Hoe selecteer ik de juiste freelancer?

Als er te veel werk is of specifieke kennis ontbreekt, kom je op een zeker moment tot de conclusie dat er meer menskracht nodig is. Soms werkt het inhuren van een freelancer het best. Als je de benodigde rol helder hebt, zet je een opdracht in de markt. Je krijgt reacties binnen en dan begint het echte werk. Je moet de beste keuze maken. Een uitdaging waar je misschien best tegenop ziet. 

Het begint met een grove selectie uit de reacties die binnenkomen. Aan de hand van deze 7 stappen selecteer je kandidaten van wie je graag meer wilt weten. Dat levert een mooie shortlist op. Daarmee kun je doorpakken, die samenwerking écht aangaan. Maar wat moet je precies uitvragen en nakijken. En hoe pak je dat dan aan? 

Kortom: hoe selecteer je de juiste freelancer?

Wat je in dit artikel leert

Om je te helpen uit de eerste selectie een definitieve keuze te maken, helpen we je graag. Je leert in dit artikel 

• Hoe je ingekomen reacties beoordeelt
• Hoe je meetbare feiten zoals een cv en portfolio beoordeelt
• Hoe je een kennismakingsgesprek aanpakt
• Hoe je een vergelijking tussen freelancers kunt maken

Je hebt hiermee een praktisch stappenplan in handen waarmee je een succesvolle samenwerking vorm kunt geven. 

Er zijn grofweg 3 uitdagingen aan te wijzen die maken dat een onderneming overgaat tot inhuren van een freelancer.

• Vacature invullen lukt niet
• Capaciteitstekort
• Ontbrekende kennis of vaardigheden

Om te zorgen dat de werkprocessen door kunnen gaan, kan een freelancer voor korte of langere tijd uitkomst bieden. De voordelen van werken met freelancers zijn groot, maar het maken van de juiste keuze kan een flinke kluif zijn. 

Het begint allemaal intern in de organisatie. De eerste stap is het bepalen van de exacte rol die ingevuld moet worden. Daarna kun je de zoektocht naar nieuw talent starten. Vervolgens komen de reacties binnen en begin je aan de eerste selectie. Volg eerst onze 7 stappen voor een succesvolle selectie.

1. Zorg dat je de opdracht zelf goed begrijpt
2. Houd voor ogen wat absoluut nodig is en absoluut onacceptabel is
3. Vraag om een portfolio
4. Maak gebruik van referenties en reviews
5. Test de vaardigheden (of juist niet)
6. Ga in gesprek
7. Vermijd de valkuil van charisma

Uiteindelijk zul je een aantal kandidaten over houden van wie je nog meer wilt weten. Het is tijd om de brede selectie te vernauwen zodat je uiteindelijk de allerbeste freelancer voor jouw klus overhoudt. 

De beste freelancer selecteren, doe je in 7 stappen.

1. Cv en portfolio checken
2. Referenties en reviews checken
3. Persoonlijkheden vergelijken
4. Hard skills vergelijken
5. Soft skills vergelijken
6. Stretching
7. De uiteindelijke vergelijking maken

Bij het uitzetten van je opdracht, geef je zelf aan wat kandidaten aan moeten leveren. Noteer in elk geval een cv op je lijstje. Dat is relevant bij de beoordeling van iedere rol.

Cv 

Het cv geeft je inzicht in opleiding en werkervaring van een freelancer. Je ziet in één oogopslag welke opleiding iemand heeft gehad, welke functies hij of zij heeft vervuld en welke resultaten iemand heeft behaald. Dat helpt jou om te bepalen of iemand over de juiste kwalificaties en ervaring beschikt om jouw opdracht te vervullen. 

Talent & Culture Manager Rik de Jong van Freelance.nl vertelt over zijn ervaringen met het beoordelen van een cv. “Het valt me op dat vakgenoten altijd beginnen over wat er ontbreekt op een cv, het welbekende ‘gat’ op een cv. Maar daar zou ik niet te veel waarde aan hechten. Misschien is er iets in iemands persoonlijke leven gebeurd en zegt het helemaal niets over het werk van een kandidaat. Een gat betekent niet automatisch dat iemand ongeschikt is.”

