Hoe vind ik een freelancer?

Misschien overwoog je al eerder om freelancers in te huren, om werk aan uit te besteden. Werk dat binnen jouw organisatie nodig moet worden opgepakt. Maar je hebt het tot nu toe niet gedaan. Wat houdt je tegen? Onzekerheid hoe je freelancers vindt en aantrekt? No worries, wij zetten het voor je op een rij! Bekijk onderstaande tips om aan de slag te gaan. 

Een freelancer vinden in het kort 

Om de juiste freelancer bij jouw opdracht te vinden, begin je met het in kaart brengen van het project. Je bepaalt het juiste type freelancer: wie heb je precies nodig om de opdracht uit te voeren? Hierna maak je een goede opdrachttekst en selecteer je de juiste wervingskanalen om de opdracht uit te zetten. Zo vind je een freelancer!

• Breng je project in kaart 
• Bepaal het juiste type freelancer 
• Maak een goede opdrachttekst 
• Selecteer de juiste wervingskanalen 

Binnen 4 stappen weet jij waar en hoe je een goede freelancer vindt. Uiteraard beginnen we met de voorbereiding.

1 - Breng je project in kaart 

De strijd om getalenteerde mensen te vinden is een feit. Het aantal beschikbare vacatures overtreft het aantal gekwalificeerde mensen. Daarom is het cruciaal om je project vooraf goed te plannen en te organiseren. 

Projectgroottes kunnen flink verschillen. Hier zie je voorbeelden van een klein en een groot project: 

• Een klein project, bijvoorbeeld: het laten schrijven van een ‘Over ons’-pagina voor de website, waarvoor je een freelance tekstschrijver inhuurt. 
• Een groot project, bijvoorbeeld een flink IT-project. Wanneer een project veel mensen, middelen, geld en tijd vergt, is het verstandig een gedetailleerd projectplan op te stellen. Vaak wordt er een (freelance) projectmanager aangesteld, voor wie het maken van een projectplan dagelijkse kost is.

Hieronder behandelen we in het kort alle zaken die je nodig hebt in een klein óf groot project. Zo kun je zelf bepalen wat in te zetten tijdens het voorbereiden.

Doel 

Wat wil je dat het gewenste eindresultaat is van je project? Vraag jezelf het volgende af:

• Welk probleem moet het project oplossen? 
• Wat moet er exact worden opgeleverd?
• Volgens welke criteria? En naar welk kwaliteitsniveau streef je? 
• Wat heb je daarvoor nodig? 
• Wanneer is het project geslaagd?

Deel je plan vooral met collega’s en andere ondernemers. Samenwerken kan helpen om eventuele hiaten in je plan op te sporen en het kan ook tot frisse ideeën leiden. Houd je doelstellingen in elk geval altijd SMART. 

Omvang 

De scope of reikwijdte van het project is de definitie van wat wel en niet opgeleverd moet worden. Belangrijk dus om te bespreken met de freelancer(s) die je inhuurt. 

Voor kleinere projecten is de scope eenvoudig te bepalen en te bespreken met de freelancer in een eerste gesprek. Maar voor grotere en kostbaardere projecten wil je dit uitgebreid specificeren, zodat alle betrokkenen weten waar ze aan toe zijn. 

Het is goed te onthouden dat - zelfs met een zorgvuldige planning - grote en belangrijke projecten altijd onverwachte wendingen hebben. Denk maar aan een grote verbouwing van een huis. 

Bij het aanpakken van een groot project is het ook belangrijk te bepalen wie, zowel intern als extern, bevoegd is om veranderingen door te voeren in de scope. 

Tijdlijn 

Als je een klein project hebt, zorg dan dat je met de freelancer bespreekt wanneer je het af wilt hebben en noteer de opleverdatum in de bevestiging. Gaat het om een groot project, dan is het beter om een gedetailleerde tijdlijn te maken. 

