Wat moet ik regelen als ik een freelancer inhuur?

Het inhuren van een freelancer is anders dan het inhuren van een werknemer. Er zijn belangrijke zaken om rekening mee te houden voordat je de knoop doorhakt. Waar moet je precies op letten bij het inhuren van een freelancer, wat kun je negeren en wat vereist extra aandacht? We zetten het op een rij, waardoor jij geen enkel detail mist!

Freelancer inhuren in het kort

Als je de juiste freelancer voor een job hebt gevonden, bepaal je wat voor overeenkomst je gaat sluiten met diegene: een opdrachtbevestiging, freelance-overeenkomst of een modelovereenkomst. Je houdt rekening met de andere juridische en fiscale aspecten bij het inhuren van een freelancer. Je zorgt ervoor dat je schijnzelfstandigheid voorkomt. 

• Controleer of er een modelovereenkomst nodig is 
• Maak een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst 
• Voorkom schijnzelfstandigheid 

De voordelen van het inhuren van een freelancer nog een keer op een rij 

Het inhuren van een freelancer kent veel voordelen. De freelancer werkt als zelfstandig ondernemer en neemt op projectbasis opdrachten aan van verschillende opdrachtgevers. We nemen je nog even mee!

• Profiteer van flexibiliteit | De ondernemersmentaliteit van een freelancer maakt diegene over het algemeen flexibel qua inzetbaarheid en tijd. Dit betekent dat ze vaak bereid zijn om te werken buiten de reguliere kantoortijden of zelfs in het weekend om een project op tijd af te krijgen. Hierdoor kun je als organisatie snel inspelen op veranderingen in de behoefte van jouw klanten of de markt. 

• Maak gebruik van ervaring | Een freelancer heeft niet alleen ervaring in zijn of haar vakgebied, maar ook in verschillende organisaties, wat waardevol is voor jouw bedrijf. Diegene neemt kennis mee vanuit verschillende bedrijfstakken, bedrijfsculturen en projecten. De freelancer kan zo een unieke aanpak ontwikkelen. Dit draagt bij aan een bredere visie op het vakgebied, een frisse blik op jouw bedrijfsprocessen en een verbeterde samenwerking tussen afdelingen en teams. 

• Benut specifieke vaardigheden en kennis | Freelancers zijn meestal gespecialiseerd in een bepaald vakgebied en hebben vaak jarenlange ervaring. Ze zijn op de hoogte van de nieuwste trends en ontwikkelingen in hun vakgebied en kennen de nieuwste tools en technologieën. Ze weten dit effectief in te zetten om jouw doelstellingen voor het project te behalen. Zo leveren ze een unieke bijdrage aan jouw organisatie in de vorm van vernieuwing en groei. 

• Schaal eenvoudig je team op en af | Een freelancer kan snel worden ingeschakeld, doordat deze op projectbasis werkt. Is er sprake van een tijdelijke piek in de werkdruk of is er specialistische kennis nodig voor een specifiek project, dan biedt het inhuren van een freelancer dus uitkomst. Dat maakt dat je als organisatie niet hoeft te investeren in extra personeel voor de lange termijn. 
  
  Zo bespaar je kosten op het werven, trainen en inwerken van nieuwe medewerkers. Maar ook op de kosten van het uitbetalen van salarissen en uitkeringen op het moment dat de werkdruk weer afneemt. Het geeft je als organisatie bovendien de kans om snel in te spelen op veranderingen in de markt. 

Kortom, je hebt een slimme keuze gemaakt!

Christian Pick, HR-manager Duits-Nederlandse Handelskamer, opdrachtgever op Freelance.nl

Lees het hele interview

Een zelfstandig ondernemer inhuren als opdrachtgever is heel anders dan het inhuren van een vaste medewerker als werkgever. Het gaat om een totaal andere arbeidsrelatie. Dit brengt dan ook andere juridische en fiscale aspecten met zich mee en het is belangrijk je hiervan bewust te zijn. We nemen je mee in wat je precies moet regelen. 

