Mag je de kosten voor ov aftrekken als zzp'er?

18 maart 2022Roel van den Wildenberg

Als je als freelancer met het openbaar vervoer reist, mag je die kosten aftrekken. Alleen als je opdrachtgever je reiskosten vergoedt, dan werkt het net even anders. We leggen het je haarfijn uit.

Wat komt erbij kijken als je zakelijk met het ov reist?

Het deel van de reiskosten dat je niet vergoed krijgt door een opdrachtgever, is aftrekbaar
De btw in de reiskosten mag je verrekenen met je btw-aangifte
Je kunt voordeel halen met abonnementen zoals een trajectkaart of een kortingskaart
Speciaal voor ondernemers is er een business card, die biedt vooral gemak
Je kunt zelfs zakelijk een fiets aanschaffen om naar het station te fietsen of een vouwfiets om mee te nemen in het ov
Als je goed kunt werken in de trein dan kun je de reistijd productief benutten
Zakelijk reizen met het openbaar vervoer is goedkoper dan zakelijk reizen met de auto

Zijn reiskosten aftrekbaar?

Reiskosten voor zakelijke reizen zijn voor jou als zzp’er zakelijke kosten, zowel met eigen vervoer als met het openbaar vervoer. Voorbeelden van zakelijke reizen zijn een bezoek aan een klant of prospect, een congres en een overleg van een beroepsvereniging.

Je mag zzp reiskosten exclusief btw aftrekken van de winst en de btw verrekenen met de btw die je afdraagt. Woon-werkverkeer valt niet onder zakelijke reizen, die kosten zijn daarom niet aftrekbaar.

Zo verantwoord je je reiskosten met het openbaar vervoer als zzp'er

Reis met een zakelijke ov-chipkaart op jouw naam
Betaal liefst met een zakelijke betaalpas, zodat de afschrijvingen op je bankafschriften te zien zijn
Zorg dat afspraken in je agenda staan met de naam van de organisatie, het adres en de contactpersoon
Houd een administratie bij van de uitgaven die matcht met de afspraken in je agenda

Nog een tip: als je je zakelijke ov-chipkaart online registreert, zie je een overzicht van je reizen. Download dat overzicht periodiek en voeg het toe aan je administratie.

Ook taxikosten zijn aftrekbaar. Dat betaal je niet met een ov-chipkaart, vraag daarom altijd een bonnetje.

Hoe werkt het met btw op kosten voor openbaar vervoer?

Op ov-tickets is het lage btw-tarief van 9% van toepassing. Ook al wordt de btw niet altijd expliciet vermeld, die wordt wel degelijk berekend. Je mag deze btw verrekenen met je btw-aangifte.

Is een ov-abonnement interessant voor freelancers?

Als je per week gemiddeld meer dan 3 keer hetzelfde traject op en neer naar een opdrachtgever neemt dan is een trajectkaart goedkoper. Nadeel is wel dat je die ook doorbetaalt als je er geen gebruik van maakt.

Er zijn ook abonnementen die je korting geven buiten de spitsuren. Als je je eigen uren mag indelen dan is zo’n abonnement het overwegen waard.

Ov-abonnementen voor ondernemers

Speciaal voor ondernemers is er de NS-Business Card, een ov-chipkaart waarvoor je geen basiskosten betaalt. Als je de kaart niet gebruikt betaal je niets. Je checkt in zoals met een reguliere ov-chipkaart, alleen krijg je maandelijks een factuur achteraf voor de reizen die je hebt gemaakt. Naast treinreizen gebruik je de NS-Business Card ook voor de bus, tram, metro, taxi etc.

Hoe werkt het als je als zzp'er openbaar vervoer declareert bij je opdrachtgever?

Als je dat hebt afgesproken kun je je reiskosten in rekening brengen bij je opdrachtgever. Dat kan een kilometervergoeding zijn voor eigen vervoer, maar ook reiskostenvergoeding met het openbaar vervoer. Voor het doorbelasten voer je de reiskosten exclusief btw op op de factuur. Over het hele bedrag reken je 21% btw.

In dit geval kun je de reiskosten niet opvoeren in je eigen administratie. Bewaar wel de vervoersbewijzen om de factuur naar je klant te kunnen onderbouwen.

En als de reiskosten deels worden vergoed?

Sommige opdrachtgevers vergoeden slechts een deel van de reiskosten. In dat geval mag je het deel dat niet wordt vergoed aftrekken van de winst.

Fiets van de zaak

Als je vaker op de fiets naar het station gaat om met het ov naar een opdrachtgever te reizen, dan mag je daarvoor een leasefiets van de zaak aanschaffen. Of een vouwfiets om zelfs mee in het ov te nemen.

Je mag de aankoopsom aftrekken van jouw winst. Als de aanschafprijs van de fiets inclusief accessoires hoger is dan € 450,- komt de fiets op de balans te staan als vermogen van je onderneming. Je schrijft dit in de jaren erna af. Is het totaalbedrag van je investeringen inclusief je fiets met accessoires meer dan € 2.400,-? In dat geval kom je in aanmerking voor kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).

Alle kosten die je maakt om je zakelijke fiets rijdend te houden mag je ook aftrekken van de winst. Denk aan reparaties, onderhoud en zelfs een verzekering.

Wat zijn de voor- en nadelen van ov voor freelancers?

Om te beginnen is het ov duurzamer dan de auto.

Als je goed kunt werken in het openbaar vervoer kan het voordeel zijn dat je de reistijd deels productief kunt gebruiken. Zeker als je die uren ook mag declareren bij je opdrachtgever.

Zakelijk rijden kost vaak meer dan je vergoed krijgt of kunt aftrekken van de winst. Openbaar vervoer wordt meestal wel volledig vergoed en sowieso zijn de kosten volledig aftrekbaar. Reizen met het ov kost je daardoor per kilometer uiteindelijk minder dan met de auto.

Zo werkt het als je als zzp’er het ov gebruikt

Reiskosten zijn aftrekbaar als zakelijke kosten en je mag de btw verrekenen
Maak gebruik van voordelige abonnementen zoals de trajectkaart, de kortingskaart of de business card
Je mag zakelijk een fiets aanschaffen

Reis je veel zakelijk met het ov vanuit het oogpunt van duurzaamheid en wil je ook op andere vlakken duurzaam ondernemen als freelancer?