Samenwerken? Maak dan eerst deze afspraken

03 februari 2022Jan van der Tempel

Het werven van de juiste mensen die voor je organisatie komen werken is zo’n beetje het allerbelangrijkste wat er is. Correctie: niet zo’n beetje. Het is echt het allerbelangrijkste. Toch ervaren veel managers, opdrachtgevers en ondernemers het werven van nieuwe mensen als iets vervelends. Het opstellen van vacatures, het analyseren van cv’s en het voeren van sollicitatiegesprekken zijn zaken die ze liever niet doen. ‘Het leidt af van de business’, hoor je vaak terug. Als het dan toch moet, dan zijn ze er het liefst ook weer zo snel mogelijk vanaf. Terwijl het aantrekken van de verkeerde mensen ontzettend grote gevolgen kan hebben. Het kan je groei vertragen. En het kan de sfeer in je team zo erg bederven, dat je beste mensen hun baan opzeggen omdat ze zich niet prettig voelen in het team dat zo wordt beïnvloed door die rotte appel. Als je dat had geweten…

Dan rijst de vraag: welke risico’s loop ik eigenlijk als ik not the right person for the job heb binnengehaald? Wat wil ik in mijn contracten geregeld hebben als ik toch voortijdig afscheid moet nemen van een freelancer met wie het, ondanks alle inspanningen vooraf, toch niet lekker blijkt te klikken in de samenwerking? En wat kan ik doen om eventuele problemen zo veel mogelijk te voorkomen?

Daar ga ik het vandaag met je over hebben!

Toets wederzijds de verwachtingen

Allereerst, toets niet alleen of de freelancer die je wilt inzetten, voldoet aan jouw wensenlijstje met skills, competenties, tarief en knock-out criteria. Maar vraag hem uit over wat hij van jou verwacht en belangrijk vindt in een samenwerking. Vraag hierna door. Waarom vindt hij of zij dat? Hoe is dat bij eerdere opdrachtgevers gegaan?

Een freelancer die voelt dat jij oprecht bent geïnteresseerd in het bouwen van een samenwerking die voor jullie beiden succesvol en fijn moet zijn, zal dit waarderen. Laat, naast die mooie opdracht, ook oprecht blijken dat je samen iets wilt opbouwen voor de lange termijn. Heb je jouw langetermijnbelang goed inzichtelijk? En stel je het uurtatief ondergeschikt aan het vinden van de juiste kandidaat? Dan zal ook de freelancer zijn/haar uurtarief minder belangrijk vinden.

Bespreek de proeftijd

Als je dan aan het einde van de onderhandeling vraagt om een proeftijd – ongeveer vergelijkbaar als wat je doet bij een loondienstverband – zal die freelancer dat niet zien als een goedkope manier om voortijdig van hem af te kunnen. Integendeel, jullie hebben in de korte tijd dat jullie elkaar kennen al een kleine historie van uitgesproken wederzijdse verwachtingen. Er ligt een positieve constructieve basis waarop jullie door willen, maar beide weten het nog niet zeker. En hoe kan dat ook anders, na slechts 3 gesprekken? Als je de mogelijkheid van het opzeggen tijdens een proeftijd wederzijds maakt, zal de tegenpartij daar nog minder bezwaar tegen hebben. Wederzijds? Inderdaad, want jij zit er ook niet op te wachten dat de freelancers vast zit aan een samenwerking die hem niet bevalt.

Maak duidelijke afspraken

Of je nu met of zonder proeftijd begint, je moet te allen tijde schriftelijke afspraken maken over de volgende zaken.

Resultaatverplichting vs. inspanningsverplichting

Een resultaatverplichting met als meest extreme vorm een vaste prijs voor oplevering van het gehele project, kan ertoe leiden dat de bereidheid van de opdrachtgever tot het doen van noodzakelijke investeringen in energie, tijd en middelen naast de investering in de freelancer zelf sterk afneemt. Met of zonder fixed price: bij ieder project dat een complex vraagstuk behelst in een organisatie met enige omvang, is de freelancer die leidend is bij het oplossen van het vraagstuk altijd afhankelijk. Van zowel de inbreng van anderen van support als van de Boardroom van de opdrachtgever.

Als die inbreng vanuit de opdrachtgever wordt beperkt, omdat er toch al een vaste prijs is afgesproken en de freelancer maar zelf moet zien hoe hij het voor elkaar krijgt, dan is de fixed price verworden van een ‘voordelige’ oplossing van het project tot feitelijk het grootste obstakel dat succesvolle oplevering van datzelfde project in de weg staat.

