Hoe zorg je voor succesvolle onboarding van freelancers?

Nieuwe mensen inwerken is een uitdaging waar je als werkgever regelmatig mee te maken krijgt. Dit proces wordt nog ingewikkelder als het om freelancers gaat. Toch profiteren jullie beiden van een goede introductie, want als je de juiste handvatten aanreikt kan de professional zijn of haar taken beter uitvoeren. Hoe zorg je als opdrachtgever voor succesvolle onboarding van freelancers? We helpen je in 6 stappen.

1. Bereid collega's voor op de komst van de freelancer

Een warm welkom is de beste introductie die je kunt geven. Bereid je medewerkers daarom voor op de komst van de freelancer(s). Vertel wie ze zijn, welke taken ze gaan vervullen en waarom je voor deze professional(s) hebt gekozen. Doe dit bijvoorbeeld tijdens jullie wekelijkse overlegmoment.

Digitaal kan ook, met een memo of mailing. Door iedereen op de hoogte te brengen van de komst van nieuw personeel voorkom je ongemakkelijke momenten en zal jullie nieuwe teamlid zich snel thuis voelen.

2. Introduceer jouw bedrijf bij de freelancer

Voor een succesvolle samenwerking is het belangrijk dat de freelancer jouw bedrijf goed kent. Neem hiervoor de tijd en leg vooral geen druk op de professional.

Geef bijvoorbeeld een persoonlijke rondleiding, waarin je de freelancer meeneemt langs verschillende afdelingen. Dit helpt om meer inzicht te krijgen in het complete bedrijfsproces en op die manier kan de nieuwe medewerker alvast kennismaken met collega’s. Een digitale rondleiding kan ook, voor freelancers die op afstand werken. Zorg in dat geval voor een goede verbinding, om te voorkomen dat jullie digitale tour halverwege eindigt.

Een kick-off meeting is ook een goede manier om je bedrijf te introduceren bij freelancers. Organiseer een welkomstmoment voor de nieuwe medewerker. Die kun je op verschillende manieren invullen. Bijvoorbeeld als kennismakingsmoment voor het team en de freelancer of met een presentatie over het bedrijf.

In een goede introductie vertel je wie het bedrijf en de de mensen erachter zijn, wat jullie aanbieden, hoe de bedrijfsstrategie is opgebouwd en wat de normen en waarden zijn binnen de organisatie.

Leestip: 10 tips voor een succesvol intakegesprek

3. Zorg voor de juiste tools

De eerste dag is altijd even wennen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat de juiste tools beschikbaar zijn op het moment dat de nieuwe professional begint. Ook dan is het ongetwijfeld nog even zoeken hoe alles werkt, maar jullie hebben de benodigdheden wel direct paraat. Denk aan een goede werkplek, de juiste beeldschermen, een muis, toetsenbord en eventueel een standaard voor de laptop.

Onder ‘tools & tech’ valt ook software waarmee intern wordt gewerkt: een Office-pakket bijvoorbeeld, management tools en specialistische programma’s. Freelancers gebruiken ook vaak hun eigen tools en technieken. Bespreek vooraf wat de freelancer nodig heeft om de taken binnen jullie bedrijf te kunnen uitvoeren en regel dit voordat hij of zij begint.

Werkt de freelancer op afstand? Zorg er dan voor dat hij of zij online kan verbinden met jullie bedrijfssystemen.

4. Maak geen onderscheid tussen freelance en loondienst

Maak als werkgever geen onderscheid tussen medewerkers. Freelancers zullen veel sneller een teamgevoel krijgen als ze gelijk zijn aan de rest. Hiermee zorg je voor een goede werksfeer en een groepsgevoel onder collega’s. Je creëert vertrouwen en binding met de professional.

Voorbeelden om dit in de praktijk te realiseren zijn lunches met het hele team, personeelsuitjes voor iedereen, de vrijmibo en de poules en competities die tussen het werken door worden georganiseerd.

Attendeer je huidige medewerkers, in loondienst en freelance, hier ook op. Zij kunnen net zo goed advies vragen aan een freelancer als aan een vaste fulltimer. Jullie zijn allemaal even bevlogen en betrokken bij het bedrijf.

5. Zorg voor een vast aanspreekpunt

Hoewel samenwerken met het hele team fijn is, biedt een vast aanspreekpunt houvast. Ook freelancers moeten zo nu en dan kunnen sparren. Over de vorderingen van hun werk, maar ook over zaken als de workflow en hun ervaringen.

Vaak is de directie de officiële opdrachtgever, maar niet de contactpersoon van de freelancer. Die taak is in de meeste gevallen weggelegd voor de teammanagers en de mensen die direct onder hen werken. Voor opdrachtgevers is het belangrijk om hiervoor de juiste persoon in te zetten. Selecteer iemand die toegankelijk, behulpzaam en deskundig is en eventueel ook zou kunnen fungeren als vertrouwenspersoon.

Kortom, zorg voor een open communicatie op de werkvloer, waarin alles bespreekbaar is en alle vragen gesteld mogen worden.

6. Vraag feedback aan de freelancer

Niemand is perfect, dat geldt ook binnen bedrijven. Door dingen te ervaren, leer je en groei je als ondernemer. Bekijk de zaken niet alleen vanuit jouw positie, maar vraag de freelancer ook naar zijn of haar bevindingen. Hoe verloopt het werkproces? Werkt de software binnen het bedrijf prettig? Hoe bevalt de samenwerking met collega’s? En waar liggen verbeterpunten?

Probeer als werkgever vaste contactmomenten in te plannen en zoveel mogelijk gerichte vragen te stellen aan je nieuwe medewerker. Wie vraagt, krijgt antwoorden waarmee een verbeterslag kan worden gemaakt en dat werkt voor iedereen het prettigst!

Gelukkige freelancers zijn succesvolle freelancers

Werken met zzp’ers is soms even wennen, maar als jullie beiden je best doen zul je zien dat succesvolle onboarding van freelancers heel waardevol is voor je bedrijf.