Hoe een externe recruiter jou helpt de ideale freelancer te vinden

De arbeidsmarkt is nog steeds krap. In de zoektocht naar het juiste talent voor jouw organisatie kijk je waarschijnlijk eerst intern naar de mogelijkheden. Zijn er mensen op de werkvloer die toe zijn aan een nieuwe uitdaging of heb je al ergens iemand zitten die met een korte training de klus op kan pakken? Mooi, dan kun je het probleem intern oplossen. De kans is echter groot dat je geen geschikte kandidaten vindt. Je zet een vacature uit en wacht tot geschikte kandidaten zich melden. Maar al een hele poos zijn er meer vacatures dan werklozen op de arbeidsmarkt. Het kan dus zomaar gebeuren dat je geen reacties krijgt op de vacature.

Je gaat op zoek naar andere oplossingen. Heb je al eens gedacht aan samenwerken met een externe recruiter van een recruitmentbureau? Dit artikel geeft tips, tricks en ervaringen uit de praktijk om samen met een externe recruiter de ideale freelancer te vinden.

Wanneer je niemand kunt vinden of niemand vrij wilt maken, start je de zoektocht extern. De eerste vraag is dan natuurlijk of je een vaste medewerker aan wilt nemen of liever een freelancer inhuurt. Er zijn doorgaans 3 uitdagingen die maken dat een organisatie kiest voor samenwerking met een freelancer:

• Vacature invullen lukt niet
• Capaciteitstekort
• Ontbrekende kennis of vaardigheden

De voordelen van werken met een freelancer

Is dat herkenbaar voor jou? Tijd om er iets aan te doen. De keuze maken voor een vaste dan wel freelance medewerker kan lastig zijn. Waarom zou je kiezen voor samenwerking met een freelancer? De voordelen daarvan op een rijtje:

• Je krijgt er flexibiliteit en capaciteit voor terug
• Kennis en ervaring zijn groot
• Kwaliteit en mindset van een freelancer zijn hoog
• Lagere lasten dan een vaste medewerker

Heb je besloten met een freelancer samen te gaan werken, dan is het zaak de juiste match te vinden. Een lastige zoektocht. Eerst bepaal je de rol. Daarbij volg je deze stappen:

• Beschrijf de opdracht 
• Formuleer de taakomschrijving
• Beschrijf de organisatie 
• Stel vereiste hard skills vast
• Stel vereiste soft skills vast
• Overweeg praktische zaken 

Daarna is het tijd om daadwerkelijk op zoek te gaan. De grote vraag is: waar vind je de ideale freelancer? Misschien door een extern recruitmentbureau te benaderen. Een bureau dat voor jou op zoek gaat naar de juiste profielen en zo zorgt dat jij je met andere zaken bezig kunt houden. We vroegen Dharshana Thuraisamy meer te vertellen. Dharshana werkt als senior recruiter bij full-service recruitmentbureau Hays. Een internationale organisatie die binnen verschillende specialismen het juiste talent weet te vinden. 

Wat doet full-service recruitmentbureau Hays

Hays is een full-service recruitmentbureau dat actief is over de hele wereld. Zowel grote als kleine organisaties vertrouwen op Hays. Dankzij het grote, internationale netwerk van freelancers vinden de recruiters van Hays goede matches voor arbeidsvraagstukken. 

Hays doet meer dan alleen freelancers werven. De medewerkers ondersteunen ook bij het verbeteren van recruitmentprocessen. Daarnaast helpen coördinatoren tijdelijk bij het invullen van vacatures en verlenen de deskundigen van Hays specialistische recruitment op specifieke domeinen en in verschillende sectoren. Denk bijvoorbeeld aan marketing, IT, finance en life sciences. Hays is bovendien actief als broker om bijvoorbeeld ondersteuning te bieden bij zoeken, vinden en binden van freelancers.

Wat doet een senior recruiter bij een recruitmentbureau?  