Juridische en fiscale aspecten 

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) bestaat sinds mei 2016 als vervanger van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Het doel ervan is om de arbeidsrelatie tussen bedrijven en freelancers duidelijk te maken. En vooral om freelancers en zzp’ers te beschermen. 

Werknemers ontsloegen vaste krachten, om ze daarna als opdrachtgever in te huren als freelancer of zzp’er. Als opdrachtgever ben je namelijk flexibeler en hoef je minder lasten af te dragen. Freelancers en zzp’ers werden in die gevallen ‘verkapte werknemers’. Een voordeel voor de opdrachtgever, maar een nadeel voor de zelfstandige. Dit wordt schijnzelfstandigheid genoemd. De Wet DBA moet dit voorkomen. 

Dit maakt het cruciaal om alles rondom de inhuur van een freelancer of zzp’er goed te regelen. Doe je dit niet correct, dan kan het zowel voor de freelancer als de opdrachtgever nadelige gevolgen hebben. Hier volgen enkele stappen om je te helpen bij de voorbereiding van het inhuren van een freelancer: 

1 - Controleer of er een modelovereenkomst nodig is 

Als je als opdrachtgever en freelancer samenwerkt, dan bepalen jullie samen op welke manier je dat doet. Volgens de wet DBA is het jullie verantwoordelijkheid om tot een degelijke overeenkomst te komen, of het nu gaat om een opdrachtbevestiging of een freelance-contract. 

Als je niet zeker weet of jullie werkrelatie als verkapt dienstverband kan worden aangemerkt, dan is het een goed idee om een van de modelovereenkomsten van de Belastingdienst in te vullen. Let er wel op dat je de juiste kiest, om een boete te vermijden. 

De drie kenmerken van loondienst 

Om de juiste modelovereenkomst te kiezen, is het goed eerst te begrijpen wat de drie kenmerken van loondienst zijn volgens de Belastingdienst: 

1 - Verplichting tot persoonlijke arbeid | De werknemer moet persoonlijk voor de werkgever werken en mag zich niet zonder toestemming laten vervangen. Dit wordt de verplichting tot persoonlijk arbeid genoemd. 

2 - Gezagsverhouding | Tussen de werkgever en de werknemer bestaat een gezagsverhouding. Dus de werkgever kan bepalen hoe de werknemer het werk moet doen. 

3 - Loon | De werkgever moet de werknemer loon betalen voor het werk. 

Is er sprake van alle drie de kenmerken van loondienst? Dan is de opdrachtnemer bij je in dienst. Je kunt dan geen modelovereenkomst gebruiken. 

Is er heel duidelijk geen sprake van een verkapte arbeidsrelatie? Dan hoef je geen modelovereenkomst in te vullen. 

Ontbreekt een van de drie bovengenoemde kenmerken van loondienst, dan kies je op basis van het ontbrekende kenmerk een modelovereenkomst. Bijvoorbeeld: de opdrachtnemer werkt waarschijnlijk niet gratis voor je, maar misschien wel zonder gezagsverhouding. Of zonder de verplichting om het werk persoonlijk te doen. 

Bron: de Belastingdienst 

Welke modelovereenkomsten zijn er?

Je kunt kiezen uit de volgende modelovereenkomsten: 

1. Algemene modelovereenkomst: Deze zijn breed toepasbaar en dekken vrijwel alle soorten arbeidsrelaties waarin er geen sprake is van loondienst. Ze zijn algemeen geformuleerd. Bij elke algemene modelovereenkomst staat een toelichting. Zo kies je de modelovereenkomst die past bij je opdracht en gemaakte afspraken. 
2. Modelovereenkomst voor branches en doelgroepen: Deze zijn opgesteld door verschillende branches en belangenorganisaties en meer toegespitst op de specifieke omstandigheden binnen een branche of beroepsgroep. Ook bij deze modelovereenkomsten staat een toelichting om de overeenkomst te kiezen die het best past bij je opdracht en gemaakte afspraken. 

