Hoe helpt een virtual assistent jou verder als freelancer?

28 juli 2022Marlouk Rodijk

Bij een virtual assistant denk je al gauw aan chatbots van bedrijven en overheidsinstellingen die je met behulp van een paar multiplechoice vragen doorsturen naar de juiste medewerker. Dit beeld klopt niet. Een virtual assistant is namelijk een echt persoon, een professional die jou op afstand ondersteunt met terugkerende taken. Welke taken kun je uitbesteden? Wat kost een persoonlijke assistent op afstand? En wat levert het jou als freelancer op?

Een virtual assistant voor freelancers

Een virtual assistant helpt je om zaken waar je niet aan toe komt of die je liever uitbesteedt uit te voeren. Hij/zij werkt op afstand en wordt op freelancebasis ingehuurd voor een X aantal uren per week of per maand. Hiermee bespaar je enerzijds een hoop tijd, die je kunt investeren in bijvoorbeeld het uitbreiden van werk in opdracht. Anderzijds werkt het ook in je voordeel als je bepaalde taken onderbrengt bij iemand die hier in is gespecialiseerd. Er zijn verschillende soorten virtual assistants. Wij helpen je met tips voor het vinden van de juiste professional.

Wat is een virtual assistant?

Een virtual assistant is een assistent op afstand, die ondernemers werk uit handen neemt. Hierbij moet je denken aan terugkerende taken waar je zelf niet aan toe komt of waar je je liever niet mee bezig houdt, omdat je je tijd beter kunt investeren. Virtual assistants werken op zelfstandige basis, meestal freelance, en kunnen hierdoor ook worden ingezet als sparringpartner om te brainstormen over komende en lopende projecten. Kies je ervoor om samen te werken met een assistent die binnen dezelfde branche als jij actief is? Dan kun je ook specifieke taken binnen een opdracht uitbesteden. De V.A. neemt dan bijvoorbeeld de marketing binnen het project over en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever.

Wat doet een virtual assistant precies?

Het takenpakket van een virtual assistant is breed. Je kunt het vergelijken met een secretaresse op afstand. Zaken die je kunt uitbesteden zijn bijvoorbeeld: agenda- en e-mailbeheer, social media management, website-onderhoud, je planning, administratie, SEO, SEA, freelance acquisitie en elke andere taak binnen jouw freelance onderneming.

Waarom zou je als freelancer een virtual assistant inhuren?

Het inhuren van extra handjes zorgt ervoor dat jij meer tijd overhoudt om je te focussen op hetgeen waar je goed in bent. En kies je voor iemand die gespecialiseerd is in bepaalde vakgebieden? Dan helpt de assistant je ook om te groeien als professional. Iemand met veel kennis en ervaring op het gebied van SEO, SEA, social media, boekhouding of een andere taak die je wilt uitbesteden geeft jouw business ook een boost met zijn of haar expertise.

De voor- en nadelen van een virtual assistant

Overweeg jij om een digitale office manager in te huren, maar wil je eerst de voors en tegens voor jezelf afwegen? Wij hebben ze voor je op een rij gezet.

De voordelen van een virtual assistant

Tijdwinst: je bespaart als freelancer tijd als je bepaalde zaken uitbesteedt. Die kun je gebruiken om je te focussen op jouw hoofdtaken.
Overzicht: het structureren van taken zorgt ervoor dat je weer meer inzicht en overzicht hebt in je business. Dit kun je gebruiken om te groeien.
Een lager stresslevel: meer tijd en overzicht zorgt ervoor dat je stresslevel daalt. Je hebt minder deadlines en meer focus op hetgeen waar je goed in bent en wat je leuk vindt om te doen.
Meer inkomsten: als je een virtual assistant op de juiste manier inzet, kun je meer taken afstrepen dan wanneer je hier in je eentje aan werkt. Dit betekent dat je meer declarabele uren kunt draaien en meer inkomsten genereert.

De nadelen van een virtual assistant

Je moet tijd investeren: als je taken uit handen wilt geven, moet je assistant op de hoogte zijn van het reilen en zeilen binnen jouw bedrijf. Dit kost de nodige inwerktijd.
Je moet geld investeren: iemand inhuren voor taken die je zelf niet uitvoert, betekent dat je hier budget voor moet vrijmaken, maar als je het slim aanpakt verdient dit zichzelf weer terug!

Wat kost een virtual assistant?

Virtual assistants worden meestal op freelance-basis ingehuurd. Als zzp’er kun je geen personeel aannemen en is dit sowieso je enige optie. De uurprijs varieert hierbij van € 22,50 tot € 70,- per uur. Die is o.a. afhankelijk van de werkervaring, de diploma’s, het aantal uren dat je hem of haar inzet en de branche waarin je actief bent. Voor kleine basistaken betaal je een lager uurtarief dan voor werk dat om meer kennis en expertise vraagt. Verder rekenen sommige virtual assistants een hoger tarief voor werkuren in het weekend.

Naast een financiële vergoeding, kost een assistant op afstand ook een investering in tijd. Je zult hem/haar wegwijs moeten maken in jouw bedrijf en workflow. Sommige taken kan iemand zonder problemen oppakken vanuit zijn of haar werkervaring, denk bijvoorbeeld aan: administratieve taken of het beheren van je planning. Voor andere werkzaamheden moet de virtual assistant jouw bedrijf en de tone of voice eerst beter kennen: voor websitebeheer bijvoorbeeld, social media management en klantcontact.

