Mijn freelancer komt afspraken niet na. Wat nu?

Voorkomen is beter dan genezen

Voordat we de meestvoorkomende problemen behandelen, is het belangrijk om te weten dat al deze problemen een stuk eenvoudiger op te lossen en te voorkomen zijn als je van tevoren duidelijke afspraken maakt, én goede voorbereidingen treft. Daarom geven we je eerst vier concrete stappen die onderdeel zijn van een goede voorbereiding.

1. Doe je research

Wanneer mogelijk, check je de reputatie en het portfolio van de freelancer vooraf. Denk aan de volgende dingen om naar te vragen of naar op zoek te gaan:

• Vraag om reviews van andere opdrachtgevers.
• Check de website van de freelancer.
• Laat de freelancer voorgaande resultaten opsturen.

2. Maak een duidelijke overeenkomst

Belangrijk bij een overeenkomst van opdracht of een samenwerkingscontract is dat je het gewenste resultaat definieert. Een veelvoorkomende fout is dat de opdrachtgever een inspanning afspreekt (je best doen om...) in plaats van een resultaat. Door duidelijk te schetsen wat jij van je freelancer verwacht, heb je later iets om op terug te vallen, mocht er iets misgaan tijdens de samenwerking.

3. Zet de overeenkomst zwart-op-wit

Hoewel mondelinge afspraken officieel ook bindend zijn, biedt een schriftelijke overeenkomst aanzienlijk meer zekerheid bij een eventueel dispuut. Documenteer alle belangrijke details van de overeenkomst zoals verwachte kwaliteit, deadlines en tarieven. Bekijk hier een aantal voorbeeldcontracten.

4. Betaal niet van tevoren

Betaal de freelancer pas wanneer het werk volgens afspraak is voltooid. Hiermee stimuleer je de freelancer niet alleen om goede kwaliteit te leveren, maar je beschermt jezelf ook tegen financiële verliezen bij onderprestatie. Overweeg bij langdurige projecten om de freelancer in betalingen in termijn of fasen te voldoen.

De meestvoorkomende problemen

Voordat je een samenwerking met een freelancer aangaat, maak je strakke afspraken. Afspraken waar beide freelancers en opdrachtgevers zich aan dienen te houden. Maar van beide kanten gaat het weleens mis. Aan de kant van de freelancer gaat het in de meeste gevallen om één van de drie onderstaande problemen:

De kwaliteit van het opgeleverde werk is onvoldoende

Een oplevering die voor honderd procent voldoet aan je verwachtingen is vaak vrijwel onmogelijk. Maar je mag op z'n minst verwachten dat het opgeleverde werk gewoon van goede kwaliteit is. Onvoldoende kwaliteit leidt tot vertragingen en mogelijk extra kosten. Serieuze problemen, dus!

Hoe los je dit op?

Ga in gesprek met de freelancer en leg uit dat de kwaliteit onvoldoende is. Geef de freelancer een redelijke kans om de kwaliteit te verbeteren. Blijft de teleurstellende kwaliteit aanhouden, en heb je van tevoren afgesproken dat de freelancer een goed eindresultaat levert? Dan is het mogelijk om de freelancer in gebreke te stellen. Daarover straks meer.

Deadlines worden niet gehaald

Het niet halen van een deadline overkomt de besten weleens. Maar wanneer dit herhaaldelijk gebeurt, is het tijd voor actie. Het voortdurend overschrijden van deadlines leidt vaak tot uitloop van meerdere projecten.

Hoe los je dit op?

Heb je (nogmaals) duidelijke afspraken in je overeenkomst waar deadlines in behandeld worden? Dan heb je het recht om de freelancer in gebreke te stellen wanneer deadlines herhaaldelijk overschreden worden. Blijf wel altijd communiceren: Ga bij de eerste overschrijding al in gesprek over de oorzaak en bespreek hoe de freelancer een volgende overschrijding gaat voorkomen.

De freelancer komt niet opdagen en/of is onbereikbaar

Dit is een acuut probleem wanneer een strakke deadlines en/of klant verwachtingen zijn. Dat een freelancer niet altijd op je werkplek hoeft te zijn, is onderdeel van het freelancen. Een freelancer bepaalt namelijk zelf waar deze werkt. Maar als je afspraken maakt over wanneer de freelancer op kantoor is, moeten deze afspraken wel nagekomen worden. En als een freelancer onbereikbaar is, is dit al helemaal onprofessioneel.

Hoe los je dit op?

