar de bon zodat je deze op een later moment in je boekhoudprogramma kunt uploaden. Of beter nog: doe het gelijk. De mobiele apps van de tools geven je de mogelijkheid bonnen direct te uploaden. Categoriseer ze of koppel ze aan bijbehorende inkomsten. Werk je internationaal? Geen probleem, met e-Boekhouden kun je zelf kiezen welke valuta je voor je transactie wilt gebruiken. 

Gebruik visualisaties 

Het kan behoorlijk ingewikkeld zijn om overzicht over je boekhouding te hebben en houden. Ben jij een visueel ingesteld type dat baat heeft bij visualisatie van ingewikkelde zaken? Volg je inkomsten en uitgaven dan via grafieken en diagrammen. Zo zie je snel hoe je er financieel voor staat en hoe dat zich ontwikkelt door de tijd heen. Je financiële gegevens mogen dan taaie kost zijn, met visualisaties weet je snel hoe de zaken gaan. 

Investering en resultaat

Boekhoudtools kennen uitgebreide functionaliteiten. Is het voor jou een onderwerp waar je je in thuis voelt? Of heb je graag de zekerheid van een complete en betrouwbare boekhouding? De boekhouding is een onderdeel van het ondernemen dat je serieus moet nemen, omdat het de basis vormt voor je bedrijf. 

Is de investering de moeite waard? De meeste tools hebben verschillende soorten abonnementen. De functionaliteiten worden steeds breder naarmate je meer betaalt. In onderstaand overzicht vind je kosten en mogelijke resultaten overzichtelijk bij elkaar. Zodat je de keus voor jouw favoriete tool nog beter kunt maken. 

Facturatie, dat is altijd leuk om te doen. Of tenminste… betaalde facturen op je rekening zien, dát is leuk. Maar een goed facturatieprogramma doet veel meer dan dat. Want voor een factuur de deur uit kan, is er al een hoop gebeurd. Heb je je uren goed bijgehouden? Heb je inkoopkosten gemaakt? En wil je je bankrekening gelijk koppelen?

Om te zorgen dat je het maximale uit je facturatietool haalt, geven we je hier een overzicht van 3 veelgebruikte tools. Natuurlijk lees je ook een aantal tips om de facturatietool optimaal te gebruiken.

De beste programma's om facturen mee te maken en te beheren

Facturen maken kun je met allerlei templates in allerlei programma’s doen. Heb je een tekstverwerker of spreadsheetprogramma? Dan kun je aan de slag. Maar hoe professioneel is dat nou helemaal? Handiger is het als je een tool hebt die de facturen voor je opmaakt, de uren desgewenst bijhoudt en ook nog zorgt voor automatische verzending.

Er zijn een aantal programma’s die veel worden gebruikt door freelancers in Nederland. Neem bijvoorbeeld Invoice2go, een programma waarmee je niet alleen inkomende en uitgaande facturen beheert, maar ook rapporten kunt inzien en projecten kunt managen. In Moneybird kun je bovendien ook urenregels verwerken en automatisch sparen voor je btw. Gebruik je SnelStart, dan kun je ook makkelijk debiteuren, orders en voorraden beheren. 

Gebruik je facturatietool slim

De facturatietool van jouw keuze moet voldoen aan jouw wensen. Afhankelijk van je branche, bedrijfsgrootte en specifieke wensen kun je bepalen welk programma het best bij je past. Ongeacht het programma van jouw voorkeur, zijn er een aantal algemene tips om je facturatietool slim te gebruiken. Laat het programma voor je werken, zodat jij je tijd aan het uitvoerende werk in je onderneming kunt besteden. 

Wees duidelijk en volledig

Bij het opmaken van je factuur wil je natuurlijk dat voor de ontvanger duidelijk is wat je hebt gedaan en wat het kost. Maar er zijn meer eisen aan het opmaken van je factuur. Zorg daarnaast dat de ontvanger duidelijkheid heeft over de betalingstermijn. Op je factuur kun je automatisch een regel toevoegen waarin deze betalingstermijn vermeld staat, bijvoorbeeld 14 dagen of 30 dagen. De factuurprogramma’s bieden je handige sjablonen om je facturen volledig en volgens de regels op te stellen. 

