Wat je kunt leren van het werven van vast personeel bij de inhuur van freelancers

Het werven van personeel is lastig in de huidige krappe arbeidsmarkt. Omdat er meer vacatures dan werklozen zijn, is het lastig personeel te vinden. En als je iemand vindt, is het nog maar de vraag wat de kwaliteit van je sollicitant is. Veel werkgevers nemen daarom hun toevlucht tot samenwerking met freelancers. Dat kan ook gebeuren wanneer er tijdelijk specifieke kennis nodig is of wanneer er een piek in het werk is ontstaan die opgevuld moet worden. 

Het werven van freelancers toont veel overeenkomsten met het werven van vast personeel. Talent & Culture Manger Rik de Jong is bij Freelance.nl de aangewezen persoon om interne vacatures op te vullen. Dat vraagt om specifieke vaardigheden die ook bij het werven van freelancers van pas kunnen komen. We vroegen Rik om inzichten die hij als interne hr-professional opdeed. Wat zijn praktische tips en handvatten die jou kunnen helpen en waar moet je goed op letten bij de inhuur van een freelancer?

Wat Rik betreft weegt de match met de organisatie bij samenwerken met freelancers minder zwaar. “De inhoudelijke kennis is dan belangrijker, het is uiteindelijk toch een wat meer commerciële transactie. Je verwacht dat de gevraagde kwaliteit in huis is en de klus vrijwel direct opgepakt kan worden. Natuurlijk is de culturele fit belangrijk, maar de vraag of iemand perfect in het team past en bijdraagt aan de werksfeer en daarmee de productiviteit van alle collega’s, is minder relevant. Bij het contracteren van een vaste medewerker wil je best investeren in een uitgebreide inwerkperiode en extra training. De ervaring leert dat hiring managers dan ook meer bereid zijn wat water bij de wijn te doen.”

Rik is in zijn rol van talent & culture manager verantwoordelijk voor heel veel processen binnen Freelance.nl. Eén van zijn taken is werving en selectie van nieuwe collega’s. Zijn recruitment taken verlopen in nauwe samenwerking met hiring managers en teamleden van verschillende afdelingen. Het proces dat hij doorloopt is doorgaans hetzelfde:

• Rol bepalen
• Intake met de hiring manager
• Vacaturetekst opstellen
• Op zoek naar nieuw talent
• Eerste selectie
• Gesprekken
• De keuze maken

Deze volgorde is ook bij het inhuren van freelancers bruikbaar. Ook dan wil je immers een goede rol bepalen en de juiste selectie maken. 

Rol bepalen

Rik vertelt hoe het proces begint. “Om de rol te bepalen, moet je eerst bepalen waar de vraag vandaan komt. Doorgaans is dat doordat een team uitbreidt of een nieuw product ontwikkeld is. Daardoor ontbreekt er bijvoorbeeld kennis. Of het klantenbestand is zo hard gegroeid dat er onvoldoende capaciteit in een team is. Soms vertrekken er natuurlijk collega’s en het kan zijn dat een project groter wordt waardoor specifieke expertise nodig is. Bij de vraag om de werving van een nieuwe collega te starten, is dit dus de eerste vraag die ik beantwoord wil hebben. De hiring manager heeft iemand nodig en bepaalt uiteindelijk de benodigde rol. Immers, uit de business komt terug wat er nodig is. Daarmee kun je de rol goed invullen.”

Intake met de hiring manager

“Om erachter te komen wat nodig is, ga ik in gesprek met de hiring manager. Waar komt de vraag om een nieuwe medewerker vandaan? Vaak krijg ik dan ook uitgebreider antwoord op de vraag hoe het profiel eruit moet zien. De hiring manager weet wat voor expertise er mist of wat voor persoon het team nodig heeft. Tijdens de intake bepalen we bovendien praktische zaken. Hoe urgent is het om de vacature in te vullen, per wanneer is er een nieuwe collega nodig en voor hoeveel uur? Bij de werving van freelancers verloopt dit proces eigenlijk identiek. Ik focus tijdens de intake op de inhoud, daarmee kan ik vervolgens de vacaturetekst opstellen.”

