Vind de juiste freelancer: van rolbepaling tot succesvolle samenwerking

Een vacature die niet in te vullen lijkt of een grote order die je huidige personeelsbestand nooit kan bolwerken. Misschien zijn het voor jou herkenbare problemen waar je wel wat hulp bij kunt gebruiken. Wellicht is een zelfstandige inhuren dé oplossing. Je haalt betaalbare flexibiliteit, kwaliteit en capaciteit in huis. 

Maar hoe bepaal je welke rol je exact moet hebben? Welke kwaliteiten heb je absoluut nodig en welke persoonlijkheid past bij je bedrijf? Je zoekt niet alleen een topper die snel beschikbaar is en jouw probleem oplost. Je hebt een specifieke rol te vervullen die vraagt om een zelfstandige met bepaalde skills. 

Deze gids helpt je bij het bepalen van de juiste rol voor de zelfstandige die jij nodig hebt. We doken in de cijfers, interviewden specialisten en namen de data van ons eigen platform onder de loep. Het resultaat van dat uitgebreide onderzoek resulteert in deze praktische gids voor het bepalen van jouw ideale freelancer. 

Vind de juiste freelancer: een gids vol tips en adviezen

Met behulp van deze gids kun jij straks de beste keus maken. Je ontdekt de voordelen van een freelancer voor jouw organisatie:

• Flexibiliteit en capaciteit
• Kennis en ervaring
• Kwaliteit en mindset
• Lagere lasten

We helpen je bovendien met het opstellen van een goede profielschets: 

• Opdracht beschrijven
• Taakomschrijving 
• Organisatie beschrijven
• Hard skills en soft skills vaststellen

En we vertellen je waar je freelancers kunt vinden:

• Eigen netwerk
• Social media
• Freelanceplatformen
• Gespecialiseerde recruitmentbureaus

Talent gevonden? Dan ontdek je hoe je een goede keuze maakt.

• Controleer meetbare feiten
• Ga in gesprek

Tenslotte leer je hoe je een samenwerking organiseert: 

• Stel een juridisch gecheckte overeenkomst op
• Maak afspraken over communicatie
• Briefing en instructie
• Doelen ven verwachtingen
• Blijf in gesprek

Om te zorgen dat je optimaal profiteert van een samenwerking, sluiten we af met de belangrijkste aandachtspunten. 

• Focus op expertise, niet op rijs
• Vraag om een portfolio of referenties
• Formuleer heldere voorwaarden en afspraken
• Onthoud: een freelancer is geen vaste kracht

Zo zet je tijdens zoeken, selecteren en aan het werk zetten van jouw nieuwe, freelance collega altijd de juiste stappen. 

Kortom: deze gids is jouw ultieme richtlijn bij het bepalen van de rol en het specialisme van het talent dat jij nodig hebt. We nemen je mee op de freelancemarkt en laten geen vraag onbeantwoord. Je hebt met deze handleiding gerichte en duidelijke informatie waar je direct mee aan de slag kunt. Een naslagwerk om altijd bij de hand te houden. Lees verder en ga direct aan de slag! 

Feiten en cijfers over de freelancemarkt

Nederland is een land van zelfstandigen. We noemen ze ook wel zzp’er of freelancer. Hoe je het ook noemt, we scoren bovengemiddeld in Europa. Maar liefst 13% van de werkende bevolking in Nederland is zzp’er, waar het Europees gemiddelde in 2020 op slechts 10% uitkwam. Het aantal zzp’ers in Nederland stijgt bovendien al jaren. Waren het er begin 2018 nog 1.338.000, eind 2022 was dat aantal opgelopen tot 1.564.000.

De krapte op de arbeidsmarkt betekent niet alleen dat het voor opdrachtgevers lastig is om vacatures in te vullen. Eind 2022 bleek opnieuw dat ook de freelancersmarkt onder druk staat. Zo gaven organisaties aan dat zij opdrachten soms meerdere keren uit moeten zetten voor ze een geschikte zzp’er hebben gevonden. Ook voelen ze zich soms genoodzaakt om hun eisen bij te stellen en als het echt niet anders kan zelfs ongekwalificeerd personeel in te zetten. Daarbij wordt beschikbaarheid steeds belangrijker bij het ‘ja’ zeggen tegen samenwerking met een specifieke freelancer. 

Verschillende freelance rollen

Met name in de zorg, techniek en commerciële sector nam het aantal zzp’ers toe. Daarnaast zijn er nog talloze andere soorten freelancers te bedenken. Zo zijn er veel zzp’ers in de creatieve sector zoals fotografen, copywriters en ontwerpers. In de IT-branche zijn ook veel zelfstandigen actief, bijvoorbeeld als front- of back-end developer, webdesigner of UI/UX ontwerper. Daarnaast zijn er veel interim professionals op de markt, specialisten die bijvoorbeeld tijdelijk als manager binnen een organisatie werken om een specifiek probleem of project op te pakken. 

De constante toename van het aantal zelfstandigen biedt kansen voor ondernemers, zou je zeggen. Maar welke precies? En hoe ga je daar optimaal gebruik van maken? Deze gids vol tips, best practices en ervaringen uit de praktijk helpt je in je zoektocht.

De eerste stap is natuurlijk het maken van de keuze: zet je een vacature uit voor een vaste medewerker of kies je voor het inhuren van een freelancer? Om die beslissing te nemen, is het belangrijk te onderzoeken waar de vraag om inhuur precies vandaan komt. Ergens in de organisatie leeft de wens om een professional op freelancebasis in te huren. Waar zit die inhuurwens precies? Heeft er hogerop iemand behoefte aan extra mankracht? Of is er een hiring manager die capaciteit tekort komt? Er kunnen meerdere redenen zijn om op zoek te gaan naar een freelancer. Bepaal de bron en werk van daaruit stap voor stap verder. 

Hoe zoiets in de praktijk gaat, vroegen we aan Dharshana Thuraisamy. Zij is senior recruiter bij full-service recruitment bureau Hays. We interviewden haar niet alleen over deze vraag, maar over alle relevante aspecten van haar werk die jou helpen bij rolbepaling van en samenwerking met een freelancer. Hoe bepaalt zij welke freelance specialist nodig is voor een bepaalde klus? En heeft ze wellicht tips en tricks voor jouw organisatie?

De dagelijkse praktijk: recruitmentbureau Hays

Eerst een korte introductie over het bedrijf waar Dharshana werkt. 

Hays verleent verschillende services aan uiteenlopende bedrijven. Zo ondersteunt Hays op projectbasis bij het verbeteren van recruitmentprocessen, helpen coördinatoren tijdelijk bij het invullen van vacatures of verlenen de deskundigen van Hays specialistische recruitment op een specifiek domein. Dharshana werkt binnen het domein IT. Daarnaast is Hays actief in verschillende andere vakgebieden, zoals marketing, HR of life sciences. Tenslotte is de internationale organisatie actief als broker om freelancers te helpen bij onboarding en het afwikkelen van de financiën.

Vanuit haar dagelijkse werk herkent Dharshana de uitdaging van het bepalen van de juiste rol voor een freelancer. Het is haar taak om de juiste freelance rol te achterhalen en de zoektocht naar de ideale kandidaat te leiden. Heeft een organisatie besloten dat er een freelancer nodig is? Dan zorgt Dharshana voor de juiste match. 

