Wat komt er allemaal kijken bij een kantoorruimte huren als zzp'er?

09 mei 2022Marlouk Rodijk

Lopen de zaken zo goed dat je uit je voegen bent gegroeid? Is thuiswerken geen optie meer? Of ben je toe aan je volgende stap in je professionalisering en wil je een inspirerende selfmade werkomgeving? Genoeg redenen om te kiezen voor een professionele kantoorruimte! Welke eisen stel je aan een werkplek buitenshuis? En wat zijn de voor- en nadelen van een kantoorruimte huren als zzp'er?

Kantoorruimte buitenshuis, wat komt erbij kijken?

• Bedenk of je rustig wilt werken of juist op zoek bent naar aanspraak en netwerken

• Als je klanten ontvangt dan zoek je kantoorruimte met bezoekersfaciliteiten

• Als je een eigen uitstraling wilt, richt het dan zelf in. Is dit minder belangrijk, overweeg dan een gemeubileerde ruimte

• Weeg af wat het je kost en hoe lang je eraan vast zit

• Een kantoorruimte kopen kan een goed alternatief zijn voor huren, mits je zeker weet dat je je hier voor langere tijd wilt vestigen en je de aankoop kunt veroorloven

Waarom zou je kantoor huren als zzp'er?

Veel zzp’ers werken vanuit huis. Dat is vaak een prima oplossing, zeker in combinatie met werken op locatie bij een opdrachtgever. Het wordt anders als je je thuis moeilijk kunt concentreren door je privésituatie, bijvoorbeeld met kinderen die veel thuis zijn. Of als je veel aanloop hebt van klanten en zakelijke relaties.

Welke werkomgeving werkt het best?

Voordat je op zoek gaat naar een geschikte ruimte, is het verstandig om eerst het aanbod in kaart te brengen. Er zijn tal van mogelijkheden als het om het huren van een freelance kantoor gaat. De ene locatie werkt beter dan de andere. Deze keuze is persoonlijk en verschilt per freelancer en branche. Zo wil je als kenniswerker wellicht een prominente plek op de Zuidas huren en werkt een kantoor in het hart van het culturele centrum beter voor creatives. In de basis zijn er 2 mogelijkheden: een kantoorruimte huren op een bedrijventerrein of een in het bruisende stadsleven. We hebben de voor- en nadelen voor je op een rij gezet.

Een kantoor huren op een bedrijventerrein

Op een industrie- of bedrijventerrein ben je omgeven door business. Je ontmoet andere professionals, kunt naar hartelust netwerken en vestigt jezelf wellicht naast prominente bedrijven waar jij een graantje van kunt meepikken. Een ander voordeel is dat dit soort locaties goed bereikbaar zijn. Ze liggen vaak aan de rand van de snelweg en zijn gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer. Kosten voor ov zijn aftrekbaar voor freelancers. Dit is prettig voor jezelf, omdat je op die manier makkelijk van en naar je werkt reist, en ook voor relaties die jou bezoeken. Een nadeel van een kantoorruimte huren op een bedrijventerrein is dat de omgeving vaak weinig inspiratie biedt. Je kijkt veelal uit op gebouwen en industrie, maar met een persoonlijke touch kun je dit binnen natuurlijk compenseren!

Een kantoor huren in de stad

Het bruisende stadsleven biedt ook volop mogelijkheden voor freelancers. Om te beginnen zijn dit vaak mooie locaties die volop inspiratie bieden, een pre voor creatieve freelancers zoals vormgevers en copywriters. Maar ook als marketeers of kenniswerker biedt de stad mogelijkheden, de voorbeeldcases bieden zichzelf letterlijk op elke straathoek en in elk bushokje aan! Verder zijn er tal van mogelijkheden als je op een bijzondere plek buiten de deur wilt lunchen met zakenrelaties of collega's en biedt ook de stad een breed netwerk met (voornamelijk) mkb'ers. Het openbaar vervoer is in de meeste steden prima geregeld. Reizen jij of je relaties met de auto? Dan wordt het wat lastiger door de nodige stoplichten, een gebrek aan parkeergelegenheid en de kosten voor parkeren.

Welke eisen stel je aan kantoorruimte?

Een andere belangrijke knoop om door te hakken is of je een zelfstandig kantoor wilt huren of een ruimte in een bedrijfsverzamelgebouw. Met meer bedrijven in 1 pand ben je meestal goedkoper uit doordat de huur lager is en je kosten deelt, bijvoorbeeld voor schoonmaak en het gebruik van printers, koffieapparaten, een koelkast of keuken, etc. Thuiswerken of alleen werken op kantoor is voor veel freelancers een eenzaam bestaan. In een verzamelgebouw heb je meer aanspraak.

En het kan nog flexibeler en goedkoper dan in een verzamelpand met een flexplek voor freelancers.