De ideale kandidaat bestaat niet

“Uiteindelijk blijkt vaak dat de gevraagde functie een ideaalplaatje is. Rik: “Iedere hiring manager zoekt de ideale kandidaat. Maar die bestaat niet. Je zoekt de beste match, iemand met wie je vooruit kan en die zich in kan leven in de ideale rol. Je zult hoogstwaarschijnlijk ergens water bij de wijn moeten doen om een constructieve samenwerking op te zetten. Ergens moet je ruimte vinden, want de ideale kandidaat ga je niet vinden. Bij een vaste medewerker onderzoek ik samen met de hiring manager welke kandidaat we kunnen helpen ontwikkelen tot het gewenste profiel. Bij een freelancer is dat minder relevant.”

Ervaring van een externe recruiter

Dat herkent senior recruiter Dharshana Thuraisamy maar al te goed. Zij vertelt over het fenomeen ‘stretching’ in een eerder interview. Ze vertelt: “Wij komen met verschillende opties om ruimte te creëren en de klant kiest zelf de beste oplossing.”

Vacaturetekst opstellen

De volgende stap in het wervingsproces is het opstellen van een vacaturetekst. De vacaturetekst moet verschillende onderdelen bevatten. Als het goed is blijkt uit de tekst 

• Wat de functie inhoudt
• Hoe de organisatie en het team eruitzien
• Welke skills de functie vereist
• Wat de arbeidsvoorwaarden zijn 
• Hoe de sollicitatieprocedure verloopt

Rik ervaart dat de vacaturetekst vaak een eerste moment is waarop de benodigde rol verder uitkristalliseert. “Na de intake met de hiring manager maak ik de vacaturetekst. Dat doe ik aan de hand van het gesprek en van interne documenten. Het gebeurt regelmatig dat ik tijdens het opstellen van de tekst ontdek dat ik nog niet alles weet. En als ik de tekst bij de hiring manager neerleg, komt die vaak nog met aanvullingen of aanscherpingen. Op die manier werken we samen naar een definitieve vacaturetekst toe die ik vervolgens online verspreid. Opdrachtomschrijvingen voor freelance opdrachten zijn overigens vaak veel korter en gerichter. Dat is minstens zo effectief. Ik zie dat in traditionele vacatureteksten als de toekomst.

Op zoek naar nieuw talent

Met alleen het online zetten van een vacature is Rik er nog niet. Hij zet meerdere acties in om nieuw talent te vinden, zoals:

• Verspreiden vacature
• LinkedIn
• Externe bureaus 

Online vacatureplaatsing

“Op onze eigen werken bij-website plaats ik de vacature als eerste. Van daaruit verspreid ik de vacature verder online. Er zijn verschillende platforms waar je als organisatie je vacature kunt plaatsen. Werkzoekenden krijgen aan de hand van ingevulde zoekcriteria de vacatures in beeld die passen bij hun vraag. Ook op LinkedIn ben ik actief om talent te werven. Dat doe ik op drie verschillende manieren, namelijk:

• Jobs posten
• Actieve sourcing
• Employer branding 

LinkedIn om talent te werven

LinkedIn is erg handig om nieuwe collega’s te vinden. Het is één van de sociale media die organisaties inzetten om in de krappe arbeidsmarkt toch die ene topper te vinden. Rik gebruikt LinkedIn op drie verschillende manieren. 

Jobs posten

“Allereerst gebruik ik LinkedIn om onze vacatures online te zetten. Dat klinkt misschien een beetje als een open deur, maar mensen moeten wel weten dat je een vacature hebt natuurlijk.” 

Actieve sourcing

“Vervolgens ga ik zelf op zoek naar profielen. Op LinkedIn kun je gemakkelijk zoeken naar mensen met specifieke vaardigheden of ervaringen bij bepaalde bedrijven. Daar kun je een duur abonnement voor afsluiten, een zogenoemde recruiter seat. Maar die investering vind ik niet te verantwoorden. Ik houd het bij handmatig zoeken. Kom ik een geschikt profiel tegen, dan stuur ik een berichtje uit. De ervaring leert wel dat je grote volumes berichten uit moet sturen om enige reactie te krijgen. Om een voorbeeld te noemen: ik verstuurde in een maand tijd 250 connectieverzoeken waar er 140 van werden geaccepteerd. Dat resulteerde weer in 4 calls met uiteindelijk 1 serieuze sollicitant. Deze methode kost dus relatief veel inzet.”