Dharshana werkt als senior recruiter. Het is haar taak om talenten te vinden die opdrachten kunnen vervullen die organisaties bij haar neerleggen. “Organisaties hebben zelf besloten dat ze een freelancer nodig hebben. Aan mij dan de taak om de juiste freelancer te vinden”, vertelt Dharshana. “Ik ben gespecialiseerd in de IT en focus voornamelijk op IT-architecten en product owners. In dat vakgebied zijn vrij veel freelancers actief.”

Dharshana vertelt over het grote verschil tussen freelancers en vaste medewerkers. “Bij een freelancerol moeten dingen vaak snel. Flexibiliteit is heel belangrijk. Zo iemand zit tijdelijk met mij aan tafel, het doel is dat de freelancer door ons contact bij een bedrijf binnenkomt. Dan ben ik dus snel uit beeld. Als organisatie heb je een freelancer binnen en hoef je verder niet zoveel meer te regelen. Bij een vaste medewerker moet je als bedrijf meer doen. Je onderhandelt over salaris, maar denk ook aan vragen over pensioenopbouw of regelingen bij ziekte. Jij bent als organisatie verantwoordelijk voor het regelen van al deze zaken. Een freelancer pakt dat soort zaken zelf op.”

Samenwerken met een recruitmentbureau om een freelancer te vinden, verloopt doorgaans volgens een vaste procedure. Dharshana vertelt hoe dat verloopt wanneer een organisatie zich tot Hays wendt. Het begint allemaal met een intake.

De intake

“Een klant komt met een aanvraag. Dus ze hebben een specialist nodig en hebben besloten een freelancer in te schakelen. Dan neem ik contact op met het bedrijf om het plaatje helder te krijgen. Ik vraag bijvoorbeeld hoe het team eruit ziet, om welk project het gaat en wat een organisatie precies verwacht van de professional die ik ga zoeken. Soms zijn er bijvoorbeeld specifieke eisen over het aantal jaren ervaring of ervaring met een specifieke tool. Ook vraag ik naar overige voorwaarden, zoals fysieke aanwezigheid op kantoor en dat soort praktische zaken. En natuurlijk bespreken we beschikbaarheid en budget zodat ik dat in de selectie van freelancers mee kan nemen.” 

Tips voor een succesvolle intake

• Zorg dat je zelf helder hebt welke rol je precies nodig hebt
• Geef ook informatie over het team en de algemene organisatiecultuur
• Maak een lijstje hard skills
• Benoem praktische zaken en specifieke voorwaarden voor de functie

Wervingskanalen

“Vervolgens ga ik zoeken naar geschikte profielen om voor te kunnen stellen bij de organisatie”, vertelt Dharshana. “Die zoektocht zet ik op verschillende manieren uit. Ik kijk natuurlijk in onze eigen database. We zijn wereldwijd actief en hebben een enorm netwerk aan professionals. Maar dat wil niet zeggen dat je altijd gelijk de juiste match vindt. Juist door het doorvragen tijdens de intake, weet ik waar ik naar moet kijken. 

Zoeken via LinkedIn

Daarnaast maak ik vaak gebruik van LinkedIn. Via LinkedIn kun je gemakkelijk zoeken naar freelancers. Ze zijn er zelf actief en je kunt eenvoudig verschillende zoekopdrachten invoeren om profielen naar boven te halen. Heb ik iemand gevonden, dan kijk ik wat ze bij projecten hebben gedaan en bereikt. Vind ik iemand interessant, dan stuur ik een bericht. Ik vertel dat ik het profiel heb bekeken en denk een match te hebben gevonden met een concrete aanvraag. Het is de bedoeling in gesprek te komen met een freelancer om te bepalen of diegene bij de klant past. De freelancer reageert soms enthousiast, maar het gebeurt net zo goed dat iemand niets laat horen of helemaal niet op zoek blijkt te zijn. Op LinkedIn kun je dat vooraf niet zien.” 

Talent & Culture Manager Rik de Jong van Freelance.nl vertelt hetzelfde: “De ervaring leert wel dat je grote volumes berichten uit moet sturen om enige reactie te krijgen. Om een voorbeeld te noemen: ik verstuurde in een maand tijd 250 connectieverzoeken waar er 140 van werden geaccepteerd. Dat resulteerde weer in 4 calls met uiteindelijk 1 serieuze sollicitant.”