Top 3 redenen om een freelancer in te huren

Dharshana Thuraisamy, senior recruiter bij full-service recruitment bureau Hays, constateert dat er drie veelvoorkomende redenen zijn voor organisaties om op zoek te gaan naar een freelancer. Ze is bedreven in het snel herkennen van deze oorzaken. De kans is groot dat ze ook binnen jouw organisatie leven.

Vacature invullen lukt niet

Ten eerste is er de niet in te vullen vacature. De arbeidsmarkt is al een poosje krap en het lijkt er niet op dat dat in de nabije toekomst zal veranderen. Al een hele poos zijn er meer vacatures dan werklozen op de arbeidsmarkt.

Geen wonder dus dat het uitdagend is om jouw vacatures vervuld te krijgen. En natuurlijk, intern kun je een en ander misschien best wel opvangen. Maar voor hoe lang? En wat doe je als je absoluut niet zonder bepaalde kwaliteiten, kennis en kunde kan? Dan ga je op zoek naar andere mogelijkheden. Zolang de vacature niet is vervuld, zul jij je heil elders moeten zoeken. Dat kan in de vorm van een freelancer. Je gaat op zoek naar een tijdelijke, nieuwe collega met dezelfde skills. Een aanvulling op het team die voor een bepaalde periode inspringt zodat het werk gewoon door kan gaan. De kans dat jij met jouw organisatie nu in zo’n situatie zit of daar in terecht zult komen, is heel groot. 

Capaciteitstekort 

Dan is er het probleem van extra handjes voor een nieuw project. Denk je eens in dat je een mega-order binnenhaalt. Een klus waar je eigenlijk alleen maar van kunt dromen. Een opdracht waar je absoluut geen nee tegen kunt zeggen. Maar waar je eigenlijk ook niet helemaal klaar voor bent. Want heb je wel de menskracht om al het werk op te pakken? Ga je de gevraagde deadlines halen of volumes leveren? En vraag jezelf daarbij ook af of je de gewenste kwaliteit kunt leveren. Misschien red je het wel om aan de gewenste volumes te voldoen, maar moet je dan inleveren op kwaliteit. Dat zou zonde zijn. 

Constateer je dat je momenteel niet voldoende mensen hebt om het werk te doen, dan is dit het moment om samenwerking met een freelancer te overwegen. Volg de stappen verderop uit deze handleiding en je haalt gekwalificeerde, tijdelijke collega’s binnen die minimaal dezelfde kwaliteiten hebben als het huidige personeel. Dat resulteert in lagere werkdruk en meer werkplezier. 

Ontbrekende kennis of vaardigheden

Tenslotte komt het regelmatig voor dat kennis of vaardigheden ontbreken. Misschien heb jij een topper in dienst die plotseling ontslag neemt. Of iemand besluit een sabbatical op te nemen. Of wellicht heb je binnen een project specifieke vaardigheden nodig. Wat er ook gebeurt, het kan een bittere pil zijn voor de organisatie om te constateren dat er kennis of vaardigheden ontbreken in de organisatie. Hoe moet het werk gedaan worden als er niemand is die de kennis in huis heeft? Ook dan is het inhuren van een freelancer een slimme keus. Je haalt een nieuwe collega binnen die ook nieuwe skills meebrengt. Een vakkundige specialist die zorgt dat bedrijfsprocessen door kunnen gaan. 

Recruitmentbureau of eigen HR-medewerker inzetten?
Dharshana is actief voor internationaal full service recruitmentbureau Hays. Op de vraag wat de voordelen van zo’n bureau zijn ten opzichte van eigen HR-professionals inzetten, heeft ze een duidelijk antwoord.

Een freelancer inhuren, brengt je organisatie heel veel. Het aannemen van een vaste medewerker kan nogal wat tijd kosten. Het vergt bovendien een hoop administratie en de inwerkperiode telt ook nog niet echt als productieve periode. Hoe zit dat met een freelancer? Waarom zou je iemand tijdelijk in de arm nemen? Zijn de voordelen echt zo groot?

Uit de praktijk

Sophie Boshuizen, marketing & communicatie manager bij Mastello, is heel blij dat ze freelancers in kan zetten: 

Jazeker, de voordelen van samenwerken met een freelancer zijn talrijk. Uit de Freelance Markt Index van ons eigen platform, blijkt dat er een aantal redenen zijn om een freelancer boven een werknemer te verkiezen. 

• Flexibiliteit en capaciteit 
• Kennis en ervaring
• Kwaliteit en mindset
• Lagere lasten 

Flexibiliteit en capaciteit

Flexibiliteit en capaciteit zijn waarschijnlijk de allerbelangrijkste reden om samen te werken met een freelancer. Zowel directe opdrachtgevers als tussenpersonen geven flexibiliteit telkens weer als allerbelangrijkste factor. Het grote voordeel is dat je iemand in huis haalt die inzetbaar is wanneer nodig. Je hebt snel meer capaciteit in huis. Heb je nu extra werk? Dan kun je daar met een beetje geluk al binnen een paar dagen iemand op inzetten. Zijn er in jouw organisatie met enige regelmaat productiepieken of heb je opeens een grote order te verwerken? Dan is de flexibiliteit van een freelancer ideaal om gebruik van te maken. Is de extra capaciteit niet meer nodig? Dan zet je de zzp’er niet in. 

Kennis en ervaring

Kennis en ervaring van een freelancer brengen grote meerwaarde voor jouw bedrijf. Zzp’ers investeren in zichzelf, om hun kennis up to date te houden. Immers, een zelfstandige moet alles zelf in huis hebben. Dus de laatste ontwikkelingen in het vakgebied zijn bekend bij jouw tijdelijke inhuurkracht. Bovendien komt een freelancer in verschillende bedrijven. Door dat kijkje in verschillende keukens heeft hij of zij goed zicht op wat werkt en wat niet. Misschien doet jouw bedrijf dingen al jaren hetzelfde. Ga er maar vanuit dat de freelancer dankzij kennis en ervaring de boel eens flink wakker schudt met nieuwe inzichten en verfrissende ideeën. 

Kwaliteit en mindset

Kwaliteit en mindset van een freelancer kunnen ook belangrijke redenen zijn om een samenwerking aan te gaan. Zzp’ers hebben door hun zelfstandige bestaan vaak een zekere mate van zelfvertrouwen. Ze beheersen bepaalde skills, delen hun eigen ideeën graag en zien snel hoe je zaken efficiënt aan kunt pakken. De bijbehorende mindset is een groot pluspunt. Freelancers staan doorgaans op net wat grotere afstand van de organisatie, het team en de klus. Dat betekent dat zij op een bepaalde manier kijken naar het werk dat er ligt. Maar ze kijken ook pragmatisch en met een zekere nuchterheid naar de werkprocessen die misschien al jarenlang bestaan. 

Uit de praktijk

Christian Pick, HR-manager bij de Duits-Nederlandse Handelskamer, waardeert het beetje extra dat een freelancer vaak meebrengt:

Lagere lasten

Lagere lasten is het laatste belangrijke voordeel van werken met een freelancer. Een freelancer brengt eigen materialen mee voor zijn of haar taak. Ander belangrijk aspect in de lasten is het feit dat je een freelancer alleen betaalt voor het werk dat hij of zij doet. Is er geen werk? Dan hoef je ook geen salaris te betalen. Dat betekent dat je lasten meebewegen met je inkomsten. Wel zo prettig.