Gebruik rapporten en categorieën

Facturatieprogramma’s bieden doorgaans de mogelijkheid je inkomsten en uitgaven in heldere rapporten te bekijken. Zo heb je in 1 oogopslag duidelijk wat je resultaten zijn, hoeveel specifieke contacten je opleveren of welke kosten je voor welke projecten maakt. Zijn er opvallende ontwikkelingen? Dan heb jij ze snel in het oog. Je kunt eenvoudig bijsturen wanneer nodig of jezelf een extra schouderklopje geven als je positieve trends signaleert. 

Automatiseer en digitaliseer waar mogelijk 

Alles wat je vaker dan 1 keer doet, kun je automatiseren. Of dat zeggen programmeurs in elk geval. Voor jou betekent automatiseren in je facturatietool vooral dat je werk gemakkelijker wordt. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch de status van je facturen inzien, je bankrekening aan je factuurtool koppelen en debiteuren beheren. Dat alles zorgt ervoor dat je duidelijk hebt hoe het met inkomsten en uitgaven staat. Je kunt snel bijsturen wanneer nodig. 

Investering en resultaat

De kosten voor een facturatietool zijn over het algemeen te overzien. Hoe meer functionaliteiten je wilt, hoe hoger de kosten zullen zijn. Bepaal voor jezelf wat je belangrijk vindt en kijk ook vooral naar functionaliteiten die specifiek voor jouw branche van toepassing zijn. Heb je geen voorraden omdat je een dienst verleent, dan is SnelStart bijvoorbeeld niet zo relevant voor je. Wil je juist voorbereid zijn op alles en je btw kosten alvast apart zetten? Dan is Moneybird misschien een goed idee. En vind je het prettig om projecten te kunnen managen in hetzelfde programma, onderzoek dan eens of Invoice2go bij je past. 

Wanneer je geld verdient, moet je ook inkomstenbelasting betalen. Daarnaast betalen jouw klanten een bedrag aan btw over de factuur die jij ze stuurt. Die btw verreken jij elk kwartaal met de Belastingdienst door een btw-aangifte te doen. Tegelijkertijd betaal je zelf btw aan bedrijven en organisaties met de uitgaande facturen van zakelijke kosten die je maakt. 

De belastingaangifte is dus een belangrijk onderdeel van het ondernemen, maar ook iets waar veel ondernemers moeite mee hebben. Je wilt geen fouten maken en het is soms ingewikkelde materie waar je mee bezig bent. Door goede tools te gebruiken, kun je het jezelf makkelijk maken. Veel boekhoud- en facturatietools hebben een feature om de belastingaangifte makkelijk te maken. Ook bestaat er software die specifiek voor het doel belastingaangifte is ontwikkeld. 

Overigens kan het zo zijn dat je vrijgesteld bent van btw-betaling. Met de kleineondernemersregeling maakt de Belastingdienst het mogelijk dat je de aan jou betaalde btw niet terug hoeft te betalen. Die vrijstelling geldt als je in een jaar minder dan 20.000 euro omzet als Nederlandse onderneming. 

De beste programma's en hulpmiddelen voor je belastingaangifte

Voor je belastingaangifte hoef je niet altijd op zoek naar nieuwe tools. Het kan ook geïntegreerd zijn in je boekhoud- of softwareprogramma. In de besproken tools kun je zonder het programma te verlaten je aangifte indienen. 

Wil je iets meer controle houden, dat kan ook. Denk bijvoorbeeld aan Moneybird, waar je rapportages op kunt laten stellen die je kunt gebruiken voor je btw-aangifte. Kwestie van overtypen en klaar. Met de boekhoudsoftware van Exact Online kun je de juiste aangifte genereren aan de hand van inkoop- en verkoopboekingen uit je administratie. En gebruik je Twinfield, dan kun je handige btw-codes invoeren en ook gemakkelijk aangifte doen als je buiten de EU zaken doet. 

Gebruik je belastingtool slim

Belastingaangifte doen, blijft een terugkerende taak in je leven als ondernemer. Je btw-aangifte doe je elk kwartaal, een maand nadat het kwartaal afloopt. Je aangifte inkomstenbelasting doe je eens per jaar. En heb je klanten buiten de EU, dan heb je te maken met zogenoemde intracommunautaire prestaties (ICP) waarvan je specifiek aangifte moet doen. Hoe je dat allemaal slim organiseert? Deze 3 tips helpen je. 

