Hoe beoordeel ik een freelancer?

Als je eenmaal de keus hebt gemaakt om samen te gaan werken met een freelancer, wil je de allerbeste specialist in de arm nemen. Iemand die jouw klus mede tot een goed einde helpt brengen. 

Je hebt intern alle mogelijke informatie opgehaald om een heldere opdracht in de markt te zetten. Je hebt de rol van jouw ideale freelancer bepaald en alle relevante kanalen gebruikt om de juiste match te maken. Nu komen de eerste reacties binnen. Aan jou de taak deze te beoordelen. Maar hoe doe je dat eigenlijk? Waar moet je op letten voor je daadwerkelijk een freelancer in gaat huren? 

Wat je in dit artikel leert

Dit artikel leert je alles over het beoordelen van freelancers. Na het lezen:

• Weet je welke stappen je moet zetten om een succesvolle match te maken
• Ken je must haves en nice to haves, portfolio’s en referenties
• Heb je concrete tips om het gesprek met freelancers aan te gaan 

Het is verleidelijk om zo snel mogelijk ‘ja’ te zeggen op de reactie van een geïnteresseerde freelancer, om het werk zo min mogelijk te verstoren. Maar als je de tijd neemt een goede beoordeling te maken, zul je veel meer uit je samenwerking halen. Het kiezen van de juiste freelancer loont. En gelukkig hoeft het niet moeilijk te zijn. 

Misschien heb je nu te weinig capaciteit, komt er een productiepiek aan of heb je specifieke kennis nodig. Al eerder schreven we over het kiezen van de juiste freelancer voor jouw opdracht. Wil je weten over de 3 meest voorkomende redenen om een freelancer in de arm te nemen? Of wil je de voordelen van zo’n samenwerking nog eens op een rijtje zien? In de gids ‘Vind de juiste freelancer: een gids vol tips en adviezen’ lees je het allemaal. We gaan in dat artikel ook dieper in op de rolbepaling, de concrete zoektocht naar nieuw talent en de organisatie van een succesvolle samenwerking. 

Het selecteren van de juiste freelancer is een belangrijke taak. Je wilt iemand die op papier de beste is, die goed in het team past en waarbij je ook nog een persoonlijke klik voelt. Dat klinkt als een onhaalbare missie. Deze tips helpen je een succesvolle eerste selectie te maken. 

Om de selectie van freelancers die reageren op jouw opdracht tot een succes te maken, zijn de volgende 7 stappen van belang.

1. Zorg dat je de opdracht zelf goed begrijpt
2. Houd voor ogen wat absoluut nodig is en absoluut onacceptabel is
3. Vraag om een portfolio
4. Maak gebruik van referenties en reviews
5. Overweeg een vaardigheidstest
6. Ga in gesprek
7. Vermijd de valkuil van charisma

Zorg dat je de opdracht zelf goed begrijpt 

De eerste stap bij de beoordeling van potentiële freelancers zet je in de eigen organisatie. De zelfstandige reageert op een opdracht en om te zorgen dat jij kunt beoordelen hoe goed de match is, moet je precies weten wat de opdracht exact inhoudt. Alleen zo kun je de juiste vragen stellen aan de freelancer en goede afwegingen maken over plus- en minpunten. Ook voor de freelancer is het overigens belangrijk dat je duidelijk bent over de opdracht en vereisten. Hij of zij moet immers weten wat er verwacht wordt. Vermeld duidelijk wat het doel is. Dan kan de freelancer bepalen of hij of zij daaraan voldoet.

De juiste opdrachtbeschrijving en taakomschrijving bestaan uit meetbare doelen en eisen. Die helpen je in de beoordeling doordat ze concreet zijn. Als je het lastig vindt deze doelen en eisen te formuleren, kun je eens informeren op de werkvloer. Wat vinden teamleden belangrijk, wat voor eisen heeft de hiring manager? 

Houd voor ogen wat absoluut nodig is en absoluut onacceptabel is 

Bij de selectie van freelancers zul je waarschijnlijk ook profielen tegenkomen die niet helemaal voldoen aan de eisen die je hebt gesteld. Soms kan er dan toch een match ontstaan. Voor jou is het zaak om duidelijk te hebben wat absoluut nodig is, de ‘must haves’. Wat is fijn om te hebben, ‘nice to haves’? En wat is absoluut onacceptabel, ‘don’t wants’? Denk bijvoorbeeld aan een minimaal aantal jaar werkervaring of een certificaat dat iemand absoluut moet hebben. Of wellicht kun je absoluut niet akkoord gaan met een freelancer die grotendeels vanuit huis wil werken. 

