Videobellen met een opdrachtgever? Do’s & don’ts
Videobellen is steeds meer de norm. Waar we vroeger stad en land afreisden voor een kennismakingsgesprek of vergadering, is het tegenwoordig alleen nog maar een kwestie van inloggen op Teams, Zoom of een ander platform. Maar hoe zorg je voor een professioneel gesprek? Wat is bijvoorbeeld de beste locatie voor een videocall? Hoe voorkom je technische problemen? Wat is de beste positie voor je camera? En hoe zorg je ervoor dat je representatief in beeld verschijnt? Gebruik deze 6 do’s & don’ts voor videobellen met een opdrachtgever.
1. Je apparatuur
Do: test voordat je aan de slag gaat eerst of alles goed werkt. Doen je camera en microfoon het? Wat bij videocalls vaak misgaat is het geluid. Door een headset die niet goed werkt bijvoorbeeld. Een slechte internetverbinding wil ook wel eens roet in het eten gooien. Hierdoor krijg je vastlopers en kom je vaak niet op de meest charmante manier in beeld.
Don’t: loop niet last minute alles nog na. De kans dat je te laat inlogt en je (potentiële) klant moet wachten is dan groot. En mocht je wel problemen ontdekken, dan ben je op dat moment al te laat om ze te kunnen verhelpen voordat je meeting begint.
Leestip: Office 365 of Google Workspace, wat is het beste pakket voor freelancers?
2. Een locatie om te videobellen met een opdrachtgever
Do: zorg voor een rustige, afgesloten ruimte waarin je ongestoord kunt videobellen. Omgevingsgeluiden zijn vervelend voor degene aan de andere kant van de verbinding en je wordt er zelf bovendien door afgeleid tijdens je zakelijke gesprek. Tip: huisdieren en kinderen vormen het grootste risico op interrupties, houd die buiten de deur tijdens je videocall.
Don’t: een flexkantoor, koffietentje of andere openbare werkruimte is niet verstandig als je gaat videobellen met een opdrachtgever. Hier heb je zelf geen invloed op de internetverbinding en omgevingsgeluiden en kun je dus niet ongestoord werken.
3. Je persoonlijke presentatie
Do: een goede presentatie is het halve werk bij een zakelijke afspraak. Dit geldt ook tijdens een videogesprek. Zorg ervoor dat je er representatief uitziet. Het beste advies is: draag kleding die je ook naar een zakelijke afspraak op locatie zou dragen. Succes is wat je uitstraalt!
Don’t: ons ‘dress to impress’ advies geldt niet alleen voor je bovenlichaam, een net shirt of net jasje met een joggingbroek eronder kan écht niet! Het is verleidelijk om werkend vanuit huis je makkelijke kloffie aan te houden, maar doe dat niet.
4. De achtergrond bij een videocall
Do: zorg voor een rustige en professionele achtergrond als je gaat videobellen met een opdrachtgever. Hiervoor kun je zelf zorgen (door op de juiste plek te gaan zitten) maar Teams, Zoom en andere tools bieden ook de mogelijkheid om de achtergrond wazig te maken of om een zelfgekozen afbeelding in te stellen.
Don’t: niemand zit te wachten op een berg papierwerk, een rommelige boekenkast of een stapel wasgoed op de achtergrond van je videogesprek! Zorg er dus voor dat het geen rommeltje is als je inlogt of dat je dit niet in beeld brengt.
5. De camerapositie
Do: de gouden regel bij videobellen? Zorg ervoor dat je camera altijd iets hoger staat dan je gezicht. Je kunt hem het best boven je beeldscherm bevestigen. Zo kijk je automatisch richting de camera als je aan het videobellen bent vanachter je computer of laptop. Waar je verder op moet letten is de positie van je ogen. De camera moet zo staan, dat je ogen gecentreerd zijn.
Don’t: van onderen filmen. Als je dit wel doet, richt je de camera op je hals en kin en lijkt het of je een enorme onderkin hebt. Een verkeerde camerapositie is een van de meest gemaakte fouten bij videocalls. En die basic moet je inmiddels echt onder de knie hebben als freelancer!
6. Licht
Do: filmmakers gebruiken niet voor niets de kreet ‘lights, camera, action’. Licht heeft namelijk een enorme invloed op hoe je in beeld komt. Egaal licht (wit licht) van voren werkt het best. Plaats een lamp voor je of draai jezelf met computer naar een grote lichtbron. Op een zonnige zomerdag is daglicht vaak al genoeg, maar van oktober t/m maart kun je het best een kunstmatige lichtbron gebruiken om je gezicht bij te schijnen.
Don’t: zorg ervoor dat je geen last hebt van tegenlicht. Dit ontstaat als het licht van de achterkant komt. Als je voor een raam zit bijvoorbeeld of als de kunstmatige lichtbron achter je staat. Je krijgt dan slagschaduw in je gezicht, waardoor je een silhouet wordt in plaats van ‘het gezicht van je bedrijf’.