Wat is het beste Office pakket voor freelancers?
Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je tools. Een werktelefoon bijvoorbeeld, je laptop en bijbehorende programma’s. Wat is het beste Office pakket voor freelancers? Zijn er alternatieven? Kun je uit de voeten met een gratis pakket? Hoe zit het met Outlook? En welke clouds kun je gebruiken om werk te delen? Met deze tips kun je eenvoudig werken waar en wanneer wilt!
Een softwarepakket voor freelancers
Freelancers die hun werkzaamheden op een computer of laptop verrichten kunnen niet zonder goede tekstverwerkingssoftware! Microsoft Office 365 en Google Workspace bijvoorbeeld, die vertrouwde programma’s bieden zoals Word, Excel en PowerPoint.. Met een dergelijk pakket kun je zorgeloos documenten maken en uitwisselen. Het zijn de meest gebruikte programma’s wereldwijd, waardoor je vrijwel zeker weet dat je klanten en externe collega’s de documenten kunnen openen. Voordat je een softwarepakket kiest is het verstandig om de volgende zaken voor jezelf op een rij te zetten:
● welke programma’s heb je nodig?
● werk je met Windows of Apple?
● hoeveel gebruikers wil je toegang geven tot het pakket?
● wat wil je maximaal uitgeven?
Office 365 of Google Workspace?
Er zijn verschillende softwarepakketten voor professionals, Office 365 en Google Workspace (voorheen G Suite) worden het meest gebruikt. Een Office pakket voor zakelijke gebruikers - Microsoft 365 Business Standard - kost € 149,99 voor één jaar. Dat komt neer op € 12,50 per maand. Voor onbeperkt gebruik kun je ook kiezen voor een eenmalig Office pakket á € 299,99. Google Workspace biedt drie mogelijkheden voor zakelijke gebruikers: Business Starter (€ 4,68 per maand), Business Standard (€ 9,36 per maand) en Business Plus (€ 15,60 per maand). Om je een beeld te geven van de tools en opslag die je hiervoor krijgt, hebben we de voordelen per pakket voor je op een rij gezet.
De voordelen van Office 365
● Al je apps gesynchroniseerd
Met Microsoft 365 kun je any place, any time wijzigingen doorvoeren. De apps zijn namelijk gesynchroniseerd. Je kunt dus op je telefoon, tablet en pc, vanaf elke locatie wijzigingen aanbrengen, die vervolgens automatisch overal worden doorgevoerd. Je agenda, mail en documenten bijvoorbeeld.
● Overzicht in de kosten
Met Microsoft 365 betaal je per gebruiker per maand. Als freelancer zul je in de meeste gevallen voor één gebruiker kiezen. En wil je jouw pakket upgraden? Dan kan dit eenvoudig zonder extra kosten.
● Veel opslagruimte
Zelfs bij de goedkopere (thuisabonnementen) van Office 365 zit al 1 TB opslagruimte. In vergelijking met de gemiddelde smartphone, staat 1 TB gelijk aan ongeveer 8 (128 GB) iPhones. Meer dan voldoende voor al je zakelijke documenten dus!
● Efficiënter vergaderen
Met programma’s als OneNote, PowerPoint, Outlook, SharePoint Online en Teams kun je sneller en efficiënter vergaderen. Bij Microsoft Teams kunnen zelfs maximaal 300 mensen tegelijkertijd aan het gesprek deelnemen. Uit recent onderzoek* van onderzoeks- en adviesbureau Forrester is gebleken dat je met vergaderen in Teams wekelijks bijna twee uur bespaart!
De voordelen van Google Workspace
● Overal workspace
Google Workspace werkt altijd en overal, vanaf elke locatie en met elk device. Daarnaast biedt Google 24/7 hulp en ondersteuning voor Google Workspace gebruikers.
● Nóg meer opslagruimte
De businesspakketten van Google Workspace hebben 30GB (Business Starter), 2TB (Business Standard) en 5TB (Business Plus) opslagruimte. Dit is in verhouding meer opslagruimte dan bij Office.
● Online meeten
Afhankelijk van jouw versie van Google Workspace, bevat Google Meet (de Google-variant van Teams) ook geavanceerde functies zoals maximaal 250 deelnemers per vergadering, vergaderingen opnemen en livestreamen tussen collega's onderling.
