Videoconferencing software voor freelancers: de 3 beste tools

13 januari 2022Roel van den Wildenberg

Videoconferencing kan je als freelancer veel voordelen bieden. Toch heeft het ook wel wat nadelen. En iedere tool heeft ook zijn beperkingen en zijn eigen specifieke kenmerken. Welke online vergadertool past het beste bij jou en bij jouw gebruik?

Videoconferencing tools vergeleken

De inzet van software voor online vergaderen is de laatste jaren enorm toegenomen. Ook in
de praktijk van freelancers is videoconferencing niet meer weg te denken. De 3 meest gebruikte tools zijn Google Meet, Microsoft Teams en Zoom. Alle 3 de tools zijn in populariteit gegroeid en verder ontwikkeld. Maar vooral het gebruik van Zoom is recent explosief gegroeid.

Welke tool voor jou het best is hangt natuurlijk vooral af van jouw eigen situatie. Later gaan we uitgebreider in op de mogelijkheden van elke tool. En op hoe je voor jezelf de afweging maakt.

Kortgezegd zijn Meet en Zoom gebruiksvriendelijk en daardoor laagdrempelig te gebruiken. Teams biedt juist heel veel mogelijkheden, die veel verder gaan dan alleen online overleggen. In die mogelijkheden moet je je verdiepen om ze te kunnen gaan gebruiken. En dat maakt Teams net wat minder toegankelijk dan de andere 2 tools.

Wat komt er kijken bij videobellen?

Als freelancer gebruik je natuurlijk veel hulpmiddelen om je te ondersteunen of om het je gemakkelijk te maken.

Je maakt vast ook al gebruik van videoconferencing. Sommige zelfstandigen zullen het af en toe gebruiken, anderen zetten het vaak in. Sinds de coronapandemie is het gebruik alleen maar toegenomen. Het voordeel van online overleg is duidelijk: time management. Je bespaart om te beginnen op de reistijd. Daarnaast verlopen vergaderingen online meestal efficiënter en duren ze daardoor korter. Ook dat levert tijdsbesparing op.

Dat maakt ook meteen de keerzijde duidelijk: het menselijke contact is minder. De non- verbale communicatie komt veel minder goed over. En door de efficiency is er minder aandacht voor small talk en voor de relatie. In bepaalde situaties werkt een persoonlijk gesprek dan ook beter.

Wanneer kies je voor videobellen? En wanneer juist niet?

Je kiest voor een videogesprek omdat het efficiënter is en gemakkelijk even tussendoor kan. Bij online communicatie blijft het menselijk contact beperkter dan "in het echt".

Er zijn situaties waarin de relatie en de non-verbale communicatie erg belangrijk zijn. Voor bijvoorbeeld een moeilijke boodschap is de non-verbale communicatie belangrijk. Die boodschap is beter over te brengen in een persoonlijk gesprek. En voor een kennismaking kan een online gesprek ook een belemmering zijn. Maar een fysieke meeting is niet altijd mogelijk. Als aanvulling op de fysieke meetings, kan online vergaderen goed werken. Als je overlegt met iemand die je al wat beter kent, dan kan de drempel voor online veel lager worden.

Nog een tip: plan ook af en toe een face-to-facegesprek met mensen die je vaak online spreekt.

Bereid je je op een videogesprek anders voor dan op een fysiek gesprek?

Om te beginnen: neem een videogesprek net zo serieus als een fysiek gesprek. En misschien zelfs nog wel serieuzer. Juist vanwege de efficiency en de mindere non-verbale communicatie luistert het bij een videogesprek nog nauwer.

Bereid je net zo goed voor als bij een echt gesprek. Probeer om de videogesprekken niet direct op elkaar aan te laten sluiten. Plan wat tijd tussen de gesprekken in. Zo kun je je losmaken van het vorige gesprek en heb je tijd om je voor te bereiden op het volgende.

De 3 meest gebruikte tools voor videoconferencing

Door de voortschrijdende technologie zijn de tools niet alleen verbeterd en de functionaliteiten uitgebreid, ze zijn ook betaalbaarder geworden. Er zijn oneindig veel tools beschikbaar. Om het overzichtelijk te houden, hebben we de 3 bekendste en meest gebruikte oplossingen voor je onder de loep genomen. De tools die we in dit artikel behandelen zijn, in alfabetische volgorde:

Google Meet (100 miljoen)
Microsoft Teams (200 miljoen miljoen)
Zoom (300 miljoen)

Om je een idee te geven van de populariteit, staat tussen haakjes het geschatte dagelijkse aantal gebruikers.

Google Meet

Google Meet is de zakelijke software van Google voor videobellen. De toegang van Meet is laagdrempelig, want met je Google-account gebruik je Meet in je webbrowser. Je hoeft dus geen speciale tool te downloaden om te starten.

Voordelen

Laagdrempeligheid: met een Google-account en een webbrowser start je een overleg en deelnemers doen mee door op een link te klikken.
Een veilige toegang is gewaarborgd: een deelnemer moet worden toegelaten door de organisator. Meet biedt de mogelijkheid tot 250 deelnemers per videocall.
Integratie met andere onderdelen van Google, zoals Agenda en Drive. Je kunt in een sessie bijvoorbeeld samenwerken aan bestanden in Google Drive.