Anderzijds is een kantoor voor jezelf rustiger. Voor IT'ers en andere kenniswerkers kan dit een groot voordeel zijn, omdat dit beter is voor je concentratie. Verder hoef je geen rekening te houden met anderen. In een verzamelgebouw zijn er nog wel eens onderlinge irritaties over geluidsoverlast en troep.

Klanten ontvangen

Ontvang je vaker klanten op kantoor? Dan is het belangrijk dat je kantoorruimte representatief is en faciliteiten heeft voor de ontvangst van bezoek.

Zijn er voldoende plek en privacy om elkaar te spreken, bijvoorbeeld een tafel met stoelen of een vergaderruimte? Kun je gemakkelijk koffie en thee serveren? Zijn er bijvoorbeeld een receptie, een ontvangstruimte en faciliteiten voor presentaties?

En ook de bereikbaarheid van het kantoor is belangrijk. Als je klanten vaak met het ov komen zit je beter in de buurt van een station of eventueel een bushalte. Komen ze meestal met de auto, dan zijn voldoende gratis parkeerplekken belangrijk.

Ingericht of zelf inrichten?

Is een eigen uitstraling belangrijk voor je? Dit bereik je gemakkelijker als je je kantoor zelf inricht en zelf de inventaris aanschaft. Veel kantoorruimtes huur je echter gemeubileerd. Je betaalt dan wel wat voor het gebruik van de meubels, maar dit is voordeliger dan zelf kopen. Ook past het beter bij duurzaam ondernemen als freelancer dan als je de spullen nieuw koopt. En een instapklaar kantoor zorgt er ook voor dat je minder tijd kwijt bent aan het verhuizen en de zaken dus snel weer opgepakt kunnen worden.

De inboedel van je voorganger overnemen is soms ook een optie, ook hiermee bespaar je een hoop tijd en kosten. Het enige waar je dan nog aan hoeft te denken is een likje verf en een goede wifi-verbinding!

Houd bij het inrichten van je werkplek altijd rekening met de benefits van ergonomisch werken. Een gezonde werkhouding is belangrijk voor nu en in de toekomst. Hiermee voorkom je klachten aan je nek, schouders en rug en ook problemen op de lange termijn, zoals een burn-out. Bij ergonomische tools moet je denken aan een bureau en bureaustoel die de juiste ondersteuning bieden, een ergonomische muis, toetsenbord en andere tools voor dagelijks gebruik. Wil je hier meer over weten? Gebruik onze tips & tools voor ergonomisch werken als freelancer.

De huur en het contract

De huur en overige kosten voor een unieke kantoorruimte zijn aftrekbaar. De kosten voor kantoor aan huis zijn dat normaalgesproken niet. Wat betaal je voor de kantoorruimte en wat zit er in de huur? Is het inclusief gas, water, licht, verzekeringen en gebruik van internet? Welke kosten komen er nog bij, zoals voor schoonmaak en gebruik van apparaten zoals printers?

En ook heel belangrijk aan de huur: voor hoelang leg je je vast? Het is gebruikelijk dat je tekent voor een minimale huurperiode van een jaar tot wel enkele jaren. Meestal betaal je een groot deel van de huur voor die periode vooraf. En na die periode heb je een opzegtermijn, hoelang is die? En kijk ook of je gemakkelijk switcht naar een grotere of kleinere ruimte.

Als je er niet goed in thuis bent is het verstandig dat je het huurcontract voorlegt aan een expert.

Is kantoorruimte kopen interessant voor freelancers?

Met de huur van kantoorruimte leg je je meestal vast voor een langere periode. Soms teken je een huurcontract voor minimaal 5 jaar. Als je kantoorruimte zoekt voor een langere periode dan hoeft dat geen probleem te zijn. Misschien is kopen dan ook te overwegen, zeker als je voldoende eigen geld hebt.

Als je de koop van een bedrijfspand overweegt, dan adviseren we je om dit in ieder geval te bespreken met een adviseur, zoals je boekhouder of accountant. Vooral als je ervoor moet lenen dan komt er veel bij kijken. De financiering werkt heel anders dan bij het kopen van een woonhuis in privé.

Voor- en nadelen van kantoorruimte huren voor de zzp'er

De voordelen van kantoorruimte huren ten opzichte van werken vanuit huis

• Je hebt meestal minder afleiding dan thuis, dat is goed voor je concentratie en je productiviteit

• Je maakt een professionelere indruk op je klanten als je ze op kantoor ontvangt

• Privé en zakelijk houd je gemakkelijker gescheiden

• Zeker in een gedeeld kantoor heb je meer sociale contacten en meer netwerkmogelijkheden

• De huur is aftrekbaar en de overige kosten zijn af te schrijven of aftrekbaar

De nadelen

• Het is meestal aanzienlijk duurder dan thuiswerken

• Aan een huurcontract zit je vaak voor een lange periode vast, terwijl je als ondernemer veel onzekerheden hebt