Gezagsverhouding en zzp'ers: kenmerken, voorbeelden en gevolgen

Wat is gezagsverhouding?

Een gezagsverhouding betekent dat een opdrachtgever de baas is over hoe een opdrachtnemer het werk uitvoert. Het houdt in dat de opdrachtgever bepaalt wat er precies moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en op welke manier het werk moet worden gedaan. De opdrachtnemer moet zich dus aan deze instructies houden en werkt vaak onder toezicht.

Bij een zzp'er is er meestal geen gezagsverhouding, omdat een zelfstandige zelf bepaalt hoe en wanneer de opdracht wordt uitgevoerd binnen de gestelde kaders, zoals een deadline. Zolang een zzp'er zelf de werkindeling bepaalt, is er geen probleem. Maar als een opdrachtgever te veel controle uitoefent en de zzp'er bijvoorbeeld dwingt om op vaste tijden te werken, is er mogelijk sprake van schijnzelfstandigheid. Dit kan onder de wet DBA leiden tot naheffingen en boetes.

Gezagsverhouding voorkomen

Om een gezagsverhouding te voorkomen, is het belangrijk dat opdrachtgevers de zelfstandigheid van een zzp'er respecteren. Alles begint met een goede opdrachtomschrijving en duidelijke afspraken tussen beide partijen. Deze afspraken moeten niet alleen vastgelegd worden in een overeenkomst, maar ook in de praktijk door beide partijen op de juiste manier worden toegepast. De focus moet liggen op het eindresultaat en niet op hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd, zodat de zzp'er de vrijheid behoudt om zelf invulling te geven aan de opdracht. Er moet dus een resultaatsverplichting zijn.

Vermijd daarom om te veel sturing te geven in de werkwijze of werktijden. Ook het gebruik van eigen materialen door de zzp'er en de vrijheid om zelf beslissingen te nemen, versterken de indruk van zelfstandigheid. Hierdoor blijft de samenwerking op basis van een overeenkomst van opdracht en voorkom je dat de samenwerking als een verkapt dienstverband wordt aangemerkt door de Belastingdienst.

Kenmerken van gezagsverhouding

Het constateren van een gezagsverhouding bestaat uit meer dan alleen de bevoegdheid om instructies te geven. De belangrijkste kenmerken die een gezagsverhouding aanduiden zijn:

1. Instructiebevoegdheid

Zoals eerder benoemd betekent dit dat de opdrachtgever bepaalt hoe de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert. Het gaat hierbij om specifieke aanwijzingen zoals welke methoden of tools er gebruikt moeten worden, welke stappen gevolgd worden en zelfs hoe bepaalde details uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld, wanneer een opdrachtgever aan een zzp'er precies voorschrijft welke software te gebruiken of hoe een specifieke handeling moet worden verricht, duidt dit op een gezagsverhouding.

2. Controle en Toezicht

Dit betekent dat de opdrachtgever toezicht houdt op de uitvoering van het werk. Dit houdt in dat de opdrachtgever checkt of de werkzaamheden correct worden uitgevoerd, tussentijdse feedback geeft, en de mogelijkheid heeft om opdrachten bij te sturen. Een zzp'er moet zelfstandig beslissingen nemen over hoe de werkzaamheden worden uitgevoerd en welke middelen daarbij worden ingezet.

3. Vrijheid van vervanging

Een zzp’er die de werkzaamheden niet mag uitbesteden of zich niet mag laten vervangen, werkt vaak in een gezagsverhouding. Dit kenmerk impliceert dat de zzp’er persoonlijk verplicht is de arbeid te verrichten, wat typisch is voor een dienstverband. Een opdrachtgever die vrije vervanging niet toestaat of daar beperkingen aan stelt, creëert een gezagsverhouding.

4. Integratie in de organisatie

Wanneer een zzp'er wordt geïntegreerd in de structuur van de organisatie, ook bekend onder de term inbedding, wijst dit op een gezagsverhouding. Bijvoorbeeld door deelname aan teamvergaderingen, het werken met interne systemen, of werken op een vaste werkplek binnen het bedrijf. Het gaat erom of de werkzaamheden onderdeel uitmaken van de kernactiviteiten van het bedrijf. Hoe meer de zzp’er betrokken raakt in de dagelijkse gang van zaken en onder dezelfde regels valt als het vaste personeel, hoe groter de kans op een gezagsverhouding.

5. Verplicht gebruik van bedrijfsvoorzieningen

Een zzp'er neemt zijn eigen (hulp)middelen mee, zoals software, apparatuur of andere tools, om de opdracht uit te voeren. Wanneer een opdrachtgever de zzp’er verplicht om met specifieke bedrijfsgerelateerde middelen te werken, wijst het op een gezagsverhouding.

7. Beperkte ondernemingsvrijheid

Een zelfstandig ondernemer draagt zelf het ondernemersrisico, en de aansprakelijkheid voor bedrijfs- of beroepsfouten ligt dus ook bij de zzp'er. Is dat niet het geval, dan duidt het op een dienstverband. Hierbij komt ook kijken dat de zzp’er ruimte heeft om de prijs van de dienstverlening te onderhandelen of eigen bedrijfsvoering te hanteren.

Hou altijd rekening met deze kenmerken wanneer je samenwerkt met een zzp'er. Wanneer meerdere van deze kenmerken aanwezig zijn, is de kans groot dat er sprake is van een gezagsverhouding.