Vergeet niet om dit in gedachten te houden voor zowel kleine als grote projecten: 

• De op te leveren producten en resultaten 
• Interne en externe deadlines 
• Correctieronde(s) 

Voor een groot project voeg je daar aan toe: 

• Tijd die nodig is voor afstemming met partners 
• Tijd die besluitvorming in beslag neemt 
• Geplande bijeenkomsten/overleggen en eventueel aan te leveren documenten hiervoor 
• Activiteiten/inspanningen die kenmerkende bouwstenen in het project zijn, bijvoorbeeld ‘inventarisatie gebruikers’ of ‘livegang webshop’ 

Werklocatie 

Wanneer je een freelancer inhuurt, is het belangrijk om vooraf duidelijk te zijn over waar diegene zal werken. Is vanuit huis werken een optie of moet diegene naar kantoor of een andere locatie komen om samen te werken met een team? 

Budget 

Bij het opstellen van een budget is het belangrijk om zowel het projectbudget als het budget voor de freelancer(s) in overweging te nemen. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat alle financiële aspecten worden gedekt. 

• Projectbudget 

Een projectbudget geeft een duidelijk idee van hoeveel geld je nodig hebt, waaraan het besteed gaat worden én wanneer. Door het projectbudget goed in de gaten te houden, voorkom je dat je over je begroting heen gaat. Het zorgt er ook voor dat er gedurende het hele project voldoende geld is voor mensen en middelen en dat het eindresultaat van de hoogst mogelijke kwaliteit is. 

• Budget freelancer 

Om tot een budget voor de freelancer te komen, is het slim om als opdrachtgever wat online onderzoek te doen naar gemiddelde tarieven die freelancers voor soortgelijke opdrachten in rekening brengen. Ook in deze blog vind je gemiddelde uurtarieven voor een aantal beroepsgroepen. 

2 - Stel het juiste type freelancer vast 

Als je iemand zoekt voor een tijdelijke klus, dan kom je al snel de begrippen ‘freelancer’, ‘zzp’er’ en ‘interim’ tegen. Ze hebben allemaal betrekking op tijdelijk werk dat uitgevoerd wordt door een zelfstandig ondernemer. Deze begrippen worden vaak door elkaar heen gebruikt. 

In de volksmond worden met freelancers meestal mensen bedoeld die bekend staan als kenniswerkers. Denk daarbij aan tekstschrijvers, journalisten, IT-deskundigen, ontwerpers en financiële dienstverleners. Zpp’er wordt vaker gebruikt voor mensen die meer met hun handen werken, zoals stukadoors, metselaars en kappers. Heb je iemand nodig om tijdelijk bijvoorbeeld een leidinggevende functie te vervullen, dan heb je het vaak over een interimmer. 

Dit zijn natuurlijk slechts algemene aanwijzingen. Belangrijker is dat je de juiste persoon voor jouw vacature vindt! Stel jezelf daarom de volgende 3 vragen: 

Vraag 1 | Welke vaardigheden heeft de freelancer nodig voor dit project? 

Er zijn jobs waarin er heldere technische functie-eisen worden gesteld aan een freelancer, de zogenaamde hard skills. Denk hierbij aan de kennis van specifieke softwareprogramma’s voor een developer. Of een specifiek werk- en denkniveau voor een interim financieel directeur. 

Maar soft skills winnen terrein, zelfs in technische beroepen. Typische soft skills zijn: 

• Aanpassingsvermogen 
• Interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden 
• Organisatorische vaardigheden 
• Klantgerichtheid 
• Bereidheid om te leren 

Een freelancer die bewust aan diens soft skills heeft gewerkt, heeft een goed zelfinzicht. Communicatie verloopt helder, rustig en open en zorgt voor minder ruis en meer onderling begrip. De samenwerking wordt hierdoor efficiënter en effectiever en leidt tot betere resultaten. Niet onbelangrijk als de freelancer tijdelijk wordt toegevoegd aan een van je teams! 

Vraag 2 | Welke diploma’s en certificaten verwacht je dat de freelancer heeft? 

Had een ondernemer - wat een freelancer tenslotte is - vroeger nog een middenstandsdiploma nodig om een eigen bedrijf te starten, tegenwoordig (sinds 2001) hoeft dat niet meer. Overigens waren veel succesvolle ondernemers ooit drop-outs, met als bekende Nederlandse voorbeelden mediatycoon Joop van den Ende, pretparkondernemer Hennie van der Most en horecaondernemer Won Yip. Stuk voor stuk (multi)miljonair. 

