Zakelijk een auto huren als zzp’er: zo werkt het

Zakelijk rijden als zzp'er

Als zzp’er ben je vaak onderweg voor je opdrachten. Naar klanten, overleggen of leveranciers. Al die kilometers die je voor je werk maakt, vallen onder zakelijk rijden. Of je nu één keer per maand op pad gaat of dagelijks bij klanten zit: het is vervoer dat direct hoort bij het runnen van je onderneming.

Zakelijk rijden heeft een paar duidelijke voordelen ten opzichte van privé rijden. Je kunt de kosten die je maakt, denk aan brandstof, parkeerkosten of huur, opnemen in je administratie. Zo houd je grip op je uitgaven en betaal je uiteindelijk minder belasting over je winst. Bovendien geeft het overzicht: je weet precies wat rijden je oplevert en kost. Hoe je dat regelt, verschilt per ondernemer. De één huurt af en toe een auto, de ander kiest voor shortlease of een deelauto. Je kunt natuurlijk ook een auto kopen en op de zaak zetten, maar in dit artikel richten we ons op de tijdelijke oplossingen.

Optie 1: Zakelijk een auto huren

Een auto huren is de meest flexibele manier om zakelijk te rijden. Je betaalt alleen voor de dagen dat je de auto echt nodig hebt, zonder langdurig contract of vaste maandlasten. Dat maakt huren ideaal voor freelancers die wisselend werken: de ene week veel afspraken, de volgende vooral thuis.

Je kunt bovendien kiezen uit verschillende typen auto’s, afhankelijk van de klus. Brandstof, verzekering en onderhoud zijn meestal inbegrepen, dus je weet precies waar je aan toe bent. Houd er wel rekening mee dat huren op dagbasis duurder is dan long-term opties. Handig dus, maar vooral voor kort gebruik.

De kosten voor zakelijke autohuur verschillen per aanbieder en type voertuig, maar reken gemiddeld op € 40 tot € 80 per dag, inclusief verzekering en btw. Voor een bestelbus of elektrische auto ligt dat hoger. Vaak kun je al huren vanaf een paar uur, maar ook voor meerdere weken of zelfs maanden. Hoe langer de huurperiode, hoe lager de dagprijs. Beschikbaarheid is meestal geen probleem: veel verhuurbedrijven hebben ruime voorraden, al loont het om tijdig te reserveren in drukke periodes.

Je privéauto gebruiken lijkt misschien eenvoudiger, maar dat is fiscaal minder voordelig. Alleen een kilometervergoeding is dan aftrekbaar, niet de volledige kosten zoals bij zakelijke huur. Daarover later meer!

Optie 2: Shortlease

Shortlease is ideaal als je voor een paar maanden een auto nodig hebt, bijvoorbeeld voor een langlopende klus of een drukke periode. Het zit tussen huren en leasen in: flexibeler dan lease, maar vaak voordeliger dan huren. Waar je bij huren per dag betaalt, reken je bij shortlease met een vast maandbedrag. Dat is inclusief onderhoud, verzekering en wegenbelasting; alleen de brandstof komt daar nog bij. De looptijd ligt meestal tussen 1 en 18 maanden, en tussentijds opzeggen kan vaak zonder hoge kosten.

Het grote verschil met leasen? Geen langdurig contract of BKR-registratie. En ten opzichte van huren: meer zekerheid en lagere kosten als je de auto wat langer nodig hebt. De keerzijde is dat shortlease bij kort gebruik juist duurder kan uitvallen dan huren, en je meestal wél vastzit aan een minimale looptijd van een maand. Het loont dus vooral als je de auto echt een tijdje nodig hebt.

Optie 3: Een deelauto

Een deelauto is de meest flexibele optie van allemaal. Bij de meeste aanbieders betaal je alleen voor de uren of kilometers die je rijdt, zonder abonnement of lange verplichtingen. Maar er zijn ook aanbieders die wel met een abonnementsvorm werken. Voor veel freelancers is dat handig als je maar af en toe onderweg bent of vooral in de stad werkt. Je reserveert een auto via een app, haalt ’m op in de buurt en rekent na afloop af. Brandstof, verzekering en onderhoud zijn inbegrepen. Je hoeft alleen nog te tanken of laden als dat nodig is.

Zakelijk gezien is een deelauto vooral interessant bij lage kilometrages. De kosten per rit zijn hoger dan bij huren of shortlease, en de beschikbaarheid is niet altijd gegarandeerd. Zeker buiten de stad of tijdens piekmomenten. Bovendien kun je minder invloed uitoefenen op zaken als type auto of laadstatus. Handig dus voor incidenteel gebruik, maar minder geschikt als je regelmatig of op vaste tijden onderweg bent.

Vergelijking: huren of shortlease of deelauto of kopen

Is een zakelijke huurauto aftrekbaar?

Ja, in veel gevallen mag je de kosten van een huurauto zakelijk aftrekken. Maar dat geldt alleen bij gebruik voor zakelijke doeleinden: dus voor klantbezoeken, leveringen of afspraken die direct met je werk te maken hebben. Kosten van privéritten mag je niet zakelijk aftrekken. Houd daarom altijd een duidelijke scheiding tussen zakelijk- en privégebruik. Wat er bij een auto allemaal onder zakelijk gebruik valt, lees je hier.

Je boekt je zakelijke kosten in je administratie en trekt ze af van je winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Huur je een auto mét btw-factuur en ben je btw-plichtig? Dan kun je die btw ook terugvragen. Dat scheelt al snel 21% op het huurbedrag.