Houd alle financiën nauwkeurig bij

Een goede aangifte valt of staat met de juiste informatie. Als jij je inkomende en uitgaande facturen op de juiste manier inboekt, is het eenvoudig om de belastingaangifte te doen. Maak je er een chaos van of zitten er fouten in? Dan zul je dat op je belastingaangifte terugvinden. De Belastingdienst checkt steekproefsgewijs willekeurige aangiftes. Komen zij onjuiste gegevens tegen, dan wordt je hele boekhouding minutieus doorgelicht. 

Om zeker te zijn van een juiste boekhouding, kun je een boekhouder of accountant in de arm nemen. Wanneer je van jezelf weet dat financiën en boekhouding niet je sterkste kanten zijn, kun je overwegen alle bonnetjes in te leveren bij een specialist die vervolgens zorgdraagt voor de financiële boekhouding. De verschillende btw-aangiftes kun je ook laten doen door deze expert. Het kost wat, maar een goede accountant verdient zichzelf als het goed is ook dubbel en dwars terug. 

Maak gebruik van rapportages uit je boekhoud- of facturatiesoftware

Waarom zelf het wiel uitvinden als er ook software is die het voor je doet? Gebruik de rapportages die in verschillende programma’s voor boekhouding en facturatie zitten en laat ze voor je werken. Zo kun je met de tools met een paar simpele muisklikken de hele btw-aangifte zien. Die hoef je alleen nog maar in te voeren in de beveiligde omgeving van de Belastingdienst. Vind je dat te ingewikkeld? Koppel Moneybird, Exact Online of Twinfield en je kunt binnen het programma aangifte doen, waarna de aangifte automatisch naar de Belastingdienst wordt verzonden. 

Plan vooruit

Je weet dat je elk kwartaal btw-aangifte moet doen. Je weet dat je elk jaar inkomstenbelasting moet doen. Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan, maar plan de uitgaven die bij deze vaste momenten komen kijken vooruit. Je kunt geld automatisch apart zetten of maandelijks een reservering doen om te zorgen dat je de verplichtingen aan de Belastingdienst altijd kunt voldoen. Dat geeft rust en voorkomt vervelende verrassingen. 

Investering en resultaat

De tools voor je belastingaangifte zijn vaak verwerkt in bestaande tools die je als ondernemer waarschijnlijk al hebt. Wil je zeker zijn van een juiste en volledige aangifte, dan kun je natuurlijk een expert in de arm nemen. Wil je liever zelf alles beheren, kies dan een programma dat aansluit bij jouw wensen en ervaring. 

Conclusie

Je bent nu helemaal bijgepraat op het gebied van tools voor je boekhouding, facturatie en belastingaangifte. Misschien zag je vooraf enorm op tegen dit onderwerp, nu weet je dat het allemaal wel meevalt. Er zijn talloze tools die je helpen dit taaie stukje van het ondernemersleven tot een behapbare klus te maken. 

De juiste tools zijn van groot belang om je onderneming financieel gezond te houden. Door je boekhouding correct te voeren en professioneel te factureren, is je belastingaangifte als volgende stap ook geen enkel probleem meer. 

Kun je alsnog wat hulp gebruiken bij het kiezen? Neem deze tips dan zeker mee in je besluitvorming:

• Zet je behoeften op papier. Er zijn een aantal zaken die je vooraf moet overwegen. Wil je alles zelf doen of werk je liever samen met een boekhouder? Factureer je alleen in Nederland of ook in het buitenland? En wil je een tool die de belastingaangifte voor je voorbereidt of is dat niet nodig? Op basis van je behoeften kun je de tools prioriteren.
• Test verschillende tools en functionaliteiten. Veel programma’s bieden je de mogelijkheid gratis kennis te maken. Doe dat ook vooral. En tijdens die testperiode ontdek je alle functionaliteiten van de tool. Zorg dat je zaken automatiseert en periodiek met je boekhouding bezig bent. 
• Blijf nauwkeurig werken. Hoe makkelijk het ook is dat een tool je van alles uit handen neemt, jij bent nog steeds degene die alles invoert. Doe dat zo nauwkeurig mogelijk. Je wilt geen fouten maken in je belastingaangifte. En door zo nauwkeurig aan je boekhouding te werken, ben je gelijk voorbereid op de belastingafdracht. Vind je het fijn, dan kun je dit geld gedurende het jaar steeds apart zetten. 

Je ziet het, met de juiste tools houd je een financieel gezonde onderneming. Probeer verschillende tools uit en maak er een succes van door boekhouding als vast onderdeel van je werkweek te plannen. Lees voor nog meer informatie onze volledige gids over freelance tools.