Soms zit ergens ruimte, dan kun je met een beetje flexibiliteit toch nader tot elkaar komen. Maar er zullen ook zaken zijn waarop je zeker geen concessies wilt doen. Om te voorkomen dat je allerlei profielen door moet lopen met voor jou onacceptabele zaken, moet je in de opdracht vooral duidelijk zijn over jouw harde eisen. Op welke punten is onderhandeling mogelijk en waarop kun je niet toegeven? Dat kan bijvoorbeeld zijn op het gebied van aantal jaren ervaring, specifieke vaardigheden, beschikbaarheid of het tarief. 

Vraag om een portfolio 

Een portfolio zegt soms meer over iemands capaciteiten dan een motivatiebrief of kennismakingsgesprek. Bij het beoordelen van een freelancer is een portfolio van grote waarde. Iemand kan wel zeggen dat hij of zij ergens goed in is, maar met een portfolio kun je daadwerkelijk zien welk werk iemand aflevert. Je kunt checken of de stijl past bij jouw bedrijf, of de kwaliteit overeenkomt met jouw eisen en of de output past bij de opdracht die uitgevoerd moet worden. Ook kun je eenvoudig zien of de freelancer ervaring heeft met vergelijkbare projecten als die van jou.

Neem vooral ook het getoonde eindproduct verder onder de loep. Een freelancer maakt vaak onderdeel uit van een groter team. Dat betekent dat het eindproduct een gezamenlijke verdienste is. Vraag dus om duidelijk aan te geven welke onderdelen de verantwoordelijkheid waren van de freelancer. Gaat het bijvoorbeeld om de indeling van een website, de teksten of alleen de SEO-optimalisaties?

Maak gebruik van referenties en reviews 

Bij het selecteren van freelancers kun je natuurlijk ook gebruik maken van de ervaringen van derden. Het helpt je vooral om een beter beeld te krijgen van de werkhouding en betrouwbaarheid van een freelancer. Ook kun je in gesprek met een referent natuurlijk vragen om specifieke vaardigheden. 

Het verschil tussen referenties en reviews

Referenties en reviews zijn twee verschillende dingen. Beide geven een duidelijker beeld van iemands prestaties en betrouwbaarheid. De verschillen tussen beide op een rijtje:

Referenten worden vaak door de freelancer zelf opgegeven. Het zijn mensen die door hem of haar gevraagd zijn om te reageren. Jij kunt als organisatie contact opnemen met de referent en zult dan in een persoonlijk gesprek je vragen kunnen stellen. Je mag overigens alleen vragen naar zaken die relevant zijn voor de rol die jij ingevuld wilt hebben. Er gelden een aantal regels die je in het oog moet houden. Referenties gaan vaak over een specifieke opdracht die de freelancer heeft uitgevoerd.

Een review wordt soms gevraagd gegeven, maar even vaak ongevraagd. Iedereen die ervaringen heeft met de freelancer kan zijn of haar review geven. Deze reviews zijn openbaar beschikbaar, bijvoorbeeld op freelance platforms of social media. Voor freelancers zijn referenties belangrijk om een reputatie op te bouwen. Ze kunnen positief zijn, maar na een negatieve ervaring is het voor mensen ook makkelijk om in de pen te klimmen en een review te schrijven. De manier waarop een freelancer hiermee omgaat, kan jou weer veel vertellen over de persoonlijkheid van een kandidaat. Je zult merken dat reviews vaak gaan over de algemene werkwijze van en samenwerking met een freelancer. 

Overweeg een vaardigheidstest

Het kan prettig zijn om specifieke vaardigheden te testen bij een freelancer. Natuurlijk vraag je deze uit in de opdracht en mag je ervan uit gaan dat de freelancer en in zijn of haar reactie iets over vertelt. Maar soms wil je concreet bewijs zien. Je kunt vaardigheden objectief beoordelen door een testopdracht of assessment te laten maken. Je kunt de kennis en kwaliteiten dan beter beoordelen en dat geeft vertrouwen.