Wat is dan wel de oplossing om te voorkomen dat het bedrijf leeg loopt op uurtarieven van freelancers en de projecten die er lopen wel binnen budget en op tijd worden afgerond? Ook hier geldt: het maken van alleen een afspraak in een contract is niet voldoende. In een contract kan best een bandbreedte van kosten worden opgenomen als daar tegelijk bij staat wat partijen concreet van elkaar mogen verwachten onderweg naar de finish van het project. Die bandbreedte is dan wel gebaseerd op gedegen onderzoek en afstemming vooraf tussen partijen.

Documenteer het project vooraf en bespreek die documentatie tijdens de selectieprocedure. Bespreek ook de mogelijke oplossingen samen. Wat is er nodig voor de afronding van het project. Welke randvoorwaarden moet de opdrachtgever invullen en wanneer, zodat de freelancer zijn/haar werk goed kan doen? Bespreek dat, zet het op papier en voeg het desnoods toe als bijlage bij de overeenkomst.

Sluit desnoods in de selectiefase al een geheimhoudingsovereenkomst af, een zgn. non-disclosure agreement (NDA). Beide partijen doen er verstandig aan zoveel mogelijk aan de andere partij te vragen om echt een zo reëel mogelijk beeld te krijgen van wat ze van elkaar mogen verwachten bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Maar een opdrachtgever die zeker wil weten dat hij na een fixed-price deal ook daadwerkelijk de oplossing krijgt voor zijn probleem – of liever gezegd de gewenste oplevering krijgt van zijn belangrijke project – die opdrachtgever moet zo’n vaste prijs eigenlijk niet sluiten met een freelancer. Een fixed price deal moet je niet sluiten met een ZZP-er, een eenpitter. Zo’n deal moet je alleen sluiten met een organisatie waarvan je weet ze over voldoende resources beschikken om echt te kunnen leveren, ook als het door omstandigheden echt tegenzit.
Want wat ga je doen als opdrachtgever als jouw freelancer niet kan leveren conform jouw eisen? Hem voor het gerecht slepen? Het kan hoor, want je hebt misschien wel het gelijk aan je zijde. Maar het gaat je uiteindelijk niet helpen om je project succesvol en op tijd opgeleverd te krijgen. Ook niet als je de zaak wint.

Met andere woorden. Tenzij er exact duidelijk is wat er moet gebeuren, de oplevering hiervan objectief en onafhankelijk kan worden vastgesteld en niet afhankelijk is van allerlei omstandigheden waaraan voldaan moet worden en bijdragen van derden waarop de freelancer zelf geen invloed heeft, doen opdrachtgevers en freelancers er verstandig aan om te werken met een inspanningsverplichting en niet met een resultaatverplichting. De freelancer krijgt betaald per gewerkt uur of dagdeel. Als de kwaliteit niet voldoet gaan partijen daarover in gesprek, zonder dat de een bij de ander terecht of onterecht het mes op de keel kan zetten.

Schade aan beide zijden als gevolg van het voortijdig einde

Als je voortijdig een einde maakt aan een samenwerking waarvan jullie allebei in het begin hoopten dat die langer zou duren, dan is dat een teleurstelling. Achteraf denken beide partijen vaak wel dat het beter is zo, maar voordat dat gevoel komt, overheerst er eerst vaak wat frustratie. Als het hoge woord eruit is, kan dat dus ook leiden tot emoties.

Als de freelancer er voortijdig de brui aan wil geven, trapt hij een ondernemer of businessmanager toch aardig op de tenen. Impliciet of expliciet wordt de opdrachtgever met zijn neus op de feiten gedrukt dat hij in ieder geval niet de juiste persoon heeft aangetrokken. Ook in de organisatie moet hij aangeven dat deze freelancer bij nader inzien niet de juiste is geweest. De organisatie is terug bij af en een illusie armer.

Als de opdrachtgever voortijdig van een freelancer af wil, ziet deze laatste zich onverwacht geconfronteerd met een periode zonder inkomen. Lang of kort, de freelancer moet weer op zoek naar een nieuwe opdracht. En die heeft ie nu nog niet. Terwijl zijn kosten doorlopen. Doordat het besluit van de opdrachtgever hem raakt, omdat hij blijkbaar in zijn/haar ogen onvoldoende toegevoegde waarde levert, raakt hem dit juist ook in zijn eigenwaarde. En bovendien raakt het besluit de freelancer in zijn portemonnee, het raakt zijn gezin.

