Projectcoordinator/PMO

Voor ProRail in Utrecht is Harvey Nash op zoek naar een Projectcoordinator/PMO

Startdatum

2-1-2020

Einddatum

31-12-2020

Optie op verlenging

Aantal uur per week: 24

Functiebeschrijving

• Een nieuwe fietstunnel, een ecoduct, een nieuw station…elk project binnen ProRail vraagt om sterke coördinatie. En daar komt jouw expertise mooi van pas.

• Als ogen, oren en geheugen van het project regel jij alle zaken die het verloop van het project versoepelen. Elke informatiestroom en elke processtap gaat langs jou. Je bent dan ook centraal aanspreekpunt voor alle betrokkenen bij het project.

• Meerdere projecten tegelijk coördineert;

• Continu schakelt van het een naar het ander;

• Zelfstandig processen en procedures opstart, die het project nodig heeft;

• Vergaderingen en bijeenkomsten organiseert, acties bewaakt en knelpunten signaleert;

• Nauw contact onderhoudt met interne afdelingen en externe partijen;

• Verbeteringen voorstelt en eventueel uitvoert.

Hoe groot het project ook is, jij brengt structuur aan en houdt het overzicht. Gelukkig ben je snel in staat de juiste informatie te filteren uit een brij van informatie. Dan heb je ook nog eens de communicatieve kracht om zaken goed over te brengen en mensen mee te laten bewegen

Functie eisen

De Projectcoördinatoren/PMO'ers bewaken en helpen de programmamanagers en projectleden bij het verder professionaliseren van de interne programma organisatie en zijn onderdeel van het project/programmateam. Ondersteuning is nodig zodat het team meer focus kan leggen op de externe en interne omgeving.

Verantwoordelijkheden zijn onder andere

• Verantwoordelijk voor de planning, wat moet wanneer gebeuren (schema opstellen)

• Het coördineren van de te maken overleggen (dat doet het secretariaat)

• Voorbereiden en coördineren van de uitvraag

• Beschikbaar voor vragen en bij problemen

• Schrijven van een deel de rapportage

• Grofweg, de algehele overall coördinatie

• De bedoeling is dat er binnenkort geswitcht wordt van tertaal naar kwartaal (waarbij Q1+Q3 een verkorte rapportage worden en Q2+Q4 een uitgebreide (zoals nu bij de tertaalrapportage gedaan wordt))

• Voorbereiding en notuleren van de volgende overleggen (Assuranceteam (2 maandelijks), PBO OGON (6 wekelijks), Programmateam (4 wekelijks) en MPB overleg (4 wekelijks)

• Organiseren van teamdagen (zowel Programmabureau als Programmateam - 1x per jaar) en de PHS informatiebijeenkomst (2x per jaar) en de eventuele follow-up daarvan.

• Coördineren van de informatievoorziening bij audits van de ADR en gate reviews (bij beide controles worden veel stukken opgevraagd, dit moet gecoördineerd worden)