Portfolio 

Een portfolio is meer praktisch van aard. Dit geeft je inzicht in resultaten die de freelancer oplevert. Je krijgt een beter beeld van de stijl en kwaliteit van het werk van een freelancer. Bovendien kun je bepalen of het eindproduct van eerder werk aansluit bij het resultaat dat jij voor ogen hebt. Je kunt bij een portfolio vragen om specifieke projecten te laten zien. Je kunt het ook aan de freelancer overlaten om zelf een portfolio op te stellen met verschillende soorten werk.

Onthoud wel dat een freelancer onderdeel uit kan maken van een groter team. Het eindproduct in het portfolio is dan een gezamenlijke verdienste. Om te zorgen dat je geen kwaliteiten toedicht aan de freelancer die eigenlijk op naam van een andere specialist horen, is het slim om een toelichting te vragen. Voor welke onderdelen was de freelancer specifiek verantwoordelijk?

Referenties en reviews kun je beide gebruiken om een beter beeld te krijgen van onder meer werkhouding en betrouwbaarheid van een freelancer. Er zitten wel verschillen in het beoordelen van referenties en reviews. 

Referenties

• Vraag goed door bij referenten. Stel vragen over bijvoorbeeld prestaties, communicatieve vaardigheden en betrouwbaarheid. Spits je vragen toe op jouw opdracht. Onthoud wel dat je niet zomaar alles mag vragen, omdat er specifieke regels voor referenties gelden.
• Verzoek om concrete voorbeelden. Misschien kun je via referenties voorbeelden van projecten of resultaten achterhalen die je niet in het portfolio van de freelancer tegenkomt.
• Check de betrouwbaarheid van de referent. Kijk altijd na via bijvoorbeeld LinkedIn of de bedrijfswebsite of iemand echt de rol bekleedt die je kandidaat op heeft gegeven.

Reviews 

• Zoek online. Op freelance platforms en social media kun je gemakkelijk reviews vinden over freelancers.
• Ontdek patronen. Kijk of je overeenkomsten in de reviews kunt vinden. Dat is geen 100% garantie, maar kan je gevoel wel bevestigen. 
• Blijf kritisch. Onthoud dat mensen vaak reviews geven bij uitzonderlijke goede of juist heel slechte ervaringen. Er is een grote middenmoot waar je waarschijnlijk niets van zult lezen.

De hard skills van een freelancer geven je objectieve informatie over iemands vaardigheden. Je kunt eenvoudig vergelijken of de eisen van jouw opdracht overeenkomen met de hard skills van de freelancer. Denk bijvoorbeeld aan technische vaardigheden, beheersing van specifieke systemen of programmeertalen en ervaring met concrete taken. Het vergelijken van hard skills van kandidaten kun je doen op basis van iemands cv en eventueel portfolio. In een kennismakingsgesprek kun je hierop verder doorvragen. Kom je er niet uit, dan kun je referenties opvragen of een vaardigheidstest overwegen.

Het vergelijken van soft skills is subjectiever van aard. Soft skills zijn bijvoorbeeld communicatieve vaardigheden, manieren van samenwerken en punctualiteit. Het zijn belangrijke persoonskenmerken die jou helpen bepalen of iemand past binnen het team en de organisatie. 

De eerste stap is het bepalen van de soft skills die voor jou van belang zijn. Als je weet wat je wilt vergelijken, kun je de soft skills naast elkaar leggen. Al tijdens de eerste selectie kun je veel leren over de soft skills van iemand. Talent & Culture Manager Rik maakt van dat eerste gesprek slim gebruik om soft skills te testen. “De eerste kennismaking doe ik telefonisch of via Teams en voor mij is het echt niet belangrijk welk diploma iemand dan voor de dag kan toveren. Ik vind het veel belangrijker dat iemand gemotiveerd is, gemakkelijk communiceert en laat merken dat hij of zij zich verdiept heeft in het bedrijf.”

Dingen om tijdens het vergelijken van soft skills op te letten en uit te vragen zijn bijvoorbeeld

• Communicatieve vaardigheden
• Ervaringen met samenwerken in een team
• Planningsvaardigheden 
• Zelfstandigheid
• Pro-activiteit
• Flexibiliteit en oplossingsgerichtheid 
• Eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel

Uiteindelijk wil je een samenwerking aangaan met iemand die niet alleen over de kennis en vaardigheden voor de klus beschikt. Minstens zo belangrijk is de match met de bedrijfscultuur en het team. Tijdens de kennismaking kun je hier verder op doorvragen. Misschien is er binnen jouw organisatie een specifieke workflow met evaluatie en feedback. Onderzoek hoe een freelancer hiermee om gaat. Ook kun je navragen hoe iemand communiceert binnen een project en hoe hij of zij aankijkt tegen specifieke waarden waar het bedrijf voor staat. 