Behalve de ontbrekende kenmerken van loondienst, is verder jouw rol belangrijk in het aangaan van de overeenkomst: ben je opdrachtgever, opdrachtnemer of bemiddelaar? Volg je de links hierboven, dan wijst zich dat vanzelf in de omschrijving van de verschillende modelovereenkomsten en kun je vanuit de juiste positie de juiste modelovereenkomst kiezen. 

2 - Maak een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst 

Hoef je geen modelovereenkomst in te vullen, dan zorg je dat je alle afspraken tussen jou als opdrachtgever en de freelancer vastlegt in een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst. Hierin moet de volgende informatie staan: 

• Gegevens van opdrachtgever en freelancer 
• Omschrijving van de opdracht 
• Termijn van inhuur (start- en einddatum) 
• Afgesproken vergoeding en eventuele compensatie 
• Betaaltermijn 
• Bankrekeningnummer freelancer 
• Opzegtermijn 
• Aansprakelijkheid 
• Auteursrecht en licentie 
• Een eventuele geheimhoudingsverklaring of relatiebeding 
• Datum en ondertekening 

Een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst bevat dus flink wat informatie. Dit heeft twee voordelen: 

Het eerste voordeel is dat het prettig is dat de afspraken zwart-op-wit staan, zodat zowel de opdrachtgever als de freelancer weten waar ze aan toe zijn en zich aan moeten houden. Bij een meningsverschil kan altijd verwezen worden naar de overeenkomst. 

Het tweede voordeel is dat met deze overeenkomst van opdracht gelijk duidelijk is dat er geen sprake is van een loondienstverband en elke discussie over schijnzelfstandigheid vermeden wordt. 

Voorbeelden van overeenkomsten met freelancers vind je hier. 

Algemene voorwaarden 

Algemene voorwaarden zijn regels die je als freelancer en opdrachtgever afspreekt. Over de geldigheidsduur van een offerte, de levertijd, betaling en aansprakelijkheid bijvoorbeeld. Dit is niet verplicht, maar uiteraard wel slim, zodat je zowel als freelancer en als opdrachtgever terug kunt vallen op geschreven afspraken. 

Meestal is er sprake van standaard algemene voorwaarden aan beide kanten. Mochten deze niet stroken met elkaar, dan hoef je deze niet aan te passen. Je spreekt nieuwe regels af met elkaar en legt deze vervolgens vast in de opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst. 

Schijnzelfstandigheid geeft met name opdrachtgevers een (belasting)voordeel, maar freelancers en zzp’ers minder bescherming dan vaste medewerkers. De Wet DBA moet deze ongelijkheid gladstrijken. 

Is er toch sprake van schijnzelfstandigheid, dan kan er een paar dingen gebeuren: 

• De Belastingdienst stelt vast dat er geen sprake is van kwade opzet en geeft advies over hoe de situatie kan worden rechtgezet. Een optie hierbij is om een dienstverband aan te gaan, wat betekent dat zowel de opdrachtgever als de freelancer sociale premies en pensioen moeten betalen. 
• De Belastingdienst stelt vast dat er wel sprake is van kwade opzet en legt eventueel een correctie, naheffingsaanslag of boete op aan de opdrachtgever die optrad als werkgever. 

De invoering van de Wet DBA veroorzaakte overigens enige onrust op de arbeidsmarkt, waardoor de autoriteiten besloten de handhaving van de regels op te schorten. De handhaving wordt per 1 januari 2025 weer opgepakt. Lees hier meer over de wet DBA en het handhavingsmoratorium.