Toch zijn er veel beroepen waarin een diploma noodzakelijk is. Je wilt tenslotte geen ongediplomeerde verpleger aan je ziekbed of je financiële administratie overlaten aan een accountant zonder vakdiploma. Dit noemt men gereglementeerde beroepen. 

Denk naast diploma’s ook aan beroepscertificaten zoals: 

• een certificaat Wet Financieel Toezicht (WFT basis), veelgevraagd in de financiële dienstverlening 
• JavaScript, HTML en SQL voor JavaScript webdevelopers Certificaten voor een JavaScript webdeveloper, zoals HTML, MySQL, etc. 
• een SEO-certificaat voor een online marketeer met werkzaamheden op het gebied van Search Engine Optimization 

Vraag 3 | Welk ervaringsniveau verwacht je van de kandidaat? 

Door de ervaring die freelancers opdoen in andere opdrachten bij verschillende organisaties, zijn ze in staat om de situatie snel te doorgronden wanneer ze in een nieuwe organisatie aan een opdracht starten. Zo hebben ze al snel de verhoudingen in een organisatie in de gaten en kunnen ze in korte tijd veel werk verzetten. 

Behalve dat ze expert zijn op hun vakgebied, is die snelle inzetbaarheid een duidelijke toegevoegde waarde van de freelancer. Diegene kijkt bovendien met een frisse blik naar de organisatie, wat de boel op een positieve manier lekker kan opschudden. 

Hoe specifieker jij benoemt wat je nodig hebt, hoe duidelijker je opdrachttekst straks is en hoe meer juiste kandidaten er reageren. Denk dus goed na over het gewenste aantal jaren ervaring in het vak, ervaring opgedaan binnen grote of kleine bedrijven en gewerkt in grote of kleine teams. 

Wees ook specifiek over voor welke functie je iemand zoekt en of je hiervoor een junior, medior of senior freelancer zoekt. Dus: 

• Zoek je een front-end of back-end developer? 
• Een social media marketeer of juist een influencer marketeer? 
• Een junior of een senior financial controller? 
• Een product owner of een productmanager? 
• Etc. 

3 - Maak een goede opdrachttekst 

De arbeidsmarkt gaat op en neer, dus is het belangrijk dat je daar op inspeelt. Is de arbeidsmarkt krap, dan moet je als opdrachtgever soms overwegen om je verwachtingen aan te passen. 

Het is hoe dan ook belangrijk een opdrachttekst te creëren die opvalt en de juiste kandidaten aantrekt. Een goed geschreven opdrachttekst dient gelijk als voorselectie en spaart je tijd bij het scannen en selecteren van cv’s. Een specifieke en duidelijke tekst waarin je jargon, clichés en modewoorden vermijdt, maakt de opdrachttekst aantrekkelijker voor potentiële freelancers. 

Het is belangrijk dat je de opdracht en de duur daarvan glashelder omschrijft. Én dat je altijd een concreet tarief vermeldt. Wist je dat bijna 25% van de freelancers een opdracht laat schieten als ze geen uurtarief zien? 

Als je kunt, probeer dan een link op te nemen in de opdrachttekst die leidt naar een landingspagina met reactieformulier. Zorg ervoor dat je een duidelijke einddatum vermeldt en laat kandidaten weten wanneer ze iets van je mogen verwachten. 

Een opdrachttekst is overigens een uitstekende gelegenheid om te laten zien wat jou als opdrachtgever uniek maakt en onderscheidt van de concurrentie. Laat daarom deze kans niet schieten en de tekst opstellen door iemand die uitstekend kan schrijven! 

In een effectieve opdrachttekst komen de volgende aspecten aan bod: 

• Een duidelijke en specifieke uitleg van het werk
• Een gedetailleerde, zakelijke omschrijving van de opdracht 
• Een goed begrip van wat het eindresultaat van het project moet zijn 
• Een schets van de cultuur, het team en de afdeling van het bedrijf 
• De duur van het project 
• Een specifiek uurtarief (niet alleen ‘marktconform’) 
• Het aantal uren per week 
• De locatie van de opdracht (plaatsnaam) 
• Duidelijke communicatie over of het project op afstand gedaan kan worden 
• Een link naar een landingspagina met sollicitatieformulier (indien beschikbaar) 
• De sluitingsdatum van de vacature 
• De verwachte reactietijd voor de kandidaten 

2.500 freelancers hebben trouwens ook nagedacht over wat zij nu de ideale opdrachtomschrijving vinden. Benieuwd? Je leest het in deze blog! 