Het verschil tussen een personal en virtual assistant

Wij vergeleken een virtual assistant in dit artikel al een paar keer met een personal assistant of secretarres, maar er is een belangrijk verschil. Virtual assistants werken altijd ‘virtueel’, oftewel: op afstand. Jullie contact verloopt digitaal en wellicht zo nu en dan telefonisch. Een personal assistant, de naam zegt het al, is een persoonlijke assistent. Dit is iemand die je persoonlijk bijstaat bij het uitvoeren van werkzaamheden. Hij/zij zit (deels) bij jou op kantoor en jullie kunnen snel schakelen over grote en kleine vraagstukken binnen het bedrijf. Je kunt een PA vergelijken met een office manager. Personal assistants worden meestal ook niet voor enkele uren per week ingehuurd, maar vervullen een vast functie op kantoor.

Het cv van een virtual assistant

Een virtual assistant kan verschillende opleidingen en werkervaringen op zijn of haar cv hebben staan. Het ligt er maar net aan op welk gebied je hulp zoekt. Zo zijn er virtual assistants met een achtergrond in de IT, in de marketing, copy, administratie en boekhouding. Er is geen specifieke opleiding tot virtual assistant, de functie is ontstaan vanuit een behoefte aan hulp bij terugkerende taken. Dit kan van alles zijn. Wil je een virtual assistant inhuren? Denk dan vooraf goed na over waarvoor je hem/haar gaat inzetten en check het cv op deze kennis en ervaring.

Verschillende soorten virtual assistants

We noemden net al een paar voorbeelden van vakgebieden waarvoor je een virtual assistant kunt inhuren: binnen de IT, marketing, copy, administratie en boekhouding bijvoorbeeld. Er zijn namelijk verschillende soorten assistenten. Elk met hun eigen kennis en werkachtergrond. Maar naast de opleiding en werkervaring, zijn er ook competenties waarover elke virtual assistant moet beschikken om zijn of haar werk tot een succes te maken. Communicatieve vaardigheden zijn hier een goed voorbeeld van. Het is namelijk belangrijk dat jij en jouw klanten goed kunnen overleggen met je sidekick. Wat ook een grote rol speelt is het maken van een strakke planning en het halen van deadlines. Skills waar je verder aan moet denken zijn: de juiste salestechnieken, digitale en administratieve kennis en ambitie en enthousiasme om taken succesvol af te ronden.

Populaire virtual assistant diensten

Taken die vaak worden ondergebracht bij een VA zijn

Agendabeheer
E-mailbeheer
Het opstellen en bewaken van de planning
Websitebeheer
SEO en SEA
Administratieve taken
Klantcontact
Belastingzaken
Callcenter / klantenservice

Hoe vind je een virtual assistent?

Een virtual assistant vind je virtueel, oftewel: online. Er zijn speciale bemiddelingsbureaus, zoals Virtual Assistant Nederland, maar zelf op zoek gaan kan ook. Gebruik Freelance.nl bijvoorbeeld om een opdracht uit te zetten onder tienduizenden freelancers met kennis en ervaring binnen het juiste vakgebied. Het voordeel hiervan is dat je in de opdrachtomschrijving precies kunt aangeven waarvoor je ondersteuning zoekt en welke prijs je hiervoor biedt. De eerste opdracht plaatsen is gratis! Een zoekopdracht op Google kan natuurlijk ook, maar in dat geval moet je zelf, handmatig op zoek naar iemand die aan jouw verwachtingen voldoet. Dit kost relatief meer tijd en effort, dan wanneer je een bemiddelaar of platform inschakelt om de juiste kandidaten te filteren.

Tips voor een soepele samenwerking

Geschikte kandidaat gevonden? Dan is het belangrijk dat jullie goed op elkaar ingespeeld raken. Gebruik onze 4 tips voor een soepele samenwerking

1. Zorg voor een duidelijke taakverdeling

Voordat je goed kunt samenwerken is het van belang dat de rol en taken van de virtual assistant helder zijn. Probeer in goed overleg te kijken wat mogelijk is binnen de uren dat je hem/haar inhuurt en bundel taken binnen een vakgebied om het overzichtelijk te houden.

2. Zorg voor de juiste connecties

Om ervoor te zorgen dat een VA op afstand kan werken moet je hem/haar connecten met de juiste systemen, programma’s en opdrachtgevers. Zo kan de assistent zelfstandig aan de slag en heb jij geen omkijken naar deze taken.

3. Zorg voor korte lijnen

Zorg ervoor dat je goed bereikbaar bent voor degene die jouw taken overneemt. Er kunnen vragen komen die niet kunnen wachten tot morgen. Het is vervelend als je niet bereikbaar bent en de planning hierdoor in het geding komt.

4. Stel een samenwerkingsovereenkomst op

Stel een samenwerkingsovereenkomst op waarin je uitwerkt wat je van de virtual assistant verwacht, wat hij/zij van jou mag verwachten en welke vergoeding hier tegenover staat. Goede afspraken zorgen voor duidelijkheid voor beide partijen.

Groeien als freelancer met een virtual assistant

Met een virtual assistant aan je zijde kun je groeien als freelancer. Net als bij elke andere investering zul je er eerst tijd en geld in moeten steken, maar eenmaal begonnen verdient dit zich vanzelf terug. Denk na over hoe je rendabeler kunt werken. Welke taken kosten jou te veel tijd en energie? Kan iemand anders dit sneller en beter? En wat kun jij doen in de tijd die je overhoudt als een virtual assistant deze taken van je overneemt? Je zult zien dat het vaak een investering is die loont!