Een groot voordeel van het inhuren van een freelancer is dat je met niet zoveel rompslomp en kosten te maken krijgt als met het in dienst nemen van een medewerker. Je hoeft namelijk ook heel veel dingen niet te regelen, zoals: 

• het afdragen van sociale premies en pensioen, omdat de freelancer een zelfstandig ondernemer is, 
• verzekeringen: ook die kosten draagt de freelancer zelf, 
• het aanschaffen van materiaal: de freelancer werkt meestal met eigen materiaal, tenzij er iets specifieks nodig is voor het uitvoeren van de opdracht, 
• cursussen en certificaten die nodig zijn voor de opdracht: deze worden door de freelancer zelf betaald, 
• zaken die komen kijken bij het behoud van vaste medewerkers 

Houd de volgende drie punten goed in de gaten als je een samenwerking met een freelancer aangaat: 

1 - Teken een opdrachtbevestiging of freelance-overeenkomst voor de periode waarin je samenwerkt met de freelancer 

Bedenk daarbij steeds dat de freelancer een zelfstandige is, geen werknemer. Je neemt daarom in de opdrachtbevestiging of overeenkomst geen details op zoals werktijden, vakantiedagen of prestatiebeoordelingen, zoals je dat met een vaste kracht doet. 

2 - Voorkom ‘schijnzelfstandigheid’ van de freelancer 

Let erop dat ook de freelancer goede arbeidsomstandigheden geniet 

We stipten het al even aan bij ‘drie kenmerken van loondienst’. In tegenstelling tot een werknemer: 

• mag een freelancer als zelfstandig ondernemer zelf bepalen hoe de klus aan te pakken. In een werkgever-werknemerrelatie is er sprake van een gezagsverhouding. In een relatie tussen een opdrachtgever en een freelancer niet. Je geeft als opdrachtgever dus geen instructies over hoe de freelancer diens werk moet doen. Freelancers hebben ook meer vrijheid dan werknemers in het kiezen van werkdagen, werktijden en werklocatie.
• hoeft een freelancer niet persoonlijk voor de werkgever te werken, maar mag - in overleg met de opdrachtgever - een vervanger inschakelen om het werk uit te voeren, zolang die aan dezelfde kwaliteitsnormen voldoet. Er is namelijk geen sprake van een verplichting tot persoonlijke arbeid. 
• Ontvangt een freelancer geen loon zoals een werknemer. De opdrachtgever betaalt voor het uitvoeren van een opdracht plus eventuele reiskosten. Ook wordt de freelancer niet betaald als diegene geen werkzaamheden verricht, op vakantie gaat of ziek is. 
• Moet een freelancer als zelfstandig ondernemer volgens de Belastingdienst minimaal drie verschillende opdrachtgevers per jaar hebben. En mag maximaal 70% van hun inkomen maar van één opdrachtgever komen. Je mag de freelancer dus niet beperken in diens recht om in dezelfde periode dat de opdracht loopt, ook te werken voor andere opdrachtgevers. Hierbij wordt er uiteraard vanuit gegaan dat dit niet ten koste gaat van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld kwaliteit of het te werken uren. 

3 - Let erop dat ook de freelancer goede arbeidsomstandigheden geniet

Als opdrachtgever heb je de verantwoordelijkheid om te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de freelancer die op jouw locatie werkt dezelfde garanties heeft tegen (gezondheids)gevaren op de werkplek als je andere werknemers. 

Meer weten over het inhuren van een freelancer? 

Je weet nu wat je juridisch en fiscaal moet regelen bij de inhuur van een freelancer en begrijpt ook wat je niet hoeft te regelen. Je weet wat schijnzelfstandigheid is, hoe je dit kunt voorkomen en waar je extra op moet letten. 

Maar er is meer! Wil je ook weten hoe je freelancers vindt, een goede vacaturetekst maakt en de juiste wervingskanalen kiest? Hoe je de juiste kandidaat selecteert en hoe je omgaat met een freelancer? Check dan ons gratis E-Book: Freelancers inhuren voor gevorderden!