Ervaring van een externe recruiter

Die ervaring heeft Dharshana Thuraisamy van full service recruitmentbureau Hays ook. Zij vertelde in een eerder interview over de verschillende wervingskanalen die ze inzet in de zoektocht naar de juiste IT-freelancer. Dharshana zegt: “De freelancer reageert soms enthousiast, maar het gebeurt net zo goed dat iemand niets laat horen of helemaal niet op zoek blijkt te zijn. Op LinkedIn kun je dat vooraf niet zien.”

Employer branding

In de zoektocht naar nieuw talent is het belangrijk om te laten zien wie je bent als organisatie. Daarbij is het vooral belangrijk om consistent te zijn en vol te houden met posten op social media. Rik: “Je kunt niet gelijk zeggen of actieve employer branding werkt. Het is niet zo dat ik op maandagmiddag iets post op LinkedIn en dan op dinsdagochtend een paar sollicitaties in mijn mailbox vind. Het is bewezen dat het werkt, maar dat zie je niet gelijk gebeuren. Je merkt vooral dat er meer op en rond je profiel gebeurt als je vaker en regelmatiger iets post. Het blijft social media dus dat is precies wat je wilt. Elke nieuwe connectie betekent een uitbreiding van je netwerk. De organische groei van je profiel is groter en dat betekent meer bereik van de berichten die je post. En dat kunnen ook de vacatures of oproepen voor freelancers zijn.”

Externe bureaus

“Soms is er heel veel haast bij het invullen van een vacature”, vertelt Rik. “Of het lukt simpelweg niet om zelf iemand te vinden. Dan kan een extern bureau ontzettend behulpzaam zijn. Ik heb wel gemerkt dat de kwaliteit van bureaus en recruiters van die bureaus enorm wisselend kan zijn. Het blijkt dat ze soms niets doen met de feedback die ik geef of vanwege de samenwerkingsvorm niet met de juiste kwaliteit profielen komen. Eerlijk gezegd werk ik vooral uit noodzaak samen met externe bureaus. Goede kandidaten vinden kost enorm veel tijd. Een recruitmentbureau heeft de juiste netwerken en werkt fulltime aan het vinden van de juiste kandidaat. Daar kan ik in mijn eentje niet tegenop boksen.”

Ervaring van een externe recruiter

Dat is ook één van de voordelen die senior recruiter Dharshana Thuraisamy in een interview met Freelance.nl benoemde. Zij stelt dat het met name voor specialistische functies een voordeel is om met een extern bureau samen te werken. Zij zegt: “Ik kan in mijn functie de tijd nemen om een domein te ontdekken, een eigen medewerker heeft vaak niet de tijd om diep in een specialisme te duiken. Bovendien is het voor zo iemand lastiger om de juiste vragen te stellen tijdens het wervingsproces. Zoiets als de functietitel bepalen kan dan heel lastig zijn.” 

Kennis van een vakgebied

Rik sluit daarbij aan: “Ik kan niet alle kennis van een vakgebied opdoen en er helemaal in duiken. Ik heb in het verleden als corporate recruiter gewerkt en kreeg daarbij een specifieke niche onder mijn hoede. Dan merk je dat je daarin beter wordt, tijd kunnen steken in een vakgebied betaalt zich echt wel uit. Maar dat kost veel tijd en moeite en inzet en die heb ik in mijn huidige functie simpelweg niet.” 

