Toegang tot systemen, gebouwen en ruimtes verlenen aan zzp’ers
Als je freelancers inhuurt, krijg je te maken met systeemtoegang en toegang tot ruimtes en gebouwen. De freelancer heeft toegang nodig om zijn of haar opdracht uit te voeren. Maar hoe organiseer je die toegang als opdrachtgever? Is dat anders dan voor je eigen personeel?
Hoe verschillen toegangsmaatregelen voor freelancers?
In principe werken beveiliging en toegang tot systemen en ruimtes bij freelancers hetzelfde als voor werknemers. Het belangrijkste verschil is vaak de duur van de toegang, want freelancers werken doorgaans korter bij je organisatie.
Toegang op basis van need-to-know is gangbaar. Je geeft de freelancer toegang tot systemen en ruimtes die hij of zij nodig heeft voor de opdracht. Als er tussentijds zaken veranderen, doe je aanpassingen op de systeemtoegang en rechten. Afspraken rondom toegang en andere beveiligingsmaatregelen leg je vast in jullie overeenkomst van opdracht, eventueel met een geheimhoudingsverklaring.
Nadat een opdracht afgerond is maak je de toegang ongedaan, want de freelancer heeft immers geen toegang meer nodig. De gevolgen van onnodige of oneigenlijke toegang kunnen enorm zijn.
Toegang voor de freelancer
Als opdrachtgever geef je de freelancer het vertrouwen door hem of haar een opdracht te gunnen. Wat betreft toegang tot systemen en ruimtes geldt hetzelfde. Je geeft de freelancer het vertrouwen om hier verantwoordelijk mee om te gaan. Het organiseren van systeemtoegang en toegang tot ruimtes en/of gebouwen is onderdeel van de onboarding van de freelancer.
Toch is het handig om maatregelen te nemen om problemen voor te blijven. Dat is niet anders dan bij je werknemers in loondienst.
Algemene richtlijnen voor toegang voor freelancers
In veel gevallen is het grootste verschil tussen freelancers en werknemers dat de eerste doorgaans een kortere periode voor je werkt. Daarop pas je de maatregelen aan.
Need-to-know
Het eerste uitgangspunt is het zogenaamde need-to-know-principe. Je verleent de freelancer toegang tot systemen, informatie en ruimtes die hij of zij nodig heeft voor de opdracht. Niet meer en niet minder.
Zo voorkom je dat informatie of bedrijfsmiddelen beschikbaar zijn die de freelancer niet nodig heeft en komen ze ook niet in verkeerde handen.
Bijkomend voordeel is dat je makkelijker overzicht houdt op wie waar actief is. Zeker als je meerdere freelancers inhuurt kan dit een voordeel zijn.
Toegang intrekken na beëindiging van de opdracht
Een veelgemaakte fout is om toegangsrechten niet of niet direct in te trekken na het einde van de opdracht. Zelfs als er geen opzet in het spel is kan er iets misgaan wanneer je dit niet doet.
In geval van accounts zouden derden hiervan misbruik kunnen maken, bijvoorbeeld wanneer de computer van de freelancer gehackt wordt.
Om dit te voorkomen trek je toegangs- en systeemrechten in zodra de freelancer de opdracht heeft uitgevoerd.
Eigen computer of bruikleen
De freelancer gebruikt vaak zijn of haar eigen laptop en software. Deze is echter niet vanzelfsprekend even goed beveiligd en geüpdatet als de computers en laptops in je eigen bedrijf. Daarom is het soms handig om de freelancer een computer of laptop in bruikleen te geven.
Hiermee voorkom je dat een potentieel onveilige computer verbinding maakt met jouw netwerk, met alle risico's van dien. De gevolgen van een virus of andere digitale bedreiging zijn vaak tijdrovend en kostbaar omdat je bedrijfsnetwerk of apparatuur niet of verminderd beschikbaar is.
Toegang tot ruimtes en gebouwen beheren
Naast systeemtoegang heeft de freelancer wellicht ook fysieke toegang tot ruimtes en gebouwen nodig. Ook hier is het need-to-know-principe een prima uitgangspunt. Je verleent de freelancer toegang tot de ruimtes die hij of zij voor de opdracht nodig heeft.
Elektronische systemen met digitale toegangspas zijn hiervoor ideaal. Je bepaalt zelf welke ruimtes of zones toegankelijk zijn en welke niet. Zo bescherm je gevoelige informatie en bedrijfsmiddelen tegen oneigenlijk gebruik.
Bovendien kun je de toegang met dit soort systemen vaak laten verlopen op een datum die je zelf kiest. Na het vervullen van de opdracht komt de freelancer de bewuste ruimtes niet meer binnen met de toegangspas.
Ook in het geval dat hij of zij een toegangspas verliest, kan er niets misgaan omdat de toegangsrechten al ingetrokken zijn.
Afspraken vastleggen
Afspraken die je met een freelancer maakt over veiligheid, toegang en geheimhouding neem je uiteraard op in de overeenkomst van opdracht.
Eventueel zou je een extra maatregel kunnen toevoegen in de vorm van een geheimhoudingsbeding, bijvoorbeeld als een freelancer met bedrijfsgeheimen of vertrouwelijke informatie werkt. Geheimhouding geldt ook na beëindiging van de opdracht, waarmee je problemen achteraf borgt.
Toegangsmaatregelen voor freelancers
Als opdrachtgever hoef je voor de freelancer in principe geen andere maatregelen te nemen dan voor werknemers in loondienst. Je organiseert toegang tot systemen en gebouwen door een aantal maatregelen te nemen:
-
Verleen alleen toegang tot systemen, informatie en ruimtes die de freelancer nodig heeft voor de opdracht
-
Neem afspraken over toegang op in de samenwerkingsovereenkomst
-
Verstrek een computer in bruikleen als je je bedrijfsnetwerk optimaal wilt beschermen
-
Heeft de freelancer te maken met bedrijfsgeheimen? Neem in dat geval een geheimhoudingsbeding op in de overeenkomst.