Allereerst is het essentieel om een alternatieve freelancer te vinden wanneer je freelancer onbereikbaar is, zodat je projecten niet achterlopen op schema. Daarna probeer je contact op te nemen met de freelancer voor een verklaring. Is de freelancer onbereikbaar of heeft deze geen goede verklaring? Dan stel je de freelancer in gebreke - mits je duidelijke, schriftelijke afspraken hebt.

Wat als je geen schriftelijke afspraken hebt?

Probeer dan contact op te nemen met de freelancer om de afspraken alsnog te documenteren. Stuur een samenvatting van het kennismakingsgesprek of het interview op en vraag de freelancer om deze te ondertekenen.

Is de freelancer toch onbereikbaar? Documenteer dan al je pogingen om contact op te nemen, en het initiële contact dat je met de freelancer hebt gehad. Dit geldt ook als bewijs, mocht je de freelancer in gebreke stellen.

Tot slot: gebruik dit moment om te leren dat je bij je volgende samenwerking wel een duidelijke, schriftelijke overeenkomst opstelt.

Een freelancer in gebreke stellen

Een freelancer die schriftelijke afspraken niet nakomt, heeft mogelijk flinke gevolgen voor je project en organisatie. Je mag altijd een samenwerking stopzetten als er niet geleverd wordt, maar ingebrekestelling is ook een optie. In gebreke stellen is een redmiddel om de freelancer alsnog te houden aan de afgesproken verplichtingen. Maar er gaat nog wel wat aan vooraf:

Is er sprake van overmacht?

Controleer altijd eerst of de situatie veroorzaakt is door overmacht. Overmacht omvat onvoorziene omstandigheden zoals ziekte of een ongeluk. Wanneer er sprake is van overmacht heb je geen recht om de freelancer in gebreke te stellen.

Geef voldoende waarschuwingen

Je freelancer in gebreke stellen op het moment dat deze één afspraak niet nakomt, is niet heel netjes, en gaat je ook niet helpen bij juridische stappen. Zorg ervoor dat je de freelancer voldoende waarschuwt dat je stappen gaat ondernemen als er niet aan afspraken gehouden wordt. En documenteer deze waarschuwingen.

Ingebrekestelling

Een ingebrekestelling is een (fysieke, niet digitale) brief waarin je de tekortkomingen, je afspraken en je waarschuwingen documenteert. In de ingebrekestelling geef je de freelancer een laatste kans om het afgesproken werk alsnog te leveren. Doet deze dit niet of krijg je geen reactie? Dan moet je vervolgstappen nemen. Deze potentiële vervolgstappen benoem je ook in de ingebrekestelling.

Vervolgstappen als je geen reactie krijgt

Als de freelancer niet reageert op de ingebrekestelling, ga je over op het eisen van schadevergoeding. Dit betekent dat je financiële compensatie eist voor de geleden schade die het gevolg is van het niet nakomen van de afspraken. De eis van een schadevergoeding stuur je ook in een schriftelijke brief op.

Juridische hulp inschakelen

In principe hoef je nog geen juridische hulp in te schakelen om een ingebrekestelling op te sturen of een schadevergoeding te eisen, al wordt dit meestal wel gedaan. Mocht de freelancer de ingebrekestelling én de eis voor schadevergoeding negeren, dan is het wel echt tijd voor juridische actie.

Bespreek je opties en je rechten met een jurist, en laat deze ook je documentatie zien. Als je echt schade geleden hebt, is een rechtszaak een optie. Weet wel dat dit het allerlaatste redmiddel is.

Als de freelancer tijdens een rechtszaak in gebreke wordt gesteld, moet deze een schadevergoeding en de kosten van je jurist betalen.

Hoe vaak komt dit eigenlijk voor?

De hierboven genoemde scenario's lijken misschien beangstigend, maar weet dat deze en soortgelijke situaties nauwelijks voorkomen. Veruit de meeste freelancers zijn professionals die hun afspraken nakomen en hoogwaardig werk leveren. Sterker nog, de meeste opdrachtgevers zijn steeds blijer met hun freelancers.

Veel van de problemen die in dit artikel worden aangekaart, voorkom je door simpelweg duidelijke en schriftelijke afspraken te maken tijdens het interview proces.

Het nemen van voorzorgsmaatregelen is dus essentieel voor je samenwerking. Duidelijke afspraken zijn niet alleen voor jou belangrijk, maar schetsen ook voor de freelancer een duidelijk beeld van de verwachtingen.

En mocht het toch een keer misgaan, hoe klein ook de kans, dan pak je dit artikel erbij en weet je exact wat je plan van aanpak is.