Hoe bepaal je als freelancer je prioriteiten?
Als freelancer komt er van alles op je af. Je werkt voor jezelf maar regelt daarnaast vaak ook je eigen administratie, belastingzaken en andere randwerkzaamheden. Binnen je vakgebied kun je ook verschillende routes kiezen om allround inzetbaar te zijn, maar wat is nu écht belangrijk voor jouw onderneming? Hoe bepaal je als freelancer je prioriteiten? We hebben een handige guideline voor je gemaakt.
Je prioriteiten bepalen als zzp’er
Je prioriteiten in kaart brengen geeft inzicht en overzicht. Door belangrijke en minder belangrijke zaken te ordenen, worden de grote lijnen van je onderneming zichtbaar en weet je waar je de focus op moet leggen als freelancer. Dit doe je door met een helikopterview naar zaken te kijken en vervolgens een strategisch plan van aanpak te maken. Het uitgangspunt hierbij is altijd succesvol ondernemen. In dit artikel vertellen we je wat prioriteiten opleveren, hoe je ze bepaalt, hoe je werk voor jezelf en voor klanten prioriteert en geven we handige methodieken die je helpen.
Wat leveren prioriteiten op?
Prioriteren geeft dus inzicht en overzicht en dat zorgt op haar beurt voor focus. Je concentreert je niet op (nutteloze) losse eindjes, maar op zaken die er echt toe doen. Dit geeft je de mogelijkheid om te vernieuwen, in jezelf en je bedrijf te investeren en/of externe hulp in te schakelen om rendabeler te werken, je hebt minder last van keuzestress, je bereikt je doelen sneller en boekt meer resultaten. Maar de grootste benefits van prioriteiten stellen zijn dat het rust geeft, de ruimte om je hart te volgen en ervoor zorgt dat je meer voldoening haalt uit de taken die er echt toe doen.
Hoe bepaal je prioriteiten voor je freelance doelen?
Om je prio’s inzichtelijk te maken, zul je zaken eerst goed op een rij moeten zetten. Hoe pak je dit aan? Wij hebben een stappenplan voor je gemaakt.
1. Maak een overzicht van al je to-do’s
Praktische lijstjes werken het best om dingen inzichtelijk te maken. Om een ranking van je taken te maken, moet je eerst helder hebben wat er allemaal op je to-do list staat. Zet ze uiteen in een digitaal bestand waar je altijd en overal bij kunt. In je digitale agenda bijvoorbeeld of in een speciale app.
2. Maak een inkomensplan
Groei begint met inzicht in je financiën. Als je weet wat er binnenkomt, kun je nadenken over middelen en mogelijkheden om hier meer uit te halen. Wat zijn je kosten en opbrengsten? Wat is ervoor nodig om je omzet naar € 50.000 of € 100.000 op jaarbasis te tillen? En hoeveel opdrachtgevers heb je nodig om dit doel te bereiken? Door je financiële zaken op een rij te zetten, weet je wat je moet doen om succesvoller te worden.
3. Je doelen bepalen
Om te weten waar jij je op gaat focussen binnen je bedrijf, moet je eerst helder hebben wat je wilt bereiken. Wil je bijvoorbeeld een breed dienstenaanbod of jezelf specialiseren binnen een vakgebied? Meer uit je marketing halen? Of heb je een duidelijk doel voor je jaaromzet? Zorg ervoor dat je dit zo duidelijk mogelijk formuleert.
Leestip: T-shaped marketing als freelance marketeer
4. De juiste filters
Filteren is de essentie van je freelance prioriteiten bepalen. Welke taken hebben voorrang en waarom? Waar besteed je meer tijd aan en waar minder? Je kunt pas filteren als je eerst je doelen hebt vastgesteld en de volgorde hiervan hebt bepaald. Deze combinatie van je doelen en rangorde vormen samen je prioriteitenfilter.
Klanten prioriteren
Werk je voor verschillende opdrachtgevers en willen ze allemaal snel schakelen en strakke deadlines? Om te bepalen wie je het eerst helpt, is het belangrijk dat je jouw klantenbestand ook prioriteert. Welke volgorde werkt het meest rendabel voor jou? En hoe kun je je planning zo efficiënt mogelijk inrichten? Een veelgebruikt model om klanten te ordenen is de ABC-analyse. Hierbij rangschik je opdrachtgevers in verschillende categorieën.
-
A-klanten zijn zeer belangrijk, winstgevend en/of urgent
-
B-klanten zijn gemiddeld belangrijk, winstgevend en/of urgent
-
C-klanten zijn minder belangrijk, winstgevend en/of urgent
Natuurlijk is elke klant op zijn manier waardevol, maar als je krap zit in je tijd is het belangrijk om te weten bij welke opdrachtgevers je prioriteiten liggen. Zorg ervoor dat je je lijstje actueel houdt. A-klanten kunnen op den duur B- of C-klanten worden en andersom.
