Starten met jouw boekhouding: 5 tips voor freelancers

_Dit artikel is geschreven door Jasper Horstink, oprichter en CEO van onze partner MoneyMonk_ Je gaat starten met jouw boekhouding. Of eigenlijk, je start als freelancer en je moet daarvoor de boekhouding gaan bijhouden. Veel freelancers staan niet bepaald te springen. Toch krijg je het met deze 5 tips eenvoudig voor elkaar. Misschien heb je gehoord van de eisen die de Belastingdienst stelt aan jouw administratie. Je zult de boekhouding netjes moeten bijhouden. Bovendien is het verstandig om voor jezelf voldoende overzicht te creëren. Zo weet je hoe je ervoor staat: wat er binnenkomt en wat er uitgaat.

5 tips om goed van start te gaan

Wij delen 5 handige tips, waarmee je zeker weet dat je goed van start gaat. Zorg ervoor dat je aandacht besteedt aan:

• Verkoopfacturen

• Inkoopfacturen

• Banktransacties

• Kastransacties

• Privéstortingen- en opnamen

1. Verkoopfacturen

Opdrachten die jij als freelancer doet voor een klant of opdrachtgever wil je factureren. Waarschijnlijk stuur je eerst een offerte, waarmee je aangeeft voor welk bedrag je het werk kunt doen of de goederen kunt leveren. Na akkoord ga jij aan de slag.

De verkoopfactuur stuur je vooraf, tijdens het werk of na afloop van het werk. Het is ook mogelijk om gedeeltelijke facturen te sturen, waarmee je bijvoorbeeld alvast om een aanbetaling vraagt. Alle facturen die je stuurt moet je opnemen in de boekhouding. Samen tellen ze namelijk op tot jouw omzet.

Let op: op de factuur vermeld je jouw tarief of kosten, plus de btw die je berekent. Die laatste telt overigens niet mee voor jouw omzet. Het is belasting die je in rekening brengt bij jouw klant of opdrachtgever en vervolgens weer afdraagt aan de Belastingdienst.

Zorg ervoor dat je de verkoopfacturen netjes bijhoudt in de administratie. De Belastingdienst vereist opeenvolgende nummers. Op die manier is goed na te gaan wanneer je welke factuur stuurde. Opgeteld zijn alle facturen de omzet die je in een boekjaar maakt.

2. Inkoopfacturen

Misschien doe je zakelijke aankopen of moet je werk inkopen. Zodra je zakelijke kosten maakt is het belangrijk om daarvan de factuur te bewaren.

Je boekt de inkomende facturen als inkoopfacturen. En krijg je alleen een bonnetje bij jouw aankoop? Het is belangrijk om daar zelf een inkoopfactuur bij aan te maken. Bewaar zowel het bonnetje als de factuur, zo weet je wat je hebt gekocht en hoeveel je daarvoor hebt betaald.

Tip: je betaalt btw over de zakelijke aankopen die je doet. Die btw mag je verrekenen met de btw die je van jouw klanten en opdrachtgevers ontvangt. Op die manier krijg je de btw als het ware terug. En valt er niets te verrekenen? Dan maakt de Belastingdienst de door jou betaalde zakelijke btw weer naar je over.

Tip: boek je geld over vanaf jouw zakelijke rekening naar een privérekening? Het is geen zakelijke uitgave. Je hoeft hiervoor geen bon te bewaren of inkoopfactuur aan te maken. In plaats daarvan boek je de betaling in jouw administratie als een privé-overboeking.

3. Banktransacties

Heel belangrijk binnen jouw administratie als starter zijn de banktransacties. Dit zijn alle transacties op jouw zakelijke rekening. Dus pin je een bedrag, krijg je een bedrag overgemaakt of maak je zelf iets over? In al die gevallen gaat het om transacties op jouw bankrekening.

Zorg ervoor dat je alle transacties bijhoudt, zonder er één over te slaan. Dat kan handmatig, al biedt een boekhoudprogramma je een paar manieren om dat makkelijker te maken:

• Transacties importeren: Als je inlogt bij jouw bank kun je voor jouw zakelijke bankrekening(en) een CSV- of MT940- bestand downloaden. Door dat bestand te uploaden in jouw boekhoudprogramma importeer je in één keer alle transacties van de afgelopen periode. Je hoeft ze dan dus niet handmatig toe te voegen.

• Automatische boekhoudkoppeling: MoneyMonk biedt net als veel andere boekhoudprogramma’s de mogelijkheid om een automatische boekhoudkoppeling aan te maken. Je banktransacties worden daarmee automatisch verwerkt en komen in je boekhouding terecht. Dat betekent dat je daar geen omkijken meer naar hebt.

4. Kastransacties

Niet iedere freelancer krijgt hiermee te maken, maar als je contant afrekent of contant betalingen ontvangt zal je ook de kastransacties moeten bijhouden.

Het gaat om transacties zoals je die ook maakt bij de bank, maar dan met contant geld. Je kunt dit helaas niet automatiseren, waardoor het iets meer werk kost. Je moet kunnen verantwoorden hoeveel geld je in kas hebt. Houd daarom bij welke betalingen jij doet en welke je ontvangt.

Let op: doe je zakelijke aankopen contant of ontvang je bedragen contant? Je houdt dat bij in de kastransacties én je maakt er een verkoop- of inkoopfactuur voor aan. De kastransacties moeten kloppen met de facturen.

5. Privéstortingen- en opnamen

Ten slotte is het belangrijk om de privéstortingen en privéopnamen bij te houden. Als je als freelancer begint met je administratie laat je hiermee zien welke bedragen je privé inlegt in je bedrijf, of welke bedragen je eruit haalt.

Dus keer jij jezelf bijvoorbeeld iedere maand een vast bedrag uit? Of maak je een deel van de winst over naar jouw privérekening? In de beide gevallen is er sprake van een privé-opname. Dat moet je bijhouden, omdat dit invloed heeft op de aangifte inkomstenbelasting.

Op papier of online: de beste boekhouding voor freelancers

Uiteindelijk is het aan jou om te bepalen of de boekhouding het liefst op papier of online doet. Het is als freelancer in ieder geval belangrijk om de bovenstaande onderdelen er allemaal in te verwerken.

En doe je dat met MoneyMonk? Je mag MoneyMonk maar liefst 30 dagen gratis uitproberen. Zo ervaar je zelf hoe makkelijk het werkt, en kun je het bijvoorbeeld vergelijken met wat je gewend bent in Excel of een ander pakket dat je nu gebruikt.

Over Jasper Horstink

Jasper Horstink is oprichter en CEO van MoneyMonk, Online Boekhouden voor dienstverlenende zzp'ers. Na 10 jaar werkzaam geweest te zijn in de bankwereld (businessbanking: ABN Amro Bank en Deutsche Bank) richt hij in 2013 samen met zijn broer MoneyMonk op. Inmiddels is MoneyMonk toonaangevend voor eenvoudig, overzichtelijk en vooral efficiënt boekhouden voor freelancers.

MoneyMonk is in 2015 door BNR ZZP Café uitgeroepen tot het meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma voor zzp’ers en vandaag de dag beoordelen klanten MoneyMonk met een 9.7 (600+ reviews). Jasper deelt graag zijn kennis, om te je helpen succesvoller te ondernemen.