Overigens is dit punt vooral van toepassing bij praktische beroepen met concrete output. Als er geen orders zijn, heb je geen extra handjes nodig. In het geval van kenniswerkers ligt dit iets genuanceerder. Hun werk heeft niet altijd direct meetbaar rendement, een samenwerking is dan vaak gebaseerd op strategische keuzes. De output van vandaag, levert pas later iets op. 

Het uurloon ligt wellicht hoger dan bij de vaste medewerkers die je hebt, daar staat ook iets tegenover. Je hoeft niet niet te investeren in training en opleiding, hebt minder administratieve rompslomp en hoeft niet na te denken over zaken als vakantiegeld, pensioenregelingen of loondoorbetaling bij ziekte. 

Schijnzelfstandigheid

Let wel op dat je samenwerking met een zelfstandige door de Belastingdienst als zodanig wordt gezien. Er is geen sprake van vaste loonbetaling, dus jij denkt dat je goed zit. Maar de Belastingdienst kijkt streng naar schijnzelfstandigheid. Wanneer de Belastingdienst de samenwerking bestempelt als schijnzelfstandigheid, ben je als werkgever verplicht loonheffingen in te houden. Een situatie die je te allen tijde wilt voorkomen wanneer je kiest voor samenwerking met een freelancer. 

Dat is duidelijk, de voordelen van werken met een freelancer zijn groot. Dan is het nu tijd het perfecte profiel op te stellen om de zoektocht mee te beginnen. Senior recruiter Dharshana wijst daarbij op het belang van een duidelijke rolbepaling.

Stappenplan

De rol van jouw ideale freelancer bepaal je door de volgende stappen te volgen

1. De opdracht beschrijven
2. De taakomschrijving
3. De organisatie beschrijven
4. Hard skills vaststellen
5. Soft skills vaststellen
6. Praktische zaken overwegen
7. Belangrijke aandachtspunten formuleren

De opdracht beschrijven

Begin met het uitschrijven van de opdracht. Dat begint bij het bepalen van het probleem. Zoals eerder genoemd, zijn er over het algemeen genomen 3 opties:

• Een vacature moet worden ingevuld
• Er is extra capaciteit nodig 
• Er is extra kennis nodig

Soms is het snel duidelijk welke freelance rol er nodig is. Een glazenwasser wast ramen en een politiek journalist is gespecialiseerd in politiek. Maar vaak is het lastiger. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer de afdeling marketing beschikt over een marketeer en designer en het idee ontstaat een nieuwe website te bouwen? Leid je de bestaande krachten dan op? 

Een freelancer kan uitkomst bieden. Maar dan moet je wel weten wat je zoekt. Heb je een front-end developer nodig? Of een back-end developer? Of is een goede UX’er misschien toch beter? Een goede omschrijving van de opdracht, te verrichten taken en te behalen doelen beantwoordt zulke vragen.

Do’s en don’ts

Om een goede opdrachtbeschrijving te maken, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Hoe is de opdracht ontstaan?
• Wat is het belangrijkste resultaat van de rol?
• Is er een specifieke uitdaging?

Zorg in elk geval dat je

• Jargon en ingewikkelde vaktermen vermijdt
• Volledig bent in je informatie. De freelancer moet weten wat de doelen en verwachtingen zijn.

Waar komt de vraag vandaan?

Vraag je af waarom een rol openstaat om het probleem te definiëren. Betrek vooral ook andere stakeholders bij het bepalen van de rol van de freelancer die jullie in willen huren. Ga bijvoorbeeld als manager samen met je teamleden zitten om te bepalen wat er precies nodig is. Welk doel moet worden behaald, wat moet iemand kunnen en welke eisen zijn absoluut niet onderhandelbaar? Zorg dat jullie op één lijn komen, om het proces vlot te laten verlopen.

Kom op één lijn 

De taakomschrijving 

Is het probleem helder en zijn de eisen duidelijk? Stel dan met het team een eenduidige taakomschrijving op. Hierin beschrijf je de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen.  

Geef ook aandacht aan doelen die de zzp’er moet behalen. Zorg waar mogelijk voor meetbare doelen. Formuleer je doelen SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Hierdoor kun je objectief beoordelen of de freelancer voldoet aan de kwaliteitseisen.  

Een functietitel maken 

Gebruik allereerst een goede functietitel. Laat je creativiteit je in de steek? Kijk eens rond op banenplatforms, LinkedIn of doe een klein onderzoek in de vacaturesectie van Google Trends.  

Een korte beschrijving van de functie om van daaruit de verantwoordelijkheden van de rol onder de loep te nemen. Besteed aandacht aan specifieke kennis en ervaring die nodig is om de rol te vervullen. Vervolgens beschrijf je de plaats in de organisatie van de rol en eventueel bijbehorende rapportagestructuur. 

Do’s en don’ts

Om een goede taakomschrijving te maken, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Welke 3 taken komen steeds voorbij in deze rol?
• Hoe vat je het doel van de opdracht in 1 zin samen?
• Wat gaat er mis als deze rol niet wordt vervuld?

Zorg in elk geval dat je

• Jargon en ingewikkelde vaktermen vermijdt
• Niet teveel details geeft. Geef de belangrijkste informatie en houd het feitelijk.
• Focust op doelen, zo houd je de formulering energiek en gemotiveerd.

De organisatie beschrijven

Vervolgens laat je zien wie je bent. Het is belangrijk de organisatie te beschrijven, omdat je daarmee het verschil kunt maken. Voor zowel de freelancer als jouzelf. Misschien opereer in je in een branche waarin de freelancerspoule niet zo groot is. Dan wil jij zo aantrekkelijk mogelijk overkomen en dat doe je door een goede omschrijving te geven van de organisatie en bedrijfscultuur waarin iemand terecht komt. Tegelijkertijd zorgt het voor duidelijkheid vooraf. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat je als directeur van een groot bedrijf tijd investeert in een freelancer die het liefst in een kleine organisatie werkt.

Het team 

Ook de teamdynamiek is belangrijk om in de taakbeschrijving op te nemen. Wanneer iemand zich goed voelt in het team, presteert hij of zij ook beter. Ga bijvoorbeeld in op de samenstelling van het team, waar de gesprekken in de pauze over gaan en beschrijf de waanzinnige tafeltenniscompetitie die gaande is. Het zegt veel over het bedrijf en de functie als duidelijk is hoe in het team met elkaar wordt omgegaan. Communiceren mensen direct met elkaar of loopt alles via vaste overleggen? Wordt er hiërarchisch leiding gegeven of is de sfeer juist heel los? Dat soort zaken ophelderen zorgt voor het vergroten van de kans op een juiste match. 

Planning en communicatie

Zorg ook voor duidelijkheid over planning en communicatie. De freelancer huur je in voor een afgebakende periode. Misschien haal je iemand binnen voor een specifiek project. Zorg dan dat duidelijk is wat de planning precies is. Wanneer heb je iemand nodig, voor hoeveel uur per week en wanneer verwacht je bepaalde opleveringen? Wees bovendien helder over de onderlinge communicatie. Ga bijvoorbeeld in op de overlegstructuur en geef aan hoe vaak je een update over het project wilt. 