Zoeken via Freelance.nl

“Ik maak ook graag gebruik van Freelance.nl”, vervolgt Dharshana. “Daar is het wat minder eenrichtingsverkeer. Ik zet de opdracht in het systeem en dan komt die terecht bij freelancers die mogelijk zouden passen. Freelancers kunnen zelf reageren en daardoor verloopt het eerste contact wat makkelijker. Ik weet immers al dat iemand geïnteresseerd is in de rol. Klinkt het voor de kandidaat aantrekkelijk, dan kunnen we gelijk verder praten.”

De selectie van een freelancer

Als Dharshana het eerste contact heeft gelegd, dan plant ze een gesprek met professionals. Daarin komt de opdracht aan bod en leert ze de freelancer beter kennen. 

Uitleg over de opdracht

“Ik begin altijd met uitleg geven over de organisatie. Het maakt natuurlijk nogal verschil of een bedrijf in hartje Amsterdam zit of op een industrieterrein in Brabant, om maar wat te zeggen. Ik vertel ook over de bedrijfscultuur en het team. En natuurlijk over de opdracht. Daarom is het belangrijk dat een opdrachtgever mij alles goed uitlegt. Bijvoorbeeld:

• Wat wordt er verwacht van de freelancer?
• Hoe verloopt het werkproces bij het bedrijf tijdens de opdracht? 
• Zijn er vaste overlegmomenten of eisen aan fysieke aanwezigheid op kantoor? 

Dit kennismakingsgesprek is ook bedoeld voor de freelancer. Die moet natuurlijk net zo goed een match voelen met de opdracht en het bedrijf.”

Wie is de freelancer?

“Uiteraard ben ik niet alleen aan het woord in zo’n kennismakingscall. Het is ook de bedoeling dat de freelancer zichzelf kan presenteren. Ik informeer naar de eigen situatie van zo iemand. Is diegene beschikbaar? En wat zoekt hij of zij? Het helpt om de interesses van iemand uit te vragen en soms is dan gelijk duidelijk dat er geen match is. Dat komt natuurlijk ook voor. Ik zoek dan nog even verder of er met andere aanvragen misschien een match is voor deze freelancer. Of ik neem iemand op in onze database als de freelancer daar toestemming voor geeft.”

Maak kennis met de freelancer

Als Dharshana enthousiast is over een freelancer en deze professional het zelf ook ziet zitten, organiseert Dharshana een kennismaking bij het bedrijf. “Ik spreek de kandidaat altijd eerst zelf, om te zorgen dat het bedrijf alleen tijd vrij hoeft te maken voor waardevolle gesprekken. Daarna gaat de freelancer het gesprek aan met de organisatie. Ik bereid freelancers daar altijd op voor. Ik geef ze wat overdenkingen mee en moedig ze aan zelf vragen te stellen. Het is wat mij betreft goed als freelancers na het gesprek naar buiten lopen en zelf antwoord kunnen geven op vragen als 

• Wie zijn de teamleden?
• Hoe werken ze samen?
• Waarom wil ik dit project doen?
• Wat is er minder leuk?”

Organisaties moeten zich goed realiseren dat de kennismaking van twee kanten komt. De freelancer moet zelf ook een match voelen. Houd er dus rekening mee dat bovenstaande vragen in het hoofd van de freelancer zitten en zorg dat je de opdracht realistisch overbrengt.  

Als bedrijf kan het best een drempel zijn om een externe recruiter in te schakelen. Zoiets kost immers geld en je werkt samen met een recruiter die jouw bedrijf niet door en door kent. “Dat is waar”, zegt Dharshana. “Maar voor specialistische functies is het juist een voordeel om met een externe recruiter samen te werken.” Ze legt uit: “Als je een corporate recruiter of eigen HR-medeweker specialistische functies in laat vullen, gaat die het moeilijk krijgen. Simpelweg omdat zo iemand minder specialistische kennis in huis heeft. Ik kan in mijn functie de tijd nemen om een domein te ontdekken, een eigen medewerker heeft vaak niet de tijd om diep in een specialisme te duiken. Bovendien is het voor zo iemand lastiger om de juiste vragen te stellen tijdens het wervingsproces. Zoiets als de functietitel bepalen kan dan heel lastig zijn. Mijn ervaring is dat vooral bedrijven die snel willen groeien een externe recruiter inschakelen. Zij huren een recruiter voor een bepaald domein in en hebben sneller de juiste match dan wanneer ze zelf proberen het juiste talent te vinden.”

