Een freelance kantoor aan huis realiseren? Let hier op!

09 mei 2022Marlouk Rodijk

Als freelancer werk je vanuit je eigen zelfstandige onderneming. Veel zzp’er doen dit deels of volledig vanuit huis. Hierbij is je eigen freelance kantoor onmisbaar, maar er is een verschil tussen een thuiskantoor en een kantoor aan huis. Wat zijn de regels voor een zelfstandig thuiskantoor? Hoe realiseer je deze? Heb je een vergunning nodig voor je home office? Wat zijn de voor- en nadelen? En kun je kosten opvoeren als aftrekposten? In dit artikel nemen we alle ins & outs met je door.

Waar moet je aan denken als je een thuiskantoor realiseert?

Een freelance kantoor aan huis is een afgescheiden werkplek rondom je huis of aan de woning vast: een kantoor met een eigen ingang en zelfstandige voorzieningen. Hoewel je aan de keukentafel ook bergen werk kunt verzetten, is dit geen eigen kantoor. In een aparte ruimte kun je je volledig focussen op je klanten en is je werkplek écht een werkplek.

Of het kantoor zich in of rondom de woning bevindt ,speelt o.a. een rol bij de noodzaak om een vergunning aan te vragen. Daarnaast is het hebben van een eigen voordeur en zelfstandige voorzieningen een voorwaarde voor de Belastingdienst bij het opvoeren van aftrekposten. Houd hier rekening mee voordat je bouwplannen maakt!

Waar je verder aan moet denken is je budget, de nodige tools, de mogelijkheid om klanten te ontvangen en aan een ergonomische werkplek. Maak voordat je aan de slag gaat met je freelance thuiskantoor een lijstje met actiepunten, kosten en benefits zodat je gestructureerd aan de slag gaat. Houdt in ieder geval rekening met de volgende zaken:

Je budget
Een bouwvergunning
Kosten voor de inrichting
Mogelijke aftrekposten bij de Belastingdienst
De benodigde tools
Ergonomisch werken

De voor- en nadelen van een freelance kantoor aan huis

Misschien werkte je tot voorkort vanaf de keukentafel of op een kantoor met collega-zzp'ers om je heen. Een eigen kantoor aan huis kan dan even schakelen zijn. Het heeft voor- en nadelen.

Om te beginnen bespaar je met een thuiskantoor de nodige reistijd, die je wel maakt als je van en naar een externe werkplek gaat. Die tijd kun je effectiever gebruiken, om bijvoorbeeld extra werk af te ronden. Andersom geeft dit je ook de mogelijkheid om thuis nog even de nodige dingen tussendoor te doen. Even een wasje draaien rond het middaguur bijvoorbeeld of een wandeling maken met de hond.

Een ander groot voordeel is de focus die je met een zelfstandig thuiskantoor creëert. Er zijn geen mensen die met vragen aan je bureau komen en je kunt ongestoord bellen, zonder omgevingsgeluiden die je op kantoor vaak wel hebt.

Daarnaast spelen de vrijheid en flexibiliteit van een eigen freelance kantoor voor veel zzp’ers een grote rol bij hun keuze. Jij bepaalt wanneer je werkt en hebt 24/7 op loopafstand de juiste tools tot je beschikking.

Leestip: Als freelancer werken in het weekend, wel of niet doen?

Nadeel van een zelfstandig thuiskantoor is dat dit betekent dat je minder contact met andere professionals binnen het team. Dit zorgt er enerzijds voor dat je minder van je werk wordt gehouden, maar anderzijds ook dat je niet in direct contact staat. Je kunt zelf ook niet even snel naar een afdeling toelopen met vragen en bent minder betrokken bij de gang van zaken op kantoor.

Heb je vergunningen nodig voor een kantoor aan huis?

Bij het realiseren van een freelance thuiskantoor moet je je wel aan regelgeving van de overheid houden. We hebben tips voor je op een rij gezet.