Nadelen

Het werkt niet in alle internetbrowsers, wel in Chrome, Firefox en Edge.
Je betaalt per maand en per gebruiker. Na een gratis proefperiode is dat € 4,68 per maand, per gebruiker.

Microsoft Teams

De meeste freelancers zullen Teams niet speciaal aan te hoeven schaffen. En de functionaliteit gaat veel verder dan die van een vergadertool. Het is een platform voor samenwerking en het delen van informatie.

Voordelen

Als je Office gebruikt, beschik je al over Teams. Je hoeft het dus niet apart aan te schaffen.
Je kunt er veel meer mee dan alleen online vergaderen. Je kunt bijvoorbeeld de vergaderstukken in Teams overzichtelijk opslaan. Zo kun je het e-mailverkeer danig terugbrengen.
Door de integratie in Office, combineert Teams gemakkelijk met de andere onderdelen van Office.

Nadelen

Deelnemers hebben een Microsoft-account / Office nodig. Dat kan een drempel zijn.
Teams biedt zoveel functionaliteit, dat het wat onoverzichtelijk kan worden.

Zoom

Het gebruik van Zoom is de laatste jaren explosief gegroeid. De tool is heel gebruiksvriendelijk, je hebt bijvoorbeeld geen account nodig. De organisator maakt een meeting link, waarop je als deelnemer kunt klikken. Je kunt voor het gebruik de app downloaden, maar Zoom werkt ook prima in je internetbrowser.

Voordelen

Het is gebruiksvriendelijk omdat je geen account nodig hebt en je deelnemers kunt uitnodigen met een meeting link.
Het delen van bestanden en presentaties gaat gemakkelijk. Verder heeft Zoom handige extra functionaliteiten, zoals het houden van een poll tijdens een bijeenkomst en het gebruik van een whiteboard.
De tool werkt in een internetbrowser, dat maakt het laagdrempelig. Zoom werkt niet in alle browsers, wel in Chrome, Safari en Firefox. Als je niet de beschikking hebt over één van deze browsers, kun je altijd de gratis app downloaden.
De basisversie is gratis.

Nadelen

De basisversie kent wel wat beperkingen. Vooral de maximale duur van een vergadering van 40 minuten kan onhandig zijn. Betaalde versies voor de organisator zijn er vanaf € 13,99 per maand.
Het imago van Zoom heeft een deuk gekregen door discussie over de veiligheid. In sommige situaties lukte het niet-uitgenodigden toch om toegang te krijgen. Zoom zegt dat dat probleem is opgelost. Verder kun je paswoordtoegang toevoegen aan een vergadering.

Welke online vergadertool kies je als freelancer?

We hebben je een idee gegeven van de 3 bekendste tools voor videobellen software. Maar hoe maak je nou een keuze voor jezelf? Wat is voor jou de meest geschikte oplossing? Dat hangt natuurlijk vooral af van jouw behoeften en van jouw gebruik. Wanneer zet je een videogesprek in? Voor overleg met mensen waarmee je samenwerkt? Of ook om te videobellen met potentiële opdrachtgevers?

De voor- en nadelen van de 3 verschillende oplossingen hebben we besproken. Aan de hand van de belangrijkste daarvan bekijken we wat de beste oplossing is. En als je de beschikking hebt over alle 3 de tools, dan kun je per situatie afwegen welke je gebruikt.
Welke tool kies je?

Als je Office gebruikt en je wilt online vergaderen met mensen die dat ook doen, dan is Teams voor de hand liggend. Niemand hoeft dan nog extra actie te ondernemen of extra kosten te maken.
Overleg met mensen die geen Office gebruiken of waarvan je dat niet weet, is juist gemakkelijker met Meet en Zoom. Je kunt de deelnemers dan immers een url sturen waarmee ze direct kunnen deelnemen.
De maximale gespreksduur bij een gratis Zoomaccount is 40 minuten. Voer je gesprekken die langer kunnen gaan duren, dan is een gratis Zoomaccount niet handig.
Als je tijdens overleggen gezamenlijk wil werken aan documenten, dan hebben Meet en Teams de voorkeur. Met Meet kun je in Google-documenten werken en in Teams aan Office-documenten.
Wil je tijdens een overleg gebruik maken van een online poll onder de deelnemers? Of wil je brainstormen en de aantekeningen direct op een whiteboard delen met alle deelnemers? Deze extra functionaliteit maakt Zoom dan de juiste keuze.
Bestanden delen werkt bij alle 3 de tools prima, maar is zeker bij Zoom heel laagdrempelig.
Mobiel deelnemen kan met alle 3 de tools. Voor Teams en Zoom moet je daarvoor een app installeren. Daarin is Meet dus wat laagdrempeliger. Ook die werkt overigens op mobiel beter door de app te gebruiken, maar het kan dus ook in een internetbrowser. Let wel op dat je Chrome, Firefox of Edge gebruikt.