Realiseer je daarbij dat verschillende opties verschillende resultaten opleveren. Zo kan het fijn zijn om elke dag even bij elkaar in te checken en de stand van zaken door te nemen. Tegelijkertijd betekent dat elke dag een moment waarop de freelancer niet concreet aan zijn of haar taak werkt. Geef je de zzp’er het vertrouwen zelfstandig door te werken tot het eindresultaat, dan loop je het risico dat het eindresultaat niet aan jouw wensen voldoet. 

Evaluatie en feedback

Aansluitend op dit punt, volgt de wijze van evaluatie en feedback. Hoe ga je om met de diensten of producten die ‘jouw’ freelancer oplevert? Het is belangrijk om regelmatig te evalueren en feedback te geven. Op die manier kun je bepalen of de freelancer nog steeds voldoet aan jouw kwaliteitseisen en de doelstellingen van het project. Mochten er dingen niet goed lopen, dan merk je ze met een periodieke evaluatie tijdig op zodat je snel actie kunt ondernemen. 

Do’s en don’ts

Om een goede organisatiebeschrijving te maken, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Waarom zou de freelancer juist voor jouw organisatie kiezen?
• Hoe ziet het team eruit waarin iemand gaat werken? 
• Hoe wordt de zzp’er aangestuurd? 

Zorg in elk geval dat je

• Eerlijk bent, een jong team geeft een heel andere dynamiek dan een 50+-afdeling.
• Volledig bent, vergeet vooral de wijze van rapporteren over het werk niet.
• Informatie geeft over hybride werken.

Hard skills vaststellen

Maak nu een lijst met hard skills. Dat zijn aantoonbare en meetbare vaardigheden. Het is essentieel deze vast te stellen om de juiste freelancer te kunnen vinden. Formuleer de hard skills die je nodig hebt voor jouw opdracht zodat je de juiste zzp’ers aantrekt. Hierbij vraag je om behaalde diploma’s, certificaten en opgedane werkervaring. De beheersing van specifieke programmeertalen, tools of systemen valt hier ook onder. Door de vereiste hard skills te definiëren, wordt de rol van de freelancer nog duidelijker. Je hebt een lijstje eisen en kwaliteiten die bij de taak horen. Daarbij geldt: hoe technischer de rol, hoe belangrijker de hard skills. Voor een technische functie zijn hard skills belangrijk, voor een commerciële functie komt het vaak meer aan op persoonlijke kwaliteiten. 

Waarom hard skills formuleren?

• Geschiktheid vaststellen
  Je weet zeker dat alleen freelancers reageren die het werk ook daadwerkelijk kunnen. Doordat op het cv bepaalde kennis en vaardigheden staan, kun jij bepalen of de zzp’er ook het expertiseniveau beheerst waar jij behoefte aan hebt. Wees je er wel van bewust dat een cv soms wat optimistischer wordt gepresenteerd dan de werkelijkheid. Vraag dus goed door.
• Tijd
  Je klus verloopt efficiënter doordat je een boel inwerktijd bespaart. Formuleer je geen duidelijke hard skills, dan kun je aan het begin van de samenwerking voor verrassingen komen te staan. De freelancer heeft toch meer begeleiding nodig dan je had verwacht en dat kost tijd en daarmee geld. 
• Kwaliteit
  Het geleverde resultaat is van hoogwaardiger kwaliteit. Vraag je geen specifieke hard skills uit, dan weet je ook minder zeker of de kwaliteit van het eindresultaat naar wens zal zijn. 

Do’s en don’ts

Om goede hard skills op te stellen, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Welke diploma’s en/of certificaten moet een zelfstandige absoluut hebben?
• Bij welk bedrijf of type bedrijf werkt jouw ideale freelancer nu?
• Welke functienamen zou je graag terugzien in de werkhistorie van de freelancer?

Zorg in elk geval dat je

• Een concrete situatie inbeeldt en opsomt welke hard skills in dat geval nodig zijn
• Specifiek en concreet bent. Dat maakt het gemakkelijker de vaardigheden van de zzp’er te beoordelen.
• Het lijstje bondig houdt. Teveel vereiste hard skills schrikt af.

Soft skills vaststellen

Minstens zo belangrijk als de hard skills, zijn goed geformuleerde soft skills. Dit zijn meer de karaktereigenschappen van mensen. Ze zijn niet aantoonbaar, maar wel voelbaar. Het gaat om bijvoorbeeld communicatieve vaardigheden, flexibiliteit en manieren van samenwerken. Al eerder zetten we de 6 belangrijkste soft skills voor een freelancer op een rijtje. Deze vaardigheden zijn van belang om te bepalen of de zelfstandige die je in wilt huren wel past in jouw organisatie. Of, zoals Debbie Klein van Developers.nl het zegt: “Je moet wel bij het team passen om een mooie lange termijn samenwerking tegemoet te gaan. En daar hoort zoveel meer bij dan alleen kennis en kunde.”

Waarom soft skills formuleren?

• Samenwerking optimaliseren
  De soft skills van een zelfstandige moeten passen bij de opdracht en het team. Als iemand moeite heeft de leiding te nemen terwijl dat wel gewenst is of als iemand in een groep niets durft te zeggen, loopt de samenwerking mogelijk niet optimaal. 
• Eindresultaat beïnvloeden
  De juiste soft skills van een freelancer ondersteunen richting een succesvol eindresultaat. Het is noodzakelijk dat iemand op de juiste manier samenwerkt, goed communiceert en over de juiste werkethiek beschikt om een zo hoog mogelijke kwaliteit te kunnen leveren.

Do’s en don’ts

Om goede soft skills op te stellen, kun je jezelf de volgende vragen stellen:

• Welke karaktereigenschap moet een zelfstandige absoluut hebben?
• Wat denk jij dat de ideale kandidaat intrinsiek motiveert?
• Hoe zouden vrienden of collega’s de freelancer typeren?

Zorg in elk geval dat je

• Een concrete situatie inbeeldt en opsomt welke soft skills in dat geval nodig zijn
• Specifiek en concreet bent. Dat maakt het gemakkelijker de vaardigheden van de zzp’er te beoordelen.
• Niet discrimineert. Je mag bijvoorbeeld niet vragen om een specifieke leeftijd, geslacht of etniciteit. 

Tip van een specialist

Senior recruiter Dharshana hamert op het belang van een duidelijke lijst hard en soft skills. 

Praktische zaken overwegen

Houd ook rekening met overige, praktische zaken die belangrijk zijn voor de opdracht. Jouw ideale freelancer vervult straks een bepaalde rol. Welke zaken horen daar nog meer bij? Per functie kunnen ze uiteraard verschillen, denk bijvoorbeeld aan

• Beschikbaarheid buiten kantooruren
• Flexibiliteit, bijvoorbeeld voor wisseldiensten
• Eigen apparatuur
• Eigen vervoer
• Verklaring Omtrent Gedrag
• Aanwezigheid op locatie 

Neem deze praktische zaken ook mee wanneer je jouw ideale freelancer rol beschrijft, zodat je uiteindelijk alle informatie in één document bij elkaar hebt. 

Belangrijke aandachtspunten formuleren

Bepaal tenslotte wat nog meer belangrijk is. Bij het kiezen van de juiste freelancer zijn een aantal overwegingen van groot belang. 