Tegelijkertijd heeft het ook nadelen om de vaardigheden te testen. Het kost allereerst natuurlijk extra tijd en middelen. Tijd die jij misschien niet hebt, maar ook freelancers hebben andere dingen te doen. Zij willen graag snel weten waar ze aan toe zijn. Hoe langer het selectieproces duurt, hoe langer zij geen declarabele uren kunnen draaien. Daarnaast zegt het beoordelen van een specifieke kwaliteit nog steeds niets over het verloop van de algehele samenwerking. Misschien test je net die ene skill waar iemand niet op z’n best scoort. Dat kan tegelijkertijd degene zijn die oplossingsgericht, flexibel en met hart voor de zaak aan je opdracht werkt. Staar je dus niet blind op de resultaten van een vaardigheidstest, maar neem het vooral als extra informatie mee. 

Ga in gesprek 

Bij het beoordelen van freelancers is samen in gesprek gaan een ontzettend belangrijk onderdeel van het proces. De toegevoegde waarde van een kennismakingsgesprek is nu eenmaal groot. Je krijgt in directe interactie een beter beeld van de freelancer en kunt dieper ingaan op specifieke vaardigheden en ervaringen. Ook proef je direct hoe het karakter van iemand is en je kunt achterhalen hoe het zit met soft skills en persoonlijkheid van een kandidaat. Je kunt zelf ervaren of de spreekwoordelijke klik er is.

Heb je vragen of twijfels over bepaalde zaken dan kun je daar in een gesprek ook verder over praten. Je krijgt inzicht in iemands werkwijze en kunt het eerste vertrouwen opbouwen waar je later een succesvolle samenwerking mee kunt starten. Ook kun je ontdekken of iemand past bij de teamleden met wie hij of zij het werk uiteindelijk moet gaan doen. 

Talent & Culture Manager bij Freelance.nl Rik de Jong vertelde in een interview dat hij tijdens een persoonlijk gesprek zo min mogelijk ingaat op hard skills. “Ik ga in zo’n gesprek echt op zoek naar de persoonlijkheid van een kandidaat.”

Vermijd de valkuil van charisma

Het is verleidelijk om een gezellig gesprek met iemand te hebben en op basis daarvan ‘ja’ te zeggen tegen een samenwerking. Onthoud altijd dat je een collega zoekt en geen vriend. Iemands charisma zegt immers niets over diens kwaliteiten. Of zoals Rik het zegt: “Je zoekt een professional die goed is in zijn of haar werk. Dat hoeft niet iemand te zijn met dezelfde persoonlijkheid.”

Natuurlijk is het belangrijk dat je een goede communicatie ervaart en het goed met elkaar kunt vinden. Maar onthoud dat je met elkaar in gesprek bent om vaardigheden en ervaringen objectief te beoordelen. Voor een technische functie heb je daarbij veel aan bijvoorbeeld cv en portfolio, terwijl voor een sales functie de communicatieve vaardigheden veel belangrijker zijn. Toch hoef je niet uit hetzelfde hout gesneden te zijn om een succesvolle samenwerking op te zetten.

Bij het maken van een selectie uit binnengekomen reacties op jouw opdracht, moet je dus veel verschillende aspecten in het oog houden. Je vraagt enerzijds om concrete en meetbare resultaten en vaardigheden. Denk daarbij aan portfolio, referenties en het testen van vaardigheden. Tegelijkertijd wil je meer te weten komen over iemands persoonlijkheid en soft skills, daar kom je in een gesprek achter en ook dat kun je op basis van referenties uitvragen. De combinatie van al die zaken maakt dat jij een compleet beeld van iemand krijgt op basis waarvan je een goede samenwerking aan kunt gaan. 

Het belangrijkste is dat jij zelf helder hebt hoe de opdracht in elkaar steekt. Wat zijn absolute go’s en no go’s? Houd bovendien in een persoonlijk gesprek voor ogen dat je een collega zoekt en geen vriend. 

In de complete gids ‘Vind de juiste freelancer: van rolbepaling tot succesvolle samenwerking’ lees je alles wat je moet weten over het inhuren van freelancers. Van het bepalen van de juiste rol tot het organiseren van een succesvolle samenwerking. Je leert welke zaken je in het oog moet houden en ontdekt welke methoden je kunt gebruiken om zelf freelancers te vinden. Daarnaast leer je vooral hoe je deze dingen kunt doen