Ervaring van een externe recruiter

Net zoals Rik, vindt Dharshana in gevallen waar snelheid vereist is de inzet van een extern bureau een slimme zet. Waar Rik een extern bureau inzet als hij snel nieuw personeel nodig heeft, merkt Dharshana ook dat een hoge urgentie één van de redenen is dat organisaties haar expertise inzetten. “Mijn ervaring is dat vooral bedrijven die snel willen groeien een externe recruiter inschakelen. Zij huren een recruiter voor een bepaald domein in en hebben sneller de juiste match dan wanneer ze zelf proberen het juiste talent te vinden.”

Eerste selectie

Reageren er uiteindelijk kandidaten op een vacature, dan is het tijd om profielen te selecteren en in gesprek te gaan om nader kennis te maken. Als Rik samenwerkt met een recruitmentbureau, dan doen zij een eerste kennismaking. Melden kandidaten zich bij Freelance.nl, dan gaat Rik zelf met ze in gesprek. “Daarbij focus ik op soft skills. De eerste kennismaking doe ik telefonisch of via Teams en voor mij is het echt niet belangrijk welk diploma iemand dan voor de dag kan toveren. Ik vind het veel belangrijker dat iemand gemotiveerd is, gemakkelijk communiceert en laat merken dat hij of zij zich verdiept heeft in het bedrijf.”

“Ik ga op zoek naar de drijfveren van een kandidaat. Dat doe ik door verder te vragen naar wat iemand belangrijk vindt in een nieuwe baan. Wat voor persoon ben je en wat drijft jou? Ik toets daarbij vooral communicatieskills en persoonlijkheid van iemand.”

“Voor mij is heel belangrijk dat iemand bij het bedrijf en in het team past. Om die reden vraag ik tijdens de kennismaking altijd wat iemand belangrijk vindt in een werkgever. Pas daarna vertel ik hoe Freelance.nl is als werkgever. Vragen om op dit punt in het proces te stellen zijn bijvoorbeeld:

• Wanneer kom jij met plezier naar je werk?
• Wat moet een werkgever jou bieden zodat je rustig kan slapen?
• Wat maakt dat jij enthousiast over je werkgever vertelt?

Gesprekken

Als Rik positief is na het eerste contact, legt hij profielen voor aan de hiring manager. Ook bij de selectie van freelancers is dit een belangrijke stap in het proces. “Dat er misschien geen hbo-diploma op een profiel staat, mag zo’n hiring manager wat mij betreft zelf ontdekken. Het kan best zo zijn dat er werkgevers op iemands cv staan waar de hiring manager helemaal gelukkig van wordt. Hoe belangrijk is zo’n opleiding dan? Wat mij betreft draait het veel meer om persoonlijkheid en match met de organisatie”, vertelt Rik. 

Eerste gesprek 

“Daarom ben ik zelf altijd aanwezig bij het eerste gesprek op kantoor dat we met een kandidaat voeren. Daar zit de hiring manager om allerlei skills en ervaringen uit te vragen terwijl ik verder op zoek kan naar de persoonlijkheid van een sollicitant. Voor mij is dat eerste gesprek op kantoor ook belangrijk om de gevraagde rol verder te bepalen. Het gebeurt maar al te vaak dat een hiring manager tijdens het opstellen van het profiel, tijdens de intake en tijdens het schrijven van de vacature allerlei eisen opsomt. Tijdens het eerste gesprek met een sollicitant merk ik vervolgens dat hij of zij bepaalde vaardigheden specifiek uitvraagt. Voor mij is dat een teken om die vaardigheden dan in het profiel op te nemen. Dat is blijkbaar iets dat in de gevraagde functie heel belangrijk is.”

Tweede gesprek 

“Zijn de hiring manager en ikzelf na het eerste gesprek nog steeds enthousiast, dan volgt er een tweede gesprek. Daar ben ik zelf niet bij aanwezig. In plaats daarvan schuift er naast de hiring manager een teamlid aan. Die kan helpen bepalen of er een match is met het team en de benodigde functie. Zelf kan ik me vinden in de uitspraak ‘hire attitude, not skills’. Mensen kunnen vaardigheden aanleren, persoonlijkheid niet. Uiteindelijk moet na twee gesprekken wel duidelijk zijn of iemand matcht met het bedrijf en de functie. Is iedereen enthousiast, dan kunnen we overgaan tot het aannemen van de kandidaat.”