• Focus op de expertise die je nodig hebt. Zorg dat je de vaardigheden van een freelancer objectief kunt beoordelen door de juiste hard skills op papier te hebben. 
• Beschikbaarheid en planning moeten overeen komen. Als jij helder hebt wat je op welk moment nodig hebt, kan de freelancer bepalen of dat voor hem of haar haalbaar is.
• Communicatie is een groot goed. Wees helder over de overlegstructuur binnen het project. Op die manier houd je de snelheid erin en weet iedereen van elkaar wat de stand van zaken is.
• Stel een tarief vast. Onthoud dat aan samenwerken met een freelancer een prijskaartje hangt. Het uurtarief is waarschijnlijk hoger dan de kosten voor een vaste medewerker. Maar in hoofdstuk 2 las je al: daar krijg je kwaliteit en flexibiliteit voor terug. 

Tips uit de praktijk

Voor senior recruiter Dharshana is het bepalen van de juiste freelancer rol dagelijkse kost.

“Een organisatie moet voor mij specifiek genoeg zijn om de juiste persoon te kunnen vinden. Als een bedrijf niet precies weet wie ze zoeken, duurt het langer goede profielen te vinden. Als een organisatie daarentegen goed uitdenkt welke taken er ontbreken en welke tools, vaardigheden en kennis daar voor nodig zijn, is het makkelijker om gericht te zoeken. Voor ons als recruitment bureau is het soms een uitdaging de juiste profielen te vinden. Wanneer een organisatie zelf nog niet volledig helder heeft wie ze zoeken, willen wij dat graag vooraf weten. Dan kunnen we diversere profielen voorstellen en zo gaandeweg de wensen en eisen steeds helderder krijgen.

Daarnaast vind ik het belangrijk te benadrukken dat je in sommige gevallen water bij de wijn moet doen. Stretchen noem ik dat. Sommige dingen zou je wel heel graag willen vinden in een kandidaat, maar het is niet altijd realistisch om een 100% match te vinden. Soms is de vijver waarin je vist heel groot en kun je zelfs kijken naar zaken die je wenselijk vindt, maar die geen harde eis zijn. Maar is de freelancerspoule waarin je kijkt kleiner, dan moet je soms genoegen nemen met een 90% match.

Ik heb weleens meegemaakt dat er een behoorlijk specialistische functie moest worden ingevuld. Men had een IT-architect in een heel specifiek domein nodig. Die was wel beschikbaar, alleen niet binnen acceptabele reisafstand van het kantoor. De opdrachtgever wilde graag dat de freelancer drie dagen per week op kantoor zou zijn. Dan moet je dus gaan kijken of je kunt stretchen. Misschien kun je een bestaande medewerker extra trainen, misschien is het helemaal niet nodig dat een zzp’er drie keer per week op kantoor is. Een beetje creatief denken levert vaak nieuwe inzichten op.

Daarnaast is het belangrijk dat je de snelheid erin houdt. Bij een vaste medewerker kun je meer tijd nemen voor bijvoorbeeld secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo iemand heeft doorgaans een baan en dan maakt het niet zoveel uit of alles een week langer duurt of niet. Wil je een samenwerking aangaan met een zzp’er, zorg dan dat je het hele proces voorafgaand aan de deal vlot doorloopt. Een freelancer wil na afloop van de ene opdracht gelijk door naar de volgende.

Mijn drie belangrijkste tips bij het vinden van de juiste rol

1. Wees duidelijk over welke taken in welk tijdsbestek vervuld moeten worden.
2. Wees duidelijk over de tarieven die je bereid bent te betalen
3. Sta open voor stretching.”

Nu je een goed profiel hebt geschetst, wil je daar ook mee aan de slag. Je weet wat je zoekt in een freelancer, hebt de benodigde vaardigheden en ervaring op een rijtje. Dus het is tijd om het juiste talent te vinden. Maar waar? 

Uit de Freelance Markt Index die we als platform Freelance.nl ieder kwartaal houden onder opdrachtgevers en intermediairs, blijkt waar je goede kans maakt. 

Eigen netwerk

Het eigen netwerk scoort elk kwartaal opnieuw hoog. Uiteindelijk blijkt het toch vaak goed te werken om als ondernemer goed rond te vragen en het eigen persoonlijke en professionele netwerk in te zetten. Netwerkrelaties kennen wellicht specialisten die bij jouw project of opdracht passen. Schroom niet hen in te zetten in je zoektocht. Heb je al een freelancers netwerk? Zorg dan dat je dit goed onderhoudt. Wie weet wanneer je het in de toekomst nodig hebt. 

Social media

Freelancers gebruiken verschillende social media om zichzelf te laten zien. Werven via social media is dus een logische actie. Met name LinkedIn doet het goed als wervingskanaal voor nieuw talent. Onderzoek waar jouw doelgroep actief is om de kans van slagen te vergroten. Zoek je bijvoorbeeld creatieve professionals, dan kan Instagram of TikTok een goede optie zijn. Voor het werven van zakelijke professionals is LinkedIn meer geschikt. Zorg dat je als bedrijf een actief account hebt, ook als er geen vacature of project is, moet je zichtbaar zijn. Dat maakt je zichtbaar, geeft naamsbekendheid en biedt kansen om laagdrempelig op de hoogte te blijven van de laatste trends en ontwikkelingen.

De verschillende social media gratis voor je laten werken

Vacaturebutton 

Heeft het social media kanaal van jouw keuze de mogelijkheid een vacature te plaatsen? Maak hier dan altijd gebruik van. Op LinkedIn en Facebook kun je eenvoudig kiezen voor het maken van een vacature. Op bijvoorbeeld Twitter of Instagram zul je je eigen creativiteit aan moeten spreken, daar bestaat geen vacaturetemplate waar je gegevens invult die in een overzichtelijke post resulteren. Het biedt voor jou de uitgelezen kans op te vallen met je eigen huisstijl en catchy onderschrift. Kijk bijvoorbeeld eens hoe Dutch Club Online het doet:

Bijdrage schrijven

Naast de vacaturebutton, kun je nog veel meer doen. Begin eens met een bijdrage waarin je meldt wat voor project je hebt en welke skills je daarvoor nodig hebt. Nodig freelancers uit direct te reageren. Een actief account draagt bij aan het verspreiden van je bericht. Begin dus al voor je eerste vacature met regelmatig posten op social media. 

Profielen bijhouden

Wil je het imago van je post op social media vergroten, zorg dan dat je social media profielen up to date zijn. Geef zoveel mogelijk informatie, zorg voor een professionele uitstraling en maak het zo makkelijk mogelijk om contact op te nemen. 

Hashtags

Maak daarnaast slim gebruik van hashtags om het bereik van je post verder te vergroten. Een hashtag als #freelancer of #vacature bereikt misschien net die ene kandidaat die je nodig hebt. Als je op onderzoek uitgaat naar de beste hashtags, onthoud dan dat het juist slim kan zijn een hashtag te kiezen met een laag volume. Immers: je bijdrage blijft dan langer bovenaan zichtbaar en wordt door een specifiekere groep gebruikers gezien. 

Betaalde advertentie

Wil je jouw bericht extra promoten, dan bestaat op veel platforms de mogelijkheid een betaalde advertentie te maken van je oproep. Zo bereik je mogelijk nog meer freelancers die geïnteresseerd zijn in jouw opdracht. En vergeet uiteraard de gratis optie niet: vraag mensen uit je netwerk vooral de post verder te delen. 

