Dit moet je fiscaal regelen als startende freelancer

“Leuker kunnen we het niet maken. Wel makkelijker.” Deze tekst ken je vast uit je hoofd. En je weet meteen waar we het over gaan hebben. Juist: belastingzaken! Voor de meeste mensen niet heel leuk, maar voor iedere ondernemer een must. Benieuwd hoe je als startende freelancer op goede voet met de belastingdienst komt te staan? Ik ga je precies uitleggen wat je fiscaal allemaal moet regelen als startende freelancer.

Oh en… benieuwd wat je verder moet regelen als starter? Vind hier je stappenplan om freelancer te worden.

Welke fiscale zaken moet ik als freelancer regelen?

Als zzp'er moet je in ieder geval de volgende fiscale/belastingtechnische zaken regelen: 

1. Inkomstenbelasting
2. Omzetbelasting (btw) 
3. Je administratie bijhouden. 

Top! Je hebt het allemaal op een rijtje (letterlijk). Maar wat zijn inkomstenbelasting en btw precies? En hoe houd je een goede administratie bij? Ik hoor het je denken. No worries: ik ga het je allemaal uitleggen.

Inkomstenbelasting

Als zzp'er betaal je jaarlijks inkomstenbelasting over je belastbare inkomen. In loondienst gebeurt dat ook, maar dan houd je werkgever hier een bedrag voor in. Daar merk je dus niets van. Omdat je inkomen als zzp’er vaak onvoorspelbaar is, is het slim om regelmatig te checken wat je verdient en hoeveel belasting je daarover betaalt. Hoe meer je verdient, des te meer belasting draag je af. Als starter en ondernemer kun je gebruik maken van drie aftrekposten: mkb-winstvrijstelling, zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Die aftrekposten zorgen ervoor dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Ik leg ze hieronder allemaal aan je uit!

Startersaftrek

De startersaftrek is een vast bedrag, dat meestal ieder jaar wijzigt. Om in aanmerking te komen voor de startersaftrek, moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Je hebt recht op zelfstandigenaftrek
• Je bent ondernemer voor de inkomstenbelasting.
• Je voldoet aan het urencriterium, wat inhoudt dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan je onderneming.
• Je bent in de afgelopen 5 jaar niet ieder jaar ondernemer geweest voor de inkomstenbelasting.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar maximaal 2 keer eerder gebruikgemaakt van de zelfstandigenaftrek.

Het is belangrijk om te weten dat de startersaftrek een tijdelijke regeling is. Na drie jaar vervalt deze regeling en kun je alleen nog gebruikmaken van de zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling.

Let op: de startersaftrek is per 1 januari 2027 afgeschaft.

Zelfstandigenaftrek

De zelfstandigenaftrek is een tweede aftrekpost, en ook ieder jaar een vast bedrag. Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek moet je aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Je bent ondernemer voor de inkomstenbelasting.
• Je voldoet aan het urencriterium, wat inhoudt dat je minimaal 1.225 uur per jaar besteedt aan je onderneming.

Let op: de zelfstandigenaftrek is een persoonlijke aftrekpost en kan alleen worden toegepast op de winst uit je onderneming. Als je in loondienst bent naast je onderneming, kun je de zelfstandigenaftrek niet toepassen op je inkomsten uit loondienst.

Mkb-winstvrijstelling

De Mkb-winstvrijstelling is van toepassing op je winst na aftrek van de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. In 2023 bedraagt de Mkb-winstvrijstelling 14% van de winst na aftrek van deze aftrekposten. Dit kan per jaar verschillen en is afhankelijk van de regering. Maar daar zal ik je niet mee ‘belasten’. 

Om in aanmerking te komen voor de Mkb-winstvrijstelling, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Je bent ondernemer.

Als je aan deze voorwaarden voldoet, kun je de Mkb-winstvrijstelling toepassen op je belastingaangifte. Dit betekent dat je 14% van de winst na aftrek van de ondernemersaftrek mag aftrekken van je belastbare winst. Hierdoor betaal je minder belasting.

Let op: de Mkb-winstvrijstelling is niet van toepassing op winst uit werkzaamheden waarvoor je niet als ondernemer wordt gezien.