De voordelen van samenwerken met een externe recruiter op een rijtje:

• Meer specialistische kennis
• De juiste vragen tijdens het wervingsproces
• Snelle matchmaking

Als organisatie schakel je een externe recruiter in om snel de juiste match te vinden. Dat betekent niet dat je zelf rustig achterover kunt leunen en al het werk uit kunt besteden. Dharshana en andere recruiters kunnen bij specialisten bij je aandragen als jij de juiste informatie geeft. De 3 belangrijkste dingen voor organisaties die met een externe recruiter samenwerken op een rijtje:

• Wees open en eerlijk
• Creëer duidelijkheid en transparantie
• Geef heldere verwachtingen en doelstellingen

Wees open en eerlijk

Dharshana: “Tijdens de intake stel ik heel veel vragen. En ik neem niet zomaar genoegen met elk antwoord. Ik challenge elke eis om te kunnen bepalen hoe de zoektocht het best kan verlopen. Het is voor mij vooral belangrijk om in te kunnen schatten hoeveel ruimte er is. Doorvragen is het allerbelangrijkste. Vaak schetst een organisatie het perfecte profiel, maar daar voldoet natuurlijk niet iedereen aan. Daarom is het belangrijk dat iedereen zo eerlijk mogelijk is. Als ik de eisen duidelijk heb en met freelancers in gesprek ben, stel ik kandidaten voor bij de organisatie. Dan vertel ik ook eerlijk hoe het zit met iedere kandidaat. Zo breng ik alle profielen zo volledig mogelijk naar voren zodat je als organisatie niet voor verrassingen komt te staan.”

Creëer duidelijkheid en transparantie

“Daarnaast moet een organisatie duidelijk en transparant zijn. Hoe specifieker de rol en daarmee de zoekopdracht, hoe beter ik mijn werk kan doen. Als een bedrijf zelf nog niet helemaal precies weet wie hij zoekt, kunnen wij wel voorstellen doen, maar dat kost dan meer tijd en energie. We kunnen vooraf altijd adviseren over eisen en hoe realistisch die zijn. En we kunnen ook diversere profielen voorstellen om de rol gedurende het proces steeds duidelijker te krijgen. Maar dat moet vooraf allemaal wel duidelijk besproken worden, ook hier geldt dat eerlijkheid belangrijk is.” 

Geef heldere verwachtingen en doelstellingen

“Het is bovendien van belang om de verwachtingen en doelstellingen van het project helder te hebben om de juiste freelance rol te bepalen”, zegt Dharshana. “Dan weten we waar de freelancer naartoe moet werken. Voor een freelancer is het dan gelijk duidelijk of een kennismaking überhaupt nuttig is. We adviseren altijd om de tijd te nemen om het eisenlijstje compleet te maken. Stellen we profielen voor die niet matchen, dan willen we weten waarom. Zo kunnen we daarna specifieker verder zoeken.”

“Mijn ervaring is dat het binnen organisaties soms nog een hele uitdaging is om iedereen op één lijn te krijgen. Soms lukt het niet om dat gelijk duidelijk te krijgen. Dat betekent dat we dan later in het proces meerdere interviewrondes plannen. Dan kan het team bijvoorbeeld eerst kennismaken met de freelancer waarna de manager pas in gesprek gaat als stap 1 positief resultaat heeft opgeleverd.”

Onderzoek wijst uit dat freelancers verwachten binnen 3 dagen iets van een organisatie te horen. Een groot deel van de respondenten geeft zelfs aan binnen 24 uur een eerste reactie te verwachten. Ook Dharshana hamert op het belang van snelheid. 