Tip: wees brutaal en origineel! 

Als je een opdrachttekst wilt schrijven die écht de aandacht trekt, dan moet je eens kijken naar deze blogpost van journalist Dennis Rijnvis. Hij geeft zeven nuttige tips en grappige voorbeelden van wat je wel en niet moet doen. 

Je opdrachttekst laten opvallen is cruciaal. En met termen als ‘hands-on’, ‘gepassioneerde teamplayer’ en ‘9 tot 5-mentaliteit’ kom je er niet meer. Wees in plaats daarvan brutaal en origineel! 

Neem een voorbeeld aan het mediabedrijf DenkProducties, dat onlangs op LinkedIn adverteerde voor een freelance tekstschrijver met als kop ‘Betaald solliciteren’. Hiermee gaven ze aan bereid te zijn al te betalen voor de proefopdracht die de freelancer zou opleveren. Deze creatieve en aantrekkelijke vacature genereerde zoveel interesse, dat ze de vacature snel moesten sluiten nadat ze een stortvloed aan sollicitaties hadden ontvangen. 

In de blog ‘Hoe maak ik een goede opdrachttekst voor een freelance vacature?’ leren we je in 6 stappen een knaller van een opdrachttekst te maken! 

4 - Selecteer de juiste wervingskanalen 

Ben je op zoek naar een goede freelancer, dan kun je uit verschillende wervingskanalen kiezen. Van eigen netwerk, social media, freelance-platformen tot het werven en selecteren uitbesteden aan een recruiter, intermediair of detacheringsbureau (zie hieronder). 

Welk wervingskanaal (of meerdere wervingskanalen) je kiest, hangt af van het bereik dat je zoekt en je budget. Het is dus goed dat eerst vast te stellen. 

• Eigen netwerk 

Je eigen netwerk is een goede plek om te beginnen, vooral omdat freelancen steeds populairder wordt. Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) is het aantal zelfstandigen in het laatste kwartaal van 2022 met maar liefst 128.000 toegenomen ten opzichte van dezelfde periode in 2021. Met name het aantal zzp’ers is gegroeid. 

Grote kans dus dat zich een geschikte kandidaat in je eigen persoonlijke en zakelijke netwerk bevindt, dus ga nog eens na wie je allemaal kent! 

• Social media 

Sociale media is een steeds populairdere plek om kandidaten te vinden. Het is een meer persoonlijke manier om potentiële kandidaten te benaderen en een gevoel te krijgen bij hun vaardigheden, interesses en persoonlijkheid. 

Weten waar jouw doelgroep zich bevindt? Het Nationale Social Media Onderzoek 2023, uitgevoerd door onderzoeksbureau Newscom werd door Mondo Marketing op een interessante manier samengevat. Dit geeft je een aardig idee van op welk social media platform je welke doelgroep moet zoeken. 

Als het gaat om het delen van vacatures op sociale media, dan zijn er bepaalde dingen die je wel en niet moet doen:

• Freelance-platformen 

Met het toenemend aantal online freelance-platformen is het voor organisaties erg gemakkelijk geworden om de juiste kandidaten te vinden voor tijdelijke klussen. En voor freelancers is het handig om opdrachten te vinden. Zodra je je als opdrachtgever - tegen betaling - op deze platformen registreert, krijg je toegang tot een uitgebreid netwerk en vind je binnen een paar klikken geschikte kandidaten voor allerlei verschillende diensten. 

Je leert nieuwe experts kennen op jouw vakgebied, die weliswaar tijdelijke opdrachten aannemen, maar met wie je een duurzame relatie kunt opbouwen. Via freelance-platforms heb je steeds toptalent voorhanden, zelfs op expertisegebieden waarin het aanbod schaars is. Het grote aanbod maakt dat een freelance-platform een zeer kostenefficiënte oplossing is. 