Freelanceplatformen

Platformen zoals Freelance.nl scoren ook telkens opnieuw hoog bij bedrijven die een freelancer zoeken. Je hebt er snel toegang tot een enorme database vol freelancers. Bij freelance.nl kun je kiezen uit geschikte kandidaten wanneer je jouw eisen duidelijk hebt aangegeven. Veel andere platformen bieden jou passende profielen bij de eisen die je invoert. 

Bij gebruik van freelanceplatformen is het extra belangrijk dat je de wensen en eisen duidelijk hebt geformuleerd. Weet je nog niet precies welke functienaam je zoekt of heb je niet helemaal helder of hybride werken een optie is? Dan zul je die keus bij het invullen van je opdracht op freelanceplatforms snel maken. 

Weet je niet goed waar te beginnen? Kijk eens rond in de database hoe anderen het doen. Zorg ervoor dat je niet kopieert wat je tegenkomt, gebruik het vooral als inspiratie. 

Kom je er echt niet uit, benader dan het serviceteam van het betreffende platform. De professionals daar helpen je graag bij het vinden van de juiste freelancer.

Gespecialiseerde recruitmentbureaus

Wanneer je geen tijd hebt om zelf te zoeken of simpelweg de expertise niet in huis hebt om het juiste specialisme te vinden, dan kun je een gespecialiseerd recruitmentbureau inzetten. Zij hebben de kennis in huis van specifieke vakgebieden en hebben vaak ook een eigen database met profielen van freelancers. Na een gesprek waarin je jouw project uitlegt en de vereiste vaardigheden opgeeft, gaat een recruiter van zo’n bureau voor je aan de slag. Uiteindelijk zul je alleen profielen hoeven te beoordelen van freelancers die al door een eerste selectie zijn geweest. Dat scheelt jou tijd en je weet zeker dat je zelfstandigen van hoge kwaliteit aangeleverd krijgt. 

Freelancers vinden via een recruitmentbureau

Senior recruiter Dharshana vertelt kort hoe het proces van het vinden van de juiste freelancer verloopt. 

“Als er bij ons een aanvraag binnenkomt, beginnen we altijd met een call. Daarin bespreek ik als recruiter met de organisatie wat precies de vraag is. Ik zoek van alles uit. Om welk project het gaat en wat de verwachtingen zijn van de professional die ik aan zal leveren. Maar ook hoe het team eruitziet waar de inhuurvraag vandaan komt en welke eisen precies belangrijk zijn voor de opdrachtgever. Vervolgens ga ik aan het werk door in onze eigen database te zoeken of op LinkedIn een zoekopdracht te starten. Ook maak ik graag gebruik van bijvoorbeeld Freelance.nl, dan weet ik gelijk dat ik contact heb met mensen die geïnteresseerd zijn in de klus. Heb ik uiteindelijk een aantal contacten gelegd, dan ga ik in gesprek met de freelancers om te beoordelen of er een match is. Daarna leg ik een aantal profielen voor aan de organisatie zodat die kan bepalen of en met wie zij verder willen. Daarna volgt een kennismaking bij het bedrijf en uiteindelijk gaan we natuurlijk voor een goede match die uitmondt in een succesvolle samenwerking.“

Wees als organisatie aantrekkelijk voor freelancers

In deze gids draait het steeds om het bepalen van de rol van jouw ideale freelancer. Maar waarom zou die freelancer eigenlijk bij jou willen werken? Het is niet alleen belangrijk dat jij weet wat je wilt, het moet ook duidelijk zijn wat je te bieden hebt. Om te zorgen dat je als organisatie interessant bent voor freelancers, zijn er een aantal zaken waarmee je je kunt onderscheiden. Uit onderzoek blijkt dat met name goede communicatie, transparantie en vertrouwen jou aantrekkelijk maken voor freelancers. Ook met jouw inhoudelijke kennis over de markt kun je punten scoren. En vergeet daarnaast de flexibiliteit van jou als organisatie niet uit te dragen. 

Het voorbereidende werk is gedaan. Je hebt duidelijk welke expertise je nodig hebt en de eerste reacties komen binnen. Nu is het van cruciaal belang dat jij de juiste freelance specialist kiest. Immers, jouw project valt of staat met de juiste kennis en vaardigheden binnen de gestelde termijn. Omdat je dat in huis niet voorhanden hebt, wijk je uit naar een freelancer. Voldoet die niet aan jouw eisen, dan heb je een probleem. Kijk daarom kritisch naar de profielen die bij je binnenkomen, om de kans op succes zo groot mogelijk te maken. 

Onthoud wel dat een zzp’er inhuren niet automatisch een garantie voor succes is. Misschien past iemand toch niet zo goed in het team, lukt het niet om deadlines te halen of is iemand simpelweg niet zo’n expert als hij of zij deed voorkomen.

Daarom is het extra belangrijk je keuze voor de beste freelance specialist zorgvuldig te overwegen.  

Controleer meetbare feiten

In jouw zoektocht naar talent heb je een lijst opgesteld met hard skills. Dit is het moment om die na te lopen. 

Cv-check

Vraag allereerst om een cv van elke kandidaat. Hierop kun je in één oogopslag zien wat iemand voor opleiding heeft gehad en waar hij of zij werkervaring heeft opgedaan. Ook kun je hieruit opmaken of iemand zichzelf blijft ontwikkelen en of er gaten in een carrièrepad zitten waar je nieuwsgierig van wordt. Kijk bijvoorbeeld naar:

• Welke werkervaring is relevant en hoeveel jaar werkervaring heeft de zelfstandige?
• Welke opleidingen en certificaten staan er die van pas komen in deze rol?
• Zijn er opvallende vaardigheden of prestaties die van meerwaarde zijn voor mijn project?

Portfolio

In de wat creatievere sectoren is het gebruikelijk te vragen om een portfolio. De meeste freelancers hebben zo’n document klaarliggen of stellen het graag voor je samen. Zo kun jij gemakkelijker beoordelen of het te verwachten eindresultaat in de buurt komt van wat je voor je eigen project voor ogen hebt. Vraag bijvoorbeeld om:

• Producties waarin de skills die jij zoekt terug te vinden zijn.
• Werk in een bepaalde stijl.
• Publicaties bij specifieke titels. 

Uit de praktijk

Sophie Boshuizen, marketing & communicatie manager bij Mastello, hecht meer waarde aan een portfolio dan een cv:

Tarief

Het tarief is voor zowel jou als de freelancer waarschijnlijk een belangrijk punt om aandacht voor te hebben. Realiseer je als opdrachtgever dat talent geld kost. Freelancers laten bovendien opdrachten links liggen als er niets over het tarief wordt gecommuniceerd. En dat een freelancer alle zaken als pensioen en verzekeringen voor eigen rekening neemt. Dat vind je terug in het uurtarief. Wellicht staan jullie open voor werken op basis van een projectprijs. Dan spreken jullie een totaalbedrag af waar de freelancer het totale werk voor uitvoert. 