Wat de freelancer en de opdrachtgever gemeen hebben als hun wederpartij plots de samenwerking beëindigt, is een gevoel dat hen onrecht is aangedaan. Dat gevoel leidt al snel tot een gevoel dat zij schade oplopen die niet aan hen, maar aan de wederpartij te is wijten. Als die emotie niet wegebt, maar aangewakkerd wordt door ontwikkelingen of personen, ontstaat al snel het idee om die schade op de andere partij te gaan verhalen. En dan zijn de rapen gaar.

Dit zijn situaties die je liever voorkomt. Maar hoe doe je dat? Heel eenvoudig: of je wel of niet met een soort van proeftijd werkt, neem in je contract ook altijd een bepaling op dat je tussentijds kan opzeggen. Ditmaal misschien niet met een opzegtermijn van een dag, zoals in de proefijd, maar misschien wel met 2 of 3 weken. Dat is best lang, maar altijd beter dan niets geregeld te hebben en in een door emotie gevoed juridisch geschil te belanden. Door de opzegtermijn niet te verstoppen in je algemene voorwaarden, maar gewoon op te nemen in de overeenkomst en te benoemen, communiceer je er transparant over. Dit alles heeft voordelen.

Allereerst realiseren beide partijen zich door het thema op tafel te leggen, dat het risico van een voortijdig einde aanwezig is. Het verrassingselement is kleiner en dus ook de negatieve emotie. In ieder geval een deel van de ‘schuld’ zal de opgezegde partij nu toch ook bij zichzelf moeten leggen.

Daarnaast is het financiële nadeel voor de freelancer kleiner, doordat die niet abrupt op straat staat, maar er sprake van een redelijke opzegtermijn. Dit is ook voordelig voor de opdrachtgever. Die laatste weken kan er nog werk geleverd worden en doorgaans is er ook minder irritatie omdat het hoge woord er al uit is. De sfeer op de werkvloer kan in de laatste weken sterk vooruitgaan, doordat de spanning a.g.v. verwachtingen die er naar de wederpartij waren maar die niet werden waargemaakt, er nu niet meer is. De freelancer heeft niet meer het gevoel dat er teveel van hem verwacht wordt en de opdrachtgever heeft er vrede mee, dat er de laatste weken niet voor 100%, maar wel voor 80% geleverd wordt.

Het blijft in deze situatie nog wel cruciaal om ook af te spreken dat schadeclaims na een tussentijdse opzegging worden uitgesloten. Denk aan een zinnetje in je overeenkomst met woorden als omzetderving en directe/indirecte schade. Vraag een adviseur hierover een keer om advies en daar kun je jaren voordeel uit halen. Overigens is het opnemen van zo’n uitsluiting ook alleen maar redelijk. Want je voorziet in een stukje zekerheid naar de wederpartij door de opzegtermijn bij tussentijdse opzegging.

Concurrentiebeding

Ongeacht of de samenwerking lang of kort was en ongeacht of deze succesvol was, soms kan de opdrachtgever er belang bij hebben dat de freelancer niet aan de slag gaat bij concurrenten. Een opdrachtgever kan dit alleen verbieden op grond van een concurrentiebeding dat de freelancer hierin beperkt. Zo’n beding moet schriftelijk zijn overeengekomen. Vaak is een concurrentiebeding aan het begin van een samenwerking opgesteld. Natuurlijk wil de opdrachtgever niet dat je gaat werken voor zijn concurrent en natuurlijk gaat de freelancer dat ook niet doen. De clausule in het contract is vooral theoretisch.

Maar als de freelancer voortijdig zonder werk zit en moeite ondervindt om een nieuwe klus te vinden, wordt het concurrentiebeding al snel een probleem in de echte praktijk.
Als concurrentiebedingen voor de rechter komen, dan toetst die vaak op proportionaliteit. De rechter maakt een belangenafweging. Weegt het belang dat de opdrachtgever heeft om ervoor te zorgen dat zijn ex-leveranciers niet aan de slag gaan bij de concurrent zwaarder dan het belang dat de freelancer heeft om een klus te vinden waarmee hij kan voorzien in zijn levensonderhoud?

