Bedrijfsgeheimen beschermen als je met freelancers werkt
Vertrouwelijke informatie houd je natuurlijk graag vertrouwelijk. Hoe bescherm je bedrijfsgeheimen als je ook met freelancers wilt werken?
Opties voor bedrijfsgeheimen en werken met freelancers
Bedrijfsgeheimen en werken met freelancers gaan heel goed samen. Het is verstandig om een aantal maatregelen te treffen, ook als je alleen maar met vast personeel werkt overigens.
Je kunt problemen het beste voorblijven. In dit artikel gaan we daarom eerst in op wat je vooraf kunt regelen om je geheime informatie goed te beschermen. Daarna kijken we naar maatregelen voor als het kwaad is geschied. Wat kun je dan nog doen om de schade te beperken?
Hoe bescherm je bedrijfsgeheimen?
Als er in jouw bedrijf gewerkt wordt met gevoelige informatie, dan wil je die informatie natuurlijk beschermen. Je bent kritisch op wie je in je bedrijf binnenhaalt en wie welke informatie tot zijn of haar beschikking heeft. Met je eigen personeel is het nog enigszins makkelijk om bedrijfsgeheimen te delen, maar misschien werk je ook wel met freelancers. Hoe ga je eigenlijk om met gevoelige informatie als het op freelancers aankomt?
Je gevoelige informatie beschermen doe je op verschillende manieren. Voorkomen is beter dan genezen, maar zelfs als het kwaad geschied is kun je nog actie ondernemen.
Need-to-know
Om te beginnen werk je volgens het need-to-know-principe. Je verstrekt freelancers net als je andere medewerkers alleen toegang tot de informatie die noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.
Overigens geldt dat ook voor ruimtes waarin bedrijfskritische informatie is opgeslagen. Medewerkers en freelancers hebben alleen toegang tot ruimtes waar dat strikt noodzakelijk is om hun taken uit te kunnen voeren.
Contractuele afspraken met freelancers
In de overeenkomst van opdracht leg je afspraken vast met de freelancer. Als je freelancer te maken krijgt met bedrijfsgeheimen, maak je ook daarover afspraken.
Een geheimhoudingsbeding is heel gebruikelijk. De freelancer mag bedrijfskritische informatie niet delen met derden. Dit geldt zowel tijden als na beëindiging van de overeenkomst en heeft daarmee een langdurige werking.
Intellectueel eigendomsrecht
In plaats van afspraken met medewerkers en freelancers kun je gevoelige informatie ook beschermen via het intellectueel eigendomsrecht.
De informatie wordt daardoor openbaar, maar mag niet zonder toestemming worden gebruikt door anderen of andere bedrijven. Voor deze aanpak kies je bijvoorbeeld als de geheime informatie is verwerkt in een product en kan worden geanalyseerd door anderen.
Voorbeelden van intellectueel eigendomsrecht zijn octrooien, patenten en auteursrechten.
Wat doe je als een bedrijfsgeheim in verkeerde handen is gekomen?
Is bedrijfskritische informatie door een freelancer buiten je organisatie terechtgekomen? De eerste stap is om de inbreukmaker te vragen het gebruik of openbaarmaking van het bedrijfsgeheim te staken of verbieden. Dit kun je zelf doen, maar ook via de voorzieningenrechter afdwingen.
Heeft de freelancer een fout gemaakt, dan zul je op basis van de gevolgen daarvan moeten kiezen of je de samenwerking voortzet.
Uiteraard beëindig je de samenwerking direct als de freelancer bedrijfsgeheimen doelbewust gelekt of gestolen heeft.
Bedrijfsgeheimen en freelancers? Neem deze maatregelen
Ook met vertrouwelijke informatie in je bedrijf kun je als opdrachtgever goed werken met freelancers. Met de volgende maatregelen zorg je voor een goede bescherming
-
Geef de freelancer alleen toegang tot de informatie en ruimtes die echt nodig zijn
-
Leg afspraken over geheimhouding vast in een samenwerkingsovereenkomst
-
Maak eventueel gebruik van intellectueel eigendomsrecht
-
Neem direct stappen bij een lek, om de schade te beperken
Wil je weten hoe je samenwerkt met freelancers en afspraken over een concurrentiebeding vastlegt?