Freelance.nl, de marktleider, faciliteert al bijna twee decennia freelance-werk in Nederland. Het heeft een gigantisch netwerk van 300.000 actieve freelancers en biedt meer dan 40.000 opdrachten per jaar aan, waarmee dit het grootste freelance platform van het land is. 

Eelco Orsel, Algemeen Directeur Red Data Group, opdrachtgever op Freelance.nl, op de vraag wat hem aanspreekt in de samenwerking met Freelance.nl 

Lees het hele interview 

• Recruiters, intermediairs & detacheerders 

Zie je het niet zitten om zelf freelancers te werven, dan kun je dat altijd overlaten aan een recruiter, intermediair of detacheringsbureau. Deze mensen vinden de meest geschikte kandidaten voor jouw tijdelijke functies en hebben meestal een neus voor het vinden van - vaak hoog opgeleide - mensen. Houd er wel rekening mee dat er enkele verschillen zijn: 

Zowel recruiters, intermediairs als detacheerders doen over het algemeen eerst een uitgebreid onderzoek, voordat ze op zoek gaan naar geschikte kandidaten voor je. Dat betekent dat je, voordat je kandidaten te spreken krijgt, wel tijd moet willen steken in het schakelen met deze partijen. Aangezien men je werk uit handen neemt, hangt hier uiteraard een prijskaartje per kandidaat aan. 

Bij een recruitmentbureau is dit voor werving & selectie zo’n 20% tot 30% van het (eerste) jaarsalaris van een kandidaat, plus vakantiegeld en bonus, terwijl het voor executive search (headhunting) kan oplopen tot zo’n 35%. Een detacheringsbureau berekent het bemiddelingstarief aan de hand van het bruto-uurloon van de gedetacheerde, vermenigvuldigd met een omrekenfactor van 2 tot 3. 

De Freelance Markt Index © (FMI) geeft elk kwartaal de ontwikkeling weer van het volume aan tijdelijk werk in Nederland. Dit wordt samengesteld uit cijfers van de ABU, het CBS en de verwachting van opdrachtgevers op het Freelance.nl-platform. 

Voor dit rapport vroegen we 15 directe opdrachtgevers, 72 intermediairs en 8 mensen die beide rollen op zich hebben genomen hoe gemakkelijk of moeilijk het is om geschikte freelance kandidaten te vinden voor hun werk. Ruwweg een derde van de respondenten gaf aan het gemakkelijk te vinden, terwijl nog eens een derde aangaf het moeilijk te vinden. 

Deze opdrachtgevers zoeken meestal freelancers op onderstaande kanalen: 

Freelance.nl onderzoekt niet alleen de hoeveelheid werk op de arbeidsmarkt, maar ook enkele boeiende, branche-specifieke onderwerpen. Zowel telefonische enquêtes als websitegegevens worden gebruikt om informatie te verzamelen. De uitkomsten hiervan vind je ook terug in de FMI-rapporten. 

Tip: wees zelf actief!

Via welk wervingskanaal je je opdracht ook plaatst, zet alles op alles om jouw opdracht en jezelf als opdrachtgever zichtbaar te maken. Of je nu een HR-manager, marketingmanager of CEO bent, neem het heft in eigen handen en word actief op social media. Post 4-5 keer over je openstaande vacature en vergeet niet een link naar de functieomschrijving in je bericht op te nemen. 

In de blog ‘Via welk kanaal vind ik freelancers?’ vind je meer informatie over de verschillende wervingskanalen, de voor- en nadelen per kanaal en praktische checklists. 

Meer weten over het inhuren van een freelancer? 

Je weet nu hoe en waar je een freelancer vindt. Hoe je je project in kaart brengt, het juiste type freelancer bepaalt en een goede opdrachttekst maakt. Je weet ook welke wervingskanalen je kunt gebruiken. Maar er is meer! Wil je ook weten hoe je de juiste kandidaat selecteert, wat je moet regelen bij de inhuur van een freelancer en waar je extra op moet letten? Of hoe je omgaat met een freelancer en deze betaalt? Download dan ons E-Book 'Freelancers inhuren voor gevorderden'. Nu helemaal gratis!