Check om te beginnen het bestemmingsplan. Een woonhuis heeft logischerwijs een woonbestemming. Het is daarom noodzakelijk dat je via je verhuurder (huurhuis) of gemeente (koophuis) toestemming vraagt om een kantoor aan huis te realiseren. Of je een akkoord krijgt is o.a. afhankelijk van de branche waarin je actief bent. Een zogenaamd ‘ vrij beroep’ mag in de meeste gevallen wel. Hierbij moet je denken aan kenniswerkers, creatives en andere dienstverleners. Een horecaonderneming of winkel aan huis beginnen mag meestal niet.

Waar de woningbouw of gemeente ook op let is dat je onderneming geen overlast mag veroorzaken voor omwonenden. Een timmerman mag niet zomaar een werkplaats in de tuin beginnen en elke morgen om 6 uur de hele buurt wakker maken. Grote uithangborden en neonverlichting boven je zaak zijn ook verboden, het moet low-profile blijven.

Staat in het bestemmingsplan van je woonhuis expliciet vermeld dat je geen bedrijf mag beginnen binnen de branche waarin jij actief bent? Dan kun je een aanvraag bij de gemeente indienen, waarin je vraagt om het bestemmingsplan te wijzigen of om jou een omgevingsvergunning te verlenen. Dit laatste is een vergunning die jou een ontheffing van de regels geeft, je krijgt hiermee toestemming om te handelen tegen de regels van de ruimtelijke ordening in.

Het beste advies is om altijd eerst navraag te doen bij de verhuurder of gemeente en je goed te laten informeren voordat je aan de slag gaat.

Heb je een bouwvergunning nodig voor je thuiskantoor?

Na de nodige voorbereidingen, volgt de realisatie van je freelance kantoor. Kies je voor een aanbouw of een vrijstaand kantoor in de tuin? Dan moet je hiervoor een bouwvergunning aanvragen. Voor een kleine uitbouw, zoals een serre of overkapping of voor een blokhut hoef je alleen een vergunning aan te vragen als:

de overkapping meer dan 30 vierkante meter omvat
hij meer dan 50% van de tuin inneemt
hij als hoofdwoning wordt gebruikt
hij zichtbaar is vanaf de openbare weg

Zijn 1 of meerdere van bovenstaande punten van toepassing op jouw situatie? Dan dien je een vergunning aan te vragen.

Richt je een aparte ruimte in huis in als home office, dan hoef je in geen geval een bouwvergunning aan te vragen. Dit geldt overigens niet als zelfstandige ruimte en is dus geen eigen freelance kantoor.

Uitbouwen kan alleen als je een koopwoning bezit en toestemming krijgt vanuit de gemeente.

Je freelance thuiskantoor inrichten

Na de bouw van je kantoor aan huis, volgt de inrichting. Dit is een stuk minder intensief, maar daarom zeker niet minder belangrijk! Denk goed na over wat je nodig hebt om ongestoord te kunnen werken. De juiste tools, programma’s en kantoorartikelen bijvoorbeeld, maar een omgeving die focus en inspiratie biedt is ook belangrijk. Dit laatste wordt vanuit praktisch oogpunt nog wel eens vergeten.

Ergonomisch werken

Ergonomisch werken is een term die we steeds meer tegenkomen. En dat is niet voor niets. Gemiddeld breng je als freelancer zo’n 5 tot 8 uur per dag door op kantoor. Het is belangrijk dat je hierbij de juiste houding en ondersteuning hebt. Dit voorkomt klachten op de korte termijn: aan je rug, schouders en nek bijvoorbeeld. Maar zeker ook voor de lange termijn is ergonomisch werken een must. Wist je dat een verkeerde werkhouding tot chronische hoofdpijn en zelfs tot depressies en burn-out-klachten kan leiden?

Aandachtspunten bij ergonomisch werken zijn

Je ellebogen en benen moeten in een hoek van 90 graden staan
Je beeldscherm moet op ooghoogte staan om nekklachten te voorkomen
De afstand tussen je ogen en het beeldscherm moet minimaal 50 tot 70 centimeter zijn
Je zit of staat met je rug in een rechte houding
Je polsen worden ondersteund
Je staat minimaal eens in de 1,5 uur op voor een kleine wandeling

Tools die je hierbij helpen zijn: een ergonomisch bureau, een ergonomische bureaustoel, een goede muis, het juiste toetsenbord, een standaard voor je laptop en oefeningen en tools waarmee je in beweging blijft.