De kwalificatie die je aan klanten hangt, zijn afhankelijk van wat voor jou aandachtspunten zijn. De meeste freelancers zetten opdrachtgevers die meer betalen hoger in hun ranking, andere speerpunten zijn: een goede werkrelatie, vaste afname en werk dat je leuk vindt om te doen.
Leestip: Als zzp'er heb je klantbehoud zelf in de hand, maar niet altijd
Prioriteiten bepalen voor je klanten vraagt om goede communicatie, korte lijnen en een strakke planning. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van het hogere doel binnen jullie project en dat je korte lijnen hebt met collega’s.
Sommige bedrijven werken met planningstools zoals Trello of Asana. Hierin kun je niet alleen zaken plannen, maar ook de mate van prio aangeven.
Leestip: Asana of Trello voor freelancers, wat werkt het best?
Modellen en methodieken die helpen om prioriteiten te bepalen
Naast de ABC-analyse, die je helpt om klanten te prioriteren, zijn er ook modellen en methodieken waarmee je als freelancer orde op zaken stelt. We hebben er 3 voor je op een rij gezet.
1. De RICE methode
RICE staat voor Reach, Impact, Confidence en Effort. Deze 4 graadmeters helpen je om te bepalen welke ideeën of projecten voorrang hebben. Met dit model beantwoordt je de volgende vragen:
-
Hoe groot zal je publiek zijn? (Reach)
-
Hoeveel impact maak je met het idee/project? (Impact)
-
Wat heb je nodig om het te laten slagen? (Confidence)
-
Hoeveel inspanning kost de uitvoer? (Effort)
Om de onderdelen te beoordelen gebruik je een cijfer tussen de 1 en 10. Maak een inschatting per onderdeel en bereken de score aan de hand van de volgende formule:
Reach x Impact x Confidence / Effort
Pas de formule toe op je lopende opdrachten en maak vervolgens een rangschikking op basis van de hoogste score.
2. Het ICE scoremodel
Je kunt ook het ICE scoremodel gebruiken om je prioriteiten als freelancer in kaart te brengen. De letters I-C-E staan voor: Impact, Confidence en Ease. Hierbij is Impact logischerwijs de impact die je met dit project maakt, Confidence de zekerheid van jouw succes en Ease een schatting van hoe gemakkelijk de opdracht te realiseren is.
Geef een cijfer van 1 tot 10 aan elk onderdeel en bereken je totaalscore op de volgende manier:
Impact x Confidence x Ease
Maak vervolgens een ranking van de projecten op basis van de hoogste ICE score. Hoe hoger de score, hoe hoger de prioriteit.
3. Story mapping
Met story mapping maak je zaken visueel voor jezelf. Hierbij werk je met user stories in een grafiek. In de horizontale as heeft je aan wat je taken zijn (de user stories). In de verticale as rangschik je op necessity (noodzaak). Je rangschikt de projecten van boven naar beneden, op volgorde van deadline en noodzaak.
Story maps kunnen fysiek worden uitgetekend, op een grote muur met post-its bijvoorbeeld, maar ook in programma’s als Trello en Asana.
Wat doe je met zaken die niet onder jouw prioriteiten vallen?
Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat toch er randzaken tussendoor komen: een telefoontje van een klant bijvoorbeeld of een collega met vragen. Zijn het randzaken die je kunt doorspelen naar iemand anders? Dan heeft dit de voorkeur. Op die manier is je klant of collega snel geholpen en kun jij je blijven focussen op wat écht belangrijk is.
Probeer zaken die niet je prioriteit hebben, maar wel onder jouw takenpakket vallen te parkeren voor een later moment. Zeg bijvoorbeeld dat je erop terugkomt of beantwoordt de vraag kort en geef aan dat je nog dieper in de materie gaat duiken. Dit geeft je de ruimte om eerst je prio’s af te tikken en vervolgens ook goed de tijd te nemen voor je klant of collega.
Prioriteren kun je leren!
Door met een helikopterview naar zaken te kijken weet je waar jouw focus ligt als freelancer. Dit geeft je de mogelijkheid om te vernieuwen, in jezelf en je bedrijf te investeren en te groeien als ondernemer. Breng je doelen in kaart, gebruik de verschillende modellen om ze te rangschikken en maak op basis daarvan een strategisch plan van aanpak.
Wil je hier meer over weten? Wij hebben je zakelijke doelstellingen als zzp'er in kaart gebracht.