Gezagsverhouding voorbeelden

Soms is het moeilijk om in jouw specifieke situatie te beoordelen of er sprake van een gezagsverhouding is. Door middel van vijf voorbeelden van samenwerkingen in verschillende vakgebieden, hopen we je meer duidelijkheid te geven:

1. ICT

Een zzp’er wordt ingehuurd om een app te ontwikkelen voor een bedrijf. In de eerste fase van het project heeft de zzp’er de vrijheid om de technische opzet en functies van de app grotendeels zelf te bepalen. Naarmate het project vordert, begint de opdrachtgever steeds meer specifieke instructies te geven over details zoals de vormgeving van de app, de plaatsing van bepaalde functionaliteiten en de volgorde van schermen.

Conclusie: In dit geval is er waarschijnlijk sprake van een gezagsverhouding. Hoewel de zzp'er in eerste instantie zelfstandigheid had, heeft de opdrachtgever uiteindelijk te veel sturing gegeven over zowel kleine als grotere details, wat de zelfstandigheid van de zzp'er beperkt. Dit wijst erop dat de samenwerking meer lijkt op een dienstverband.

2. Marketing

Een content creator wordt ingehuurd om korte video's te maken voor een reclamecampagne. De zzp'er heeft veel creatieve vrijheid en mag zelf het concept en de inhoud van de video's bepalen. Maar de opdrachtgever stelt wel als eis dat er specifieke videobewerkingssoftware gebruikt wordt, omdat alle eerdere campagnevideo's met die software zijn gemaakt.

Conclusie: Hoewel de zzp'er veel vrijheid heeft in het creatieve proces, wijst het verplicht gebruik van specifieke software op een gezagsverhouding. Dit beperkt de zelfstandigheid van de zzp'er in de uitvoering van het werk en duidt mogelijk op een verkapt dienstverband.

3. Grafisch vormgeving

Een grafisch vormgever wordt ingehuurd om een infographic te maken voor een marketingcampagne van een opdrachtgever. De opdrachtgever geeft enkele richtlijnen, zoals het aantal gegevens dat in de infographic moet worden opgenomen en het kleurenschema van de huisstijl, maar laat de vormgever verder vrij in het ontwerp en de creatieve invulling. De vormgever werkt met eigen software en apparatuur, bepaalt zelf de werktijden en kiest zelf de stijl die het beste bij de boodschap past.

Conclusie: In dit voorbeeld is er geen sprake van een gezagsverhouding. De grafisch vormgever heeft volledige vrijheid in de uitvoering van de opdracht, gebruikt eigen middelen en wordt niet aan strikte richtlijnen of instructies gebonden die op een dienstverband wijzen.

4. Zorg

Een zzp'er in de zorg wordt ingehuurd door een ziekenhuis om een team te versterken dat door personeelstekort niet goed functioneert. Hoewel de zzp'er formeel zelfstandig is, werkt de zzp'er binnen de structuur van het team, waarbij deze dezelfde werktijden en protocollen moet volgen als de vaste medewerkers. De zzp'er gebruikt de apparatuur van het ziekenhuis en moet zich aan de werkinstructies van de leidinggevende houden.

Conclusie: In dit geval is er wel sprake van een gezagsverhouding. De zzp'er heeft weinig autonomie over hoe en wanneer de zorg wordt verleend en werkt op dezelfde manier als de vaste medewerkers, wat op een dienstverband lijkt.

5. Boekhouding en administratie

Een zzp-boekhouder wordt ingehuurd om de jaarrekening op te stellen voor een opdrachtgever. De boekhouder werkt volledig zelfstandig vanuit een eigen kantoor, bepaalt zelf hoe de jaarrekening wordt opgesteld, en wanneer dit wordt gedaan. zolang de afgesproken deadline maar wordt gehaald. Ook gebruikt de zzp'er eigen boekhoudsoftware en materialen. De opdrachtgever levert alleen de benodigde financiële gegevens aan en bemoeit zich verder niet met de details van het proces.

Conclusie: In dit geval is er geen sprake van een gezagsverhouding. De boekhouder behoudt volledige autonomie over hoe en wanneer deze aan de opdracht werkt, wat wijst op een duidelijke opdrachtovereenkomst.

Gevolgen van een gezagsverhouding

Wanneer er sprake is van een gezagsverhouding tussen een opdrachtgever en zzp’er, kan dit leiden tot gevolgen, vooral als ook andere kenmerken van schijnzelfstandigheid aanwezig zijn. In dat geval kan de Belastingdienst de samenwerking aanmerken als een dienstverband in plaats van een zelfstandige opdracht. Dit betekent dat de opdrachtgever mogelijk loonheffingen en sociale premies moet afdragen.

De Belastingdienst zal in 2026 nog een zekere mate van coulance toepassen. Dit houdt in dat bedrijven die aantoonbare stappen ondernemen om hun samenwerkingsvorm te verbeteren, in de overgangsperiode van 2026 niet direct boetes krijgen. De focus ligt vooral op bedrijven die bewust de regels overtreden of geen actie ondernemen nadat ze gewaarschuwd zijn. Het is daarom verstandig om duidelijke afspraken met je zzp'ers te maken.

Conclusie: behandel een zzp'er als zzp'er

Het concept van gezagsverhouding lijkt misschien ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Het belangrijkste is dat je als opdrachtgever de zelfstandigheid van je zzp’er respecteert. Geef vanaf het begin een duidelijke briefing met heldere verwachtingen, maar vermijd het geven van onnodige sturing tijdens de uitvoering van de opdracht. Laat de zzp'er zelf bepalen hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd.

Door deze tips op te volgen, blijft de samenwerking volgens de regels van de Belastingdienst. En een manier van samenwerken zonder gezagsverhouding is natuurlijk ook het beste voor de zzp'er zelf.

Zie een freelancer dus niet als iemand die voor je werkt, maar als iemand waar je mee samenwerkt. Deze vrijheid is ten slotte wat het werken met een zelfstandig ondernemer zo aantrekkelijk en voordelig maakt!