Zo regel je je inkomstenbelasting

Terug naar de inkomstenbelasting. Je kunt de inkomstenbelasting indienen via de website van de Belastingdienst. Omdat je niet precies weet hoeveel je gaat verdienen, kun je het beste een schatting maken en deze regelmatig in een rekentool zetten. Deze rekent dan uit hoeveel belasting je over je schattingsinkomen betaalt aan het einde van het jaar. Houd dit regelmatig bij, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en een grote som geld op moet hoesten die (inmiddels) niet meer op je spaarrekening staat. Been there, done that. Goed om te weten: als startende ondernemer kom je vaak in aanmerking voor verschillende aftrekposten. Hierdoor betaal je minder inkomstenbelasting. Wil je weten hoe dat precies zit? Ik vertel er je alles over in de ultieme gids voor freelancers.

Tip: je krijgt een voorlopige aanslag van de Belastingdienst aan het begin van het jaar. Hierin voorspelt de Belastingdienst wat je waarschijnlijk aan inkomstenbelasting betaalt dat jaar. Zorg dus dat je toetsingsinkomen up-to-date is bij de Belastingdienst, zodat je een realistische aanslag krijgt.

Omzetbelasting (btw)

Als zzp'er betaal je btw over de producten of diensten die je levert. Dit wordt ook wel omzetbelasting genoemd. De btw die je betaalt over je inkopen mag je weer aftrekken van de btw die je moet afdragen over je omzet. Als je bijvoorbeeld een laptop koopt, mag je de btw hiervan terugvragen. Maar je rekent (meestal) ook btw bij je klanten. Heb je meer betaald dan ontvangen? Dan krijg je het verschil terug van de Belastingdienst. Heb je meer btw ontvangen dan betaald? Dan zul je dit bedrag moeten overmaken naar de Belastingdienst. Goed om te weten: je hoeft niet altijd btw te betalen. Bijvoorbeeld bij:

• De kleineondernemersregeling (KOR): 

Als je in Nederland gevestigd bent en jaarlijks niet meer dan € 20.000,- omzet draait, kun je in aanmerking komen voor de KOR. Dit betekent dat je geen btw hoeft te betalen over je omzet en geen btw hoeft terug te vragen over je kosten.

• Internationale handel: 

Als je goederen of diensten levert aan het buitenland, kan het zijn dat je geen btw hoeft te betalen. Dit hangt af van de regels van het betreffende land. In sommige gevallen moet je wel btw betalen in het buitenland.

• Vrijgestelde activiteiten: 

Er zijn bepaalde activiteiten die vrijgesteld zijn van btw. Hierbij kun je denken aan onderwijs, medische zorg, bank- en verzekeringsdiensten en culturele activiteiten.

• Verlegging van btw: 

In sommige gevallen hoef je als ondernemer geen btw te betalen omdat de btw verlegd is naar de afnemer. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij de levering van goederen of diensten aan een andere ondernemer.

Zo regel je je omzetbelasting

Omzetbelasting regel je door aangifte te doen op de website van de Belastingdienst. Dit doe je maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Welke frequentie voor jou van toepassing is, hangt af van de omvang van je onderneming. De Belastingdienst stuurt je een bericht over de frequentie. Deze kun je op verzoek laten aanpassen. Je doet er goed aan om de btw die je ontvangt altijd apart te zetten. Zo kun je het nooit uitgeven! Let erop dat je de btw op tijd betaalt, anders krijg je een boete. 

Administratie bijhouden

Als zzp'er ben je verplicht om een goede administratie bij te houden. Dit betekent dat je alle inkomsten en uitgaven moet bijhouden en bewaren. Ook moet je facturen en bonnen bewaren en je urenregistratie bijhouden. Deze administratie heb je nodig voor de btw-aangifte en de inkomstenbelasting. 

Zo houd je je basisadministratie bij

Facturen, bonnen, inkooporders en een urenregistratie zijn noodzakelijk om bij te houden. Dit kun je doen in een online boekhoudprogramma, wat het bijhouden van je administratie een stuk efficiënter maakt. 

Daarnaast maak je in je Excel-sheet een uitgave- en inkomstenberekening. Je plaatst in het eerste tabje bijvoorbeeld een berekening van wat je maandelijks uitgeeft en nodig hebt om te sparen. In het tweede tabblad noteer je inkomsten uit je opdrachten. In het derde tabblad laat je Excel de som uitrekenen van je uitgaven versus je inkomsten. Het fijne van deze methode is dat jij zelf volledig je indeling bepaalt en het je ook nog eens geld bespaart.

Heb je je fiscale zaken eenmaal op orde? Dan heb je één zorg minder - en dat is toch wel een hele lekkere start. Wil je nog beter starten als zzp’er? Dan heb je geluk: ik heb de ultieme gids voor freelancers geschreven. In één klap weet jij precies wat je wel en niet moet doen tijdens de start van je zzp-bestaan.