Een concurrentiebeding moet redelijk zijn om het te kunnen afdwingen. Wat redelijk is aan het begin van een samenwerking, hoeft niet per se redelijk te zijn aan het einde van een samenwerking als de discussie over het concurrentiebeding ontstaat. De omstandigheden op de arbeidsmarkt kunnen namelijk sterk zijn veranderd. Dat geldt ook voor de concurrentiepositie van de opdrachtgever op zijn markt.

Vertrouwelijke informatie

Niets lijkt zo vanzelfsprekend als dat (concurrentie) gevoelige informatie vertrouwelijk is en blijft, ook als de relatie tussen opdrachtgever en freelancer is beëindigd. Toch kan die vanzelfsprekendheid in een ander licht komen te staan als opdrachtgever en freelancer voortijdig uit elkaar zijn gegaan.
De opdrachtgever ziet de bui al hangen. Hij ziet een reëel risico dat zijn bedrijfsgeheimen belanden bij een derde en hij heeft er geen enkel zicht op of dat gebeurt, wanneer en in welke mate. Juist hierdoor kunnen de emoties hoog opspelen. Maar wat is hier nu aan te doen?
Ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen. Met een redelijk concurrentiebeding is de kans dat er discussie ontstaat over vertrouwelijke informatie een stuk kleiner. Het risico ook, want al zou de informatie uiteindelijk in verkeerde handen komen, de waarde ervan is minder als de periode uit het concurrentiebeding is verlopen. De informatie is dan namelijk gedateerd. Ook hier geldt: spreek af dat alle verstrekte informatie - waarvan men redelijkerwijs kan vermoeden dat die vertrouwelijk is - ook vertrouwelijk wordt gehouden. Iedereen accepteert zo’n clausule in zijn/haar contract.

Spreek ook af dat alle documenten en bestanden met informatie van de opdrachtgever bij het einde van de samenwerking moeten worden vernietigd c.q. definitief worden verwijderd. Voor wat extra zekerheid spreek je ook af dat de freelancer dit vernietigen en verwijderen schriftelijk aan de opdrachtgever moet bevestigen.

Tenslotte wil je geen discussie krijgen van wie de documenten en bestanden überhaupt zijn. Als documenten die de freelancer voor de opdrachtgever heeft gemaakt zijn eigendom zijn, waarom zou de freelancer zijn eigendom dan moeten vernietigen? Dit laatste regel je door af te spreken dat alle intellectuele eigendomsrechten van alles wat de freelancer tijdens de opdracht voor opdrachtgever maakt, toebehoren aan de opdrachtgever en dat de freelancer zijn eigen rechten van intellectuele eigendom die horen bij die documenten overdraagt aan de opdrachtgever.

Boetebeding

Door al deze zaken schriftelijk af te spreken voorkom je later discussie en onzekerheid. Maar de afspraken krijgen pas echt kracht als er ook een sanctie op staat als ze door de tegenpartij niet worden nagekomen. Spreek dus ook een boetebedrag af, dat de overtredende partij moet betalen aan de andere partij als de afspraken worden geschonden. Definieer een vast bedrag en een variabel bedrag per dag dat de overtreding voortduurt.

Het lijkt heel spannend en gevaarlijk voor een freelancer om een hoog boetebedrag af te spreken. Het gaat namelijk vaak om duizenden euro’s. Maar vergeet niet, een freelancer met goede intenties hoeft zich echt geen zorgen te maken. Het gebeurt extreem zelden dat de boetebedragen moeten worden uitbetaald. Als ze voor de rechter komen, kan de rechter ze alsnog matigen en bovendien geldt: wie eist bewijst. Als de opdrachtgever een boete wil ophalen bij een freelancer zal die met keihard bewijs moeten komen dat de freelancer de afspraken zwaar en opzettelijk heeft geschonden.

Gemoedsrust als einddoel

Over het algemeen is het nut van al deze afspraken dus vooral voor de gemoedsrust van de opdrachtgever. Voor de opdrachtgever is het belangrijk om te weten dat de freelancer ook weet dat schending van de afspraken hem duur kan komen te staan. In de praktijk is dit voor de opdrachtgever voldoende om met een gerust hart afscheid te nemen van de freelancer en vooral niet meer na te denken wat er allemaal met zijn vertrouwelijke informatie ‘zou kunnen gebeuren als…’

Lees meer

• Boost Je Bedrijf Met De Juiste Freelancer: De Complete Handleiding
• Juridische en fiscale zaken bij de inhuur van een freelancer