Omdat persoonlijkheden lastiger te vergelijken zijn dan bijvoorbeeld hard skills, helpen we je op weg. 

• Definieer allereerst welke persoonskenmerken voor jou belangrijk zijn in een freelancer (en bedenk ook hoe je deze kunt herkennen). Dan kun je daarna actief aan de slag om ze te achterhalen.
• Vraag naar de intrinsieke motivatie van de freelancer voor jouw klus.
• Informeer naar professionele doelen en dromen. Wellicht delen jullie een gemeenschappelijke ondernemersvisie?
• Vergelijk de manier van werken van freelancers en beoordeel welke het best past bij jouw bedrijf.

Bij het vinden van de perfecte freelancer, moet je onthouden dat die waarschijnlijk niet bestaat. Het is verleidelijk om op zoek te gaan naar het ideaalplaatje, maar de kans dat iemand aan al jouw eisen voldoet, is niet groot. Soms moet je wat ruimte geven en eisen laten vallen of aanpassen. Senior recruiter Dharshana Thuraisamy noemt dat zoeken naar ruimte binnen gestelde eisen ook wel ‘stretching’.

Zorg dat je open staat voor stretching, omdat het je zal helpen de best passende match te maken. Topics waar stretching gebruikelijk is, zijn bijvoorbeeld

• Aantal dagen op kantoor
• Aantal jaar werkervaring
• Tarief
• Startdatum of einddatum

Natuurlijk kun je in gesprek met de freelancer ook inventariseren waar hij of zij ruimte heeft. Misschien wil iemand wel heel graag nieuwe vaardigheden onder de knie krijgen en is hij of zij bereid daar een lager tarief tegenover te stellen. Zo’n gesprek geeft je gelijk inzicht in motivatie en persoonlijkheid van de freelancer.

Uiteindelijk heb je allerlei harde en zachte eisen uitgevraagd en met elkaar vergeleken. Je hebt nu van verschillende freelancers in kaart hoe ze werken, welke ervaring ze hebben, wat hun persoonlijkheid is en of er ruimte is voor aanpassingen. Nu moet je op basis van al die informatie een gefundeerde keuze kunnen maken. Maak een lijst met de belangrijkste criteria en hoe elke freelancer daar op scoort. Vervolgens kun je bijvoorbeeld een matrix maken die je in één oogopslag vertelt wat de beste keuze is. 

• Zet de criteria op volgorde van belangrijkheid. Neem bijvoorbeeld ervaring, portfolio en persoonlijkheid op als criterium. 
• Geef per freelancer een score op elk criterium, bijvoorbeeld op schaal 1-10.
• Vergelijk de scores per criterium. 
• Bepaal de totaalscore.

Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

In dit geval zou de objectieve keuze dus vallen op freelancer 2. Hoe objectief bovenstaande ook mag lijken. Vergeet niet dat je gevoel en intuïtie veelzeggend zijn. Het kan best zo zijn dat de nummer 3 van jouw lijst je een beter gevoel geeft en daarmee uiteindelijk de beste persoon voor jouw opdracht is. 

Onthoud dat de kandidaat met de beste papieren niet de beste match hoeft te zijn. Het gaat om het totaalplaatje waarbij ook persoonlijkheid, communicatiestijl en culturele fit van belang zijn. Neem de tijd om verschillende freelancers te leren kennen, hun expertise te beoordelen en een vergelijking te maken. Op die manier kun jij de beste keuze maken voor jouw bedrijf en de opdracht.

In de complete gids ‘Vind de juiste freelancer: van rolbepaling tot succesvolle samenwerking’ lees je alles wat je moet weten over het inhuren van freelancers. Van het bepalen van de juiste rol tot het organiseren van een succesvolle samenwerking. Je leert welke zaken je in het oog moet houden en ontdekt welke methoden je kunt gebruiken om zelf freelancers te vinden.