● De ultieme zoekfunctie
Een hele fijne functie van Google, tegenover Office 365, is de geavanceerde zoekmogelijkheid. Zo kun je in Google Docs bijvoorbeeld elk woord intikken dat je wilt en in een paar klikken alle documenten die je ooit hebt gemaakt terugvinden.
Gratis Office pakketten
Office 365 en Google Workspace zijn een wereldwijd fenomeen. Door de jaren heen zijn verschillende versies op de markt gebracht, die steeds meer zijn toegespitst op de wensen van professionele gebruikers. Wil je niet direct geld uitgeven aan een softwarepakket, maar wel de nodige bedrijfsdocumenten opstellen? Dan zijn er ook gratis alternatieven. Microsoft Office Online, Google Docs, Zoho Workplace en FreeOffice om maar een paar voorbeelden te noemen.
Een nadeel van deze gratis software is dat sommige functies exclusief beschikbaar zijn in de betaalde versie. Vooral in PowerPoint levert dit de nodige beperkingen op. Zo kun je bijvoorbeeld geen video invoegen in je presentatie en geen audio-opnames toevoegen. In de online versies van Word heb je o.a. niet de mogelijkheid om een tekst als quote in te stellen, kun je geen cover pages maken, geen index, lijsten en referenties en geen gebruik maken van de Learning tools.
Outlook in Office pakket voor freelancers?
Een ander aandachtspunt bij het kiezen van een Office pakket voor freelancers is je mailbox. Als je een eigen website hebt, dan krijg je hier ook e-mailaccounts bij die eindigen op @jouwwebsite.nl. Die kun je activeren in je hostingpakket en vervolgens bezoeken via je webbrowser. Dit werkt op zich prima, maar is niet ideaal. Voor meer inzicht, overzicht en de mogelijkheid om je mailbox te connecten met relevante apps (Teams en je Agenda bijvoorbeeld) kies je voor een persoonlijke informatiemanager, zoals Outlook. Outlook zit standaard in ieder Microsoft Office pakket, behalve in Office Thuisgebruik en Studenten. Microsoft 365 Business Standard en Office Thuisgebruik en Zelfstandigen beschikken beiden wél over Outlook. Google werkt met een Google-account en eigen apps. Voor mailverkeer gebruik je GMail. Er is wel een app voor je telefoon en tablet, maar geen persoonlijke informatiemanager voor de pc.
Cloud-oplossingen
Als freelancer werk je ook - meer dan gemiddeld - samen met anderen. Je werkt immers voor verschillende opdrachtgevers en bent als specialist binnen jouw vakgebied vaak een schakel van een groter geheel. Hiervoor kun je share apps (of samenwerkingsapps) gebruiken. De Cloud-oplossingen van Microsoft, Google en Apple bijvoorbeeld: Microsoft OneDrive, Google Drive en iCloud. In de Cloud kun je mappen aanmaken en delen met andere gebruikers. Je kunt hier elke vorm van content delen: foto, video, audio en tekst. Elk Microsoft- en Apple-account begint met 5GB gratis opslagruimte, een Google-account met 15GB gratis opslag. Wil je meer GB’s, dan kun je dit betaald upgraden. Bij Microsoft kost 100GB opslagruimte € 2,00 per maand. Dit is niet uit te breiden. Bij Google betaal je € 1,99 euro per maand voor 100GB opslagruimte, € 9,99 per maand voor 1TB en € 99,99 per maand voor 10TB. En bij Apple krijg je 50 GB aan iCloud-opslag voor € 0,99 per maand. 200GB voor € 2,99 euro per maand en 2 TB aan iCloud-opslag voor € 9,99 euro per maand.
Projectmanagement tools voor freelancers
Samen de planning en productiviteit bijhouden kan ook. In applicaties als Asana en Trello kun je digitale takenborden aanmaken, die je deelt met de gewenste medegebruikers. Het fijne van dit soort productiviteitsapps is dat je een opdracht hierin volledig kunt plannen, toewijzen en afvinken: van de briefing tot en met de oplevering. Zowel Asana, als Trello hebben een gratis versie en een pro pakket, waarbij je in de proversie meer gebruikers kunt toevoegen en je dashboard tot in de puntjes kunt automatiseren en personaliseren.