De beste CRM-software voor freelancers

14 januari 2022Roel van den Wildenberg

Welke software voor Customer Relationship Management (CRM) is het meest geschikt voor de freelancer? En waarom zou je zo'n pakket eigenlijk willen gebruiken? Ben je op zoek naar de juiste oplossing? We zetten de belangrijkste criteria op een rijtje om jou te helpen een afweging te maken.

Overweeg jij een CRM-pakket?

Gemak dient de mens. Goede ondernemers zijn altijd wel op zoek naar hoe ze slimmer kunnen werken. Er zijn allerlei handige tools die het leven van een ondernemer gemakkelijker en beter kunnen maken. Als freelancer zul je bijvoorbeeld een Officepakket gebruiken en brieven niet met de hand schrijven.

Ook CRM-software is zo'n handig hulpmiddel. Veel freelancers hebben geen CRM-pakket en hebben het misschien ook niet nodig. Toch kan zo'n oplossing je als freelancer veel bieden. Een CRM-systeem heeft een flink aantal functies en extra toepassingen. De belangrijkste functionaliteiten zijn overzicht en efficiency.

Er zijn veel aanbieders van oplossingen en ieder pakket heeft zijn eigen voordelen en beperkingen. Ook de prijs varieert behoorlijk. In de meeste gevallen betaal je een bedrag per maand en per gebruiker. Je kunt al toegang krijgen vanaf ongeveer een tientje per maand.

In dit artikel bieden we je criteria om te filteren en om je te helpen een keuze te maken.

Hoe kies je een CRM-oplossing?

Voor grotere bedrijven is het al lang onmisbaar geworden. Maar veel freelancers werken zonder CRM-software. Overweeg jij om zo'n tool aan te schaffen? Of vraag je je af waarom je dat zou doen? Dan vind je antwoorden in dit artikel.

Wat is CRM-software?

Een Customer Relationship Managementpakket is software om jouw relaties met klanten en prospects te organiseren, beheren en verbeteren. Dat doe je door allerlei klantinformatie per klant vast te leggen en te beheren en door processen en taken te automatiseren. Zo sla je bijvoorbeeld de NAW-gegevens en telefoonnummers van jouw klanten en prospects op. En wanneer er je op bedrijfsbezoek bent geweest en wat daar besproken is. Ook kun je er uitgebrachte offertes opslaan en via de agendafunctie een seintje krijgen wanneer je de klant daarover moet gaan bellen.

Koppelingen met andere pakketten zorgen voor een integratie met allerlei andere bedrijfsprocessen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een koppeling met jouw e-mailsoftware, zoals Outlook. Uitgaande en inkomende e-mails zijn dan in je CRM zichtbaar bij de klantinformatie. En door een koppeling met de boekhouding is te zien wanneer welke facturen en herinneringen zijn verstuurd en of ze zijn betaald.

Waarom kiezen voor een CRM-oplossing?

Een CRM-pakket biedt veel voordelen, denk aan

1. Overzicht

2. Efficiency

3. Relatiebeheer & verkoopbeheer

4. Klantcommunicatie

5. Omzet genereren (door commerciële acties)

6. Urenregistratie

7. Facturering

De belangrijkste redenen om te gaan werken met een CRM-pakket zijn de eerste 2 hiervan: overzicht en efficiency. Je krijgt een veel beter overzicht over je klanten als alle informatie en communicatie per klant bij elkaar staan. Vergeet je wel eens een klant terug te bellen? Of vergeet je wat je in een telefoongesprek precies hebt afgesproken? Dit soort fouten voorkom je met een CRM. En dat komt ook weer het beeld ten goede dat de klant krijgt van jouw professionaliteit. Doordat je efficiënter werkt, bespaar je jezelf tijd.

Veel freelancers hebben een redelijk overzichtelijke bedrijfsvoering. Als je vaak lange tijd fulltime voor dezelfde klant werkt, kun je alles waarschijnlijk wel overzien. Maar stel dat je meer verschillende klanten hebt, vaker korte opdrachten doet en meer opdrachten tegelijkertijd. En je bijvoorbeeld ook nog bemiddelt in de plaatsing van andere freelancers en daarvoor ook facturen verstuurt. Dan kan het meer moeite kosten om het overzicht te behouden. Zeker groeiende bedrijven dreigen vaak het overzicht te verliezen. Een CRM- systeem helpt om het overzicht te bewaren.

Criteria

Denk je na over de aanschaf van CRM-software? Om een afweging te maken kun je voor jezelf criteria opstellen. Wat vind jij belangrijk aan een CRM? Enkele criteria waar je aan kunt denken:

1. Is het pakket zowel offline als online beschikbaar?

2. Heeft het een modulaire opbouw? Het maakt het overzichtelijker en goedkoper als je alleen de modules afneemt die je nodig hebt.

3. Welke koppelingen met andere pakketten zijn mogelijk? Denk aan de boekhouding, e-mail en telefoon.

4. Welke rapportagemogelijkheden zijn er? Rapporten geven je veel inzicht en kunnen je helpen om actie te ondernemen.

5. De prijs. De kosten van een pakket zul je in jouw besluit meenemen. Van de andere kant is wat je betaalt betrekkelijk: bedenk dat het CRM je tijd bespaart.

Welke CRM-software is geschikt?

Er zijn honderden aanbieders van oplossingen. Een groot gedeelte daarvan is ontwikkeld voor grote bedrijven met veel gebruikers. Echt geschikt voor de freelancepraktijk zijn er veel minder. Wij komen tot een top 3.

Freshsales

Dit is een heel goed pakket in de breedte, waarschijnlijk zelfs het beste. Met name in marketing en sales. De communicatie via e-mail, telefoon en chat is erg goed geïntegreerd. En ondanks alle functionaliteit is de bediening eenvoudig.

• Prijs per maand voor 1 gebruiker: € 15,00

• Gratis proefperiode: 21 dagen

Zendesk

Dit is een heel goede oplossing met veel functionaliteit en veel mogelijkheden voor koppelingen met andere software. Vooral de e-mailfunctionaliteit blinkt uit. Een nadeel is dat de factureringsfunctie beperkt is.

• Prijs per maand voor 1 gebruiker: € 19,00 per licentie

• Gratis proefperiode: 14 dagen.

Zoho CRM

Zoho is erg geschikt voor de commercie en biedt daarnaast een goed systeem voor urenregistratie. Zoho biedt nu met Bigin ook een beperkte variant, met minder functionaliteit. Het is speciaal ontwikkeld voor kleine bedrijven. Daarvan is de prijs per maand per licentie: € 7,00.

• Prijs per maand voor 1 gebruiker: € 14,00

• Gratis proefperiode: 15 dagen.

Welk CRM-pakket kies je?

Uit de honderden aanbieders hebben we 3 pakketten geselecteerd die voor freelancers heel geschikt zijn: Freshsales, Zendesk en Zoho CRM.

Jouw keuze

• Freshsales is in de breedte het beste pakket voor de freelancepraktijk.

• De e-mailfunctionaliteit is het beste in Zendesk.

• Als een goede urenregistratiefunctie belangrijk voor je is, is Zoho CRM de beste keuze.

• De abonnementsprijzen verschillen niet zoveel. Zoho heeft met Bigin wel een pakket voor een veel lager bedrag dan de 3 hier besproken pakketten.

Naast CRM-sofware zijn er meer handige tools die jouw leven vereenvoudigen. Ben je bijvoorbeeld benieuwd welk boekhoudprogramma geschikt is voor jou?