Het werk van Rik speelt zich voornamelijk af in de verhouding werkgever – werknemer. Toch is zijn werk ook bij het inhuren van freelancers relevant. Rik heeft zelf duidelijke tips en adviezen om mee te nemen bij het werven van freelancers voor een project of taak. 

Onderzoek communicatieve vaardigheden

“Focus niet te veel op het diploma of de ervaring van mensen. Uiteindelijk zoek je iemand met goede communicatieve vaardigheden. Of je nou een samenwerking voor jaren aangaat of alleen een los project met elkaar doet, er bestaat geen enkele functie waarin je niet met elkaar moet overleggen en bijpraten. Je wilt dat collega’s elkaar goed op de hoogte kunnen houden van hun werk en vakinhoudelijk met elkaar kunnen sparren.”

Zoek een collega, geen vriend

“Als hiring manager is het verleidelijk om iemand in te huren op basis van een gezellig gesprek. Maar je zoekt geen nieuwe vriend met wie je de kroeg in kunt duiken. Je zoekt een professional die goed is in zijn of haar werk. Dat hoeft niet iemand te zijn met dezelfde persoonlijkheid.” 

Rik geeft een specifiek voorbeeld. “Neem bijvoorbeeld de sales manager die een sales team aanstuurt vol extraverte, sociale babbelaars. Dan is het verleidelijk om de rustige, stillere kandidaat af te wijzen, omdat die niet dezelfde persoonlijkheid heeft. Maar die kan evengoed de juiste skills meebrengen. Misschien kan zo iemand heel goed luisteren en de vraag achter de vraag boven water halen. En denk ook andersom: iemand die goed is in solliciteren en een heel leuk gesprek op gang weet te brengen, hoeft niet automatisch de juiste vaardigheden te hebben om een goede aanvulling op het team te zijn.”

Focus niet alleen op hard skills

Over het algemeen geldt: hoe technischer de rol, hoe belangrijker de hard skills. Voor een technische functie zijn hard skills belangrijk, voor een commerciële functie komt het vaak meer aan op persoonlijke kwaliteiten. 

Toch is Rik duidelijk in zijn stelling over de juiste diploma’s en ervaringen. “Besef wat het diploma betekent dat iemand meebrengt. Universitair geschoold betekent dat iemand onderzoeksvaardigheden bezit en op een bepaalde manier denkt. Maar het doorzettingsvermogen en de inzet voor een scriptie zijn even groot als die voor het eindproject op het mbo of hbo. Een diploma is absoluut niet volledig en direct vertaalbaar naar werkkwaliteit en arbeidsethos.”

Handel snel en op inhoud

Net als Dharshana Thuraisamy in een eerder interview vertelde, is snelheid geboden bij het vinden en binden van de juiste freelancer. Rik zegt daarover: “Je moet letten op snelheid, voor je het weet zit de freelancer van jouw keuze al op een andere klus. Daarnaast moet je meer op inhoud zitten. Je mag verwachten dat een freelancer meer in huis heeft dan een vaste medewerker, want je zet zo iemand specifiek in vanwege een bepaalde vaardigheid. Daar mag je dan ook streng op zijn. Al betekent het vaak wel dat je dan waarschijnlijk in gaat leveren op andere zaken, bijvoorbeeld de match met de organisatie.”

Het werven van vaste medewerkers vertoont grote overeenkomsten met de werving van freelancers. In beide gevallen is het belangrijk de gevraagde rol duidelijk te bepalen en met elkaar in gesprek te gaan om te bepalen of er daadwerkelijk een match is. Houd daarbij de volgende aandachtspunten voor ogen:

• Onderzoek communicatieve vaardigheden
• Zoek een collega, geen vriend
• Focus niet alleen op hard skills 
• Handel snel en op inhoud

Waar het contracteren van vaste medewerkers in een wat rustiger tempo kan verlopen, is bij de werving van freelancers snelheid geboden. Daar staat tegenover dat je minder tijd kwijt zult zijn aan inwerken en je minder druk hoeft te maken om de match met de organisatie.