Check meer tips & tools voor ergonomisch werken in je thuiskantoor!

Een thuiskantoor, flexplek of kantoor aan huis?

Is een thuiskantoor budgetwise geen optie voor jou? Of krijg je het niet rond met de vergunningen? Dan kun je ook kiezen voor een flexplek of kantoor aan huis.

Een flexplek voor freelancers is goedkoper dan een kantoor aan huis. Je hebt geen kosten voor een verbouwing of de aanschaf van tools, die zijn op de meeste flexplekken namelijk bij de prijs inbegrepen. Bovendien betaal je in zo'n geval alleen voor de uren dat je daadwerkelijk gebruik hebt gemaakt van de ruimte. Als freelancer heb je lang niet altijd fulltime een externe werkplek nodig. Verzamelgebouwen beschikken daarnaast over prima voorzieningen voor klantbezoek en vergaderingen. Een ander voordeel van een flexplek huren is de mogelijkheid om écht uit je eigen omgeving te zijn. Als je thuis werkt is het een stuk lastiger om je af te sluiten voor privézaken. Daarnaast ben je omgeven door andere flexwerkers en kun je naar hartelust werken aan je netwerk.

Een kantoor aan huis heeft ook zo z'n voordelen. Dit geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om tussendoor klusjes in en om het huis te doen en maakt freelancen combineren met ouderschap gemakkelijk. Je bepaalt zelf wanneer je werkt en kunt ook in de avonduren of in het weekend nog klussen afronden als dit nodig is. Thuiswerken betekent vaak ook dat je minder wordt afgeleid en meer taken kunt afstrepen op een dag. Dat is niet alleen fijn voor jou, maar ook voor je opdrachtgevers!

Kun je de kosten voor je thuiskantoor declareren?

Je mag de kosten van de bouw en inrichting van een freelance thuiskantoor alleen opvoeren als aftrekpost bij de Belastingdienst als het een zelfstandige ruimte betreft. Concreet betekent dit dat je werkruimte een eigen opgang, toilet en energievoorzieningen moet hebben.

Verder kijkt de Belastingdienst ook naar het aantal uren dat je de ruimte gebruikt en de omzet die je hiermee realiseert. Je moet tenminste 30% van je totale inkomsten verdienen in je freelance thuiskantoor om de kosten te kunnen declareren. Beschik je, naast je kantoor aan huis, ook over een externe werkplek? Dan moet je 70% van je inkomsten thuis genereren om de kosten te mogen opvoeren als aftrekpost en maximaal 30% vanuit de externe werkplek. Dit geldt ook als de externe werkplek een flexplek is.

Voldoe je niet aan deze regels? Dan mag je de btw die je betaalt voor je inrichting wél aftrekken bij de btw-aangifte. Dit mag namelijk altijd.

Tools die je nodig hebt voor je werk, zoals een telefoon, computer, hoofdtelefoon, vakliteratuur en software zijn altijd aftrekbaar. Deze vallen onder bedrijfskosten.

Lees hier meer over welke kosten wel of niet voor je kantoor aan huis aftrekbaar zijn.

Goed voorbereid je freelance kantoor aan huis realiseren

Een freelance kantoor aan huis is een werkplek met eigen ingang en voorzieningen. Dit vraagt om de nodige voorbereidingen. Zorg ervoor dat je je wensen, eisen en budget goed in kaart brengt, een to do-list maakt en je laat informeren over de wet- en regelgeving bij de Belastingdienst en in jouw gemeente. Net als bij vele andere zaken, is een goede voorbereiding het halve werk!

Wil je ook andere mogelijkheden onder de loep nemen? Een flexwerkplek kan ook! Wij hebben een overzicht gemaakt van de zin en onzin van een flexplek voor freelancers.