Freelancers verwachten snel reactie

“Organisaties zijn gewend aan het aannemen van vaste medewerkers. Daarbij maakt het niet zoveel uit als iets een week langer duurt. Een vaste medewerker zit doorgaans al ergens. Een week later de handtekening zetten, maakt dan niet zoveel uit.” 

“Voor freelancers ligt dat anders. Die gaan van opdracht naar opdracht en een week langer wachten betekent dan vaak ook een week geen inkomen. Voor freelancers is het dus belangrijk om snel te handelen. Daarnaast is heldere communicatie heel belangrijk. Duurt het te lang, dan kan de freelancer akkoord gaan met een opdracht elders, niet altijd omdat die zoveel interessanter is, maar simpelweg omdat die sneller geld in het laatje brengt.” 

Dat herkent Rik van Freelance.nl ook: Rik zegt daarover: “Je moet letten op snelheid, voor je het weet zit de freelancer van jouw keuze al op een andere klus.”

Houd ruimte

“Een ander belangrijk aspect van mijn werk, is het zoeken naar ruimte binnen een gestelde eis”, vertelt Dharshana. “Ik noem dat stretching. Je ziet vaak dat een ideaal profiel wordt geschetst, maar de kans bestaat dat een professional daar niet altijd 100% aan voldoet. Het ligt ook aan de vijver waarin je vist. Soms kun je een pré meenemen in de selectie, soms mag je al blij zijn als een freelancer aan 90% van het eisenlijstje voldoet. Mijn ervaring is dat de pré als eerste afvalt.”

“Een voorbeeld uit mijn werk is een ingewikkelde opdracht in de IT. De ideale kandidaat moest heel specialistische kennis hebben en drie keer per week op kantoor aanwezig zijn, in het zuiden van het land. Dan moet je eerlijk zijn en aangeven dat die uitdaging niet realistisch is. In die regio zijn niet veel geschikte kandidaten, waar kunnen we het dan stretchen? Is het misschien mogelijk een eigen medewerker te trainen? Of is het een idee de eis van drie keer per week op kantoor te laten vallen? Wij komen met verschillende opties en de klant kiest zelf de beste oplossing. 

Rik van Freelance.nl zegt daarover: “Iedere hiring manager zoekt de ideale kandidaat. Maar die bestaat niet. Je zoekt de beste match, iemand met wie je vooruit kan en die zich in kan leven in de ideale rol. Je zult hoogstwaarschijnlijk ergens water bij de wijn moeten doen om een constructieve samenwerking op te zetten. Ergens moet je ruimte vinden, want de ideale kandidaat ga je niet vinden.”

Dharshana vertelt graag te werken met Freelance.nl. “Het maakt mijn poule groter. Andere consultancies zijn ook actief op het platform en zij reageren weleens op opdrachten die ik uitzet. Natuurlijk zoek ik in mijn eigen netwerk en op LinkedIn, maar soms hebben andere bureaus simpelweg de meest geschikte kandidaat. Dan gaan we een samenwerking aan.

Daarnaast heb je via Freelance.nl contact met kandidaten die zelf reageren. Als iemand zelf op zoek is naar iets, dan is het fijn dat er zo’n platform als Freelance.nl bestaat. Het is daardoor een gelijkwaardiger gesprek. En het is voor mij soms ook gewoon heel leerzaam. Ik zie profielen reageren op opdrachten waar ik zelf nog helemaal niet aan gedacht had. 

Het platform is bovendien heel praktisch. Het is gelijk duidelijk welke gegevens belangrijk zijn en hoe je alles in moet vullen. De opdracht, locatie, tarief, aantal uren, het is allemaal in één oogopslag inzichtelijk. En klinkt het voor de kandidaat op Freelance.nl aantrekkelijk, dan zit de rest vaak ook wel goed.” 

In de complete gids ‘Vind de juiste freelancer: van rolbepaling tot succesvolle samenwerking’ lees je alles wat je moet weten over het inhuren van freelancers. Van het bepalen van de juiste rol tot het organiseren van een succesvolle samenwerking. Je leert welke zaken je in het oog moet houden en ontdekt welke methoden je kunt gebruiken om zelf freelancers te vinden.