Directiesecretaris

De directiesecretaris is belast met het adviseren en ondersteunen van het Hoofd DGV bij het opstellen en uitvoeren van het DGV beleid en de uitvoering van het opgelegde beleid hiervan. Participeert in integrale projecten binnen DGV en bewaakt hiertoe de overall planning. Stelt beleidsnotities op en concipieert nota’s ter besluitvorming aan het hoofd DGV. Verder verzamelt de functionaris rapportages vanuit het werkveld en vanuit projecten ter controle en analyse en adviseert hiertoe het hoofd DGV. De directiesecretaris schrijft voorts toespraken en teksten; hij redigeert jaarplan en jaarverslag; onder-houdt contacten met externen en organiseert diverse opleidingen.

De Directiesecretaris is verantwoording schuldig aan het hoofd DGV.

1. Geeft uitvoering aan de werkzaamheden binnen de Dienst Geestelijke Verzorging en adviseert en ondersteunt het hoofd DGV bij het opstellen en uitvoeren van het DGV beleid door:

• Het ondersteunen bij integrale projecten binnen de dienst.

• Het deelnemen aan DGV overleggen teneinde de samenwerking te optimaliseren en informatie te verkrijgen op het gebied van geestelijke verzorging;

• Het concipiëren en opstellen van nota's en het voorbereiden van stukken ter besluitvorming aan het hoofd DGV;

• Het hiertoe bewaken van en toetsen op kwaliteit van nota's ter besluitvorming;

• Het bewaken en controleren van de projecten d.m.v. een overall planning en een projectencatalogus;

• Het verzamelen, genereren en controleren van rapportages vanuit de projecten;

• Het hiertoe analyseren van de rapportages en op basis hiervan adviseren van het hoofd DGV;

• Het toetsen en signaleren van knelpunten bij o.a. de uitvoering van de (integrale) projecten;

• Het deelnemen aan MT en OR vergaderingen waarbij in opdracht van het hoofd DGV actiepunten moeten worden opgepakt;

• het zorgdragen voor en coördineren van de agenda en inhoudelijke voorbereiding van de OR het hiertoe notuleren van de vergaderingen en het zorgdragen voor de bekendmaking van de genomen besluiten;

• Het namens het hoofd DGV bewaken van de afhandeling van de besluiten en het waar nodig toelichten van de besluiten aan derden;

• Het onderhouden van contacten met o.a. MT leden over lopende zaken en projecten i.v.m. de voortgang;

• Het onderhouden van informatieve contacten met externen , instanties, locaties en functionarissen binnen de inrichtingen;

• Het adviseren van het hoofd DGV tijdens de vergaderingen;

• Het op verzoek van het hoofd DGV deelnemen aan andere overleggen binnen en buiten de DGV teneinde te adviseren en ontwikkelingen te volgen en te signaleren;

• Het coachen en aansturen van de Management Assistente teneinde

Functie eisen Directiesecretaris

• Academisch werk- en denkniveau.

• Kennis van strategische processen.

Overige informatie Directiesecretaris

Locatie

Den Haag

Start

1 mei 2017

Einddatum

1 augustus 2017 (32 uur per week)

Recruiter voor deze rol

Robin Overmars