Beschikbaarheid 

Misschien krijg je een profiel onder ogen dat perfect aansluit bij jouw project. Alleen betreft het een zelfstandige die niet gelijk tijd heeft of slechts een halve dag per week vrij kan maken voor jou. Bepaal voor jezelf hoe hard je in je eisen wilt zijn. Ga in gesprek met een freelancer om zijn of haar beschikbaarheid door te nemen. Aansluitend daarop kun jij bepalen of dat bij jouw planning past. Wellicht kun je hier en daar wat aanpassen of uitstellen? 

Referenties

Vraag om referenties. Zeker als het een wat zwaardere rol is, wil je graag van een ander horen hoe de freelancer is op de werkvloer. Onthoud tegelijkertijd dat je waarschijnlijk geen volledig objectief verhaal te horen krijgt. De freelancer zal mensen ter referentie opgeven die een positief verhaal vertellen. 

Reviews van freelancers kunnen ook van pas komen. Je vindt ze op hun social media profielen of freelance platformen waar ze actief zijn. Natuurlijk zijn het subjectieve verhalen, maar ze vertellen je veel over hoe iemand is op de werkvloer en in het team. 

Juridische zaken

Ga je een samenwerking aan, dan wil je dat de boel ook juridisch helemaal klopt. Ga allereerst na of de zzp’er van jouw keuze een inschrijving bij de Kamer van Koophandel heeft. Check bij de Belastingdienst of je een modelovereenkomst op moet stellen en leg vervolgens afspraken vast in een contract. 

Ga in gesprek

Nadat je alle harde eisen hebt afgevinkt, is het tijd om in gesprek te gaan met een aantal freelancers. Dat geeft je de kans persoonlijk te ervaren of iemand een match zou kunnen zijn. Tegelijkertijd bied je de freelancers de kans vragen te stellen. Laat hoe dan ook snel van je horen. Freelancers zijn gewend aan kortere doorlooptijden dan je misschien gewend bent uit het wervingsproces voor vaste medewerkers. Heb je na een dag of drie nog niets laten horen, dan is de kans groot dat de freelancer alweer verder aan het kijken is. Ruim 75% van hen zegt namelijk binnen 3 werkdagen terugkoppeling te verwachten. Een groot deel daarvan, zo’n 20%, verwacht zelfs binnen 24 uur van je te horen. 

Persoonlijkheid leren kennen

Je leert de persoonlijkheid van een freelancer tijdens een gesprek beter kennen en kunt bepalen of er een match is met de bedrijfscultuur. Een gesprek kan live op locatie plaatsvinden, sinds de coronacrisis is het ook heel gebruikelijk om digitaal kennis te maken. Zorg in beide gevallen dat het een ontspannen gesprek is waarin je de echte persoon achter de freelancer kunt ontdekken. 

Ga in het gesprek in op

• Hoe de freelancer vanuit opleiding en werk bij jou terecht is gekomen.
• De werkwijze van een zzp’er. 
• Leermomenten van de freelancer tijdens eerdere projecten.
• De communicatie tussen freelancer en eerdere opdrachtgevers.

Praktische zaken en verdere details bespreken

Bespreek vooral ook al een aantal praktische zaken als beschikbaarheid en tarief. Bovendien is het belangrijk te vertellen over de manier van samenwerken binnen het team en de communicatie door te nemen. Misschien geeft een freelancer aan het best te presteren als de rest van de wereld slaapt. Dan kun jij je afvragen of dat zo goed matcht met het team dat elkaar graag live spreekt tijdens kantooruren. Bespreek daarom in elk geval:

• De communicatie. Is de freelancer doorgaans goed bereikbaar en waar nodig bereid de planning om te gooien?
• De werkwijze. Past de manier van werken van de freelancer bij het project en de rest van het team?
• De planning. Heeft de freelancer ruimte om, bij een wederzijdse klik, de opdracht binnen de gestelde termijn af te ronden?

Gefeliciteerd! Je hebt een freelancer geselecteerd. Je hebt helder wie je nodig hebt, weet zeker dat de keus is gevallen op iemand die voldoet aan jouw eisenlijstje en nu wil je zo snel mogelijk van start. Hoe je een goede samenwerking vormgeeft en opstart, leer je in dit hoofdstuk. 

Stel een juridisch gecheckte overeenkomst op

Veel freelancers werken met hun eigen algemene voorwaarden, maar het kan prettig zijn voor jouw project een eigen overeenkomst op te stellen. In een zogenoemde samenwerkingsovereenkomst zet je alle afspraken op papier. Hierdoor voorkom je onduidelijkheden en mogelijke conflicten. In de samenwerkingsovereenkomst neem je een aantal zaken op, bijvoorbeeld:

• De juiste contactgegevens
• De taken die binnen het project vallen
• De te behalen doelen 
• De periode waarbinnen de opdracht afgerond moet zijn
• Het tarief dat jullie hebben afgesproken
• Eventuele afspraken over materialen, tools en programma’s als dat van toepassing is
• Afspraken over geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid
• De termijn waarbinnen en manier waarop de samenwerking kan worden beëindigd
• Eventuele afspraken over geheimhoudingsplicht en concurrentiebeding

Om zeker te weten dat je alle juridische zaken afdekt, kan het verstandig zijn de overeenkomst in samenwerking met een jurist op te stellen. Zo weet je zeker dat ook in geval van bijvoorbeeld een bedrijfsongeval waarbij de freelancer is betrokken of schade veroorzaakt door de freelancer alles juridisch is afgedekt.

Maak afspraken over communicatie

Een goede samenwerking valt of staat met goede communicatie. Jij kunt je als opdrachtgever gemakkelijk onderscheiden door helder te communiceren. Bovendien wil je voorkomen dat je in zee gaat met iemand die zich vervolgens in z’n thuiskantoor opsluit en nooit iets van zich laat horen. Daarom is het zinvol vaste communicatiemomenten vast te leggen.

Leg bijvoorbeeld afspraken vast over:

• Op welke manier overleggen plaatsvinden: op kantoor, via videomeetings of telefonisch.
• De frequentie van overleggen van het team en de aanwezigheid van de freelancer hierbij.

Briefing en instructie

Voor jou als opdrachtgever is inmiddels glashelder hoe de opdracht eruit ziet. Maar voor de freelancer is alles nog nieuw. Om te voorkomen dat iemand in het diepe wordt gegooid, stel je een duidelijke briefing op. 

In een briefing staat onder meer informatie over:

• Het doel van de opdracht
• Hoe het eindresultaat eruit moet zien
• Deadlines 

Doelen en verwachtingen

Wees duidelijk over de doelen die je hebt met jouw project. Zorg dat je de verwachtingen helder communiceert zodat de freelancer weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Bovendien ben jij degene die moet zorgen voor goede begeleiding. Je hebt een freelancer geselecteerd met de juiste kennis van zaken en voldoende werkervaring. Toch is jouw organisatie weer nieuw voor hem of haar. Dat betekent dat je moet begeleiden om te zorgen dat alle spreekwoordelijke neuzen dezelfde kant op staan. Uiteindelijk wil je een team dat met z’n allen naar hetzelfde doel toewerkt. 

Zoals in hoofdstuk 3 vermeld, is het handig je doelen SMART te formuleren Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Hierdoor kun je objectief beoordelen of de freelancer voldoet aan de kwaliteitseisen. 

