Welke kosten declareer je als zzp'er bij je opdrachtgever?

Zzp kosten declareren

Onkosten die je als freelancer maakt voor een opdrachtgever declareer je bij je klant. Denk aan reiskosten, zakelijke etentjes en tools en programma’s die je aanschaft om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Hiervan maak je een overzicht, bijvoorbeeld in Excel of declaratiesoftware, en dien je bonnetjes in. Voor vergoeding op declaratiebasis is een bewijsstuk verplicht. De opdrachtgever handelt deze kosten verder af en zorgt ervoor dat jij ze vergoed krijgt.

Zzp kosten kunnen ook op voorhand worden gedeclareerd. In zo’n geval maak je een inschatting van de kosten of je spreekt een vaste onkostenvergoeding af met je opdrachtgever. Zorg ervoor dat jullie goede afspraken maken over declaraties en neem hier ook in op wat de betalingstermijn voor de vergoeding is.

Weet je niet hoe je e.e.a. goed op papier zet? Wij helpen je met het maken van een freelance overeenkomst.

Welke kosten mag je declareren als zzp’er?

Zowel de Belastingdienst als je opdrachtgever kijken naar het doel van de uitgaven die je declareert. Alleen zakelijke kosten worden vergoed. Het kan voorkomen dat uitgaven deels zakelijk en deels persoonlijk zijn, bijvoorbeeld als je na een zakelijk dinertje besluit om er een stapavondje achteraan te plakken. Dit laatste is logischerwijs voor eigen rekening.

Reiskosten declareren als freelancer

Reiskosten die je voor zakelijke doeleinden maakt zijn aftrekbaar. Van de Belastingdienst mag je per kilometer € 0,19 belastingvrij aftrekken. Veel opdrachtgevers laten freelancers reiskosten declareren op dezelfde wijze.

Reis je met het openbaar vervoer voor je werk? Dan mag je het vervoersbewijs min de btw terugvragen. De btw op openbaar vervoer is 9%. Die 9% vraag je terug bij je btw-aangifte. Zo krijg je uiteindelijk dus het volledige bedrag vergoed.

Zakelijke etentjes declareren

Voor opdrachtgevers is het vaak makkelijker om het minimumbedrag van € 4.800,- te bereiken op jaarbasis. Zij vergoeden in de meeste gevallen dan ook 100% van de kosten die jij als freelancer maakt voor zakelijke etentjes.

Zzp studiekosten

Studiekosten die je als zzp’er maakt om de kennis en expertise binnen jouw vakgebied te verbreden, werken ongeveer op dezelfde manier als de kosten voor voedsel, drank en genotmiddelen.

Werk je in opdracht en maak je zzp studiekosten? Dan is het gebruikelijk dat je opdrachtgever 100% van de kosten vergoed als het verzoek om bij te leren vanuit het bedrijf komt. Doe je zelf een verzoek om een cursus, opleiding of seminar te volgen? Dan kan het zijn dat de opdrachtgever deze slechts deels vergoed.

Declareren kun je leren

Minder kosten maken betekent dat je meer winst maakt als freelancer. Voel je niet bezwaard om zzp kosten te declareren, maar maak goede afspraken met je opdrachtgevers en doe slim zaken.

Ga je een nieuwe samenwerking aan? Dit zet je in een zzp samenwerkingsovereenkomst.