Het voordeel loopt dus flink op, vooral als je regelmatig onderweg bent. Maar let op: je moet wel kunnen aantonen dat het om zakelijke kilometers ging, bijvoorbeeld via je facturen of agenda.

Voorwaarden voor zakelijk aftrekken van een huurauto

Om de kosten van een huurauto zakelijk te kunnen aftrekken, moet je aan een paar basisvoorwaarden voldoen. In de praktijk komt het neer op het volgende:

• De ritten zijn zakelijk.
  Je gebruikt de huurauto voor opdrachten, klantbezoeken, vergaderingen of andere werkgerelateerde ritten. Privégebruik van je zakelijke huurauto is toegestaan, zolang je die kosten niet zakelijk aftrekt.
   
• Je hebt een factuur op naam van je bedrijf.
  De factuur moet het btw-nummer van je onderneming bevatten. Alleen dan mag je de kosten én de btw opnemen in je administratie.
   
• De huurauto staat niet op jouw naam.
  De auto blijft eigendom van het verhuurbedrijf; jij huurt ‘m tijdelijk. Dat onderscheid is belangrijk voor de Belastingdienst.
   
• Je kunt de zakelijke ritten aantonen.
  In het geval van een controle moet je kunnen aantonen dat je ritten zakelijk waren. Je moet al je reiskosten zorgvuldig registreren.
   
• De huurauto is tijdelijk.
  Bij langdurige huur kan de Belastingdienst het contract anders beoordelen dan bij korte huur.

Zakelijke ritten registreren

Er zijn verschillende manieren om je rittenregistratie te regelen, maar in de basis komt het neer op twee opties:

• Handmatig bijhouden in een spreadsheet of door de bonnetjes te bewaren.
• Software voor kilometerregistratie gebruiken.

Met de software-optie maak je het jezelf een stuk makkelijker, maar zo'n tool kost natuurlijk wel wat. De handmatige optie kost minder geld, maar meer tijd. Het is maar net wat je waardevoller vindt.

Wat bespaart zakelijk aftrekken je?

Huur je een auto voor €500 excl. btw? Dan verlaag je je belastbare winst met dat bedrag. Zit je in de eerste belastingschijf, dan levert dat vaak grofweg €150 belastingvoordeel op (afhankelijk van aftrekposten). Ben je btw-plichtig en gebruik je de auto volledig zakelijk? Dan kun je ook de € 105 btw terugvragen. In dat scenario kom je uit op ongeveer € 250 netto kosten in plaats van € 605.

Gelden dezelfde regels voor andere voertuigen?

Niet alleen autokosten kun je zakelijk aftrekken. Ook andere vormen van vervoer tellen mee, maar de regels verschillen per type voertuig.

• Motor
  Een motor kun je net als een auto zakelijk gebruiken. Huur, brandstof, verzekering en onderhoud zijn aftrekbaar zolang je de motor alleen voor je werk gebruikt. Combineer je zakelijk en privé rijden, dan trek je alleen het zakelijke deel af.
   
• Fiets
  Ook een gehuurde of geleasede fiets kun je zakelijk opvoeren. Gebruik je de fiets voor werk, bijvoorbeeld om in de stad naar klanten te gaan? Dan mag je de huur of leasekosten aftrekken. Voor privéritten geldt dat niet. Als je de fiets voor 50% privé gebruikt, mag je die helft van de kosten niet zakelijk aftrekken.
   
• Openbaar vervoer
  Trein-, tram- of buskaartjes zijn aftrekbaar als je reist voor je werk. Bewaar de tickets of gebruik een overzicht van je ov-chipkaart. Reizen met een persoonlijke ov-kaart? Dan kun je de zakelijke ritten specificeren in je administratie.
   
• Taxi of Uber
  Ook ritten met een taxi of Uber vallen onder zakelijke kosten. Zolang de rit bedoeld is voor een opdracht of afspraak, mag je de kosten aftrekken. Zolang je maar een bewijs an betaling hebt, zodat de Belastingdienst de uitgave kan herkennen als zakelijk.

Kortom: het principe blijft hetzelfde. Gebruik je het vervoer voor werk, dan is het zakelijk aftrekbaar. De sleutel is dat je kunt aantonen dat de ritten echt zakelijk waren.

Meer weten van hoe je je zaken goed op orde krijgt als freelancer? Word lid van Freelance.nl en schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Veelgestelde vragen over zakelijk een auto huren

1. Is een huurauto zakelijk aftrekbaar als ik ook privé rijd?
Alleen het deel dat je zakelijk rijdt is aftrekbaar. Houd dus goed bij hoeveel kilometers privé en hoeveel zakelijk zijn.

2. Kan ik de btw terugvragen op een huurauto?
Ja, als je btw-plichtig bent en een betalingsbewijs hebt. Alleen over het zakelijke deel van de kosten mag je btw terugvragen als je een auto huurt.

3. Hoe lang mag ik een auto huren voor mijn bedrijf?
Dat verschilt per verhuurder. Bij langdurige huur kan de Belastingdienst beoordelen of het contract kenmerken van lease heeft, maar daar bestaat geen vaste termijn voor.

4. Zijn parkeerkosten en tol ook aftrekbaar?
Ja, zolang ze horen bij zakelijke ritten. Privékilometers tellen niet mee voor aftrek.

5. Mag ik mijn privéauto gebruiken voor zakelijke ritten?
Ja, dat mag. Je krijgt dan een kilometervergoeding, maar mag niet de volledige autokosten aftrekken.

6. Zijn ov-kosten ook aftrekbaar voor zzp’ers?
Ja, als je reist voor je werk. Bewaar de tickets of het overzicht van je ov-chipkaart als bewijs voor je administratie.