Blijf in gesprek

Ook gedurende de samenwerking moet je regelmatig met elkaar in gesprek blijven. Als het goed is heb je in de samenwerkingsovereenkomst momenten vastgelegd waarop jullie communiceren over het project. Het kan heel waardevol zijn om tussendoor ook beschikbaar te zijn. Even sparren om zo de juiste koers te kunnen blijven volgen. Zorg er daarnaast voor dat je regelmatig voorziet in updates over de voortgang van het project. Lever ook feedback op gezette tijden en sta open voor evaluatiemomenten. Zo kun jij de freelancer voeden met extra informatie om nóg beter resultaat te boeken. Tegelijkertijd geef je de freelancer de kans te laten weten hoe dingen verlopen en waar zaken mogelijk anders of beter kunnen. 

Samenwerken met een freelancer kan je veel opleveren. Maar het is wel belangrijk oog te houden voor dingen die gemakkelijk mis kunnen gaan. Deze praktische tips helpen je bij het kiezen van de juiste freelancer. 

Valkuilen uit de praktijk

Senior recruiter Dharshana komt een aantal valkuilen regelmatig tegen bij organisaties waarmee zij samenwerkt. 

“Wat ik het vaakst mis zie gaan, is de snelheid. Je moet met freelancers snel zijn. Zij willen op een opdracht zitten, daar verdienen ze hun brood mee. Dat kan betekenen dat ze soms eerder voor een opdracht kiezen die inhoudelijk minder aantrekkelijk is, maar wel sneller geld in het laatje brengt. Daarom moet je als organisatie snel feedback geven en helder communiceren over het verloop van het proces waarin jullie zitten. De freelancer kan dan bepalen of hij wil wachten op een definitieve ‘go’ of ‘no go’ of toch liever verder gaat kijken.

Ik heb weleens meegemaakt dat organisaties niet transparant communiceerden over het procesverloop aan hun kant. Het resultaat was dat de freelancer afhaakte en ergens anders direct aan de slag ging. Natuurlijk maakt de rol waar je het over hebt veel verschil. Gaat het om een functie waarbij iemand besluiten neemt over teams, dan duurt het proces vaak langer dan wanneer je in een uitvoerende functie komt. Een IT-manager moet met stakeholders in het buitenland praten om de match te bepalen, een developer heeft voldoende aan een kennismaking met zijn teammanager. In het eerste geval ben je vermoedelijk langzamer. Dat hoeft niet erg te zijn, als je er maar eerlijk over bent.”

Focus op expertise, niet op prijs

Hoe verleidelijk het ook is om alleen te kijken naar het geld dat je kwijt bent, houd altijd voor ogen dat kwaliteit ook geld kost. In hoofdstuk 2 las je al dat je voor het hogere uurloon een hoge mate van kwaliteit en flexibiliteit terugkrijgt. Bovendien bespaar je op overhead en zaken als vakantiegeld en training en opleiding. Vergeet daarbij ook niet dat een ervaren freelancer waarschijnlijk een hoger uurtarief hanteert, maar de klus in kortere tijd afgerond heeft. 

Meer dan de helft van de freelancers verhoogde de tarieven in 2023 als gevolg van de inflatie. Dat wil niet zeggen dat je overal maar mee akkoord moet gaan, het laat wel zien dat je iets over zult moeten hebben voor samenwerking met een freelance specialist. Als het goed is, hecht je grote waarde aan de juiste expertise en skills van een freelancer. 

Een en ander is natuurlijk afhankelijk van het aantal freelancers dat voldoet aan jouw vraag. Heb je maar een aantal personen om een samenwerking mee aan te gaan, dan heb je niet de luxe heel kritisch te zijn op prijs. Staan de freelancers in de rij om met je in zee te gaan, dan kun je de prijs zwaarder laten wegen. 

Vraag om een portfolio of referenties

Zeker wanneer je een grotere opdracht uitzet of een complex project wilt laten starten, is het zinvol te vragen om een portfolio of referenties. Het biedt je meteen de kans om specifieke vaardigheden uit te vragen. Denk bijvoorbeeld aan de fotograaf die je vraagt om foto’s met een bepaalde sfeer. Of de developer die een concrete applicatie kan laten zien. Daadwerkelijk eindresultaat van een professional zien, is vaak een mooie aanvulling op het cv en persoonlijke gesprek dat je met iemand hebt. 

Formuleer heldere voorwaarden en afspraken

Hoe fijn de communicatie ook verloopt, zorg altijd dat je voorwaarden en afspraken op papier hebt staan. Je weet nooit wat er gebeurt, hoe meer je vastlegt, hoe beter het is voor beide partijen. Kom gemaakte afspraken ook na, jij geeft het goede voorbeeld. Als alles goed is vastgelegd en doorgesproken, kan er nooit discussie ontstaan over bijvoorbeeld werktijden, betalingsmomenten of deadlines. 

Bespreek bijvoorbeeld:

• Het doel van de opdracht en het verwachte eindresultaat
• Deadlines en communicatiemomenten
• Afspraken over geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid

Onthoud: een freelancer is geen vaste kracht

Natuurlijk, je hebt een freelancer in de arm genomen vanwege de voordelen die dat je biedt. Je hebt een flexibele kracht in huis om productiepieken het hoofd te kunnen bieden of hebt een expert in huis die een project tot een goed einde brengt. Hopelijk verloopt de samenwerking soepel. Onthoud desondanks dat een freelancer geen vaste kracht is. Het is iemand die nog meer taken heeft liggen en dus nooit 100% van de tijd op jouw bedrijf kan focussen. Dat hoeft gelukkig ook niet. Als jullie heldere afspraken hebben gemaakt, zet de freelancer op de juiste momenten zijn of haar beste beentje voor om tot een succesvol eindresultaat te komen. 

Nu je deze gids helemaal hebt gelezen, ben je klaar om de juiste freelance rol te bepalen en een succesvolle samenwerking te starten. Het was een boel informatie. Om het je makkelijk te maken, hebben we de belangrijkste conclusies voor je op een rijtje gezet. Hoe vind je de juiste freelancer, bepaal je de rol en organiseer je een succesvolle samenwerking? Door de volgende stappen te volgen:

• Bepaal het type freelancer dat je nodig hebt
  • Stel een heldere taakomschrijving op
  • Beschrijf hoe de organisatie en het team in elkaar zitten
  • Stel hard skills op
  • Stel soft skills op
  • Bedenk overige praktische zaken die belangrijk zijn voor de klus
• Zoek via de juiste kanalen en netwerken
• Beoordeel zorgvuldig of jullie een match hebben
  • Check of de freelancer zijn of haar expertise kan aantonen
  • Voer een persoonlijk gesprek
  • Wees snel
  • Kijk verder dan alleen prijs
• Geef de samenwerking professioneel vorm
  • Maak duidelijke afspraken
  • Stel juridisch houdbare documenten op
  • Stel een duidelijke briefing op
  • Houd regelmatig contact

Wil je écht alles uit de samenwerking halen? Dan heeft Dharshana nog een laatste gouden tip voor je:

"Wees altijd eerlijk en transparant. Daar haal je de allerbeste samenwerkingen uit."

Hopelijk zit je nu vol energie en inspiratie om de juiste freelancer rol te definiëren en ben je er klaar voor om een mooie samenwerking op te zetten. Ga aan de slag met alle stappen uit dit handboek en maak er een mooie samenwerking van.