De contractuele vereisten voor het inhuren van freelancers
Je besluit een freelancer in te huren voor die ene klus waar je de mankracht of specialisatie niet voor hebt. Dus is het tijd om een contract op te stellen. Maar welke onderdelen zijn verplicht in een freelance contract? We noemen een aantal punten die voor zowel opdrachtgever als freelancer belangrijk zijn.
Weinig contractuele vereisten, maar duidelijkheid geeft rust
Er zijn weinig contractuele vereisten voor een freelance contract. Het opstellen van een goed contract is dan ook relatief simpel. Maar voor een goede samenwerking is het wel belangrijk om je zaken onderling goed vast te leggen. Een gedetailleerd contract geeft voor beide partijen duidelijkheid en voorkomt meningsverschillen achteraf of tijdens het freelance project.
In een freelance contract sluit je een fictief dienstverband uit. Hiermee voorkom je onnodige kosten. Je geeft de zzp’er bijvoorbeeld de ruimte om werkzaamheden uit te besteden en/of naar eigen inzicht uit te voeren. Een duidelijk contract laat ook zien wat je van de freelancer verwacht en bevat informatie over het intellectueel eigendom, aansprakelijkheid en de geheimhoudingsplicht.
Contractuele vereisten freelance contract
Met het inhuren van een zzp’er hoef je geen rekening te houden met het arbeidsrecht. Er zijn dan ook weinig regels voor het opstellen van een freelance contract. Dit is een voordeel, maar ook een nadeel. Enerzijds bespaart dit je tijd. Anderzijds heb je ook te maken met risico’s.
Heb je je zaken niet goed op orde, dan besluit de Belastingdienst bijvoorbeeld dat je toch werkgever bent en niet opdrachtgever. Dit brengt veel onnodige kosten met zich mee.
Echte contractuele vereisten zijn er dus niet, maar het is verstandig om de volgende dingen in het freelance contract te verwerken.
Zelfstandigheid freelancer
Een van de belangrijkste redenen voor het opstellen van een freelance contract is het uitsluiten van een verkapt dienstverband. Werk je langdurig samen met een freelancer en behandel je deze als een werknemer, dan vindt de Belastingdienst in sommige gevallen dat er sprake is van een verkapt dienstverband. In dit geval moet je allerlei belastingen terugbetalen die je zou hebben betaald voor een werknemer in loondienst inclusief boetes.
Dit voorkom je door één of meerdere van de criteria voor een verkapt dienstverband uit te sluiten.
-
Recht op loon: de vergoeding die je betaalt voor arbeid is hoger dan de onkosten van de freelancer
-
Persoonlijke arbeid: de freelancer verricht de werkzaamheden uitsluitend zelf. Uitbesteden aan derden gebeurt enkel in overleg met de opdrachtgever.
-
Gezagsverhouding: als opdrachtgever bepaal je hoe de freelancer de werkzaamheden uitvoert
Blijkt uit het contract of uit de praktijk dat deze drie criteria allemaal van toepassing zijn, dan is er voor de Belastingdienst sprake van verkapt of fictief dienstverband. Zorg er dus voor dat het contract tussen je organisatie en de freelancer een of meerdere van deze criteria tegenspreekt.
Hoewel het loon criterium altijd van toepassing is, zijn de laatste twee uit te sluiten. Geef de freelancer bijvoorbeeld de ruimte in het uitvoeren of uitbesteden van de werkzaamheden.
Werkzaamheden en vergoeding
Elke zzp’er heeft een eigen manier van werken. Daarom is het belangrijk om als opdrachtgever duidelijk te omschrijven wat de opdracht inhoudt en wat je van de freelancer verwacht.
Licht in het contract toe welke werkzaamheden binnen de opdracht vallen. Zet er ook bij welke werkzaamheden tegen welke bedragen op de factuur moeten komen en welke onkosten eventueel zijn inbegrepen. Duidelijkheid voorkomt veel kosten en teleurstellingen achteraf.
Intellectueel eigendom
Er zijn meerdere vormen van intellectueel eigendom van freelancers zoals auteursrecht, octrooirecht en merkrecht. Heeft een freelancer iets bedacht, dan is het copyright daarmee ook van de freelancer.
Wil je als opdrachtgever het intellectueel eigendom behouden van dat wat freelancers in opdracht van je organisatie maken? Maak hier dan duidelijke afspraken over in het freelance contract.
Geheimhoudingsplicht
Om de werkzaamheden goed uit te voeren, geef je de freelancer inzage in vertrouwelijke stukken. Om te voorkomen dat essentiële informatie over je organisatie de wijde wereld in trekt, neem je in het freelance contract een geheimhoudingsplicht op. Dit is voor veel vormen van samenwerking een verstandige keuze.
Aansprakelijkheid
In het contract met een freelancer leg je ook vast wie er op welk moment aansprakelijk is. Hierbij hou je rekening met de algemene voorwaarden van de freelancer en met de daadwerkelijke risico’s die bij de opdracht horen.
Modelovereenkomst als uitgangspunt
Op de website van de Belastingdienst staan meerdere modelovereenkomsten. Is dit de eerste keer dat je een freelancer inhuurt? Gebruik dan een modelovereenkomst als basis voor het opstellen van je freelance contract. Veel van de noodzakelijke onderdelen van een freelance contract zijn hierin verwerkt.
Let er wel op dat je de modelovereenkomsten aanpast of compleet maakt voor de opdracht. In veel van deze modelovereenkomsten ontbreekt bijvoorbeeld een aansprakelijkheidsregeling.
Compleet contract voor een fijne samenwerking
Er zijn geen contractuele vereisten voor een freelance contract. Toch zijn er een aantal dingen waar je als opdrachtgever op moet letten bij het opstellen van een contract. Een goed freelance contract voorkomt onduidelijkheid achteraf.
Let bijvoorbeeld op het vermijden van een verkapt dienstverband door clausules op te nemen over de vrijheid in het uitbesteden en/of uitvoeren van het werk. Verwerk ook alle belangrijke informatie over de samenwerking in het contract. De inhoud van de werkzaamheden, het intellectueel eigendom, de geheimhoudingsplicht en aansprakelijkheid zijn belangrijke aspecten in een contract met een freelancer.
Ben je van plan om een freelancer in te huren? Maak vooraf goede afspraken over de samenwerking. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.